آموزش تصحیح اطلاعات روزانه در نرم‌ افزار حضور و غیاب

تصحیح اطلاعات روزانه

در این قسمت امكان مشاهده و تغییرات در ترددها (اصلی، خام، ویرایش شده، حذف شده و یا اضافه شده) با قید ساعت و تاریخ تغییر، امكان صدور مرخصی و ماموریت ساعتی و روزانه و امكان مشاهده اطلاعات شیفت و گروه كاری برای هر روز هر شخص وجود دارد.

بخش اطلاعات پرسنل

دراین پنجره لیست تاریخ ،روز، وضعیت، شیفت، اولین و آخرین كارتزنی در طول شیفت، تعداد تردد، حضور، تاخیر، تعجیل، كل كسر كار، كل اضافه كار، شبكاری، تعطیل كاری، اضافه كارتعطیل، مرخصی ساعتی و ماموریت ساعتی درطول دوره انتخاب شده قابل مشاهده است. این پنجره فقط محیط مشاهده است و از اینجا تغییرات اعمال نمی‌شود.

در این پنجره نام فرد انتخاب شده در بالای لیست قابل مشاهده است. با انتخاب تاریخ مورد نظر اطلاعات مختلف مربوط به وی را در پنجره های دیگر خواهیم داشت. درصورتیكه یكی از گزینه‌های نتایج خطا دار، ترددهای ناقص و غیبتها انتخاب شده باشد اطلاعات این پنجره اختصاص به آن خواهد یافت.

انتخاب نوع فعالیت در تصحیح اطلاعات روزانه

این گزینه ها عبارتند از انتخاب پرسنل، ویرایش ترددها، مرخصی ساعتی، ماموریت ساعتی، صدورمجوز روزانه ، پردازش ، اطلاعات شیفت و اطلاعات گروه كاری. با استفاده از كلید های تابع می‌توان دسترسی سریعتر به گزینه های مختلف داشت. مانند:

• انتخـــاب پرسنل = F3
• ویــرایش ترددها = F4
• پردازش = F5
• مرخصی پرسنل = F6
• ماموریت ساعتی = F7
• حذف ركورد = F8
• صدور مجوز روزانه = F11

انتخاب پرسنل

برای انتخاب یك یا تعدادی از پرسنل با امكان فیلتر كردن از این گزینه استفاده می‌شود. برای گزینه های نام خانوادگی،شماره كارت ، شماره پرسنلی ، گروه كاری ، محل خدمت و نوع كارتزنی قابلیت انتخاب بصورت فیلتر میسر می‌باشد. برای مثال لیست تردد شماره كارتهای بزرگتراز 0010 از تاریخ 01/04/1388 تا 25/04/1388 می‌توان انتخاب نمود. با این كار در لیست پرسنل انتخاب شده بعد از شماره كارت 10 قابل مشاهده خواهد بود. برای مشاهده لیست تمام پرسنل ازفیلتراستفاده ننموده و فقط كلید جستجو را می‌زنیم.

ویرایش ترددها

با انتخاب این گزینه و روز مورد نظر از لیست اطلاعات پرسنل ، اطلاعات ترددها و اطلاعات خام تردد ثبت شده در دستگاه و تغییرات ایجاد شده در ترددها در دسترس ما قرار می‌گیرد.

در پنجره اول امكان تغییر و یا افزودن تردد به همراه نوع تردد میسرمی‌باشد. برای ثبت تردد جدید بر روی سطر پایین ترددها كلیك می‌كنیم.

در پنجره دوم اطلاعات خام دریافت شده از دستگاه كارتزنی قابل مشاهد است.

در پنجره سوم تغییرات انجام شده كارتزنی و یا ترددهای ثبت شده با نمایش تاریخ تغییر قابل مشاهده است.

پنجره چهارم صورت اطلاعات پردازش شده هر روز را نمایش می‌دهد.

مرخصی ساعتی

با انتخاب این گزینه و تاریخ مورد نظر از اطلاعات پرسنل ، مرخصیهای ساعتی و تغییرات آنها قابل مشاهده و تغییر خواهد بود. مرخصی های وارد شده ازاین قسمت و یا از قسمت مرخصی ها قابل مشاهده خواهند بود. زمان مرخصی و تاریخ ورود آن وهمچنین وضعیت اطلاعات (اضافه شد ویا ویرایش‌ شد ) نیز درج می‌گردد. برای تغییر دادن اطلاعات ازقسمت بالا استفاده می كنیم. در صورت نیاز اختصاص این مرخصی دیگران از گزینه تعمیم استفاده می‌نماییم.

ماموریت ساعتی

با انتخاب این گزینه و روز مورد نظر از لیست اطلاعات پرسنل ، ماموریتهای ساعتی و تغییرات آنها قابل مشاهده و تغییر خواهد بود. این قسمت نیز كاملا شبیه به مرخصی ساعتی می‌باشد.

صدور مجوز روزانه

با انتخاب این گزینه و روز مورد نظر از لیست اطلاعات پرسنل ، امكان ثبت مرخصی روزانه ، ماموریت روزانه ، تعطیل ، غیبت ، حذف مرخصی روزانه و حذف ماموریت روزانه وجود دارد. ابتدا روز مورد نظر را از لیست اطلاعات پرسنل انتخاب نموده سپس مجوز لازم را انتخاب می نماییم. گزینه تعمیم جهت اختصاص دادن اطلاعات وارد شده این قسمت (مثل مرخصی و ... ) درهمان تاریخ تعریف شده به افراد دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

پردازش : برای انجام محاسبات هر روز ، ابتدا روز را از لیست اطلاعات پرسنل انتخاب نموده سپس روی این گزینه كلیك می‌كنیم. برای انجام عمل گرد كردن و تعدیل مقادیر در محاسبات این گزینه‌ها را انتخاب می كنیم. توجه داشته باشید برای پردازش اطلاعات شیفتهایی كه در دو روز متوالی قرار می‌گیرند (ورود در تاریخ امروز و خروج در تاریخ فردا) مانند شیفتهای شب ، با پردازش روز اول ادامه شیفت در روز بعدی نیز درنظر گرفته می‌شود.

اطلاعات شیفت : اگر لازم باشد شیفت نسبت داده شده روز انتخاب شده اخیر را مشاهده كنیم ازاین گزینه استفاده می نماییم.

اطلاعات گروه كاری: برای مشاهده لیست اطلاعات گروه كاری روزانتخاب شده برای پرسنل انتخاب شده ازاین گزینه استفاده می‌شود.