آموزش نرم افزار حضور و غیاب جامع

** از طریق فهرست زیر بر روی عنوان مورد نظر کلیک نموده و جهت بازگشت به بالای صفحه از کلید ترکیبی Ctrl+Home استفاده نمایید. همچنین آموزش ویدئویی قسمت های مختلف برنامه از منوی: پشتیبانی---/ ویدئوها---/ انتخاب گروه: آموزش صفر تا صد نرم افزار حضور و غیاب، سپس کلید جستجو در دسترس می باشد.

• معرفی سیستم حضور و غیاب
• ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب جامع
• نصب نرم افزار SQL2000
• نصب نرم افزار حضور و غیاب جامع
• استفاده از نرم افزار حضور و غیاب جامع

معرفی سیستم حضور و غیاب :

در جوامع صنعتی برای بالا بردن بهره وری مجبور به کنترل دقیق تمام موارد دخیل در سیستم اجرایی شرکت، سازمان و یا کارخانه جات می باشیم. یکی از پارامترهای بسیار مهم در تولید و خدمات شرکتها هزینه بالای حقوق و زمان مصرف شده پرسنل می باشد. برای کنترل دقیق این پارامتر و برنامه ریزی مدیریتی، نیاز به ابزارهای مختلفی داریم . بهترین راه برای رسیدن به این هدف، مکانیزه نمودن بخشهای مختلف شرکت می باشد.

کنترل تردد پرسنل راههای مختلفی دارد:

  • ثبت تردد بصورت دستی
  • ثبت تردد با دستگاههای مکانیکی
  • ثبت تردد با دستگاههای کامپیوتری بوسیله کارت
  • ثبت تردد با دستگاههای کامپیوتری با ثبت اثر انگشت
  • ثبت تردد با دستگاههای کامپیوتری با ثبت قرنیه چشم
  • ثبت تردد با دستگاههای اسکن صورت

بهترین راه جهت کنترل دقیق تردد، توسط سیستم حضور و غیاب کامپیوتری به همراه نرم افزار می‌باشد. در نرم افزار حضور و غیاب قابلیت تنظیمات مختلف در اختیار ما می‌باشد و امکان محاسبات مختلف برای بخشهای مختلف شرکت وجود دارد. همچنین می‌توان اطلاعات این سیستم را به سیستم های دیگر مثل سیستم پرسنلی، حقوق و دستمزد منتقل نمود.

ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب جامع :

  • نرم افزار حضور و غیاب جامع پالیزافزار تحت C#.net نوشته شده است و دیتابیس آن می‌تواند تحت SQL یا Oracle بکار گرفته شود.
  • عرضه نرم افزار در دو سطح استاندارد (لایت) و جامع
  • تبدیل نرم افزار نگارش استاندارد (لایت) به جامع با تهیه قفل و لایسنس نرم افزار جامع
  • کارکرد نرم افزار با دو زبان فارسی و انگلیسی
  • تعریف تعداد ارقام شماره کارت تا 10 رقم و شماره پرسنلی تا 16 رقم
  • تعیین تاریخ شروع و خاتمه کار پرسنل
  • تعریف محلهای خدمت، انواع استخدام، انواع تعطیلات با تعیین رنگ موردنظر به جهت مشاهده بهتر گزارش تعریف انواع تقویم با تعطیلات مختلف
  • تعریف انواع شیفتهای کاری و یا غیر کاری، نوبت کاری، ساعت استراحت، ساعت ناهاری، شب کاری، شناور و...
  • تعریف شیفت های ماه مبارک رمضان
  • تعیین و تعریف تبدیل ساعات به ساعات دیگر، حداقل و حداکثر اضافه کار اول وقت، اضافه کار بین شیفت، اضافه کار آخر وقت، معادل‌ ساعتی مرخصی روزانه، کسر کار قابل اغماض، تبدیل کسر کار به غیبت
  • تعریف انواع گروههای کاری با تاریخ شروع کار و دوره تکرار، انتخاب تقویم کاری برای هر گروه بصورت جداگانه
  • تعریف ضرایب تاخیر، کسرکار، تعجیل، اضافه کار اول وقت، وسط وقت، آخر وقت، اضافه کار کل، تعطیل کاری، پنجشبه کاری و جمعه کاری
  • تعیین وضعیت تعطیلی بین دو غیبت و تعطیلی بین مرخصی ها، محاسبه و یا عدم محاسبه حضور زمان ناهاری
  • تعیین حداقل و حداکثر مقدار تعطیل کاری و اضافه کار تعطیل و تعیین نوع محاسبه تعطیل کاری، تعیین روز غیر کاری به عنوان تعطیل کاری
  • تعیین نوع محاسبه شب کاری خارج و یا داخل شیفت، نحوه محاسبه مرخصی، نحوه تبدیل مرخصی ساعتی به روزانه و برعکس تعریف انواع مرخصی ها و ماموریت های ساعتی و روزانه و معادل ساعتی آن .
  • تعمیم تنظیمات مختلف انجام شده به دیگران جهت راحتی کاربر
  • تعیین مجوزهای پرسنلی ( کار در روز پنج شنبه، جمعه، تعطیلات، اضافه کار اول وقت، آخر وقت و میان روز )
  • تعیین سقف مرخصی( ماه، سال، قابل انتقال، قابل باز خرید)، تعیین مجوز استفاده مرخصی بیشتر از سقف تعیین شده، باقی مانده مرخصی سالیانه و قابل انتقال به سال بعد .
  • صدور مرخصی های ساعتی و روزانه
  • صدور مجوز مقدار و حداقل و حداکثر اضافه کاری
  • تغییر موقت شیفت‌ ها و گروههای کاری پرسنل مانند ماه مبارک رمضان
  • تصحیح اطلاعات روزانه پرسنل ( ویرایش کارتزنی، مرخصی، ماموریت و ...)
  • تعیین مقادیر تعدیل پارامترها و گرد کردن مقادیر مورد نیاز
  • گزارش های متنوع روزانه، انفرادی، دوره ای کاردکس ماهیانه، گزارش تغییرات، گزارش ماموریتها و مرخصی ها
  • قابلیت ایجاد گزارش های جدید
  • گزارش های انتخابی با ستونهای موردنظر و تعیین شرط دلخواه
  • تشکیل فایل خروجی حقوق و دستمزد برای هرنوع سیستم

نصب نرم افزار SQL2000

  • اگر ویندوز شما، ویندوز 7 است مسیر زیر را باز، آیکن با نام SetupSQL را اجرا و تصویر شماره 2 ادامه دهید.
  • CD-ROM نام درایو -----/ Developer Edition -----/ X86 -----/ Setup -----/ SetupSQL
  • اگر ويندوز شما، ويندوزXP است با قراردادن CD SQL در درايور به صورت خودکار پنجره نصب SQL Server.2000 ظاهر میگردد.
  • جهت نرم افزار حضور و غیاب نصب نرم افزار sql
  • جهت نرم افزار حضور و غیاب نصب نرم افزار sql
  • جهت نرم افزار حضور و غیاب نصب نرم افزار sql
  • و در پایان Finish را می زنید .
  • در ویندوز XP همانند شکل مسیر زیر را انتخاب نمایید :
  • نصب نرم افزار SQL در ویندوز XP
  • پس از باز شدن Service Manager روی صفحه مانیتور، از بین گزینه های Services ابتدا SQL Server را انتخاب نموده، روی (Start/Continue) دکمه سبز کلیک می نماییم. سپس در قسمت پایین تیک Auto-start service when OS starts را می زنیم، بعد از بین منوهای Services گزینه های Distributed Transaction Coordinator و بعد از آن SQL Server Agnet را یکبار انتخاب نموده و مانند گزینه اول یعنی SQL Server آنها را نیز Start می کنیم.
  • در ویندوز 7 مسیر زیر را انتخاب نمایید :
  • کلمه Services را در Search ویندوز تایپ کنید .
  • در پنجره ای که باز میشود، بر روی گزینه مشخص شده دوبار کلیک کنید.
  • نصب نرم افزار SQL در ویندوز 7
  • نصب نرم افزار SQL در ویندوز 7
  • نصب نرم افزار SQL در ویندوز 7

نصب نرم افزار حضور و غیاب جامع :

سی دی برنامه را در داخل CD-ROM قرار دهید پس از چند ثانیه تصویر زیر در مانیتور نمایش داده می شود.

نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7 نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7

توجه ! اگر برنامه شما لایت هست یعنی قفل سخت افزاری پشت کیس خود ندارید مراحل زیر راانجام دهید :

نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7 نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7

  • اگر برنامه شما جامع هست یعنی قفل سخت افزاری پشت کیس خود دارید مراحل زیر را انجام دهید :
  • قفل برنامه را پشت کیس خود نصب کنید ( این قفل مربوط به برنامه جامع می باشد) سی دی کوچکی را که در زمان خرید به شما داده شده است داخل کیس بگذارید و فایلی را که در آن وجود دارد در مسیر زیر کپی کنید:
  • :/Program Files/ Paliz Afzar Company/ Paliz Afzar Studio/ System درایو نصب برنامه

در اینجا اتصال بانکها به پایگاه داده SQL و به روز رسانی آنها را شرح می دهیم. در مراحل زیر نرم افزار Database Installation Wizard را به پایگاه داده متصل می کنیم و سپس به اتصال بانکها خواهیم پرداخت. مسیر زیر را انتخاب کنید.

نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql

مجددا DataBaseInstalation Wizard را اجرا کنید و 2 بار گزینه Next را کلیک کنید تا صفحه زیر نمایش داده شود :

نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql

در پایان گزینه Finish را کلیک کنید و مجددا DataBaseInstalation Wizardرا اجرا کنید و2بار گزینه Next را کلیک کنید تا به صفحه زیر برسید:

نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql

  • و در پایان گزینهFinish را کلیک می کنید.
  • اکنون برنامه را باز می کنید.

آموزش نرم افزار حضور و غیاب

دربالای پنجره استودیوی کنترل محصولات پالیزافزار چهار گزینه وجود دارد:

  1. شروع: برای ورود به برنامه بر روی شروع کلیک کرده و گزینه مدیریت حضور و غیاب پالیز را انتخاب می کنیم.
  2. نمایش: با انتخاب گزینه هدایتگر لیست گزینه های نرم افزار قابل مشاهده می باشند.
  3. امکانات: تعریف نشده است.

با انتخاب مدیریت حضور و غیاب پالیز از گزینه شروع وارد برنامه می شویم. ابتدا نام کاربر و کلمه عبور را که عدد یک می باشد وارد نموده و سپس کلید ورود را می زنیم.

  • در این سیستم امکان تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی متفاوت وجود دارد. بهتر است قبل از ورود به قسمتهای مختلف برنامه ابتدا سطح دسترسی مورد نیاز را تنظیم کنیم. برای انجام این کار، از گزینه مدیریت حضور و غیاب پالیز، مدیریت کاربران را انتخاب می نماییم.
  • در مدیریت کاربران امکان تعریف کاربران جدید و تعیین سطح دسترسی برای هرکدام موجود می‌باشد.
  • در پایین صفحه اخیر دو گزینه کاربران و سطوح دسترسی وجود دارد.

آموزش مدیریت نرم افزار حضور و غیاب

  1. کاربران:
    در این گزینه امکان تعریف کاربر جدید وجود دارد. می توان کاربر موردنظر را به یک آدرس آی پی خاص محدود نمود تا فقط از آی پی تعریف شده اجازه دسترسی داشته باشد. در پنجره سمت چپ سطوح دسترسی تعریف شده قابل انتخاب برای کاربر تعریف شده می باشد. (شکل5)
  2. سطوح دسترسی:
    در اینجا امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف با نام و کد وجود دارد. ابتدا کد و نام موردنظر خود را درج نموده سپس از پنجره سمت چپ گزینه‌های موردنظر خود را علامت زده و در انتها کلید ذخیره را می‌زنیم. (شکل6)
    درسطوح دسترسی امکان تعریف دسترسی یا عدم دسترسی کاربر به صورت مشاهده، ویرایش، حذف، اضافه، ذخیره، به روزرسانی، بازخوانی، اجراکردن، نمایش، ایجاد، جدید، دریافت از، بازکردن، ارسال به، چاپ و گزارش وجود دارد. تمام آیتم‌های استفاده شده در نرم افزار قابل کنترل در سطح دسترسی می‌باشند.
    علامت تیک سبز رنگ در کنار هر آیتم نشان دهنده اجازه دسترسی به آن و علامت تیک سبز کمرنگ درکنار هر آیتم نشان دهنده عدم دسترسی به آن می‌باشد. با کلیک روی علامت بعلاوه موارد دسترسی هرآیتم در اختیار ما قرار می‌گیرد که با دو بار کلیک ماوس روی هر آیتم، انتخاب یا عدم انتخاب آیتم انجام می‌گیرد. همچنین با زدن کلید راست ماوس روی پنجره آیتم‌های دسترسی موجود، گزینه های انتخابی آیتم‌ها در اختیار ما قرار می‌گیرد. در زیر برای مثال در مدیریت کاربران دو گزینه انتخاب شده است.شکل(7)

آیتم های دسترسی نرم افزار حضور و غیاب

استفاده از نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز :

در اولین بار ورود به برنامه، پیغام پیکر بندی اولیه روی صفحه ظاهر خواهد شد. منظور از پیکر بندی تعیین تعداد ارقام شماره کارت و شماره پرسنلی و تاریخ شروع سال می باشد. برای پیکربندی اولیه به گزینه تنظیمات - تنظیمات اولیه می رویم.

تنظیمات نرم افزار حضور و غیاب جامع :

برای استفاده بهینه ازنرم افزار لازم است ابتدا گزینه های مختلف مورد نیازدر برنامه تعریف و تنظیم شوند. تنظیمات شامل گزینه های تنظیمات اولیه نرم افزار، تعریف شیفت، تعریف گروه کاری، تعریف نوبت کاری، تعریف محلهای خدمت، تعریف انواع استخدام، تعریف روزهای تعطیل، تعریف تقویم، تعریف مرخصی و ماموریت و چارت سازمانی می‌باشد. در زیر به شرح هر کدام می‌پردازیم.

تنطیمات نرم افزار حضور و غیاب

تنظیمات اولیه :
  1. طول شماره کارت ورود/خروج: تعداد ارقام شماره کارت تا 10 رقم قابل تعیین است. طول شماره کارت در سیستمهای سری (PX (PTR72 – PF200 – PF9000 چهار رقمی می باشد.( تعیین این پارامتر اجباری است)
  2. طول شماره پرسنلی: تعداد ارقام شماره پرسنلی تا 16 رقم قابل تعیین می باشد. (تعیین این پارامتر اجباری است)
  3. تاریخ شروع سال: تاریخ شروع بکار سیستم با این گزینه تعیین می شود. به عبارت دیگر محاسبات اطلاعات از این تاریخ به بعد انجام خواهد گرفت و تاریخ های پیش از این دیده نمی شوند.(تعیین این پارامتر اجباری است)
  4. شیفتها در گروههای کاری برای همپوشانی چک شوند: گاهی نیاز است در یک گروه کاری بیش از یک شیفت استفاده شود. مثلا سه روز صبح کار، سه روز عصر کار و سه روز بعدی را شب کار باشند، در این حالت ممکن است محدوده شیفتهای تعریف شده با قرار گرفتن در کنار هم با یکدیگر تلاقی پیدا کنند. برای آگاهی از تلاقی شیفتهای استفاده شده با یکدیگر در گروه کاری، این گزینه انتخاب می شود.

    آنلاین: برای ارتباط همزمان نرم افزار با دستگاه حضور و غیاب و پردازش اطلاعات تردد به صورت خودکار از این گزینه استفاده می شود. اطلاعات دستگاه حضور و غیاب توسط نرم افزار سرویس به بانک اطلاعات نرم افزار دیتا سنتر منتقل می شود و نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز این اطلاعات را از دیتا سنتر برمی دارد. شکل(10)

  5. تنظیم اتصال به مرکز داده: در اینجا نام و آدرس پایگاه داده دیتا سنتر را جهت برداشت اطلاعات کارتزنی وارد می نماییم.
  6. وارد کردن ترددها بصورت آنلاین: در صورتی که بخواهیم ترددهای ثبت شده در دستگاه حضور و غیاب بصورت خودکار به نرم افزار منتقل شود این گزینه را انتخاب می کنیم.
  7. پردازش آنلاین: با انتخاب این گزینه می توان اطلاعات تردد دریافت شده به صورت Online دستگاه حضور و غیاب (این اطلاعات ازدیتا سنتردریافت می شود) را بصورت خودکار پردازش نمود. و نیاز به پردازش اطلاعات توسط کاربر نیست.
  8. دوره های سرکشی برای بازیابی: با تعیین زمان سرکشی برحسب ثانیه، سیستم در زمانهای تعیین شده به دیتا سنتر سر زده و آخرین اطلاعات دریافت نشده را برداشت می نماید.

مقادیر تصویبی انتخابی: در برخی از شرکتها و یا سازمانها به پارامتهایی غیراز موارد محاسباتی سیستم حضور و غیاب نیاز دارند. (مثل اضافه کارتصویبی و یا ...) برای تعریف این پارامترها از این گزینه استفاده می شود. جنس این پارامترها می تواند متن، عدد و یا تاریخ باشد. امکان تعریف چهار مقدار تصویبی وجود دارد. شکل(11)

تنظیمات نرم افزار حضور و غیاب

تعریف شیفت :

به هرالگوی رفت و آمد پرسنل یک شیفت گفته می شود یا به عبارت دیگر هر شیفت معرف ساعات موظفی کارکرد شخص در یک روزکاری می باشد. هرشیفت می تواند به دو نوبت تقسیم شود مثلا شروع نوبت اول کار پرسنل ساعت 8 پایان نوبت اول 13 و شروع نوبت دوم 16 و پایان نوبت دوم 19 باشد. در تعریف شیفت شروع کارتزنی و محدوده آن و همچنین شروع و پایان نوبت اول کارتزنی باید حتماً تعریف شوند. شکل(12)

تعریف شیفت در نرم افزار حضور و غیاب

شیفت کاری :
  • شیفت کاری : برای هرشیفت نام مشخص که بیانگرالگوی آن شیفت باشد تعریف می کنیم. نام گذاری مناسب از اشتباه در بکارگیری شیفتها جلو گیری می نماید.
  • توضیحات: برای جلوگیری ازاستفاده اشتباه از شیفتها جهت بکارگیری در گروههای کاری، توضیحات بیانگر الگوی شیفت درج می گردد.
  • نوع روز: هرشیفت می تواند به عنوان روز کاری و یا روز غیرکاری (تعطیل شیفت) در نظر گرفته شود. بنابراین در انتخاب این گزینه دقت شود. روزکاری به عنوان روز کاری شیفت و روز غیرکاری به عنوان روز استراحت شیفت در نظر گرفته می شود.

    شیفت کاری در حضور و غیاب

محدوده ساعات کارتزنی :

برای کارتزنی یک محدوده در نظر گرفته می شود و در داخل این محدوده شروع و پایان کارتزنی قابل تعریف است. تردد از ابتدای محدوده کارتزنی تا شروع نوبت اول و همچنین از پایان نوبت تا انتهای محدوده کارتزنی در صورت داشتن مجوز اضافه کار محسوب می گردد.

  • شروع ساعت مجاز کارتزنی: کارتزنی از این ساعت به بعد مجاز می باشد و تردد قبل از این ساعت در این شیفت دیده نمی شود.
  • طول دوره کارتزنی: همانطور که گفته شد برای کارتزنی باید محدوده تعیین نماییم . در این گزینه مقدار زمانی که اجازه کارتزنی مجاز می باشد را تعریف می کنیم. به عبارت دیگر به اندازه زمان تعیین شده این گزینه پس از ساعت مجاز شروع کارتزنی اجازه کارتزنی وجود دارد و کارتزنی پس از این محدوده زمانی، جزء این شیفت نخواهد بود. برای مثال اگر ساعت مجاز شروع کارتزنی 6 صبح باشد و محدوده 18 ساعت در نظر گرفته شود پرسنل این شیفت از ساعت 6 صبح تا 18 ساعت پس از 6 یعنی ساعت 24 شب مجاز به کارتزنی هستند.

محدوده ساعت کارتزنی در نرم افزار حضور غیاب

شروع و پایان شیفت :
  • ساعت آغاز نوبت اول: کار پرسنل از زمان تعریف شده در این گزینه آغاز می گردد و تاخیر در کارتزنی پس از این زمان، کسر کار و تاخیر در ورود محسوب خواهد شد. و کارتزنی بعد از ساعت شروع مجاز کارتزنی تا ساعت آغاز نوبت اول در صورت داشتن مجوز، اضافه کار اول وقت محسوب خواهد شد.
  • ساعت پایان نوبت اول: ساعت و دقیقه تعریف شده در این گزینه زمان پایان کار پرسنل در نوبت اول را نشان می دهد و کارتزنی پس از این زمان تا انتهای محدوده کارتزنی در صورت داشتن مجوز می تواند اضافه کار محسوب شود. در صورتیکه شیفت در دو نوبت باشد حضور بین دو نوبت اول و دوم اضافه کار در نظر گرفته می شود. کارتزنی قبل از اتمام نوبت تعجیل درکار و کسر کار منظور می گردد.
  • ساعت آغاز نوبت دوم: در برخی از شرکتها کار روزانه به دو بخش تقسیم می گردد و بین این دو بخش زمانی را به استراحت می پردازند. به این روش تردد شیفت دو نوبته گفته می شود. ساعت و دقیقه تعریف شده در این گزینه ساعت شروع نوبت دوم فعالیت می باشد. این زمان شروع اجباری کار در نوبت دوم می باشد و کارتزنی پس از آن می تواند کسر کار در نظر گرفته شود.
  • ساعت پایان نوبت دوم: این زمان ساعت اتمام کار در نوبت دوم می باشد. و برای کارتزنی قبل از این ساعت تعجیل در خروج و کسر کار منظور می گردد.

نوبت شیفت نرم افزار حضور و غیاب

محدوده صرف غذا :

با تعریف در پارامترهای گروه کاری می توان حضور در محدوده صرف غذا را جزء حضور در نظر گرفت و یا نگرفت.

  • مرخصی در این محدوده در نظر گرفته نمی شود.
  • ماموریت ساعتی در این محدوده در نظر گرفته خواهد شد.
  • کارتزنی در این محدوده دیده می شود ولی جزء اضافه کار محسوب نمی گردد.
  • اگر محدوده صرف غذا جزء حضور محسوب نگردد کارتزنی در این محدوده و یا عدم کارتزنی در این محدوده هیچ تفاوتی در محاسبات نخواهد داشت.
  • اگر این محدوده جزء حضور در نظر گرفته شود خارج شدن از شرکت در این زمان حتما باید با کارتزنی صورت پذیرد.
  • ساعت شروع صرف غذا: تعریف ساعت شروع استراحت بین شیفت
  • ساعت پایان صرف غذا: تعریف ساعت پایان استراحت بین شیفت

ساعت صرف غذا در نرم افزار حضور و غیاب

محدوده ی شب کاری :

اگر تمام و یا قسمتی از یک شیفت کاری در شب قرار بگیرد جهت در نظر گرفتن سختی کار در شب، می توان قسمت قرار گرفته در شب را جدا و در گزارش به عنوان شب کاری درج نمود. همچنین می توان برای آن ضریب تعیین کرد.

  • شروع ساعت شب کاری: تعریف شروع محدوده شب کاری
  • پایان ساعت شب کاری: تعریف پایان محدوده شب کاری

محدوده ی شب کاری در نرم افزار حضور و غیاب

تنظیمات شناوری :

در بعضی از شرکتها تاخیر در ورود به میزان تعیین شده می تواند با اضافه کار انتهای شیفت جبران گردد. به این حالت شناوری می گوییم. به عبارت دیگر شناوری در شیفت به معنای تغییر در ساعت ورود و خروج به اندازه زمان تعریف شده در این گزینه می باشد. (مثلاً اگر شروع نوبت اول ساعت 8 باشد و پایان آن 17 و یک ساعت هم شناوی تعریف شده باشد پرسنل می توانند حداکثر 9 بیایند و 18 خارج شوند و یا بلعکس ساعت 7 ورود و ساعت 16 خروج نمایند).

  • طول محدوده شناور: مقدار زمان قابل استفاده از امکان شناوری می باشد.
  • محدوده شناور را همیشه اعمال کن: با انتخاب و یا عدم انتخاب این گزینه دو نوع محاسبه شناوری خواهیم داشت :
    • انتخاب: اگر فرد بیش از زمان تعریف شده شناوری، تاخیر در ورود داشته باشد و در پایان شیفت بیش از مقدار تاخیر اضافه کار داشته باشد، تاخیر وی پس از ساعت شناوری محاسبه خواهد شد. و معادل سازی کسرکار با اضافه کار فقط به اندازه زمان شناوری صورت می پذیرد.(مثال: ساعت 8 شروع، نوبت پایان کار 17 و شناوری یک ساعت باشد و فرد در ساعت 9.30 ورود داشته باشد، تاخیر این شخص در این حالت 30 دقیقه خواهد بود)
    • عدم انتخاب: اگر فرد بیش از زمان تعریف شده شناوری تاخیر در ورود داشته باشد مقدار تاخیر وی از ابتدای شروع نوبت محاسبه خواهد شد. به عبارت دیگر چون این قانون رعایت نشده کسر کار با اضافه کار تعدیل نمی شود. (مثال: ساعت 8 شروع، نوبت پایان کار 17 و شناوری یک ساعت باشد و فرد در ساعت 9.30 ورود داشته باشد، تاخیر این شخص در این حالت یک ساعت و 30 دقیقه خواهد بود)

تنظیمات شناوری در نرم افزار حضور و غیاب

پارامترهای شیفت :

برای هر شیفت امکان تعریف تعدادی پارامتر وجود دارد. این پارامترها شامل تبدیل ساعات، مشخص کردن حداقل و حداکثر اضافه کار در شیفت، کسرکار قابل اغماض، تبدیل کسرکار بیش از حد مجاز به غیبت، معادل ساعتی مرخصی روزانه، تعیین اضافه کار اجباری، تعیین زمان غیر مجاز خروج و میزان افزایش حضور پرسنل می باشد. در پایین هر کدام از این پارامترها شرح داده می شوند. شکل(13)

پارامترهای شیفت در نرم افزار حضور و غیاب

تبدیل ساعت :

گاهی نیاز است ساعت کارتزنی ثبت شده به ساعت دیگری تبدیل شود. با این عمل تمام تردد های تبدیل شده در سیستم قابل مشاهده خواهد بود و تردد اصلی نمایش داده نمی شود. برای مثال اگر بخواهیم از 15 دقیقه زود آمدن پرسنل صرف نظر کنیم و ساعت تبدیل شده در سیستم قابل مشاهده و گزارش گیری باشد، با فرض شروع بکارنوبت اول در ساعت 8، می نویسیم از ساعت 7:45 تا 08:00 به 08:00 تبدیل گردد. این تبدیل به این معناست که اگر کارتزنی بین ساعت 7:45 تا 08:00 صورت گیرد، کارت وی ساعت 8 ثبت می گردد.

در پارامترهای شیفت چهار تبدیل داریم این تبدیل می تواند در هر ساعت کارتزنی تعریف شود.

تبدیل ساعت در نرم افزار حضور و غیاب جامع

محدوده اضافه کاری :
  • حداقل اضافه کاری اول وقت: برای اضافه کاری اول وقت می توان میزان حداقل تعیین نمود. یعنی اضافه کاری کمتر از این عدد قابل قبول نباشد.
  • حداکثر اضافه کاری اول وقت: برای اضافه کاری اول وقت می توان سقف تعیین نمود . یعنی اضافه کاری بیش از این سقف پذیرفته نباشد.
  • حداقل اضافه کاری آخر وقت: برای اضافه کاری انتهای شیفت می توان میزان حداقل تعیین نمود. یعنی اضافه کاری کمتر از این عدد قابل قبول نیست.
  • حداکثر اضافه کاری آخر وقت: برای اضافه کاری انتهای شیفت می توان سقف تعیین نمود . یعنی اضافه کاری بیش از این سقف پذیرفته نیست.

اضافه کاری در نرم افزار حضور و غیاب

کم کاری :
  • اغماض از کسر کار: اگر نیاز باشد از کسرکار پرسنل به اندازه تعیین شده در طول یک شیفت چشم پوشی شود، مقدار موردنظر را در این گزینه تعریف می کنیم. این کسرکار در طول شیفت می باشد محدودیت ابتدا و یا انتهای شیفت ندارد. یعنی اگر این گزینه 15 دقیقه تعریف شده باشد و کسرکار در طول شیفت برابر با یک ساعت باشد، برای این فرد در این شیفت 45 دقیقه کسرکار منظور خواهد شد.
  • تبدیل کسر کار به غیبت: اگر کسرکار فرد ازمقدار تعیین شده در این گزینه بیشتر باشد این شیفت برای او غیبت محسوب خواهد شد. برای مثال اگر طول شیفت 8 ساعت بوده و فرد 5 ساعت کسرکار داشته باشد می توان این روز را برای او غیبت منظور نمود.

کم کاری نرم افزار حضور و غیاب

معادل ساعتی مرخصی روزانه برای شیفت :

معادل ساعتی مرخصی روزانه برای این شیفت: مقدار تعریف شده این گزینه نشان می دهد به ازاء یک روز مرخصی روزانه، چند ساعت مرخصی ساعتی منظور می گردد.

مرخصی روزانه نرم افزار حضور و غیاب

اضافه کار اجباری :

گاهی نیاز است به صورت اجباری پرسنل جهت انجام کار شرکت بیش از شیفت تعریف شده در محل کار حضور داشته باشند. برای این منظور می توان این اضافه کار را اجباری تعریف نمود. با حضور پرسنل در این زمان تعریف شده اضافه کاری ثبت می شود و در غیر اینصورت به میزان زمان تعیین شده کسرکار ثبت می گردد. زمان اضافه کار اجباری را به دو صورت می توان در نظر گرفت

  • در حالت اول شروع و پایان زمان اضافه کار اجباری را تعیین می کنیم و پرسنل باید در ساعت تعیین شده بصورت اجباری حضور داشته باشند.
  • در حالت دوم مقدارزمان حضور اضافه کاری اجباری بوده و لازم نیست پرسنل در ساعت خاصی اضافه کار بمانند. با انتخاب گزینه دوم، گزینه اول از ساعت، تا ساعت غیر فعال خواهد شد.

اضافه کار اجباری نرم افزار حضور و غیاب

خروج غیر مجاز :

زمان خروج پرسنل برای شرکتها بسیار مهم می باشد بنابراین برای کنترل ساعات خاصی از شیفت نسبت به عدم خروج پرسنل می توان برنامه ریزی نموده و جریمه در نظر گرفت. برای این منظور از ساعت تا ساعت موردنظر که نباید پرسنل از شرکت خارج شوند را وارد نموده و میزان جریمه کسر از حضور را تعیین نمایید. مثلا اگر شخصی ساعت 10 تا 12 محل کار خود را ترک نمود 4 ساعت از حضور وی کسر شود.

خروج غیر مجاز نرم افزار حضور و غیاب

افزایش ساعت حضور :

برای هر شیفت می توان به حضور پرسنل مقداری را اضافه نمود. این مقدار برحسب ساعت و دقیقه می باشد.

افزایش ساعت حضور نرم افزار حضور و غیاب

تعریف گروه کاری :

هر شرکت یا سازمانی دارای بخشهای مختلفی می‌باشد و ممکن است نحوه تردد این بخشها با یکدیگر متفاوت باشد و هرکدام از یک الگوی خاص رفت و آمد تبعیت کنند. دسته بندی پرسنل براساس یکسان بودن ساعات تردد را گروه کاری می‌نامیم. مانند بخش تولید صبح یا عصر و یا شب، واحد مالی، واحد کارگزینی، نگهبانی و ... برای هرگروه کاری پارامترهای مختلفی جهت تنظیمات بیشتر و دقیقتر در اختیار ما می‌باشد. شکل(14)گروه کاری در نرم افزار حضور و غیاب

گروه کاری :

برای اختصاص الگوهای کاری به پرسنل، از گروههای کاری استفاده می کنیم. هر گروه کاری ممکن است شامل یک یا چند شیفت باشد. در یک گروه پارامترهای مختلفی اهمیت دارند که در زیر به شرح آنها خواهیم پرداخت. برای درک بهتر گروه کاری به این مثال دقت نمایید: فرض کنیم پرسنل بخش اداری شرکت از شنبه تا چهارشنبه ساعت 8 الی 16 و پنج شنبه ها 8 الی 12 مشغول بکار بوده و جمعه ها تعطیل باشند، گروه کاری این دسته از پرسنل دارای یک دوره تکرار پذیر 7 روزه می باشد. یعنی هفته بعد نیز شبیه به این هفته در محل کار حضور خواهند داشت و همین قانون برای همیشه ادامه پیدا خواهد کرد. با تعیین دوره تکرار انتساب شیفت به گروه، در پایین پنجره، تاریخ، روز و نام شیفت به تعداد تعیین شده تکرار، قابل مشاهده است. در این جدول می توان برای هر روز شیفت موردنظر را اختصاص داد.

  • نام گروه کاری: برای هرگروه کاری نام مناسب جهت بکار گیریهای بعدی انتخاب نمایید. مثلا امور اداری، تولید روز، تولید شب، نگهبانی یک و یا نگهبانی دو و ...
  • توصیف گروه کاری: برای توضیح گروه کاری می توان به غیر از نام گروه توصیف آن را نیز درج نمود . این گزینه اجباری نیست.
  • تاریخ شروع فعالیت: این گزینه تاریخ شروع فعالیت این گروه را مشخص می کند. تردد پرسنل قبل از این تاریخ محاسبه نخواهد شد. بنابراین در ثبت صحیح این تاریخ دقت نمایید.
  • دوره تکرارانتساب شیفت به گروه: : معمولا شیفتهای کاری پرسنل به صورت دوره ای تکرار می شوند. برای مثال شیفتهای اداری معمولا بصورت هفتگی تکرار می شوند. یعنی دوره تکرار برابر با 7 می باشد.
  • انتخاب تقویم کاری: برای هر گروه کاری می توان از بین تقویم های تعریف شده تقویم خاصی را اختصاص داد.(تقویم رسمی، تقویم سازمانی و ...)
پارامترهای گروه کاری :

برای هر گروه کاری می توان پارامترهایی تعریف نمود این پارامترها شامل ضرایب مختلف در اضافه کار، کسرکار، تعطیل کاری و... هستند، همچنین شامل تصمیم گیری های مختلف در شرایط متفاوت می باشند. می توان برای یک دسته از پرسنل که تردد یکسانی دارند دو گروه مختلف با ضرایب متفاوت تعریف نمود مثلا یک گروه، اضافه کار باضریب 2 و گروه دیگر با ضریب 1.4 داشته باشند.

پارامترهای گروه کاری نرم افزار حضور و غیاب

پارامترهای محاسباتی اولیه گروه کاری :
ضرایب این بخش عددی بین صفر تا 9.99 را می تواند به عنوان ورودی دریافت نماید.
پارامترهای محاسبه تعطیل کاری :

در اینجا نوع و روش محاسبه تعطیل کاری و محدودیتها و ضرایب مورد استفاده تعطیل کاری و اضافه کار تعطیل قابل برنامه ریزی می باشد.

پارامترهای تعطیل کار نرم افزار حضور و غیاب

  1. نوع محاسبه تعطیل کاری: تعطیل کاری به دو حالت روزانه و یا ساعتی قابل محاسبه است. در صورت انتخاب روزانه، اضافه کاری تعطیل غیرفعال خواهد شد.
  2. محاسبه تعطیل کاری: تعطیل کاری به دو حالت روزانه و یا ساعتی قابل محاسبه است. در صورت انتخاب روزانه، اضافه کاری تعطیل غیرفعال خواهد شد.
  3. محاسبه اضافه کاری تعطیل: روزهای تعطیل نیز مانند روزهای کاری دارای شیفت می باشند بنابراین حضور بیش از طول شیفت می تواند اضافه کار تعطیل در نظر گرفته شود. برای این اضافه کار نیز سه شرط در نظر گرفته شده است:

    • مقادیر کمتر از حداقل را حذف کن: تعطیل کاری کمتر از مقدار تعیین شده در گزینه حداقل اضافه کار روز تعطیل قابل محاسبه نمی باشد.
    • مقادیر کمتر از حداقل به اضافه کاریها منتقل شود: اضافه کار تعطیل به عنوان اضافه کار ثبت شده و اضافه کاری تعطیل منظور نمی گردد.
    • به تعطیل کاری منتقل کن: مقدار کارکرد خارج از شیفت تعطیل، تعطیل کاری در نظر گرفته می شود.
محدودیتهای تعطیل کاری :
  • ضریب تعطیل کاری: برای حضور در روز تعطیل می توان ضریب در نظر گرفت.
  • ضریب اضافه کاری تعطیل کاری: برای اضافه کار در روز تعطیل می توان ضریب در نظر گرفت.
  • حداقل تعطیل کاری: برای حضور در روز تعطیل می توان مقداری را به عنوان حداقل تعریف نمود و اگر تعطیل کاری از آن مقدار کمتر شد تصمیم دیگری برای حضور گرفته شود.
  • حداکثر تعطیل کاری: برای حضور در روز تعطیل می توان مقداری را به عنوان حداکثر تعریف نمود و اگر تعطیل کاری بیشتر از آن مقدار شد تصمیم دیگری برای حضور گرفته شود.
  • حداقل اضافه کار تعطیل: برای اضافه کاری در روز تعطیل می توان مقداری را به عنوان حداقل تعریف نمود و اگر حضور از آن مقدار کمتر شد تصمیم دیگری برای حضور گرفته شود.
  • حداکثر اضافه کار تعطیل: برای اضافه کاری در روز تعطیل می توان مقداری را به عنوان حداکثر تعریف نمود تا اضافه کاری بیش از این مقدار محاسبه نشود.
  • خطا یا تردد ناقص در روز تعطیل نادیده گرفته شود: تردد پرسنل ممکن است ناقص صورت گیرد یعنی ورود داشته خروج نداشته باشد و بلعکس و همچنین ممکن است در ثبت تردد خطا صورت پذیرد (مثلا در یک زمان هم ماموریت و هم مرخصی یکی به صورت برگه ای و دیگری از طریق دستگاه حضور و غیاب ثبت شده باشد) . با انتخاب این گزینه می توان از این خطاها و ترددهای ناقص چشم پوشی نمود.
پارامترهای محاسباتی جمعه :

پارامترهای محاسباتی جمعه: در اینجا روش محاسبه جمعه کاری و محدودیتها و ضرایب مورد استفاده جمعه کاری و اضافه کار جمعه قابل برنامه ریزی می باشد. اگر به روز جمعه شیفت غیرکاری اختصاص دهید حضور در این روز به عنوان جمعه کاری محسوب می شود و تنظیم پارامترهای زیر روی آن تاثیر گذار است. شکل(18)

پارامترهای محاسباتی جمعه در نرم افزار حضور و غیاب

  1. محاسبه جمعه کاری: اگر جمعه کاری از مقدار حداقل تعریف شده کمتر باشد دو تصمیم می توانیم بگیریم.

    • مقادیر کمتر از حداقل را حذف کن: جمعه کاری کمتر از مقدار تعیین شده در گزینه حداقل جمعه کاری قابل محاسبه نمی باشد.
    • مقادیر کمتر از حداقل به اضافه کاریها منتقل شود: جمعه کاری به عنوان اضافه کار ثبت شده و جمعه کاری منظور نمی گردد.
  2. محاسبه اضافه کاری جمعه: روزهای جمعه نیز مانند روزهای کاری دارای شیفت می باشند بنابراین حضور بیش از طول شیفت می تواند اضافه کار تعطیل در نظر گرفته شود. برای این اضافه کار نیز دو شرط در نظر گرفته شده است:

    • مقادیر کمتر از حداقل را حذف کن: جمعه کاری کمتر از مقدار تعیین شده در گزینه قابل محاسبه نمی باشد.
    • مقادیر کمتر از حداقل به اضافه کاریها منتقل شود: اضافه کار جمعه به عنوان اضافه کار ثبت شده و اضافه کاری جمعه منظور نمی گردد.
  3. ضریب اضافه کاری جمعه کاری: می توان در این قسمت ضریبی را تعریف نمود.
  4. ضریب جمعه کاری: حضور در روز جمعه را می توان با ضریب در نظر گرفت.
  5. حداقل جمعه کاری: برای حضور در روز جمعه می توان زمانی را به عنوان حداقل حضور در نظر گرفت و حضور کمتر از این مقدار را طبق شرایط تنظیم شده محاسبه نمود.
  6. حداکثر جمعه کاری: برای حضور در روز جمعه می توان زمانی را به عنوان حداکثر حضور در نظر گرفت و حضور بیش از این مقدار را محاسبه ننمود.
  7. حداقل اضافه کار جمعه : اضافه کار در روز جمعه می تواند شرایط حداقل داشته باشد و در صورت کمتر بودن اضافه کار از این مقدار طبق شرایط تنظیم شده محاسبات انجام پذیرد.
  8. حداکثر اضافه کار جمعه : برای جلوگیری از اضافه کار بیهوده می توان سقف اضافه کار تعیین نمود. و اضافه کار بیش از این مقدار را در محاسبات نیاورد.
پارامترهای محاسباتی پنج شنبه :
تنظیمات این قسمت نیز مانند پارامترهای محاسباتی جمعه می باشد.
پارامترهای محاسباتی روز غیرکاری :
تنظیمات این قسمت نیز مانند پارامترهای محاسباتی جمعه می باشد. امکان انتخاب روزغیرکاری به عنوان تعطیل کاری وجود دارد. اگر بخواهیم روزغیرکاری مانند تعطیل کاری محاسبه شود(تیک بخورد) کارکرد روزغیرکاری تعطیل کاری محسوب می شود و پارامترهای محاسباتی تعطیل کاری در نظر گرفته می شود.
پارامترهای محاسباتی شب کاری :

شب کاری به دو حالت داخل شیفت و یا خارج شیفت تقسیم بندی می شود.

  • شب کاری خارج از شیفت: اگر قسمتی از زمان شب کاری و یا تمام آن خارج شیفت(خارج از محدوده نوبت اول و دوم تعریف شده درشیفت) واقع شود دو نوع تنظیم در اختیارما می باشد.
    • فقط شب کاری محاسبه شود.
    • شب کاری و اضافه کاری محاسبه شود.
  • شب کاری داخل شیفت: اگر شب کاری تعریف شده در شیفت، در داخل شیفت قرار گیرد در اینجا می توان تصمیم به محاسبه شب کاری و یا عدم محاسبه آن بگیریم.

    • شب کاری محاسبه نشود.
    • شب کاری محاسبه شود.

    پارامترهای محاسبه شب کاری نرم افزار حضور و غیاب

پارامترهای محاسبه مرخصی :

پارامترهای مرخصی نرم افزار حضور و غیاب

  1. نحوه محاسبه مرخصی :

    • ساعتی: مجموع مرخصی های ثبت شده برحسب ساعت محاسبه شود. در مورد بعضی از شیفتها که طول زمانی آنها متفاوت است مورد استفاده قرار می گیرد. مثلا شیفتهای چهار ساعتی و 12 ساعتی و ...
    • روزانه: مجموع مرخصی ها در گزارش فردی و روزانه و دوره ای برحسب روز نمایش داده می شود.
    • تعدادشیفت: اگرطول شیفت از زمان کارکرد عادی (8 ساعت) بیشتر باشد می توان هر روز مرخصی فرد را براساس تعداد شیفت در نظر گرفت. اگر طول شیفت بیشتر از یک روز باشد و دو روز را در بر بگیرد و دو روز برای شخص مرخصی صادر کنیم، در گزارشات چون محاسبه مرخصی بر اساس تعداد شیفت بوده عدد یک را نمایش می دهد.
  2. نحوه تبدیل مرخصی روزانه به ساعتی :

    در پارامترهای شیفت قابلیت معادل سازی مرخصی روزانه به ساعت وجود دارد و در گروههای کاری ممکن است از چند شیفت مختلف با طول زمانی متفاوت استفاده شده باشد. بنابراین برای مرخصی روزانه به دو شکل می توان برخورد نمود:

    • مقدارثابت: بدون توجه به طول شیفتهای مختلف استفاده شده در این گروه، به ازاء یک روز مرخصی روزانه می توان به مقدار ثابت تعریف شده در گزینه معادل مرخصی روزانه به ساعتی، مرخصی ساعتی در نظر گرفت.
    • مقدار تعیین شده در شیفت: درهر گروه کاری ممکن است از چند شیفت استفاده شده باشد و هر شیفت طول زمانی متفاوتی داشته باشد برای محاسبه دقیق تر، معادل سازی مرخصی روزانه به ساعتی از مقدار تعیین شده درهر شیفت استفاده می کنیم.
  3. معادل مرخصی روزانه به ساعتی :

    می توان مقدار ثابتی به عنوان معادل مرخصی روزانه بر حسب ساعت تعیین نمود.

  4. مقدار مرخصی ساعتی معادل یک روز، مرخصی روزانه:

    این پارامتر برعکس پارامتر قبل می باشد یعنی هر چند ساعت مرخصی ساعتی، یک روز مرخصی روزانه محاسبه شود. برای توضیح بیشتر یک مثال می زنیم: اگر حضور موظفی پرسنل در شرکتی از شنبه تا چهارشنبه 8 ساعت و پنج شنبه ها 4 ساعت بوده و جمعه ها نیز تعطیل باشند به ازاء یک روز مرخصی روزانه 8 ساعت مرخصی منظور می گردد. ولی اگر مرخصی های ساعتی را در نظر بگیریم به ازاء هر 7 ساعت و 20 دقیقه مرخصی ساعتی را یک روز مرخصی روزانه لحاظ می نمایند.

  5. حضور در مرخصی روزانه:

    اگر شخصی مرخصی روزانه گرفته باشد و در محل کار حضور یابد برای مقدار حضور این شخص پنج تصمیم می توان اتخاذ نمود :

    • طبق شیفت محاسبه شود و مرخصی نیز محاسبه شود: بدون در نظر گرفتن مرخصی محاسبات حضور، کسرکار و اضافه کار و ... طبق شیفت انجام گیرد و علاوه بر آن مرخصی روزانه نیز منظور گردد.
    • فقط مرخصی محاسبه شود: حضور در مرخصی بی معنا بوده و هیچ محاسبه ای صورت نمی گیرد و فقط مرخصی ثبت می گردد.
    • کل کارکرد اضافه کار به همراه مرخصی محاسبه شود: هم مرخصی روزانه ثبت شده و هم کل حضور اضافه کار منظور گردد.
    • مرخصی و اضافه کاریها محاسبه شوند: مرخصی روزانه ثبت شده و حضور خارج از شیفت (زمان اضافه کاری) به عنوان اضافه کار منظور گردد و حضور در شیفت محاسبه نمی گردد.
    • خطا نمایش بده: در چنین حالتی سیستم خطای محاسباتی نشان می دهد و هیچگونه محاسبه ای برای این حالت انجام نمی گیرد.
    • محاسبه مرخصی با تردد ناقص: بدون در نظر گرفتن ترددهای ناقص مرخصی محاسبه می شود.
  6. نحوه محاسبه مرخصی ساعتی :

    • فقط مرخصی محاسبه کن: در این حالت مرخصی ساعتی فقط مرخصی بوده و جزء حضور محسوب نمی گردد.
    • فقط حضور محاسبه کن: مرخصی ساعتی جزء حضور محسوب شده و دیگر مرخصی نخواهد بود.
    • مرخصی و حضور محاسبه کن: هم مرخصی ساعتی و هم حضور محسوب گردد.
  7. نحوه محاسبه تعطیلی بین مرخصیها :

    اگر در بین مرخصی های روزانه تعطیلی قرار بگیرد سه نوع تصمیم قابل انتخاب است:

    • تعطیل محاسبه کن: تعطیل بین مرخصی همان تعطیل در نظر گرفته شود.
    • روز تعطیل را مرخصی محاسبه کن: اگر چند روز مرخصی گرفته شود و در بین آن یک یا چند روز تعطیل باشد، تعطیلات جزء مرخصی منظور می گردد.
    • جمعه را مرخصی محاسبه کن : فقط جمعه های بین مرخصی، مرخصی منظور شده و تعطیلات دیگر جزء مرخصی محسوب نمی گردند.
پارامترهای محاسباتی ماموریت :

ماموریت بطور کلی فعالیت پرسنل در محلی غیر از محل شرکت می باشد.

پارامترهای ماموریت نرم افزار حضور و غیاب

  1. ماموریت داخل شیفت :

    ماموریت ساعتی، فعالیت پرسنل به صورت ساعتی می باشد و این فعالیت ممکن است در زمان کاری و یا غیر کاری صورت پذیرد. برای ماموریت ساعتی داخل شیفت سه حالت تصمیم گیری داریم:

    • فقط ماموریت محاسبه شود و جزء حضور محاسبه نگردد.
    • فقط حضور محاسبه شود و در گزارش ماموریتها نیاید.
    • ماموریت و حضور هر دو محاسبه شود.
  2. ماموریت خارج شیفت :

    برای ماموریت ساعتی خارج شیفت سه حالت تصمیم گیری داریم :

    • اضافه کاری محاسبه شود.
    • ماموریت و اضافه کاری محاسبه شود.
    • فقط ماموریت محاسبه شود.
  3. حضور در ماموریت روزانه :

    اگر فردی پس از گذشت یک یا چند ساعت از حضور در محل کار به ماموریت روزانه برود و یا غیر از ماموریت روزانه مقدار زمانی را به عنوان حضور در محل کار ثبت نموده باشد، در این شرایط پنج تصمیم قابل انتخاب خواهد بود:

    • اگر حضور خارج از شیفت بود اضافه کار واگر داخل شیفت بود حضور ثبت شده و ماموریت روزانه نیز محاسبه شود.
    • فقط ماموریت محاسبه شود و حضور فرد بی اثر باشد.
    • حضور جزء اضافه کار محسوب شود و ماموریت روزانه نیز محاسبه گردد.
    • فقط حضور خارج از شیفت اضافه کار محسوب شده و داخل شیفت در نظر گرفته نمی شود و ماموریت روزانه نیز محاسبه می گردد.
    • در چنین شرایطی خطا نمایش داده شده و محاسبه انجام نمی گیرد.
    • محاسبه ماموریت با تردد ناقص: بدون در نظر گرفتن ترددهای ناقص ماموریت محاسبه می شود.
پارامترهای محاسباتی کارتزنی (آزاد) ساعت :

گاهی نیاز است تعدادی از افراد بصورت ساعتی در شرکت فعالیت داشته و به ازاء هر ساعت کارکرد دستمزد دریافت نمایند. به این حالت کارتزنی ساعتی اتلاق می گردد. در کارتزنی ساعتی کسر کار معنا ندارد ولی می توان کارکرد بیش از حد تعریف شده را اضافه کار در نظر گرفت. در کارتزنی ساعتی محاسبات می توانند از قوانین خاص خود تبعیت نمایند در زیر شرایط و نحوه محاسبات آنها آمده است:

کارتزنی آزاد در نرم افزار حضور و غیاب

  1. ماموریت و مرخصی کارتزنی ساعتی :

    • ماموریت و مرخصی دارند.
    • ماموریت و مرخصی ندارند.
    • فقط مرخصی دارند.
    • فقط ماموریت دارند.
  2. نحوه محاسبه ماموریت برای کارتزنی ساعتی :

    • فقط ماموریت محاسبه شود.
    • ماموریت و حضور محاسبه شود.
    • فقط حضور محاسبه شود.
  3. نحوه محاسبه شب کاری برای کارتزنی ساعتی :

    • فقط شب کاری محاسبه شود.
    • شب کاری و حضور محاسبه شود.
  4. نحوه محاسبه مقدار کارکرد موظفی برای کارتزنی ساعتی :

    در اینجا نوع محاسبه حضور پرسنل کارتزنی ساعتی مشخص می شود. اگر حضور پرسنل از سقف تعیین شده در گزینه بعدی بیشتر شود اضافه کار در نظر گرفته می شود و در صورت حضور کمتر از سقف تعیین شده کسرکار منظور نخواهد شد.

    • روزانه: با انتخاب این گزینه، اگر حضور پرسنل کارتزنی ساعتی از سقف تعیین شده در هر روز بیشتر باشد برای آن روز اضافه کار در نظر گرفته خواهد شد و در صورت حضور کمتر از سقف تعیین شده کسرکار محاسبه نمی گردد.
    • دوره پردازش: با انتخاب این گزینه حضور موظفی پرسنل کارتزنی ساعتی در یک دوره پردازش (مثلا ماهیانه) با مقدار تعیین شده در گزینه(مقدار کارکرد موظفی برای کارتزنی ساعتی) مقایسه می گردد. در صورت حضور بیش از این میزان اضافه کار ثبت خواهد شد.
  5. مقدارکارکرد موظفی برای کارتزنی ساعتی :

    پرسنل ساعتی به ازاء هر روز باید به میزان تعیین شده اخیر در شیفت فعالیت داشته باشند. در صورت کارکرد بیش از این میزان اضافه کار در نظر گرفته خواهد شد.

پارامترهای محاسباتی کسر کار :

کسرکار عبارتست از کمبود زمان کارکرد هر فرد نسبت به زمان موظفی تعریف شده کارکرد در هر شیفت یا دوره پردازش.

پارامترهای محاسباتی کسر کار نرم افزار حضور و غیاب

کسرکار روزانه: در بعضی از شرکتها کسرکار را با اضافه کار و یا تعطیل کار و یا شب کاری تعدیل می کنند. بنابراین در برخورد با شرایط مختلف هفت حالت بوجود خواهد آمد که با توجه به نیاز می توان یک مورد را انتخاب نمود :

  • تعدیل نشود: کسرکار محاسبه شده و با هیچ گزینه ای تعدیل نمی گردد.
  • کاملا تعدیل شود: کسرکار با کل اضافه کاریها واگر بازهم کسرکار وجود داشت با شب کاری ها تعدیل گردد.
  • کسرکار فقط باشب کاری تعدیل شود.
  • کسرکار فقط با اضافه کاری کل تعدیل شود.
  • کسرکار فقط با تعطیل کاری تعدیل شود.
  • کسرکار فقط با اضافه کاری اول وقت تعدیل شود.
  • کسرکار فقط با اضافه کاری آخر وقت تعدیل شود.
پارامترهای محاسباتی حضور و کارتزنی ناقص :

پارامترهای محاسباتی کارتزنی ناقص نرم افزار حضور و غیاب

  1. وضعیت حضور :

    محاسبه حضور پرسنل به سه حالت امکان پذیر است :

    • ساعتی: حضور بر حسب ساعت و دقیقه محاسبه شود.
    • روزانه: تعداد روز حضور در دوره پردازش محاسبه گردد.
    • تعداد شیفت هایی که حضور دارد: گاهی ممکن است تعداد شیفت های کاری مهم تر از روزهای کاری باشد مثل تعداد شیفت های شب پزشکان و یا پرستاران
  2. کارتزنی ناقص :

    تردد پرسنل حتما باید شروع و پایان داشته باشد به عبارت دیگر تعداد تردد هر فرد در شیفت باید زوج باشد. در صورت فرد بودن تعداد تردد پرسنل آن کارتزنی را ناقص می دانیم. یعنی در ورود به شرکت کارت زده و در خروج کارت ندارد و یا بلعکس . ممکن است در روز 3، 5، 7 یا ... کارتزنی داشته باشد ولی بازهم کارتزنی ناقص است . یعنی به ازاء هر ورود باید یک خروج نیز داشته باشد تا سیستم محاسبات را انجام داد.

    • خطا نمایش بده: هنگام ناقص بودن کارتزنی هیچ گونه محاسبه ای انجام نشده و سیستم خطا نمایش می دهد.
    • غیبت محاسبه شود: می توان ترددهای ناقص را غیبت محسوب نمود.
    • کل دوره شیفت کسرکار محاسبه شود: با انتخاب این گزینه هیچ محاسبه ای انجام نشده و کل زمان شیفت کسرکار محسوب می شود.
    • به مقدارثابت کسر شود: در صورت داشتن تردد ناقص، هیچ محاسبه ای انجام نشده و به میزان تعیین شده کسرکار منظور می گردد.
    • آخرین تردد ناقص بعد از شیفت در نظر گرفته نشود: اگر تعداد تردد فرد باشد، با انتخاب این پارامتر با حذف آخرین تردد خارج شیفت تعداد تردد زوج شده و محاسبات صورت می گیرد.
  3. مقدار کسر از حضور در صورت کارتزنی ناقص :

    در این گزینه مقدار ثابت جهت کسر از حضور تعریف می شود.

تعریف نوبت کاری :

حضور پرسنل در شرکتها یا سازمانها ممکن است در زمانهای مختلفی انجام پذیرد و ممکن است بخشی از زمان حضور در شب و یا عصر بیفتد. برای چنین مواردی حضور پرسنل با ضریب متفاوت محاسبه خواهد شد. این حالت از حضور را نوبت کاری تلقی نموده و مطابق با قانون کار مشمول ضرایب خاص خود خواهد شد. برای مثال اگر تعدادی از پرسنل یک هفته صبح کار، یک هفته عصر کار و یک هفته شب کار باشند طبق قانون کار برای این گروه نوبت کاری 15% در نظر گرفته می شود. در این سیستم به تعداد دلخواه می توان نوبت کاری تعریف نمود. نوبت کاری برای روز و یا شیفت خاص نیست بلکه برای گروه کاری خاص می باشد و پرسنلی که در این گروه فعالیت می کنند دارای نوبت کاری می باشند.

نوبت کاری در گزارش قابل مشاهده می باشد در این نرم افزار فقط تعداد و نوع نوبت کاری در گزارش می آید و ضریب حضور در نرم افزار حقوق و دستمزد قابل تعریف و تنظیم می باشد. اگر تعدای از پرسنل 15 روز از ماه را در یک گروه کاری (نوبت کاری نوع یک) و بقیه ماه را در گروه کاری دیگری (عادی) فعالیت نمایند، در گزارش فقط 15 روز نوبت کاری نوع یک درج می گردد. برای تعریف نوبت کاری ابتدا کلید اضافه را زده و سپس نام نوبت کاری را وارد نموده، کلید ذخیره را می زنیم. در صورت تغییر در نام نوبت کاری و یا اصلاح آن از کلید ویرایش و در صورت انصراف از تعریف نوبت کاری از کلید لغو بهره می بریم.(شکل 25)

نوبت کاری نرم افزار حضور و غیاب

تعریف محل خدمت :

یکی از روشهای دسته بندی پرسنل، محل خدمت آنها می باشد. معمولا پرسنل یک محل خدمت، از یک گروه کاری استفاده می کنند.(مثل کارگزینی و یا ... ) از محلهای خدمت تعریف شده در ورود اطلاعات پرسنلی استفاده می شود. امکان تعریف محل خدمت به همراه توضیحات مورد نیاز بطور نامحدود وجود دارد.

  • برای تعریف محل خدمت ابتدا کلید اضافه را زده سپس محل خدمت موردنظر را تعریف نموده کلید ذخیره را می زنیم.(شکل26)
  • تعریف محل خدمت در نرم افزار حضور و غیاب
تعریف انواع استخدام :

برای تعریف مشخصات پرسنل نیاز به نوع استخدام هر فرد می باشد. همچنین می توان براساس نوع استخدام گزارش موردنظر خود را تنظیم نمود. در این گزینه امکان تعریف انواع استخدام وجود دارد.

  • برای تعریف نوع استخدام ابتدا کلید اضافه را زده سپس محل خدمت موردنظر را تعریف نموده کلید ذخیره را می زنیم.(شکل27)
  • تعریف نوع استخدام در نرم افزار حضور و غیاب
تعریف روزهای تعطیل :

امکان تعریف نام برای تعطیلات مختلف با اختصاص رنگهای متفاوت وجود دارد. (تعطیلات رسمی، تعطیلات سازمانی و...)

  • برای تعریف روزهای تعطیل ابتدا کلید اضافه را زده سپس نام تعطیلات و رنگ موردنظر را تعریف نموده کلید ذخیره را می زنیم.(شکل(2)
  • تعریف روزهای تعطیل در نرم افزار حضور و غیاب
تعریف تقویم :

در شرکتها یا سازمانها گاهی ممکن است بیش از یک تقویم جهت کارکرد پرسنل استفاده نمایند. در این گزینه امکان تعریف تقویم های مختلف با تعطیلات متفاوت و با رنگهای تعریف شده در تعریف روزهای تعطیل وجود دارد. برای مثال ممکن است در شرکتی روزهای یکشنبه تعطیل باشد.

جهت افزودن تقویم موارد زیر را دنبال نمایید :

  • کلید اضافه را زده و نام تعطیلات را وارد می نماییم.
  • سال موردنظر را انتخاب می نماییم.
  • می توان با انتخاب هر تاریخ توسط کلیک ماوس آن را تعطیل تعریف نمود. همچنین می توان جهت تعریف راحت تر روزهای خاص هفته در همه سال از گزینه های تعطیل کردن روزهای ... استفاده نمود.
  • در انتها کلید ذخیره را می زنیم.

تعریف تقویم در نرم افزار حضور و غیاب

تعریف مرخصی / ماموریت :
مرخصیها :

مرخصی به معنای ترک محل کار در زمان کاری شرکت با اجازه شرکت می باشد. بنا به استفاده مختلف شرکتها، امکان تعریف انواع مرخصی در این سیستم وجود دارد. همچنین امکان تعریف مرخصی ساعتی از جنس مرخصی روزانه وجود دارد. جهت تعریف مرخصی و یا ماموریت جدید، کلید اضافه را زده و پس از تعریف ماموریت و یا مرخصی، کلید ذخیره را می زنیم.

تعریف مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب

  1. نام مرخصی: نام مرخصی موردنظر را وارد می نماییم.
  2. آیا این مرخصی کارکرد محسوب می شود: کارکرد پرسنل عبارت از مجموع روزهای حضور و مرخصی های مشخص شده در این گزینه و روزهای تعطیل می باشد. غیبت و بعضی از مرخصی ها جزء حضور و یا کارکرد محسوب نمی شوند مانند مرخصی بدون حقوق. در اینجا امکان انتخاب مرخصی هایی که از نظر شما کارکرد محسوب می شوند وجود دارد.
  3. فعال: گاهی نیاز می شود مرخصی تعریف شده در مدتی فعال شده و در زمانی دیگر غیر فعال شود و دیگر کاربردی ندارد مانند مرخصی زایمان، مرخصی آموزشی، فوت بستگان درجه یک و ... با فعال بودن هر نوع مرخصی، می توان در سیستم از آن استفاده نمود (در صدور مرخصی مربوطه و گزارشات) و با غیرفعال شدن آن دیگر نمی توان از مرخصی فوق استفاده نمود.
  4. مرخصی در روز تعطیل در نظر گرفته شود: اگر مرخصی ثبت شده در روز تعطیل قرار گیرد با انتخاب این گزینه مرخصی محاسبه خواهد شد و در غیر اینصورت مرخصی در نظر گرفته نمی شود.
  5. معادل مرخصی در دستگاه حضور و غیاب: در دستگاه حضور و غیاب مدل PX چهار نوع مرخصی ساعتی و در دستگاه حضور و غیاب مدل Timax هشت نوع مرخصی ساعتی قابل تعریف می باشد. در این گزینه امکان اختصاص هر نوع مرخصی ساعتی به نوع روزانه وجود دارد.
ماموریتها :

ماموریت به معنای انجام فعالیت برای شرکت در محلی غیر از محیط شرکت می باشد. بنا به استفاده مختلف شرکتها، امکان تعریف انواع ماموریتها ی روزانه و ساعتی در این سیستم وجود دارد. همچنین امکان تعریف ماموریت ساعتی از جنس ماموریت روزانه وجود دارد.

تعریف ماموریت در نرم افزار حضور و غیاب

  1. نام ماموریت: نام ماموریت موردنظر را وارد می نماییم.
  2. معادل ماموریت در ساعت: در دستگاه حضور و غیاب مدل PX چهار نوع ماموریت ساعتی و در دستگاه حضور و غیاب مدل Timax هشت نوع ماموریت ساعتی قابل تعریف می باشد. در این گزینه امکان اختصاص هر نوع ماموریت ساعتی به نوع روزانه وجود دارد.
چارت سازمانی :

درهمه شرکتها، موسسات و ادارات، بخشها و زیربخشهای مختلفی وجود دارد. هر بخش ممکن است زیر نظر بخش دیگری باشد. به این نوع تقسیم بندی چارت سازمانی گفته می شود. برای درک بهتر مثال ساده ای از یک شرکت می زنیم. در فلوچارت زیر تعدادی از بخشهای یک شرکت به عنوان مثال نمایش داده شده است .

چارت سازمانی نرم افزار حضور و غیاب

نمودار سازمانی نرم افزار حضور و غیاب

در چارت سازمانی هر مدیر می تواند در قسمت دسترسی خود فعالیت نماید مثلا گزارشهای زیربخشهای خود را مشاهده نماید و مدیر زیر دست وی امکان مشاهده گزارشهای پرسنل بخشهای دیگر را ندارد. مثلا بخش امور مالی گزارشهای پرسنل حسابداری را مشاهده نموده ولی نمی تواند گزارشهای بخش آموزش را مشاهده نماید.

همانطور که در بالا بیان شد هر سازمان دارای بخشها و زیربخشهای مختلف می باشد. هر بخش اصلی را ریشه و زیربخش هرکدام را فرزند می نامیم. برای تعریف چارت سازمانی ابتدا ریشه (مدیریت) و سپس فرزندها(زیربخشها) را تعریف می کنیم.

برای ایجاد سطوح دسترسی از گزینه مدیریت کاربران، سطوح دسترسی و کاربران را تعریف می نماییم و به هربخش تعریف شده در چارت سازمانی کاربری را اختصاص می دهیم. همچنین برای مشخص نمودن دسترسی هر کاربر به اطلاعات پرسنل باید پرسنل موردنظر رابه این کاربر اختصاص داد. (یعنی این کاربر به اطلاعات کدامیک از پرسنل دسترسی خواهند داشت.)

برای توضیح بیشتر فرض می کنیم مسئول واحد خدمات پس از فروش فقط نیاز به گزارش گیری از پرسنل خود دارد و به قسمتهای دیگر نرم افزار کاری ندارد و گزارش گیری از پرسنل خارج از این بخش مقدور نمی باشد. برای تعریف چارت سازمانی این فرد عملیات زیر را انجام می دهیم:

  1. از مدیریت کاربران سطح دسترسی گزارش گیری را انتخاب نموده به آن نام مشخصی می دهیم(مثلا گزارش).
  2. از مدیریت کاربران، کاربر موردنظر را تعریف کرده به آن سطح دسترسی گزارش را اختصاص می دهیم.
  3. در چارت سازمانی جایگاه این شخص را مشخص نموده (چارت سازمانی را تعریف می کنیم) و کاربر تعریف شده از قبل در مدیریت کاربران را به آن اختصاص داده و پرسنل قابل دسترس را نیز مشخص می نماییم.
  4. فعال سازی چارت سازمانی: سازمانها و یا شرکتها دارای واحدها و بخشهای مختلف می باشند (مانند اموراداری) و هر واحد خود ممکن است دارای چند بخش باشد. با فعال نمودن این گزینه امکان استفاده از این طبقه بندی وجو خواهد داشت. چارت سازمانی در تفکیک گزارشها بصورتیکه هر مسئول بتواند فقط پرسنل زیر گروه خود را مشاهده نماید مورد استفاده قرار می گیرد.

اطلاعات پرسنلی :

اطلاعات پرسنلی نرم افزار حضور و غیاب

ورود اطلاعات پرسنلی :
• اطلاعات پایه پرسنل:
  1. اطلاعات پرسنلی:
    در این گزینه امکان ورود اطلاعات اصلی پرسنل وجود دارد. ورود اطلاعات برخی از این پارامترها اجباری است مثل (شماره کارت، نوع استخدام، نوع کارتزنی، گروه کاری، تاریخ شروع به کار، تاریخ خاتمه کار و محل خدمت ) و بعضی دیگر اجباری نیستند. فقط شماره کارت پس از ذخیره قابل ویرایش نیست و بقیه پارامترها را می توان در صورت نیاز ویرایش نمود. تعدادی از این پارامترها جهت راحتی در تعاریف جهت اختصاص به دیگر پرسنل قابل تعمیم می باشند. با انتخاب گزینه تعمیم پنجره فیلتر با انتخاب های نام، نام خانوادگی، شماره پرسنلی، شماره کارت، تاریخ استخدام، محل خدمت و گروه کاری باشرایط مختلف مساوی، کوچکتر، بزرگتر و ... در اختیار ما قرار می گیرد. برای حذف پرسنل کافی است از لیست فرد را انتخاب نموده کلید حذف و سپس ذخیره را بزنیم.
    اطلاعات پایه پرسنل نرم افزار حضور و غیاب
    1. شماره کارت: تعداد ارقام شماره کارت را در گزینه تنظیمات اولیه (1-1-1) تعریف نموده ایم . شماره کارت در سیستم منحصر به فرد می باشد. شماره کارت قبل از ذخیره قابل ویرایش بوده و پس از آن دیگر ویرایش نمی شود.
    2. نام و نام خانوادگی: ورود نام و نام خانوادگی
    3. شماره پرسنلی: تعداد کاراکترهای شماره پرسنلی نیز مانند شماره کارت در گزینه تنظیمات اولیه (1-1-2) تعیین شده است. شماره پرسنلی با ویرایش قابل تغییر است.
    4. نوع استخدام: انتخاب نوع استخدام نوعی دسته بندی بر روی پرسنل می باشد. انواع استخدام را در گزینه تنظیمات می توان تعریف نمود.
    5. نوع کارتزنی:نوع کارتزنی نحوه محاسبه و رفت و آمد هر شخص را مشخص می نماید. در اینجا سه نوع کارتزنی داریم.

      1. شماره کارت: تعداد ارقام شماره کارت را در گزینه تنظیمات اولیه (1-1-1) تعریف نموده ایم . شماره کارت در سیستم منحصر به فرد می باشد. شماره کارت قبل از ذخیره قابل ویرایش بوده و پس از آن دیگر ویرایش نمی شود.
      2. نام و نام خانوادگی: : ورود نام و نام خانوادگی
      3. شماره پرسنلی: تعداد کاراکترهای شماره پرسنلی نیز مانند شماره کارت در گزینه تنظیمات اولیه (1-1-2) تعیین شده است. شماره پرسنلی با ویرایش قابل تغییر است.
      4. نوع استخدام: انتخاب نوع استخدام نوعی دسته بندی بر روی پرسنل می باشد. انواع استخدام را در گزینه تنظیمات می توان تعریف نمود.
      5. نوع کارتزنی: نوع کارتزنی نحوه محاسبه و رفت و آمد هر شخص را مشخص می نماید. در اینجا سه نوع کارتزنی داریم:

        • عادی: در کارتزنی عادی محاسبات براساس شیفت ها انجام شده و اولین کارت ورود و کارت دوم خروج در نظر گرفته می شود و تعدا کارتها باید زوج باشد.
        • ساعتی: کارکرد ساعتی به معنای کارکرد برحسب ساعت می باشد. و پرسنل این گروه به ازاء هرساعت کارکرد حقوق دریافت خواهند کرد. کارتزنی در این حالت مانند کارتزنی عادی می باشد و محاسبات طبق ساعت کارکرد فرد انجام می پذیرد. در صورت تعریف مقدار حضور موظفی در طول یک روز و یا در طول دوره، در گزینه پارامترهای گروه کاری (1-8-2-9-5)، کارکرد بیش از سقف می تواند اضافه کار محسوب گردد. درمحاسبات کارکرد ساعتی به شروع نوبت و پایان نوبت تعریف شده درشیفت توجه نمی شود ولی باید تردد بین شروع و محدوده کارتزنی صورت پذیرد.
        • نامحدود: گاهی کارکرد پرسنل از محدوده شیفت عبور می نماید به این نوع تردد نامحدود گفته می شود. این نوع کارتزنی با کارتزنی عادی تفاوت دارد حتما باید ابتدا کلید ورود ( کارت ورود) را زده سپس کارت خود را ثبت نماییم و همچنین هنگام خروج ابتدا کلید خروج را زده سپس کارت خود را می زنیم. در این نوع کارتزنی اگر خروج شخص از محدوده کارتزنی شیفت عبور کند بطور خودکار برای این شماره کارت قبل از اتمام محدوده کارتزنی آن روز یک خروج و بعد ازشروع کارتزنی روز بعد یک ورود ثبت می نماید که در گزارش قابل مشاهده است. لازم به ذکر است اگر تردد بدون زدن کلید ورود و خروج صورت پذیرد سیستم خطا نمایش خواهد داد.
      6. گروه کاری : هر فرد باید طبق الگوی تعریف شده تردد نماید. این الگو را توسط گروه کاری به پرسنل اختصاص می دهیم. بنابر این در انتخاب گروه کاری پرسنل دقت نمایید.
      7. تاریخ شروع بکار: برای هر فرد می توان تاریخ شروع بکار تعریف کرد . اگر برای یک شماره کارت، در سیستم کارتزنی صورت گرفته باشد ( کارت قبلا برای فرد دیگری بوده و از سیستم حذف شده باشد) برای اینکه از تاریخ موردنظر ما به قبل هیچ محاسبه ای انجام نگیرد تاریخ شروع به کار را وارد می نماییم. ورود این گزینه اجباری است و نباید از تاریخ خاتمه کار بزرگتر باشد.
      8. تاریخ خاتمه کار: تاریخ انتهای کارکرد هر فرد در شرکت را مشخص می نماییم تا از آن تاریخ به بعد هیچگونه محاسبه ای صورت نگیرد. ورود این تاریخ اجباری است و نباید از تاریخ شروع بکار کوچکتر باشد.
      9. محل خدمت: پست سازمانی هر فرد محل خدمت او را مشخص می نماید مثلا کارگزینی، تولید، امور مالی و ... . در فیلتر جهت گزارشگیری از محل خدمت خاص می توان از این گزینه استفاده نمود. ورود این گزینه نیز اجباری است.
  2. مجوزهای پرسنلی:
    برای هر فرد می توان مجوز اضافه کاری های مختلف و یا کار در روز تعطیل و پنجشنبه و جمعه صادر نمود و یا مانع آن شد. این پارامترها نیز قابل تعمیم می باشند.
    1. مجوز اضافه کاری اول وقت: با انتخاب این گزینه اجازه همیشگی اضافه کار اول وقت به این فرد داده می شود.
    2. مجوز اضافه کاری آخر وقت: با انتخاب این گزینه اجازه همیشگی اضافه کار آخر وقت به این فرد داده می شود.
    3. مجوز اضافه کارمیان روز: با انتخاب این گزینه اجازه همیشگی اضافه کار میان روز به این فرد داده می شود.
    4. مجوز کار در تعطیلات: با انتخاب این گزینه اجازه کار در تعطیلات به این فرد داده می شود.
    5. مجوز کار در روزهای جمعه: با انتخاب این گزینه اجازه کار در روزهای جمعه به این فرد داده می شود.
    6. مجوز کار در روزهای پنجشنبه: با انتخاب این گزینه اجازه کار در روز پنجشنبه به این فرد داده می شود.
• جزئیات:

در این قسمت اطلاعات تکمیلی هر فرد که شامل پارامترهای زیر می باشد را می توان وارد نمود. ورود این اطلاعات اختیاری است.

نام پدر، شماره شناسنامه، محل تولد، محل صدور، جنسیت، میزان تحصیلات، رشته تحصیلی، محل تحصیل، وضعیت تاهل، تعداد فرزندان، سمت، تاریخ تولد، شماره تماس، آدرس، کد ملی و کد پستی.

• سقف مرخصیهای پرسنل :

سقف مرخصی به معنای حداکثر مرخصی قابل استفاده هر نفر می باشد. برای هر نوع مرخصی تعریف شده در سیستم می توان سقف تعیین نمود. دو نوع سقف برای مرخصی ماهیانه و سالیانه قابل تعریف است . لازم به ذکراست تمام پارامترهای این بخش بر حسب ساعت و دقیقه می باشند. تمام گزینه های این بخش قابل تعمیم به دیگران می باشند. در انتهای پنجره گزینه تعمیم همه جهت تعمیم تمام گزینه های تنظیم شده به دیگران در اختیار ما می باشد.

سقف مرخصی های پرسنل نرم افزار حضور و غیاب

  1. مرخصی: در این گزینه نوع مرخصی را جهت تعیین سقف و تنظیمات این قسمت انتخاب می نماییم.
  2. سقف مرخصی قابل استفاده در ماه: برای استفاده از مرخصی در ماه می توان سقف تعیین نمود. این سقف در صورت تعریف سقف مرخصی سالیانه قابل تعریف می باشد. اگر سقف مرخصی تعریف شده از سقف سالیانه بیشتر باشد علامت خطا کنار گزینه های قابل تنظیم ظاهر می شود.
  3. سقف انتقال مرخصی ماهیانه: اگر از مرخصی استفاده نشود می توان آن را و یا مقداری از آن را به ماه بعد منتقل نمود. در این گزینه مقدار مرخصی قابل انتقال را تعریف می کنیم.
  4. مقدار مرخصی انتقال یافته از سال قبل: گاهی پرسنل از مرخصی سالیانه بطور کامل استفاده نمی کنند و شرکت اجازه انتقال مرخصی سال گذشته را به سال جاری می دهد. برای تعیین مقدار قابل انتقال مرخصی از سال گذشته به سال جاری از این گزینه استفاده می شود. مقدار برحسب ساعت و دقیقه می باشد.
  5. سقف مرخصی سالیانه: سقف مرخصی سالیانه مقدار مرخصی قابل استفاده هر شخص در یک سال می باشد. در ورود سقف مرخصی دقت نمایید اگر از میان سال از نرم افزار استفاده می نمایید مقدار باقیمانده مرخصی تا انتهای سال را وارد نمایید.
  6. سقف انتقال مرخصی سالیانه: در صورت عدم استفاده کامل مرخصی سالیانه، به میزان تعیین شده در این گزینه می توان مرخصی باقیمانده را به سال بعد انتقال داد.
  7. آیا قابل بازخرید است؟ در مورد مرخصی های استفاده نشده از سال قبل چند تصمیم می توان اتخاذ نمود . در این گزینه اجازه باز خرید مرخصی داده می شود. پس از تایید بازخرید مرخصی ها از سیستم حذف خواهد شد برای این کار از گزینه بازخرید مرخصی ها (2-5) می توان مرخصی های باز خرید شده را صفر نمود.
  8. اجازه مرخصی بیشتر از سقف ماهیانه دارد؟ می توان به هر شخص اجازه استفاده بالاتر از سقف تعیین شده مرخصی را داد. اگر اجازه استفاده بالاتر از سقف داده نشود در گزارش باقیمانده مرخصی بصورت منفی ظاهر خواهد شد.
  9. باقیمانده مرخصی سالیانه دارد؟ با انتخاب این گزینه، مقدار مرخصی مصرف نشده محاسبه می شود و پس از انتخاب این گزینه مرخصی های مصرف نشده قابل انتقال به سال بعد و یا باز خرید می باشند.
  10. قابل انتقال است؟ انتخاب این گزینه اجازه انتقال مرخصی مصرف نشده را به سال بعد می دهد.
صدور مرخصی / ماموریت :

برای صدور مرخصی و یا ماموریت ساعتی و یا روزانه از این گزینه استفاده می شود. برای این منظور ابتدا فرد موردنظر را باید انتخاب نمود بنابراین کلید انتخاب پرسنل را می زنیم . برای راحتی کار شما با ورود به این قسمت بطور خودکار پنجره جستجوی پرسنل گشوده می گردد که می توانید پرسنل موردنظرتان را انتخاب کنید. جهت صدور ابتدا کلید اضافه مربوط به روزانه و یا ساعتی را زده سپس اطلاعات را وارد نموده سپس کلید ذخیره را می زنیم. در زیر گزینه های این بخش شرح داده می شود.

جستجو پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب جامع

  1. انتخاب پرسنل: با کلیک روی این گزینه فیلتر جستجوی پرسنل گشوده می شود در این فیلتر گزینه های مختلف مربوط به اطلاعات پرسنلی با انتخابهای برابر، نابرابر، بزرگتر از، کوچکتر از، بزرگتر یا مساوی، کوچکتر یا مساوی، از تاریخ و تا تاریخ در اختیار ما می باشد. برای مشاهده همه پرسنل، هیچ شرط یا فیلتری نمی گذاریم.
  2. نمایش سقف: این گزینه سقف مرخصی های تعریف شده و مصرف مرخصیها و باقی مانده آنها را تا زمان گزارش گیری نمایش می دهد.
  3. مرخصی / ماموریت : انتخاب مرخصی و یا ماموریت .
  4. نوع مرخصی / ماموریت: نوع مرخصی مثل استحقاقی و یا استعلاجی و یا... و ماموریت را انتخاب می نماییم.
  5. روزانه/ ساعتی: این گزینه مرخصی و یا ماموریت روزانه و یا ساعتی را نمایش می دهد.
  6. از تاریخ : تاریخ ثبت مرخصی و یا ماموریت را وارد می نماییم. در صدور مرخصی و یا ماموریت روزانه از تاریخ تا تاریخ را خواهیم داشت و در ساعتی فقط تاریخ صدور را داریم.
  7. از ساعت تا ساعت : زمان مصرف مرخصی و یا ماموریت را درج می کنیم.

صدور مرخصی روزانه

صدور مجوز اضافه کاری :

اجازه اضافه کار در دو گزینه از برنامه قابل تعریف است . اول در اطلاعات پرسنلی اجازه اضافه کاری برای هر شخص بطور کلی صادر می شود (یعنی این شخص کلا اجازه اضافه کار دارد یاخیر) و دوم در این گزینه است . در اینجا صدور مجوز اضافه کار برای زمانهای خاص می باشد. یعنی در تاریخ و یا تاریخهای خاص به میزان تعیین شده مجوز اضافه کار تعیین می شود.

با ورود به این قسمت ابتدا پنجره انتخاب پرسنل گشوده می شود که می توان فرد یا افراد موردنظر را انتخاب نمود. برای صدور مجوز ابتدا کلید اضافه را زده سپس تعاریف را انجام می دهیم . در پایان کلید ذخیره را می زنیم . پیغام اختصاص این مجوز برای همه پرسنل روی صفحه ظاهر می شود اگر تایید کنیم، این مجوز به همه پرسنل انتخاب شده در لیست اختصاص خواهد یافت. در صورتیکه مجوزی را ویرایش و ذخیره نماییم بازهم پیغام اختصاص مجوز به همه پرسنل ظاهر خواهد شد. با تایید این گزینه تغییرات بوجود آمده برای پرسنل لیست اخیر که دارای این مجوز بوده اند انجام می گیرد.

صدور مجوز اضافه کاری نرم افزار حضور و غیاب پالیزافزار

  1. از تاریخ تا تاریخ : تعریف محدوده تاریخ موردنظر جهت صدور مجوز اضافه کار.
  2. مقدار اضافه کاری: برای دوره تعیین شده می توان مقدار مجاز اضافه کار را تعیین نمود. مثلا در محدوده تاریخی تعیین شده، شخص به اندازه 12ساعت مجاز به اضافه کارمی باشد. با تعیین این مقدار اضافه کار بیش از این میزان پذیرفته نیست و در گزارش نمی آید.
  3. حداکثر اضافه کاری درهر روز: مجوز حداکثر اضافه کار در هر روز را مشخص می نماییم.
  4. حداقل اضافه کاری درهر روز: مجوز حداقل اضافه کار در هر روز را مشخص می نماییم.
  5. نوع اضافه کاری: برای هر نوع اضافه کار می توان مجوز صادر نمود بنابراین نوع آن را انتخاب می نماییم. اضافه کار اول وقت، وسط وقت، آخر وقت تعیین شده اند. باید توجه داشت با دادن مجوز اضافه کار در قسمت اطلاعات پرسنلی صدور مجوزدر این قسمت بی تاثیر خواهد بود.
  6. انتخاب پرسنل: برای انتخاب یک یا چند نفر از پرسنل جهت صدور مجوز از این گزینه استفاده می شود. در اینجا بر اساس اطلاعات پرسنلی فرد شامل نام خانوادگی، شماره کارت، شماره پرسنلی، گروه کاری، محل خدمت و نوع کارتزنی با فیلترهای برابر، نابرابر، بزرگتر از، کوچکتر از، بزرگتر یا مساوی، کوچکتر یا مساوی و مهم نیست در اختیار ما می باشد. کلمه مهم نیست فیلتر را غیر فعال می نماید و در صورت عدم انتخاب گزینه ها با زدن کلید جستجو تمام پرسنل را در لیست نمایش می دهد.
انتقال مرخصی ها :

با انتخاب این گزینه باقی مانده مرخصی به مقدار مرخصی سال بعد انتقال می یابد و این باقی مانده صفر می شود. این انتقال در سقف مرخصی سال بعد قابل مشاهده خواهد بود.

انتقال مرخصی در نرم افزار جامع حضور و غیاب

بازخرید مرخصی ها :

با انتخاب این گزینه باقی مانده مرخصی صفر خواهد شد.

حذف اطلاعات زائد :

اطلاعات ذخیره شده در سیستم شامل پارامترهای مختلف می باشد. امکان حذف هرکدام از این پارامترها بصورت جداگانه قابل انجام می باشد. ابتدا فرد یا افراد موردنظر و نوع اطلاعات را انتخاب کرده سپس بازه تاریخ را تعیین نموده کلید اعمال را می زنیم.

حذف اطلاعات زائد پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب جامع

  • اطلاعات محاسبه شده: اطلاعات پردازش شده و یا محاسبه شده شامل کل اطلاعات قابل گزارشگیری سیستم می باشد. در صورت نیاز امکان حذف این اطلاعات می باشد. لازم به ذکر است با حذف این اطلاعات اصل اطلاعات شامل اطلاعات خام دریافتی از دستگاه حضور و غیاب که محاسبه نشده است حذف نمی گردد.
  • ترددهای پرسنل: تردد پرسنل شامل تمام ترددهای ورود، خروج، مرخصی نوع اول و یا... می باشد با انتخاب این گزینه و تعیین نوع تردد می توان اطلاعات را حذف نمود.
  • مرخصیهای پرسنل: ثبت مرخصی ساعتی از دو طریق دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار امکان پذیراست و انتخاب این گزینه شامل کل مرخصیهای ثبت شده ساعتی توسط دستگاه حضور و غیاب می باشد. با انتخاب نوع مرخصی می توان اطلاعات آن را حذف نمود.
  • ماموریتهای پرسنل: این گزینه هم مانند مرخصیهای پرسنل عمل می کند.
  • اطلاعات تصویبی: در اطلاعات پایه امکان تعریف مقادیر تصویبی که شامل پارامترهای متن، عددی و تاریخ می باشد وجود دارد این مقادیر از طریق مدیریت تصمیم گیری شده و می تواند در گزارشها نیز بیاید.(مثل اضافه کار تصویبی) با انتخاب این گزینه می توان اطلاعات تصویبی را حذف نمود.
  • ترددهای اصلاح شده: در گزینه تصحیح اطلاعات روزانه امکان اصلاح تردد و یا تغییر نوع کارتزنی وجود دارد . این اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب دریافت نشده است بلکه به صورت دستی ایجاد گردیده است. در این گزینه با انتخاب نوع تردد اطلاعات اصلاح شده حذف خواهد شد.
  • مرخصیهای اصلاح شده: در گزینه تصحیح ایاب و ذهاب امکان اصلاح مرخصیها نیز وجود دارد. در اینجا امکان حذف مرخصیهای اصلاح شده با انتخاب نوع آن وجود دارد.
  • ماموریتهای اصلاح شده: این گزینه نیز مانند مرخصیهای اصلاح شده عمل می شود.
  • بازیابی پرسنل حذف شده: ابتدا از گزینه انتخاب پرسنل فرد یا افراد موردنظر را لیست نموده سپس با زدن کلید اعمال اطلاعات فرد حذف شده از لیست پرسنل به سیستم باز خواهد گشت.
  • حذف دائمی اطلاعات پرسنل: اگر نیاز باشد پرسنل حذف شده را بصورت دائمی از سیستم حذف نماییم از این گزینه استفاده می شود. باحذف دائم پرسنل حذف شده دیگر امکان بازیابی اطلاعات آن پرسنل وجود ندارد و بعد از آن می توان پرسنل دیگری با همان شماره کارت در سیستم وارد نمود.
  • حذف همه اطلاعات پرسنل: با استفاده از این گزینه می توان همه اطلاعات تردد ثبت شده شامل تردد، مرخصی، ماموریت و... را برای تعداد و یا تمامی پرسنل حذف نمود.

تغییرات موقت :

اگر در شیفت یا گروه تعریف شده، تغییر غیردائمی پیش بیاید از دو گزینه تغییر موقت شیفت و یا تغییر موقت گروه کاری استفاده می کنیم. با یک مثال تغییر موقت را بیشتر توضیح می دهیم. فردی در شیفت اداری از ساعت 8 الی 16 مشغول به کار است در دوره خاصی از تاریخ (ماه مبارک رمضان) ساعت کار این شخص یک ساعت کاهش می یابد و خروج را ساعت 15 در نظر می گیرند برای این منظور شیفت دیگری با شرایط جدید تعریف می نماییم و برای این دوره تغییر موقت شیفت با شیفت جدید اختصاص می دهیم.

مثالی دیگر : فرض می کنیم محل خدمت این فرد برای مدت کوتاهی از اداری به تولید منتقل می شود و ساعت کاری بخش تولید به گونه ای دیگر است. بنابراین گروه کاری این شخص درمدت در نظر گرفته شده از اداری به تولید تغییر می یابد.

تغییر موقت شیفت نرم افزار حضور و غیاب جامع

تغییر موقت شیفت :

گاهی نیاز است شیفت اختصاص داده شده پرسنل در بعضی از روزها تغییر نماید. برای این منظور از تغییر موقت شیفت استفاده می شود. ابتدا از گزینه انتخاب پرسنل، گروه کاری و تاریخ موردنظر را انتخاب نموده، کلید ویرایش را می زنیم. سلول، سطر و یا ستون موردنظر را انتخاب کرده شیفت جایگزین را انتخاب نموده کلید ذخیره را می زنیم. برای حذف تغییر موقت شیفت تعریف شده ابتدا کلید حذف را زده سلول، سطر و یا ستون روزها را انتخاب می نماییم سپس کلید ذخیره را می زنیم.

تغییر موقت گروه کاری نرم افزار حضور و غیاب

  • نحوه انتخاب: انتخاب روز تغییر شیفت به سه حالت سلول، سطر و ستون امکان پذیر است.
  • تغییر به شیفت: برای انتخاب نوع شیفت جایگزین از این گزینه استفاده می شود.
  • ویرایش: برای ورود به تغییر شیفت از این گزینه کمک می گیریم.
  • حذف: برای حذف تغییرات شیفت از این گزینه استفاده می شود.
  • لغو: برای صرف نظر کردن از انجام کار از این گزینه کمک گرفته می شود.
تغییر موقت گروه کاری :

گاهی نیاز می شود گروه کاری پرسنل شامل یک یا چند شیفت اختصاص داده شده تغییر یابد. (مثلا فردی از خدمات به بخش اداری منتقل می شود.) برای انجام این تغییر ابتدا باید فرد یا افراد موردنظر انتخاب شوند. اگر تغیییرات جدید بوده و قبلا انجام نگرفته است کلید اضافه را می زنیم. محدوده تاریخ انجام تغییرات را وارد نموده سپس گروه جایگزین را انتخاب کرده کلید ذخیره را می زنیم. اگر تغییرات قبلا انجام شده و دوباره می خواهیم این تغییرات را تصحیح یا تغییر دهیم. کلید ویرایش را زده و کار را انجام می دهیم. برای حذف تغییر گروه ابتدا گروه تغییر یافته را انتخاب نموده سپس کلیدهای حذف و ذخیره را می زنیم.

  • از تاریخ تا تاریخ: در اینجا محدوده تاریخ جهت تغییر گروه کاری وارد می شود.
  • تغییر گروه کاری به: انتخاب عناوین گروه کاری جهت جایگزینی قابل انتخاب می باشند.
  • ویرایش: برای اصلاح تغییر گروه کاری از این گزینه کمک می گیریم.
  • حذف: برای حذف تغییرات گروه کاری از این گزینه استفاده می شود.
  • لغو: برای صرف نظر کردن از انجام کار از این گزینه کمک گرفته می شود.

پرونده :

گزینه های اطلاعات دریافت شده از دستگاه، پردازش اطلاعات، تصحیح اطلاعات روزانه، تعدیل و گرد کردن مقادیر و مقادیر تصویبی در این بخش گنجانده شده اند.

ورود اطلاعات فایل خام ساعت نرم افزار حضور و غیاب جامع

ورود اطلاعات فایل خام ساعت :

برای انتقال اطلاعات تردد دریافت شده پرسنل از دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار از این گزینه کمک می گیریم. همچنین امکان انتقال اطلاعات دریافت شده از سیستم های حضور و غیاب غیر از پالیزافزار وجود دارد. هر سیستم حضور و غیاب دارای تنظیمات خاص خود می باشد. در اینجا امکان تنظیمات مختلف جهت ورودی از هر سیستم وجود دارد.

پردازش اطلاعات نرم افزار حضور و غیاب جامع

انتخاب فایل:
سیستم به صورت پیش فرض آماده فراخوانی فایل اطلاعات تردد دریافت شده از دستگاه حضور و غیاب پالیز می باشد. این اطلاعات به صورت یک فایل TXT است که توسط برنامه های ارتباطی از دستگاههای پالیز دریافت می شوند. با کلیک روی این گزینه پنجره فراخوانی گشوده شده و می توان فایل را باز نمود. پس از فراخوانی، نام و آدرس فایل، مقابل مسیر فایل ورود/خروج درج خواهد شد. اگر از فایل غیر از پالیز افزار استفاده می کنید باید ابتدا فایل تنظیم شده را که به نام شرکت ثبت کرده اید انتخاب نموده سپس گزینه انتخاب فایل را کلیک نمایید.
وارد کردن داده:
برای انتقال اطلاعات تردد فایل انتخاب شده به نرم افزار از این گزینه استفاده می شود.
پردازش اطلاعات وارد شده:
اگر این گزینه انتخاب شده باشد با کلیک روی گزینه وارد کردن داده پس از انتقال اطلاعات، پنجره پردازش اطلاعات گشوده می شود و با تنظیم تاریخ، فرمان اعمال محاسبه انجام خواهد شد.
فعال کردن تنظیمات:
با این گزینه می توان تنظیمات مربوط به فایهای غیر از پالیز افزار را انجام داد. برای اینکه بتوانیم اطلاعات خام TXT دستگاه حضور و غیاب شرکتهای دیگر را جهت پردازش اطلاعات استفاده نماییم، باید تنظیمات مربوط به فایل خام دریافت شده را انجام دهیم تا سیستم اطلاعات (ورود و خروج و تاریخ و ...) بطور صحیح از این فایل TXT برداشت نماید. این تنظیمات شامل طول پارامترها، مکان پارامترها، نوع و قالب یا مدل تاریخ می باشد.
اطلاعات با جداکننده مجزا شده اند:
در صورتی که متن داخل فایل TXT توسط کاراکترخاصی از هم مجزا شده باشند برای اجازه تعریف کاراکتر مجزا کننده از این گزینه استفاده می گردد.
Timax USB:
جهت انتقال اطلاعات از فایل TXT دریافت شده توسط فلش مموری از دستگاه تایمکس مورد استفاده قرار می گیرد.
Unis USB:
جهت انتقال اطلاعات از فایل TXT دریافت شده از دستگاه Virdi مورد استفاده قرار می گیرد.
پردازش اطلاعات:

برای انجام محاسبات برنامه از این گزینه استفاده می شود. با انتخاب این گزینه پنجره پردازش اطلاعات شامل انتخاب مشخصات پرسنل به همراه محدوده تاریخ پردازش و انتخاب گرد کردن و تعدیل مقادیر را در اختیار خواهیم داشت.

تصحیح اطلاعات پرسنل نرم افزار حضور و غیاب جامع

فیلتر مشخصات:
شامل پارامترهای نام خانوادگی، شماره کارت، نوع کارتزنی، تاریخ استخدام، شماره پرسنلی، گروه کاری محل خدمت و نوع استخدام می باشد.
محدوده تاریخ:
برای انجام محاسبات در محدوده موردنظر تاریخ ابتدا و انتهای آن را وارد می کنیم.
گرد کردن اطلاعات پردازش شده هر روز:
گرد کردن اعداد در این سیستم جهت دقیقه های اعداد بکار می رود. انتخاب گزینه گرد کردن در اینجا جهت یک روز کاری بکار می رود و اگر برای یک دوره نیاز به گرد کردن داشته باشیم باید در گزارش گیری این انتخاب را انجام دهیم.
تعدیل اطلاعات پردازش شده هر روز:
تعدیل مقادیر در اینجا فقط جهت یک روز کاری صورت می گیرد و در صورت نیاز به تعدیل در طول دوره گزارش باید از طریق گزارش گیری این کار صورت گیرد.
تصحیح اطلاعات روزانه :

در این قسمت امکان مشاهده و تغییرات در ترددها (اصلی، خام، ویرایش شده،حذف شده و یا اضافه شده) با قید ساعت و تاریخ تغییر، امکان صدور مرخصی، ماموریت ساعتی و روزانه، امکان مشاهده اطلاعات شیفت و گروه کاری برای هر روز و هر شخص وجود دارد.

اطلاعات پرسنل نرم افزار حضور و غیاب جامع

اطلاعات پرسنل :

در این پنجره لیست تاریخ، روز، وضعیت، شیفت، اولین و آخرین کارتزنی در طول شیفت، تعداد تردد، حضور، تاخیر، تعجیل، کل کسر کار، کل اضافه کار، شب کاری، تعطیل کاری، اضافه کار تعطیل، مرخصی ساعتی و ماموریت ساعتی در طول دوره انتخاب شده قابل مشاهده است. این پنجره فقط محیط مشاهده است و از اینجا تغییرات اعمال نمی شود. در این پنجره نام فرد انتخاب شده در بالای لیست قابل مشاهده است. با انتخاب تاریخ موردنظر اطلاعات مختلف مربوط به وی را در پنجره های دیگر خواهیم داشت. در صورتیکه یکی از گزینه های نتایج خطادار، ترددهای ناقص و غیبتها انتخاب شده باشد اطلاعات این پنجره به آن اختصاص خواهد یافت.

اطلاعات پرسنل نرم افزار حضور و غیاب

انتخاب نوع فعالیت در تصحیح اطلاعات روزانه:

این گزینه ها عبارتند از انتخاب پرسنل، ویرایش ترددها، مرخصی ساعتی، ماموریت ساعتی، صدورمجوز روزانه، پردازش، اطلاعات شیفت و اطلاعات گروه کاری. با استفاده از کلید های عملیاتی می توان دسترسی سریعتر به گزینه های مختلف داشت. مانند:

  • F3 : انتخـــاب پــرسنل
  • F4 : ویــرایش ترددها
  • F5 : پردازش
  • F6 : مرخصی پرسنل
  • F7 : ماموریت ساعتی
  • F8 : حذف رکورد
  • F11 : صدور مجوز روزانه

انتخاب نوع فعالیت در تصحیح اطلاعات روزانه

  • انتخاب پرسنل:
    برای انتخاب یک یا تعدادی از پرسنل با امکان فیلتر کردن از این گزینه استفاده می شود. برای گزینه های نام خانوادگی، شماره کارت، شماره پرسنلی، گروه کاری، محل خدمت و نوع کارتزنی، قابلیت انتخاب بصورت فیلتر میسر می باشد. برای مثال لیست تردد شماره کارتهای بزرگتراز 0010 از تاریخ 01/04/1388 تا 25/04/1388 می توان انتخاب نمود. با این کار در لیست پرسنل انتخاب شده بعد از شماره کارت 10 قابل مشاهده خواهد بود. برای مشاهده لیست تمام پرسنل از فیلتر استفاده نکنید و فقط کلید جستجو را بزنید.
  • ویرایش ترددها :

    با انتخاب این گزینه و روز موردنظر از لیست اطلاعات پرسنل، اطلاعات ترددها و اطلاعات خام ثبت شده در دستگاه، تغییرات ایجاد شده در ترددها در دسترس ما قرار می گیرد.

    ویرایش تردد پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب

    • درپنجره اول، امکان تغییر و یا افزودن تردد به همراه نوع تردد میسر می باشد. برای ثبت تردد جدید بر روی سطر پایین ترددها کلیک می کنیم.
    • در پنجره دوم، اطلاعات خام دریافت شده از دستگاه حضور و غیاب قابل مشاهد است.
    • در پنجره سوم، تغییرات ترددهای ثبت شده با نمایش تاریخ تغییر قابل مشاهده است.
    • پنجره چهارم، اطلاعات پردازش شده هر روز را نمایش می دهد.
  • مرخصی پرسنل :
    با انتخاب این گزینه و تاریخ موردنظر از اطلاعات پرسنل، مرخصیهای ساعتی و تغییرات آنها قابل مشاهده و تغییر خواهد بود. مرخصی های وارد شده از این قسمت و یا از قسمت مرخصی ها قابل مشاهده خواهند بود. زمان مرخصی و تاریخ ورود و همچنین وضعیت اطلاعات (اضافه شد و یا ویرایش شد ) نیز درج می گردد. برای تغییر دادن اطلاعات از قسمت بالا استفاده می کنیم. در صورت نیاز اختصاص این مرخصی به دیگران، از گزینه تعمیم استفاده می نماییم.
    مرخصی ساعتی در نرم افزار حضور و غیاب
  • ماموریت ساعتی :
    با انتخاب این گزینه و روز موردنظر از لیست اطلاعات پرسنل، ماموریتهای ساعتی و تغییرات آنها قابل مشاهده و تغییر خواهد بود. این قسمت نیز کاملا شبیه به مرخصی ساعتی می باشد.
  • صدورمجوز روزانه :
    با انتخاب این گزینه و روز موردنظر از لیست اطلاعات پرسنل، امکان ثبت مرخصی روزانه، ماموریت روزانه، تعطیل، غیبت، حذف مرخصی روزانه و حذف ماموریت روزانه وجود دارد. ابتدا روز موردنظر را از لیست اطلاعات پرسنل انتخاب نموده سپس مجوز لازم را انتخاب می نماییم. گزینه تعمیم جهت اختصاص دادن اطلاعات وارد شده این قسمت (مثل مرخصی و ... ) درهمان تاریخ تعریف شده به افراد دیگر مورد استفاده قرار می گیرد.
    صدور مجوز روزانه در نرم افزار حضور و غیاب جامع
  • پردازش :
    برای انجام محاسبات هر روز، ابتدا روز را از لیست اطلاعات پرسنل انتخاب نموده سپس روی این گزینه کلیک می کنیم. برای انجام عمل گرد کردن و تعدیل مقادیر در محاسبات این گزینه ها را انتخاب می کنیم. توجه داشته باشید برای پردازش اطلاعات شیفتهایی که در دو روز متوالی قرار می گیرند (ورود در تاریخ امروز و خروج در تاریخ فردا) مانند شیفتهای شب، با پردازش روز اول ادامه شیفت در روز بعدی نیز در نظر گرفته می شود.
  • اطلاعات شیفت :
    اگر لازم باشد شیفت نسبت داده شده روز انتخاب شده اخیر را، مشاهده کنیم از این گزینه استفاده می نماییم.
  • اطلاعات گروه کاری:
    برای مشاهده لیست اطلاعات گروه کاری روز انتخاب شده برای پرسنل انتخاب شده، از این گزینه استفاده می شود.
مشاهده تردد خاص پرسنل:

پرسنل را براساس نتایج خطا دار، ترددهای ناقص، غیبتها، تعدیل محاسبات، گردکردن محاسبات و یا مشاهده همه ترددها می توان تفکیک شده مشاهده نمود. یعنی اگر گزینه ترددهای ناقص انتخاب شود در لیست پرسنل، فقط لیست روزهای با تردد ناقص قابل مشاهده خواهد بود. برای استفاده از گزینه گردکردن و تعدیل، باید قبل از پردازش اطلاعات این گزینه ها انتخاب شده باشند که در غیر اینصورت محاسبات بدون آنها انجام می گیرد.

مشاهده تردد خاص پرسنل

پرسنلهای انتخاب شده:

در این قسمت نام و مشخصات پرسنل انتخاب شده آمده است و با انتخاب هر فرد اطلاعات مربوط به او در سایر پنجره ها ظاهر خواهد شد.

پرسنل های انتخاب شده

ورود و خروج پرسنل:
در این قسمت می توان همه تردد پرسنل را مشاهده نمود وهرنوع تغییرلازم را انجام داد. این تغییرات شامل تغییرات در ساعات تردد، صدورماموریت و مرخصی ساعتی و یا روزانه وغیبت می باشد.
اطلاعات خام ساعت:
تردد ثبت شده در دستگاه حضور و غیاب در این قسمت نمایش داده می شود. که اصطلاحا به آن اطلاعات خام می گوییم. اطلاعات این قسمت فقط برای مشاهده می باشد و در این پنجره قابل تغییر نیست.
تغییرات ترددها:
در اینجا امکان مشاهده تغییرات ایجاد شده در اطلاعات خام دریافت شده از دستگاه حضور و غیاب و یا تردد جدید ثبت شده درقسمت ورود وخروج به همراه تاریخ تغییروجود دارد.
اطلاعات پردازش شده:

در این پنجره اطلاعات پردازش شده هر فرد برای هر روز به تفکیک قابل مشاهده است.

اطلاعات پردازش شده

تعدیل و گرد کردن مقادیر :

گاهی نیاز است اطلاعات حضور و غیاب شامل پارامترهای مختلف موجود در سیستم، تعدیل شده و یا به عددی نزدیک به آن گرد شود. گردکردن و تعدیل مقادیر به دو صورت قابل مشاهده می باشند. اگر این دو گزینه در پردازش اطلاعات انتخاب شده باشند اثر آنها را در محاسبات روزانه و یا شیفت مشاهده می کنیم. و اگر این دو گزینه در گزارش دوره ای انتخاب شده باشند نتیجه در سرجمع دوره ای گزارش قابل مشاهده خواهد بود. به عبارت دیگر در گزارش دوره ای عمل تعدیل و گردکردن بر سرجمع محاسبات هر یک پارامترها انجام می شود و در پردازش این عمل برسرجمع محاسبات صورت نمی گیرد بلکه در محاسبات هر روز اعمال می شود.

تعدیل و گرد کردن مقادیر در نرم افزار حضور و غیاب جامع

  • اضافه شود: به پارامتر انتخاب شده اگر در شرط اخیر صدق نماید می توان یک مقدار اضافه نمود.
  • کسر شود: از پارامتر انتخاب شده اگر در شرط اخیر صدق نماید می توان یک مقدار کسر نمود.
  • جایگزین شود: به جای پارامتر انتخاب شده اگر شرایط اخیر صدق نماید می توان یک مقدار جایگزین نمود. برای استفاده از تعدیل مقادیر، آیتم از ساعت، تا ساعت، نوع عملیات و مقدار جدید را تعیین می نماییم.
اطلاعات گرد کردن آیتم محاسباتی انتخاب شده:
گرد کردن به معنای تبدیل دقیقه های پارامترها به عددی دیگر می باشد مثلا از 01 دقیقه تا 30 دقیقه، به 30 دقیقه یا ... تبدیل شود. برای تنظیم گرد کردن محاسبات، آیتم موردنظر را انتخاب نموده سپس ازمقدار تا مقدار و تبدیل به مقدار را تعریف می نماییم. این تغییرات را می توان بر روی آیتمهای محاسباتی مختلف از صفردقیقه تا 59 دقیقه تعریف کرده و تبدیل به عدد دیگری نمود.
اطلاعات تعدیل آیتم محاسباتی انتخاب شده:
در تعدیل مقادیر امکان تبدیل و یا تغییر مقادیر محاسباتی به سه حالت امکان پذیر است.
مقادیر تصویبی:

در این گزینه امکان صدور گزارش غیر واقعی بصورت دوره ای وجود دارد. اعداد تعیین شده در مقادیر تصویبی در محاسبات تغییری ایجاد نمی کند بلکه فقط در گزارشهای تصویبی ذخیره می شوند. برای استفاده از گزارش های تصویبی کمک می گیریم.

پرسنل و ماه موردنظر را انتخاب می کنیم و با انتخاب ویرایش، تغییرات موردنظر را اجرا نموده و ذخیره می نماییم.

مقادیر تصویبی در نرم افزار حضور و غیاب جامع

گزارش :

خروجی سیستم حضور و غیاب به دو صورت میسر می باشد.

  • گزارش: در این سیستم دو نوع گزارش در اختیار ما می باشد: گزارش ساز پیشرفته و گزارش انتخابی.
  • فایل خروجی حقوق و دستمزد: امکان طراحی و ساخت فایل خروجی Text برای هر سیستم حقوق و دستمزد با هر فرمتی میسر می باشد.

گزارش نرم افزار حضور و غیاب جامع

گزارش ساز پیشرفته:

در این نوع گزارش تعدادی گزارش متنوع جهت استفاده موجود می باشد همچنین امکان تغییر گزارش و طراحی گزارش جدید در اختیار ما می باشد.

انتخاب دوره ماهیانه گزارش نرم افزار حضور و غیاب

اگرنیاز باشد فقط از یک ماه گزارش گیری صورت پذیرد (مثلا فروردین ماه ) گزینه انتخاب دوره ماهیانه برای گزارش و ماه موردنظر را انتخاب می کنیم. در این حالت با انتخاب پرسنل تاریخ شروع و پایان گزارش گیری غیر فعال خواهد بود. در این نوع گزارش انواع گزارشهای انفرادی، روزانه، دوره ای، تصویبی، تغییرات، ماموریت و مرخصی، نوبت کاری و گزارشات مختلف دیگر در اختیار ما می باشد.

  • در هر گزارش ابتدا پرسنل و محدوده تاریخ را انتخاب می نماییم.
  • هنگام اجرای هر گزارش سوال تعدیل کسر کار با اضافه کار پرسیده می شود. که سر جمع اضافه کار را با کسرکار در دوره گزارش گیری تعدیل کرده و باقیمانده را نمایش می دهد.

    انواع گزارش در نرم افزار حضور و غیاب جامع

  1. گزارش انفرادی:
    اگر بخواهیم برای هر فرد به صورت جداگانه گزارش داشته باشیم از این گزینه استفاده می کنیم. با انتخاب افراد برای هر نفر گزارش جداگانه صادر خواهد شد. و در صورت عدم انتخاب پرسنل، گزارش فردی تمام پرسنل را در برگه های جداگانه خواهیم داشت.
    گزارش انفرادی در نرم افزار حضور و غیاب جامع
  2. گزارش روزانه :
    اگر بخواهیم گزارش روزانه از یک یا چند نفر داشته باشیم از این گزینه استفاده می کنیم. اگر محدوده تاریخ بیش از یک روز باشد گزارش هر روز در صفحه ای جداگانه درج خواهد شد.
    گزارش روزانه  نرم افزار حضور و غیاب جامع
  3. گزارش دوره ای:
    در این گزارش سرجمع یک دوره از گزارش در محدوده زمان تعیین شده در اختیار ما می باشد.
    گزارش دوره ای نرم افزار حضور و غیاب جامع
  4. گزارش تصویبی:
    همانطور که قبلا گفته شده امکان گزارش سازی غیر واقعی بصورت تصویبی مدیریت وجود دارد. برای ایجاد و تغییرات لازم از گزینه مقادیر تصویبی استفاده نموده و در اینجا نتیجه را به صورت گزارش خواهیم داشت.
    گزارش تصویبی نرم افزار حضور و غیاب جامع
  5. گزارش تغییرات:
    گاهی مدیریت نیاز به گزارش تغییرات دستی (گزارش تغییرات ترددها) دارد برای این منظور از این گزینه استفاده می شود.
    گزارش تغییرات نرم افزار حضور و غیاب جامع
  6. گزارش ماموریت/ مرخصی:
    در این قسمت گزارش ماموریت و مرخصی ها و سقف مرخصی ها در اختیار ما می باشد.
    گزارش مرخصی شماره یک نرم افزار حضور و غیاب
    گزارش مرخصی شماره دو نرم افزار حضور و غیاب
    گزارش مرخصی شماره سه نرم افزار حضور و غیاب
  7. گزارش نوبت کاری:
    این گزارش همان گزارش دوره ای به همراه نوبت کاریها می باشد.
  8. گزارشهای مختلف:
    این قسمت شامل گزارشهای کاردکس ماهانه، ترددها و پرسنلی می باشد.
    گزارش های مختلف نرم افزار حضور و غیاب
گزارش انتخابی:

این بخش شامل سه نوع گزارش می باشد، در این نوع گزارشها امکان انتخاب پارامترهای مختلف به همراه ایجاد شرط و یا بدون شرط با ترتیب چیدمان دلخواه ما وجود دارد. برای ایجاد گزارش جدید ابتدا نوع آن را انتخاب نموده، کلید اضافه را می زنیم. پارامترهای موردنظر را انتخاب کرده، کلید ثبت که با سه نقطه مشخص شده است را می زنیم. همچنین می توانیم پارامتر را به همراه شرط دلخواه انتخاب نموده ولی در گزارش نمایش ندهیم. پس از پایان انتخاب پارامترها گزارش را با نام دلخواه ذخیره می کنیم. برای گزارشگیری، گزارش ساخته شده را انتخاب نموده و با زدن کلید چیدمان ستونها می توان ستونها را با هم جابجا نمود و در نهایت برای استفاده از گزارش انتخابی ساخته شده از گزینه پیش نمایش استفاده می کنیم. بازدن کلید پیش نمایش و انتخاب پرسنل و محدوده تاریخ گزارش قابل استفاده است.

  • گزارش انفرادی
  • گزارش روزانه
  • گزارش دوره ای
تشکیل فایل خروجی:

نرم افزار حضور و غیاب پالیزافزار توانایی تولید خروجی با تعیین ساختار فایل TXT جهت همه نوع سیستم های حقوق و دستمزد را دارد.

برای ایجاد خروجی موردنظر ابتدا پارامترهای مورد نیاز در سیستم حقوق و دستمزد را انتخاب نموده سپس قالب هر فیلد و قالب هر خط را مشخص می نماییم.

تشکیل فایل خروجی نرم افزار حضور و غیاب جامع

فرمت جدید:
برای پاک کردن پنجره از آیتمهای انتخاب شده، برای خروجی و ایجاد یک فرمت جدید از این گزینه استفاده می شود. با این کار می توان دوباره قالب خروجی را انتخاب و یا قالب جدیدی بوجود آورد.
ویرایش قالب خروجی:
پس از انتخاب پارامترهای مورد نیاز برای سیستم حقوق و دستمزد شکل خروجی فایل را تعیین می کنیم. در اینجا روی خطوط اطلاعات قالب بندی صورت می گیرد.
  1. جداکننده ستونها (فیلدها) : بین پارامترهای انتخاب شده می توان کاراکتر جداکننده قرار داد.
  2. پیشوند خطوط: برای هر خط امکان قرار دادن پیشوند وجود دارد.
  3. پسوند خطوط: برای هر خط امکان قرار دادن پسوند وجود دارد.
  4. جداکننده خطوط: برای جدا کردن هرخط با خط بعدی از این گزینه استفاده می شود. کاراکترهای جداکننده با مفهوم به صورت زیر می باشند:

    الف) \r\n: اطلاعات مربوط به هر فرد را در یک خط نمایش داده و اطلاعات نفر بعد را در خط جدید قرار می دهد. \r به معنای بازگشت به ابتدای خط و \n به معنای خط جدید می باشد

    ب) \t: کاراکتر بعد از \t به اندازه 8 کاراکتر جلو می رود

    قالب فایل نرم افزار حضور و غیاب

قالب فیلد انتخاب شده:
هر فیلد انتخاب شده برای خروجی باید قالب مشخصی داشته باشد. با انتخاب قالب فیلد شرایط زیر را باید تعریف نماییم.
قالب فیلد انتخاب شده نرم افزار حضور و غیاب
  • قالب فیلد: اگر پارامتر انتخاب شده از جنس عدد یا کاراکتر باشد این گزینه انتخاب می شود. (مثل ماموریت روزانه)
  • قالب فیلد ساعت: اگر پارامتر انتخاب شده از جنس ساعت و دقیقه است این گزینه انتخاب می شود.(مثل اضافه کار) همانطور که در شکل مشاهده می نمایید این فیلد برحسب ساعت و دقیقه تعریف شده است.
  • قالب فیلد بدون پیشوند و پسوند به طول فیلد 5 کاراکتر و ترتیب ساعت و دقیقه و طول ساعت 3 کاراکتر و طول دقیقه 2 کاراکتر بدون جدا کننده فلید در نظر گرفته شده است. همچنین می توان ترتیب ساعت و دقیقه را نیز جابجا نمود.
  • قالب فیلد تاریخ: اگر پارامتر انتخاب شده از جنس تاریخ است این گزینه انتخاب می شود.(مثل تاریخ شروع گزارش) این فیلد برحسب سال، ماه و روز تعریف می شود.
  • پیشوند: برای هر فیلد می توان پیشوند با کاراکتر دلخواه تعریف نمود.
  • پسوند: برای هر فیلد می توان پسوند با کاراکتر دلخواه تعریف نمود.
  • طول فیلد: در سیستم حقوق و دستمزد طول هر فیلد باید مشخص باشد. (برای مثال: طول پارامتر اضافه کار 5 رقم در نظر گرفته می شود. سه رقم برای ساعت و دو رقم برای دقیقه)
  • جهت برش: در طول فیلد تعداد ارقام قابل نمایش را مشخص نمودیم و در اینجا نمایش این ارقام را از سمت چپ و یا راست مشخص می کنیم برای مثال طول شماره پرسنلی حداکثر 16 کاراکتر در نظر گرفته شده و در تنظیمات اولیه شماره پرسنلی 9 رقم تعریف شده بوده و شماره تعریف شده 230598765 باشد و اگر در طول فیلد تعداد کاراکترهای قابل نمایش را 5 رقم در نظر گرفته باشیم، جهت برش راست 98765 را نمایش می دهد و برش چپ 23059 را نمایش خواهد داد.
صادر کردن خروجی به فایل:
پس از تنظیمات موردنظر در قالب فیلد و خروجی با انتخاب این گزینه فایل خروجی جهت استفاده حقوق و دستمزد ساخته می شود.
خروجی به صورت یونیکد ذخیره شود.
خروجی به صورت اسکی ذخیره شود.
بارکردن قالبهای ذخیره شده:
برای فراخوانی قالب فایل خروجی جهت سیستم حقوق و دستمزد که قبلا طراحی و ذخیره شده است، از این گزینه استفاده می شود.
ذخیره قالب خروجی:
برای ذخیره قالب طراحی شده جهت خروجی حقوق و دستمزد از این گزینه استفاده می شود. نام انتخاب شده در اینجا نیاز به پسوند ندارد.

ضمیمه: توضیح پارامترهای بکار رفته در نرم افزار حضور و غیاب جامع

شیفت کاری:
به هرالگوی رفت و آمد پرسنل یک شیفت کاری می گوییم. (یعنی پرسنل چه ساعتی باید به محل کار وارد و چه ساعتی خارج شوند.)
شیفت غیر کاری:
برای برخی از گروههای کاری پرسنل، یک شیفت به عنوان استراحت در نظر گرفته می شود. این شیفت روزکاری نبوده و مانند شیفت کاری قابل تنظیمات مختلف شیفت می باشد.
شب کاری:
جهت در نظر گرفتن سختی کار در شب، مقدار زمان قرار گرفته در این محدوه را به عنوان شب کاری در نظر می گیریم.
محدوده شناور:
زمان شناور به این معناست که میزان زمان حضور پرسنل مهمتر از زمان تردد آنها باشد و پرسنل بتوانند به اندازه زمان اجازه داده شده دیرتر و یا زودتر در محل کار حاضر شده و به همان نسبت در انتهای شیفت جبران دیرکرد و یا زود آمدن را بنمایند. یعنی اگر ساعت شروع کار 8 و ساعت پایان کار 16 باشد با تعیین یک ساعت زمان شناور پرسنل می توانند ساعت 9 ورود و ساعت 17 خروج نمایند و یا ساعت 7 ورود و ساعت 15 خروج نمایند.
اضافه کار اول وقت:
حضور پرسنل قبل از شروع اجباری کار اضافه کار اول وقت نامیده می شود.
اضافه کار وسط وقت:
اگر شیفت کاری در دو نوبت تعریف شود، حضور بین دو قسمت شیفت اضافه کار وسط وقت نامیده می شود.
اضافه کار آخروقت :
حضور پرسنل بعد از پایان شیفت کاری اضافه کار آخر وقت نامیده می شود.
اضافه کار تعطیلی:
روزهای تعطیل نیز مانند روزهای کاری دارای شیفت می باشند. و حضور پرسنل خارج از محدوده شیفت کاری روزهای تعطیل اضافه کار تعطیلی نامیده می شود.
اضافه کار اجباری:
گاهی لازم است پرسنل، خارج از شیفت کاری درمحل کار حضورداشته باشند. برای این منظور می توان این زمان را بصورت اجباری تعریف نمود تا حتما پرسنل در زمان تعیین شده و یا به میزان تعیین شده خارج از شیفت کاری حضور داشته باشند. می توان برای عدم رعایت نمودن این اضافه کار جریمه تعیین نمود.
تبدیل کسر کار به غیبت:
اگر کسرکار پرسنل در یک شیفت به حدی باشد که حضورآنها برای شرکت بی ارزش باشد می توان کسرکار بیش از سقف تعریف شده را غیبت در نظر گرفت.
اغماض از کسر کار:
در طول یک شیفت می توان از مقداری کسر کار چشم پوشی نمود.
خروج غیر مجاز:
اگر خروج پرسنل در ساعاتی از شیفت ممنوع باشد می توان زمان خروج غیر مجاز و جریمه عدم رعایت آن تعیین نمود.
معادل ساعتی مرخصی روزانه:
یک روز مرخصی روزانه معادل با مقدارتعیین شده مرخصی ساعتی می باشد. مثال: اگر هر روز مرخصی روزانه را 8 ساعت مرخصی ساعتی در نظر بگیریم و 2 روز مرخصی روزانه مصرف نموده باشیم معادل ساعتی آن برابر با 16 ساعت خواهد بود.
معادل روزانه مرخصی ساعتی:
به ازاء مقدار مرخصی تعیین شده ساعتی یک روز مرخصی روزانه در نظر گرفته می شود. یعنی مجموع مرخصی ساعتی بر عدد تعیین شده اخیر تقسیم شده و حاصل آن معادل روزانه خواهد بود. مثال: اگرمعادل روزانه مرخصی ساعتی 07:20 باشد و20 ساعت مرخصی ساعتی مصرف شده باشد. 2 روز مرخصی روزانه در نظر گرفته می شود.
گروه کاری:
تردد پرسنل طبق یک یا چند شیفت کاری صورت می گیرد و این شیفتها در یک دوره چند روزه تکرار خواهند شد برای قرار دادن این شیفتها کنارهم تحت یک عنوان از گروه کاری استفاده می کنیم. به عبارت دیگر گروه کاری شامل یک یا چند شیفت با دوره تکرار از تاریخ مشخص می باشد.
نوبت کاری:
فعالیت خارج از شیفت اداری مانند شب کاری، عصر کاری و یا مخلوطی از آنها کمی دشوارتر از کار در زمان عادی می باشد. بنابراین برای محاسبه این سختی کار فعالیت خارج از شیفت عادی را به عنوان نوبت کاری در نظر می گیریم. نوبت کاری در پارامترهای گروه کاری قابل انتخاب است. نوع نوبت کاری در گزارشها قابل مشاهده می باشد.
تعطیل کاری:
فعالیت پرسنل در روز تعطیل را تعطیل کاری می گوییم.
جمعه کاری:
در روز جمعه را جمعه کاری می نامیم.
اضافه کار جمعه:
روزهای جمعه نیز مانند روزهای دیگر دارای شیفت می باشد و فعالیت خارج از شیفت جزء اضافه کار جمعه محسوب می شود.
پنج شنبه کاری :
فعالیت در روز پنجشنبه را پنجشنبه کاری می نامیم.
اضافه کاری پنجشنبه:
اضافه کار در روز پنجشنبه را می گوییم.
روزغیر کاری:
بعضی ازشیفتها نمی توانند ازتعطیلات رسمی استفاده نمایند وباید شیفت خاصی با عنوان غیرکاری برای زمان تعطیل این گروه تعریف شود.
اضافه کاری روز غیر کاری:
روزغیرکاری نیز دارای شیفت می باشد و فعالیت خارج ازشیفت اضافه کاری روز غیر کاری محسوب می شود.
مرخصی استحقاقی:
هرفرد درسال به نسبت کارکرد خود اجازه دارد مقدار زمانی به استراحت پرداخته و حقوق نیز دریافت نماید. مقدار این مرخصی در قانون کار مشخص شده است.
مرخصی استعلاجی:
استراحت پرسنل هنگام بیماری و عدم حضور آنها در محل کار با داشتن گواهی پزشک را مرخصی استعلاجی می نامیم.
مرخصی بدون حقوق:
همانطور که از نام این گزینه پیداست، این مرخصی با اجازه مدیریت بوده و برای این زمان حقوق پرداخت نمی شود. برخورد با این مرخصی مانند غیبت است و تفاوت آن با غیبت فقط در داشتن مجوز از مدیریت می باشد. مرخصی روزانه: عدم حضور پرسنل در یک روز کامل با مجوز را مرخصی روزانه می گوییم.
مرخصی ساعتی:
عدم حضور ساعتی پرسنل با مجوز مدیریت را مرخصی ساعتی می گوییم.
ماموریت ساعتی:
فعالیت پرسنل خارج از محیط کار را ماموریت می گوییم.
ماموریت روزانه:
فعالیت پرسنل خارج از محیط شرکت در فاصله بیش از 50 کلیومتر و یا یک شب اقامت درمحل کارخارج از شرکت(به کتاب قانون کارمراجعه شود.)
محل خدمت:
تقسیم بندی محیط کار به واحدها و بخشهای مختلف را محل خدمت می نامیم. مانند کارگزینی، خدمات، تولید و...
نوع استخدام:
استخدام پرسنل می تواند بصورتهای رسمی، قراردادی و ... انجام بگیرد (به کتاب قانون کارمراجعه شود).
روز تعطیل:
به روزی گفته می شود که پرسنل نباید در محل کار حضور داشته باشند.
تقویم کاری:
تعطیلات هر گروه کاری با گروه کاری دیگر می تواند تفاوت داشته باشد. به عبارت دیگر هر گروه کاری از تقویم مربوط به خود استفاده می نماید.
شماره کارت:
در سیستم هر فرد را با شماره کارت منحصر به فرد تعریف می نماییم تعداد ارقام شماره کارت به نوع دستگاه مورد استفاده وابسته است. شماره کارت از چهار رقم تا 10 رقم قابل تعریف می باشد.
نوع کارتزنی:
کارتزنی به سه نوع عادی، ساعتی و نامحدود امکان پذیراست. انتخاب نوع کارتزنی در اطلاعات پرسنلی، روش محاسبات نرم افزار را مشخص می نماید.
کارتزنی عادی:
در این حالت پرسنل طبق شیفتهای تعریف شده تردد می نمایند. اولین کارت ورود و کارت دوم خروج محسوب می شود.
کارتزنی ساعتی:
اگرمقدار حضور مهم بوده و کارتزنی در راس ساعت تعریف شده شیفت مهم نباشد، کارتزنی ساعتی را به پرسنل نسبت می دهیم. در این نوع کارتزنی حضور برحسب ساعت محاسبه می شود. لازم به ذکر است در این نوع کارتزنی کسرکارمحاسبه نمی گردد. در محاسبات این نوع کارتزنی به شروع و پایان نوبت کارتزنی توجهی نمی شود وفقط محدوده شیفت در نظر گرفته می شود.
کارتزنی نامحدود:
اگرزمان ورود و خروج پرسنل مشخص نباشد یعنی طبق شیفت تعیین شده نتوانند کارتزنی انجام دهند، از این نوع کارتزنی استفاده می شود. در این نوع کارتزنی باید ابتدا کلید ورود را زده سپس کارت خود راثبت نماییم و همچنین هنگام خروج ابتدا کلید خروج را زده سپس کارت خود را می زنیم. محاسبات سیستم از ورود تا خروج هر کارت انجام می گیرد.
تاریخ شروع بکار:
تاریخ شروع بکارهر فرد که در اطلاعات پرسنلی تعریف می شود تاریخ شروع محاسبات و گزارش گیری برای آن فرد می باشد.
تاریخ خاتمه کار:
تاریخ خاتمه کار هر فرد که در اطلاعات پرسنلی تعریف می شود تاریخ انتهای گزارش گیری و محاسبات برای او می باشد.
سقف مرخصی:
مقدار مجاز استفاده از مرخصی را سقف مرخصی می گوییم.
انتقال مرخصی:
انتفال مقدار مانده مرخصی از سال گذشته به سال جاری را می گوییم.
خرید مرخصی:
کارفرما می تواند در انتهای سال طبق توافق با پرسنل، باقیمانده مرخصی آنها را خریداری نماید.
مانده مرخصی:
کل مرخصی مصرف نشده پرسنل را مانده مرخصی می گوییم.
مقادیر تصویبی:
مقادیرپارامترهای مختلف تصویب شده توسط مدیریت، جهت نمایش در گزارش تصویبی می باشند.
تردد پرسنل:
ثبت رفت و آمد پرسنل را تردد می نامیم.
تغییر موقت شیفت:
تغییرشیفت پرسنل در یک محدوده زمانی را تغییر موقت شیفت می گوییم.
تغییر موقت گروه کاری:
تغییر گروه کاری پرسنل در یک محدوده زمانی را تغییر موقت گروه کاری می گوییم.
اطلاعات خام کارتزنی:
اطلاعات دریافت شده از دستگاه ساعت کارتزنی را که هیچ تغییر و یا اصلاحی روی آن صورت نگرفته است را می گوییم.
پردازش اطلاعات:
انجام محاسبات سیستم را پردازش اطلاعات می گوییم.
حضور:
حضور پرسنل در محل کار را حضور می نامیم.
کارکرد:
تعداد روز کاری که هر فرد در محل کارحضور دارد را کارکرد می گوییم.
غیبت:
عدم حضور پرسنل درمحل کار را غیبت می نامیم. به عبارت دیگرغیبت عدم حضور بدون مجوز می باشد.
وضعیت:
هرروز کاری ممکن است ماموریت، مرخصی، تردد ناقص و یا... باشد که به تمام این حالات وضعیت گفته می شود.
کل کسر کار:
مجموع کسر کار در طول هر شیفت را کل کسر کار می نامیم.
اضافه کار کل:
مجموع اضافه کار در طول هر شیفت کاری را اضافه کار کل می گوییم.
تعدیل محاسبات:
می توان به پارامترهای محاسباتی مقداری را اضافه، کسر و یا با مقدار دیگری جایگزین نمود.
گرد کردن محاسبات:
می توان دقایق پارامترهای محاسباتی را به دقایق دیگر گرد نمود.
تردد ناقص:
تعداد کارتزنی های هر فرد در هر شیفت باید زوج باشد. در صورت کارتزنی فرد در محاسبات تردد ناقص در نظر خواهد گرفت.
گزارش:
برای مشاهده نتایج محاسبات می توان آنها را براساس الگوهای مختلف دسته بندی نمود. به این دسته بندی نمایش گزارش می گوییم.
گزارش روزانه:
این گزارش هر روز یک یا چند نفر از پرسنل را نمایش می دهد.
 
گزارش انفرادی:
این گزارش لیست ترددها و محاسبات انجام شده هر فرد را در طول دوره انتخاب شده نمایش می دهد.
گزارش دوره ای:
گزارش یک یا چند نفر از پرسنل در طول دوره انتخاب شده را نمایش می دهد. گزارش هر فرد در یک خط قابل مشاهده است.
گزارش اضافه کاریها:
همانطور که از نام این گزارش پیداست گزارش اضافه کاریهای پرسنل در طول دوره انتخاب شده را نمایش می دهد.
گزارش تغییرات:
از تغییرات انجام شده تردد و یا محاسبات می توان گزارش تهیه نمود.
گزارش تصویبی:
درمقادیر تصویبی امکان تغییر پارامترهای مختلف وجود دارد. تغییرات انجام شده فقط در گزارش تصویبی قابل نمایش بوده و در گزارشهای دیگر قابل نمایش نخواهد بود.
گزارش نوبت کاری:
برای مشاهده نوبت کاری پرسنل از این گزارش استفاده می شود.
گزارش ماموریت و مرخصی:
برای مشاهده ماموریتها و مرخصیهای استفاده شده از این گزارش استفاده می گردد.
گزارش کاردکس ماهانه:
گزارش کاردکس مانند گزارش دوره ای با نمایش تمام روزهای طول یک دوره می باشد. به عبارت دیگر گزارش فردی و دوره ای را با هم نمایش می دهد. این گزارش حداکثر 31 روز را نمایش می دهد.
گزارش تردد:
اگرنیازبه مشاهده ترددهای پرسنل داشته باشیم از این گزارش استفاده می کنیم.
گزارش پرسنلی:
گزارش مشخصات پرسنلی هر فرد را در یک خط نمایش می دهد.
گزارش انتخابی:
در این نوع گزارش با انتخاب پارامترها، گزارش دلخواه خود را با تیترهای موردنظر تهیه می نماییم.
تشکیل فایل خروجی:
این گزینه به معنای ساختن فایل خروجی جهت استفاده در سیستم نرم افزارحقوق و دستمزد می باشد.
قالب فایل:
فایل خروجی جهت سیستم حقوق و دستمزد دارای الگوی خاصی در چینش پارامترهای مورد نیاز می باشد. این الگو را قالب فایل می نامیم.
قالب فیلد:
هرپارامتر انتخاب شده درفایل خروجی جهت سیستم حقوق و دستمزد دارای تعداد کاراکتر مشخص و نوع چینش دارای الگوی خاص خود می باشد. مانند تاریخ که می تواند دارای شش کاراکتر با ترتیب سال، ماه و روز باشد.

مطالب مرتبط :