فهرست محتوا
- نصب نرم افزار
- تعریف کاربر با سطح دسترسی دلخواه
- تنظیمات اولیه
- هم پوشانی شیفت ها در گروه کاری
- انتقال آنلاین تردد از دستگاه به برنامه
- تعریف شیفت
- تنظیمات شناوری
- اضافه کاری اول وقت
- اغماض از کسرکار
- تعریف گروه کاری
- پارامترهای محاسباتی اولیه گروه كاری
- ضریب کل کسرکار
- ضریب كل اضافه كار
- ضریب شبكاری
- پارامترهای محاسبه تعطیل کاری
- پارامترهای محاسباتی جمعه
- پارامترهای محاسباتی پنج شنبه
- پارامترهای محاسباتی روز غیركاری
- پارامترهای محاسباتی شب کاری
- پارامترهای محاسباتی مرخصی
- پارامترهای محاسباتی ماموریت
- پارامترهای محاسباتی كسركار
- پارامترهای محاسباتی حضور و كارتزنی ناقص
- تعریف روزهای تعطیل
- تعریف تقویم
- مثال شماره 1
- مثال شماره 2: روز غیرکاری
- مثال شماره 3: شیفت نگهبان
- مثال شماره 4: شیفت 24/48
- تعریف مرخصی / ماموریت
- چارت سازمانی
- ورود اطلاعات پرسنل
- نوع کارتزنی
- تخصیص گروه کاری
- تاریخ شروع و خاتمه کار
- مجوزهای پرسنلی
- سقف مرخصی های پرسنل
- سقف اضافه کاری های ماهانه
- صدور مرخصی / ماموریت
- صدور مجوز اضافه كاری
- بازخرید مرخصی ها
- حذف اطلاعات زائد
- حذف دائمی اطلاعات پرسنل
- تغییرات موقت شیفت
- تغییرات موقت گروه كاری
- ورود اطلاعات فایل خام ساعت
- پردازش اطلاعات
- تصحیح اطلاعات روزانه
- تعدیل و گرد كردن مقادیر
- گزارشات
- تشكیل فایل خروجی
- تنظیمات پایگاه داده
- فیلتر گزارش
- گزارش دوره ای
- گزارش انتخابی
- گزارش مرخصی
- گزارش تغییرات
- پارامترهای محاسباتی كارتزنی آزاد - ساعتی
- اضافه كار اجباری
- خروج غیر مجاز
- میزان افزایش ساعت حضور
- انتخاب تقویم كاری
نصب نرم افزار
نصب مرحله به مرحله نرم افزارهای لازم به صورت زير مي باشد:
1. نصب نرم افزار SQL Server2008R2
2. نصب نرم افزار حضور و غیاب: با اجرای ستاپ برنامه InOutControlManagement_Setup.exe در حالت Run As Administrator نصب را تا انتها ادامه دهید.
با نصب ستاپ برنامه، برنامه پالیز استودیو، نرم افزار حضور و غیاب و همچنین برنامه جانبی Database Installation Wizard(جهت اتصال بانكهاي اطلاعاتي نرم افزارها به SQL سرور وبه روز رساني بانكها SQL) نيز نصب خواهد شد.
3. برای برنامه جامع، قفل دانگل USB را به یکی از پورتهای کامپیوتر متصل نمایید
4. اکنون لايسنس نرم افزار InOutControlManagement.LS.lic را در مسير نصب برنامه در شاخه System کپی نمایید. در نسخه لایت (رایگان) از لایسنس موجود در شاخه
tools\standard LIC
استفاده نمایید. و در نسخه جامع از لایسنس موجود در CD کوچک همراه قفل دانگل USB خود استفاده نمایید. مسير پيش فرض نصب برنامه به صورت زير مي باشد:
C:/Program Files/ Paliz Afzar Company/ Paliz Afzar Studio
نصب در اینجا تمام است و باید تنظیمات اولیه برنامه را انجام دهید.
5. در صورت داشتن بک آپ از برنامه، پس از نصب برنامه باید دیتابیس مورد نظر را به برنامه متصل نمایید تا بتوانید از اطلاعات قبل استفاده نمایید و نیاز به تعریف مجدد نداشته باشید. برای این منظور از برنامه دیتابیس اینستالیشن ویزارد استفاده می کنیم.
Database Installation Wizard
با استفاده از این برنامه می توانید دیتابیس های موجود را به برنامه متصل نمایید و در صورت نیاز به بروزرسانی آنها را بروزرسانی نمایید. همچنین برای گرفتن بک آپ و بازگرداندن اطلاعات بک آپ گرفته شده به برنامه از این برنامه استفاده می گردد.
1. از گزينه Start ویندوز و شاخه PalizAfzarproducts، گزينه DatabaseInstallationWizard را انتخاب مي نماییم. کلید Next را بزنید.
2. در صفحه اخیر به دو گزينه توجه داريم نام سرور (Server Name) و اتصال ديتابيس:
3. اگر نام سرور SQL نامشخص باشد كلمه Not Specified در کادر Server Name قابل مشاهده است.
4. در صورت عدم اتصال پايگاه داده به سرور مورد نظر، در كادرDatabase Connection Statue عبارت Connection Failed درج شده است. بنابراين براي انتخاب نام SQL Server مورد نظر و برقراري ارتباط با آن كليد Property را ميزنيم.
5. در پنجره Property بايد نام سروري را كه ميخواهيم با آن ارتباط برقرار كنيم وارد نماييم. همچنين ميتوان از طريق دکمه سه نقطه لیست سرورهای SQL (پايگاه داده) در دسترس را مشاهده نموده و سرور مورد نظر را انتخاب (Select) نمود
سپس كليد Connection test را جهت تست ارتباط می زنیم. پیغامی با عنوان (ارتباط برقرار شد) Connection Ok را مشاهده خواهيم نمود و بعد دکمه Apply ميزنيم.. پس از آن كليد Close را ميزنيم.
6. اکنون نام سرورSQL انتخابي ما قابل مشاهد خواهد بود و كادرDatabase Connection Statue عبارت Done را نمايش ميدهد. اكنون دکمه Next را ميزنيم.
7. در این مرحله بايد ديتابيسهاي مورد نياز را به پايگاه داده SQL متصل نمود. به اين عمل Attach گفته ميشود. براي اتصال همه ديتابيسهاي مورد نظر ميتوان آنها را انتخاب نمود و دريك مرحله Attach نمود. ابتدا گزينه Attach Databases و سپس ديتابيسهاي In Out Control Databases و Paliz Afzar Studio Databases را انتخاب نموده و كليد Next را ميزنيم.
8. در صفحه كنوني دکمه Next را میزنیم. درصورتي كه آدرس ديتابيس مشخص نباشد ويا بخواهيم ديتابيس مورد نظر خود را از شاخه اي ديگر فراخواني كنيم.
از كليد Browse استفاده ميكنيم. و مسير و فايل Data Base را انتخاب ميكنيم و در پنجره بعد كليد Finish را ميزنيم.
9. پس ازAttach نمودن ديتابيسها، آنها را بروزرساني (update) می کنیم. برای این منظور از طريق برنامه Database Installation Wizard گزينه Update Databases وديتابيس Paliz Afzar Studio را انتخاب نموده كليد Next را ميزنيم.
10. حال جهت فراخواني فايل Update، كليد Browse را ميزنيم. از شاخه Databases Update فايل Palizafzar Studio-hf.pak را انتخاب نموده كليد Open را ميزنيم. Update نمودن In Out Control Management نيز همين روش را انجام ميدهيم. فقط فايل Update، InOutControlManagement-HFxx.pak را بايد انتخاب نمود.
برای بک آپ گیری از دیتابیس برنامه از برنامه Database Installation Wizard استفاده کنید گزینه Backup Databasees و دیتابیس In Out Control Database و Palizafzar Studio Database را انتخاب نموده و با کلید Next پیش بروید. و در محل مورد نظر بک آپ را ذخیره نمایید
پس از نصب برنامه برای فارسی شدن زبان برنامه عملیات زیر را انجام دهید.
به کنترل پنل ویندوز رفته و تنظیمات زیر را انجام داده ذخیره نمایید
- Control panel -> Region -> Format = persian
- Control panel -> Region -> Administrative ->Change System Locale= persian(Iran)
- Control panel -> Region ->additional Setting -> Number -> Decimal symbol = " . "
- Control panel -> Region ->additional Setting -> Date -> Short date = MM/DD/YYYY
- Control panel -> Region ->additional Setting -> Date -> Calendar type =( میلادی(انگلیسی)
اجرای برنامه
روی گزینه Paliz Afzar Studio در صفحه دسکتاپ كلیك نمایید. استودیوی كنترل محصولات پالیزافزار شامل دو پنجره گشوده می شود.
مدیر اجازه دسترسی: در اینجا نمایش نام محصول، ویرایش، نگارش و وضعیت دسترسی نرم افزار را داریم.
- نام محصول: نام نرم افزار قابل اجرا تحت استودیو را نمایش میدهد.
- ویرایش محصول: سطح كاربرد و یا امكانات مورد استفاده از نرم افزار را مشخص مینماید.
- شماره نگارش: هر محصول مورد استفاده دارای شماره نگارش میباشد.
- علت نمایش پیام "فایل اجازه دسترسی پیدا نشد" و یا " اجازه دسترسی وجود ندارد" در وضعیت دسترسی
- وضعیت دسترسی: دسترسی به نرم افزار توسط استودیوی پالیزافزار كنترل میگردد دراینجا نسبت به عدم دسترسی و یا دسترسی محدود و یا دسترسی كامل پیغام مناسب در قسمت وضعیت دسترسی درج میگردد.
- درصورتیكه وضعیت دسترسی جمله "فایل اجازه دسترسی پیدا نشد" را نمایش دهد، باید فایل لایسنس نرم افزار درشاخه System، محل نصب برنامه كپی شود. مسیرپیش فرض نصب برنامه:
- C:\Program Files\Paliz Afzar Company\Paliz Afzar Studio\System
- اشكال در عدم تطابق فایل لایسنس با قفل نرم افزار و یا عدم خواندن قفل توسط Windows میباشد.
- با كلیك راست ماوس روی "مدیریت حضور و غیاب پالیز" منویی شامل دو گزینه بازخوانی و مشخصات ظاهر میگردد.
- بازخوانی: برای بازخوانی و كنترل مجدد لایسنس توسط استودیوی پالیزافزار میتوان این گزینه را انتخاب نمود.
- مشاهده مشخصات و تعداد نفرات لایسنس
- مشخصات: این گزینه اطلاعات كامل لایسنس موجود شامل شماره سریال قفل، ویرایش محصول، تعداد پرسنل قابل تعریف، سقف زمان استفاده از قفل و... را نمایش می دهد.
- تنظیمات پایگاه داده و اتصال (اتچ) آن به SQL
مدیر پایگاه داده: هنگام نصب برنامه، دیتابیس نرم افزارحضور و غیاب و استودیوی پالیزافزار به پایگاه داده SQL متصل (Attach) شده است. این امكان وجود دارد كه كه دیتابیسهای نرم افزاربه پایگاه داده های مختلف متصل شوند. دراینجا میخواهیم مشخص كنیم نرم افزار حضور و غیاب با كدام پایگاه داده SQL ارتباط داشته باشد. میتوانیم ارتباط برنامه را با SQL یك كامپیوتردیگر برقرار نماییم. یعنی از دیتابیس كامپیوتر دیگر استفاده نماییم.
برای این منظوردر قسمت مدیر پایگاه داده بر روی مدیریت حضور و غیاب پالیزافزار، كلید راست ماوس را زده گزینه مشخصات را انتخاب میكنیم. پنجره مشخصات Property گشوده میشود.
نام سرور SQL مورد نظر را در كادر نام سرور (Serv erName) وارد می نماییم. و یا از كلید برای جستجو و انتخاب سرور، استفاده و كلید اعمال را می زنیم. اگر پایگاه داده انتخاب شده جهت اتصال، در كامپیوتر دیگری باشد طبق مجوزهای داده شده در هنگام نصب SQL می توان از مجوز ویندوز یا پایگاه داده استفاده کرد شكل
با زدن دكمه تست ارتباط، در صورت برقراری ارتباط پیام ارتباط برقرار است روی صفحه ظاهر میشود. شكل
پس از اطمینان از برقراری ارتباط میان نرم افزار و پایگاه داده انتخاب شده (SQL) كلید اعمال را می زنیم تا تغییرات ذخیره شود
سپس کلید بستن را میزنیم.
به صفحه اصلی مدیریت كنترل استودیوی پالیز باز می گردیم. وضعیت ارتباط در مدیر پایگاه داده عبارت ارتباط برقرار است را نمایش میدهد.
اكنون میتوانیم وارد برنامه شویم.
در بالای پنجره استودیوی كنترل محصولات پالیزافزار چهار گزینه وجود دارد
- شروع: برای ورود به برنامه از این گزینه مدیریت حضور و غیاب پالیز را انتخاب میكنیم.
- اگر با ورود به برنامه خطای "هنگام کار روی دیتابیس خطا رخ داده" را مشاهده کنید از ارتباط دیتابیس با SQL را مطمئن باشید و همچنین حجم دیتابیس را بررسی کنید.
- اگر برای ورود به برنامه در گزینه شروع، مدیریت حضور و غیاب را نداشته باشید باید "دسترسی مجاز می باشد" را در وضعیت دسترسی داشته باشید. اگر ندارید لایسنس برنامه در شاخه System مسیر برنامه کپی نشده است. و اگر در پنجره مدیر اجازه دسترسی هیچ چیز نیست نصب ناقص است.
- اگر گزینه مدیریت حضور و غیاب جهت ورود به برنامه غیر فعال نمایش داده شود ، به تنظیمات ارتباط پایگاه داده توجه کنید بطور صحیح انجام گرفته باشد و همچنین سرویس اسکیوال را بررسی کنید حتما استارت باشد.
- نمایش: با انتخاب گزینه هدایتگر لیست گزینه های نرم افزار قابل مشاهده میباشد.
- كمک: نگارش استودیوی كنترل محصولات پالیزافزار را نمایش میدهد.
با انتخاب مدیریت حضور و غیاب پالیز از گزینه شروع وارد برنامه میشویم. نام كاربر پیش فرض برنامه لایت و جامع عدد یک و كلمه عبور پیش فرض نیز عدد یک میباشد
تعریف کاربر با سطح دسترسی دلخواه
امكان تعریف كاربران مختلف با سطوح دسترسی متفاوت از منوی مدیریت کاربران وجود دارد. برای تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی آنها، به برنامه وارد شده و از منو مدیریت حضور و غیاب، مدیریت کاربران را انتخاب کنید
در پایین صفحه اخیر دو گزینه كاربران و سطوح دسترسی وجود دارد.
سطوح دسترسی: در اینجا امكان تعریف سطوح دسترسی مختلف با نام وكد وجود دارد.
- ابتدا كد و نام مورد نظر خود جهت دسترسی به بخشهای دلخواه را تعریف کنید. سپس از پنجره سمت چپ گزینههای مورد نظر خود را علامت زده و در انتها كلید ذخیره را میزنیم.
ابتدا كد و نام مورد نظر خود جهت دسترسی به بخشهای دلخواه را تعریف کنید. سپس از پنجره سمت چپ گزینههای مورد نظر خود را علامت زده و در انتها كلید ذخیره را میزنیم.
- كاربران: در این گزینه امكان تعریف كاربر جدید وجود دارد. می توان كاربر مورد نظر را به یك آدرس آی پی خاص محدود نمود تا فقط از آی پی تعریف شده اجازه دسترسی داشته باشد. در پنجره سمت چپ سطوح دسترسی تعریف شده قابل انتخاب برای كاربر تعریف شده می باشد.
در سطوح دسترسی امكان تعریف دسترسی یا عدم دسترسی كاربر به صورت مشاهده، ویرایش، حذف، اضافه، ذخیره، به روزرسانی، بازخوانی، اجرا كردن، نمایش، ایجاد، جدید، دریافت از، بازكردن، ارسال به، چاپ و گزارش وجود دارد. تمام آیتمهای استفاده شده در نرم افزار قابل كنترل در سطح دسترسی میباشند. علامت تیك سبز رنگ در كنار هر آیتم نشان دهنده اجازه دسترسی به آن و علامت تیك سبز كمرنگ در كنار هرآیتم نشان دهنده عدم دسترسی به آن میباشد. با كلیك روی علامت بعلاوه (+) دسترسی هر آیتم در اختیار ما قرار میگیرد كه با دو بار كلیك ماوس روی هر آیتم، انتخاب یا عدم انتخاب آیتم انجام میگیرد. همچنین با زدن كلید راست ماوس روی پنجره آیتمهای دسترسی موجود، گزینه های انتخابی آیتمها در اختیار ما قرار میگیرد. در زیر برای مثال در مدیریت كاربران دو گزینه انتخاب شده است.
پس از ذخیره یا اصلاح سطح دسترسی، یکبار از سیستم خارج شده و دوباره وارد نرم افزار می شویم تا سطح دسترسی جدید اعمال شود
در اولین بار ورود به برنامه، پیغام پیكر بندی اولیه روی صفحه ظاهر خواهد شد. منظور از پیكر بندی تعیین تعداد ارقام شماره كارت و شماره پرسنلی و تاریخ شروع سال میباشد.
برای پیكربندی اولیه به گزینه تنظیمات - تنظیمات اولیه میرویم.
تنظیمات
پیش از استفاده از برنامه لازم است تنظیمات مورد نیاز انجام گیرد.
تنظیمات اولیه
- طول شماره كارت ورود / خروج (شناسه فرد): تعداد ارقام شماره كارت در برنامه لایت تا 4 رقم و برنامه جامع 10 رقم قابل تعیین است.
- طول شماره پرسنلی: تعداد ارقام شماره پرسنلی در برنامه لایت تا 8 رقم و در برنامه جامع تا 16 رقم قابل تعیین می باشد.
- تاریخ شروع سال: تاریخ شروع سال مالی یا کاری مجموعه با این گزینه تعیین می شود. به عبارت دیگر محاسبات اطلاعات از این تاریخ به بعد به عنوان سال جدید در نظر گرفته خواهد شد.
- نکته مهم: این تاریخ مبنای محاسبه شروع سال جدید برای محاسبه مرخصی ها می باشد.
هم پوشانی شیفت ها در گروه کاری
شیفتها در گروههای كاری برای همپوشانی چك شوند: گاهی نیاز است در یك گروه كاری بیش از یك شیفت استفاده شود. مثلا سه روز صبح كار، سه روز عصر كار و سه روز بعدی را شب كار باشند، در این حالت ممكن است مقداری ازمحدوده شیفتهای تعریف شده با قرار گرفتن در كنار هم با یكدیگر تلاقی پیدا كنند. برای آگاهی از تلاقی شیفتهای استفاده شده با یكدیگردرتعریف گروه كاری، این گزینه انتخاب می شود.
انتقال آنلاین تردد از دستگاه به برنامه و پردازش خودکار
آنلاین: برای ارتباط همزمان نرم افزار با یک یا چند دستگاه حضور و غیاب و پردازش اطلاعات تردد به صورت خودكار از این گزینه استفاده میشود.
منبع داده کارتزنی: برای تعیین محل برداشتن اطلاعات تردد به صورت آنلاین توسط برنامه حضور و غیاب باید این منابع را مشخص کنیم
این گزینه دارای سه نوع دیتابیس می باشد:
با انتخاب هر گزینه و کلید تنظیم ارتباط، پنجره مربوط به دیتابیس مورد نظر جهت تنظیمات باز می شود.
Unis: برای دریافت اطلاعات از بانک نرم افزار Unis، پارامترهای آدرس فایل و رمز دیتابیس و... را تنظیم کنید
DataCenter: اطلاعات دستگاه كارتزنی توسط نرم افزارهای ارتباطی مربوط به هر مدل دستگاه به بانك اطلاعات نرم افزار دیتا سنتر منتقل میشود و نرم افزار حضور و غیاب این اطلاعات را از دیتاسنتر فراخوانی می کند.
نام سرور، نام کاربری و رمز عبور با توجه به نوع دسترسی (همانگونه که هنگام نصب SQL تعیین شده) و آدرس پایگاه داده دیتا سنتر را جهت برداشت اطلاعات كارتزنی وارد کنید.
None: حالت بدون ارتباط با بانک اطلاعات مربوط به تردد (در این حالت سیستم آنلاین نخواهد بود)
- دوره های سركشی برای بازیابی: با تعیین زمان سركشی برحسب دقیقه، سیستم در زمانهای تعیین شده ازنرم افزاردیتا سنتر، آخرین اطلاعات تردد دریافت نشده را فراخوانی مینماید.
- وارد كردن ترددها بصورت آنلاین: درصورتی كه بخواهیم ترددهای ثبت شده درنرم افزاردیتا سنتر بصورت خودكار به نرم افزارحضور و غیاب منتقل شود این گزینه را انتخاب می كنیم.
- پردازش آنلاین: درصورت انتخاب گزینه وارد کردن ترددها بصورت آنلاین این گزینه فعال میشود و با انتخاب این گزینه میتوان اطلاعات تردد دریافت شده را بصورت خودكار پردازش نمود. و نیاز به پردازش اطلاعات توسط كاربر نیست.
- مقادیر تصویبی انتخابی: در برخی از شركتها و یا سازمانها به پارامتهایی غیراز موارد محاسباتی سیستم حضور و غیاب نیاز دارند. (مثل اضافه كارتصویبی ویا...) برای تعریف این پارامترها از این گزینه استفاده میشود. جنس این پارامترها میتواند متن، عدد و یا تاریخ باشد.
امكان تعریف چهار مقدار تصویبی وجود دارد.
در انتها تمام تغییرات و تنظیمات باید ذخیره شوند.
تعریف شیفت
چگونه شیفت پرسنل را تعریف کنیم. تعریف شیفتهای دو نوبته. شیفت نگهبان. شیفت چرخشی
به هر الگوی رفت وآمد پرسنل یك شیفت گفته میشود. یا به عبارت دیگر هر شیفت، معرف ساعات موظفی كاركرد شخص در یك روز كاری میباشد. هر شیفت میتواند به دو نوبت تقسیم شود. مثلا شروع نوبت اول، ساعت 8 پایان نوبت اول 13 و شروع نوبت دوم 16 و پایان نوبت دوم 19 باشد.
در تعریف شیفت، شروع ساعت مجاز كارتزنی و طول دوره (محدوده) کارتزنی حتماً باید تعریف شوند.
شیفت كاری
شیفت كاری: برای هر شیفت نام مشخص كه بیانگر الگوی آن شیفت باشد تعریف میكنیم. نام گذاری مناسب از اشتباه در بكارگیری شیفتها جلوگیری مینماید.
توضیحات: برای جلوگیری از استفاده اشتباه از شیفتها جهت بكارگیری در گروههای كاری، توضیحات بیانگر الگوی شیفت درج میگردد.
نوع روز: هر شیفت میتواند به عنوان روز كاری و یا روز غیركاری (تعطیل شیفت) درنظر گرفته شود. بنابراین در انتخاب این گزینه دقت شود. روزكاری به عنوان روز موظفی و روز غیركاری به عنوان روز استراحت درنظر گرفته میشود.
محدوده ساعات كارتزنی: برای كارتزنی یك محدوده درنظر گرفته میشود و هرگونه تردد داخل این محدوده قابل محاسبه خواهد بود. بنابراین شروع وپایان این محدوده را باید مشخص کنیم است. تردد از ابتدای محدوده كارتزنی تا شروع نوبت اول وهمچنین از پایان نوبت تا انتهای محدوده كارتزنی درصورت داشتن مجوز اضافه كار محسوب میگردد.
شروع ساعت مجاز كارتزنی: كارتزنی از این ساعت به بعد به عنوان تردد در روز جدید کاری درنظر گرفته می شود و تردد قبل از این ساعت، در این شیفت دیده نمیشود و در صورت قرار گرفتن در شیفت قبل، برای روز کاری قبل در نظر گرفته می شود.
طول دوره كارتزنی: مقدار زمانی که فرد می تواند در این شیفت پس از شروع ساعت مجاز کارتزنی ثبت تردد نماید را طول دوره کارتزنی می نامیم.
برای مثال اگر ساعت مجازشروع كارتزنی 5 صبح و طول دوره 19 باشد، پرسنل این شیفت از ساعت 5 صبح تا 19 ساعت پس از 5 صبح یعنی ساعت 23 شب می توانند ثبت تردد نمایند. و ترددهای ثبت شده بعد از این مدت برای روز بعد درنظر گرفته می شود.
ساعت آغاز نوبت اول: كارپرسنل اززمان تعریف شده در این گزینه آغاز میگردد و تاخیر درثبت تردد عادی پس از این زمان، كسر كار و تاخیر در ورود محسوب خواهد شد. و كارتزنی بعد از ساعت شروع مجاز كارتزنی تا ساعت آغاز نوبت اول درصورت داشتن مجوزو عدم محدودیت اضافه کاری، اضافه كاراول وقت محسوب خواهد شد
ساعت پایان نوبت اول: ساعت و دقیقه تعریف شده در این گزینه زمان پایان كار پرسنل در نوبت اول را نشان میدهد و كارتزنی پس از این زمان تا انتهای محدوده كارتزنی درصورت داشتن مجوز و رعایت محدودیت اضافه کاری، میتواند اضافه كارمحسوب شود. درصورتیكه شیفت در دو نوبت باشد حضور بین دو نوبت اول ودوم اضافه كار در نظر گرفته میشود. ثبت تردد عادی قبل از اتمام نوبت تعجیل و كسر كار منظور میگردد.
ساعت آغاز نوبت دوم: در برخی از شركتها كار روزانه به دو بخش تقسیم میگردد و بین این دو بخش زمانی را به استراحت میپردازند. به این روش تردد شیفت دو نوبته گفته میشود. ساعت و دقیقه تعریف شده در این گزینه ساعت شروع نوبت دوم فعالیت میباشد. این زمان شروع اجباری كار در نوبت دوم میباشد و كارتزنی پس از آن میتواند كسر كار درنظر گرفته شود.
ساعت پایان نوبت دوم: این زمان ساعت اتمام كار در نوبت دوم میباشد. و برای كارتزنی قبل از این ساعت تعجیل در خروج و كسر كار منظور میگردد.
تعریف زمان استراحت و ناهاری در شیفت
عدم محاسبه حضور زمان استراحت شیفت
وضعیت مرخصی و ماموریت در زمان استراحت چگونه است
حدوده صرف غذا: دربین شیفت میتوان زمانی را جهت استراحت و نمازو ناهار تعریف نمود. در این محدوده ممكن است شرایط مختلفی اتفاق بیفتد كه آنها را بیان می كنیم: (در پارامترها گروه كاری میتوان انتخاب کرد که حضور در محدوده صرف غذا، جزء حضور در نظر گرفته شود یا خیر)
- مرخصی در این محدوده درنظر گرفته نمیشود.
- ماموریت ساعتی در این محدوده درنظر گرفته خواهد شد.
- كارتزنی در این محدوده دیده میشود ولی جزء اضافه كار محسوب نمیگردد.
- اگر محدوده صرف غذا جزء حضور محسوب نگردد كارتزنی در این محدوده و یا عدم كارتزنی در این محدوده هیچ تفاوتی در مقادیر محاسبات انجام شده نخواهد داشت.
- اگر این محدوده جزء حضور در نظر گرفته شود خارج شدن از شركت در این زمان حتما باید با كارتزنی صورت پذیرد.
ساعت شروع صرف غذا: تعریف ساعت شروع استراحت بین شیفت
ساعت پایان صرف غذا: تعریف ساعت پایان استراحت بین شیفت
تعریف شب کاری
محدوده شب كاری: اگر تمام و یا قسمتی از یك شیفت كاری در شب قرار بگیرد جهت درنظر گرفتن سختی كار در شب، میتوان قسمت قرار گرفته در شب را جدا ودر گزارش به عنوان شبكاری درج نمود. همچنین میتوان برای آن ضریب تعیین كرد.
- شروع ساعت شب كاری: تعریف شروع محدوده شب كاری
- پایان ساعت شب كاری: تعریف پایان محدوده شب كاری
لازم به ذکر است که این محدوده حتما باید در یک شیفت کاری قرار بگیرد.
تعریف زمان شناوری در شیفت
در صورت رعایت نشدن قانون محدوده شناوری، تاخیر افراد چگونه محاسبه می گردد.
تنظیمات شناوری
تنظیمات شناوری : اگر بخواهیم زمان کاری در یک شیفت به میزان تعریف شده شناور باشد. یعنی فرد بتواند به میزان طول محدوده شناوری زودتر و یا دیرتر ثبت ورود نماید و در انتهای شیفت با تعجیل یا تاخیر در ثبت خروج آن را جبران نماید از گزینه شناوری استفاده می کنیم.
طول محدوده شناور: مقدار زمان قابل استفاده از امكان شناوری میباشد.
محدوده شناور را همیشه اعمال كن: با انتخاب و یاعدم انتخاب این گزینه دو نوع محاسبه شناوری خواهیم داشت.
اگر کارکنان محدوده زمان شناوری را رعایت نکنند و بعد از آن زمان ثبت تردد نمایند، با انتخاب گزینه "محدوده شناور را همیشه اعمال كن" به میزان تعیین شده طول محدوده شناوری فرد می تواند جبران کسر کار خود را با اضافه کار انجام دهد و اگر این گزینه انتخاب نشود، با عدم رعایت این زمان محدوده شناوری برای او در نظر گرفته نخواهد شد و زمان تاخیر در ورود و یا تعجیل در خروج کسر کار محسوب خواهد شد.
مثال: فرض کنیم شروع نوبت ساعت 8 و پایان نوبت در شیفت ساعت 17 باشد و یک ساعت زمان شناوری تعریف کنیم. با این شرایط پرسنل می توانند از 7 تا 9 ثبت ورود انجام داده و به همان نسبت از 16 تا 18 خروج خود را ثبت نمایند. یعنی اگر زود آمد می تواند زود برود و اگر تاخیر داشت دیرتر خروج ثبت نماید.
درصورتیکه گزینه "محدوده شناور را همیشه اعمال كن " را تیک بزنیم و فرد بیش از این زمان محدوده شناوری، تاخیر داشته باشد و این فرد با اضافه کار انتهای شیفت آن را جبران نماید، فقط یک ساعت برای او جبران خواهد شد و بیش از آن کسر کار محسوب می گردد. یعنی اگر 9:30 ورود ثبت کند وساعت 18:30 خروج بزند 30 دقیقه برای او کسر کار محسوب می گردد.
درصورتیکه گزینه "محدوده شناور را همیشه اعمال كن " را انتخاب نکنیم و فرد بیش از این زمان محدوده شناوری، تاخیر داشته باشد، به علت عدم رعایت این قانون، کل زمان تاخیر برای او کسر کار منظور می گردد
تعریف نوبت کاری در شیفت
درصورت نیاز به تعیین نوبت کاری (صبح – عصر- شب - صبح و عصر و...)، علاوه بر تعریف شیفت این پارامترها را هم با توجه به نوبت اختصاص داده شده به این شیفت تعریف کنید. برای مثال شیفت نوبت صبح وعصر از ساعت 07:00 الی 19:30 معادل دو نوبت 07:00 الی 14:00 صبح و14:00 الی 19:30 عصر به صورت زیرتعریف می شود.
- شروع ساعت مجاز کارتزنی 05:00
- طول دوره کارتزنی 23:59 ساعت
- ساعت شروع نوبت اول 07:00
- ساعت پایان نوبت اول 19:30
- در اسامی نوبتها
- ساعت آغاز صبح 07:00 و ساعت پایان صبح 14:00
- ساعت آغاز عصر 14:00 و ساعت پایان عصر 19:30
- حداقل حضور صبح و عصر 05:00 ساعت
در این جدول پارامتر حداقل حضور تعیین کننده شرط تعلق گرفتن نوبت خواهد بود. یعنی اگر حضور کمتراز این مقدار باشد، نوبت کاری ثبت شده و در غیر اینصورت حضور عادی محاسبه می شود
پارامترهای شیفت: برای هر شیفت امكان تعریف تعدادی پارامتر وجود دارد. این پارامترها شامل تبدیل ساعات، مشخص کردن حداقل و حداکثر اضافه کار در شیفت، کسرکار قابل اغماض، تبدیل كسركار بیش از حد مجاز به غیبت، معادل ساعتی مرخصی روزانه، تعیین اضافه کار اجباری، تعیین زمان غیر مجاز خروج و میزان افزایش حضور پرسنل می باشد. در پایین هر کدام از این پارامترها شرح داده می شوند.
تبدیل ساعت: بر ای چشم پوشی از تاخیر در ورود و یا تعجیل در خروج می توان ساعت تردد ثبت شده را با ساعت دیگری جایگزین(تبدیل) گردد. با این عمل محاسبات با ساعتهای جایگزین شده انجام می گیرد.
تردد های ثبت شده در این محدوده به صورت پیش فرض در حالت تبدیل شده در سیستم قابل مشاهده خواهد بود و تردد اصلی نمایش داده نمیشود.
(در قسمت پارامترهای گروه کاری بخش محاسبات اولیه گروه کاری می توان گزینه " ترددهای عادی به صورت تبدیل شده نمایش داده شوند؟ " را غیر فعال کرد تا تردد های اصلی نمایش داده شوند ولی محاسبات طبق ساعت تبدیل شده انجام می شود
برای مثال اگربخواهیم از 15 دقیقه زود آمدن پرسنل صرف نظر كنیم وساعت تبدیل شده در سیستم قابل مشاهده و گزارش گیری باشد، با فرض شروع بكارنوبت اول در ساعت 8، مینویسیم ازساعت 7:45 تا 08:00 به 08:00 تبدیل گردد.
این تبدیل به این معناست كه اگر كارتزنی بین ساعت 7:45 تا 08:00 صورت گیرد، تردد ثبت شده، ساعت 8 نمایش داده می شود و محاسبات براساس تردد در ساعت 08:00 انجام میگردد.
در پارامترهای شیفت در برنامه جامع چهار و در برنامه لایت دو تبدیل داریم این تبدیل میتواند در هر ساعت كارتزنی تعریف شود.
اضافه کاری اول وقت
اضافه کاری اول وقت: حضور از زمان شروع کارتزنی تا شروع نوبت کارتزنی درصورت داشتن مجوز، می تواند به عنوان اضافه کار اول وقت محسوب گردد
حداقل اضافه كاری اول وقت: برای اضافه كاری اول وقت میتوان میزان حداقل تعیین نمود. یعنی اضافه كاری كمتر از این عدد قابل قبول نباشد.
حداكثر اضافه كاری اول وقت: برای اضافه كاری اول وقت میتوان سقف تعیین نمود. یعنی اضافه كاری بیش از این سقف پذیرفته نباشد.
اضافه کاری آخر وقت: حضور از پایان نوبت تا انتهای محدوده کارتزنی درصورت داشتن مجوز، می تواند به عنوان اضافه آخر وقت محسوب گردد
حداقل اضافه كاری آخر وقت: برای اضافه كاری انتهای شیفت میتوان میزان حداقل تعیین نمود. یعنی اضافه كاری كمتراز این عدد قابل قبول نیست.
حداكثر اضافه كاری آخر وقت: برای اضافه كاری انتهای شیفت میتوان سقف تعیین نمود. یعنی اضافه كاری بیش از این سقف پذیرفته نیست.
اغماض از کسرکار
اغماض از كسر كار : اگر نیاز باشد از كسركار پرسنل به اندازه تعیین شده در طول یك شیفت چشم پوشی شود، مقدارمورد نظر را در این گزینه تعریف میكنیم. این كسركار در طول شیفت میباشد محدودیت ابتدا و یا انتهای شیفت ندارد. یعنی اگر این گزینه 15 دقیقه تعریف شده باشد و كسركار در طول شیفت برابر با یك ساعت باشد، برای این فرد در این شیفت 45 دقیقه كسركار منظور خواهد شد.
تبدیل كسر كار به غیبت: اگر كسركار فرد ازمقدارتعیین شده در این گزینه بیشتر باشد این شیفت برای او غیبت محسوب خواهد شد. برای مثال اگر طول شیفت 8 ساعت بوده و فرد 5 ساعت كسركار داشته باشد میتوان این روز را برای او غیبت منظور نمود.
معادل ساعتی مرخصی روزانه برای این شیفت: مقدار تعریف شده این گزینه نشان می دهد به ازاء یك روز مرخصی روزانه، چند ساعت مرخصی ساعتی منظور میگردد.
هنگام ذخیره کردن شیفت سوال می شود که " معادل مرخصی روزانه برای این شیفت به اندازه طول شیفت تغییر داده شود ؟ " درصورت انتخاب گزینه "بلی" هر مقداری که در پارامتر فوق تعریف کرده باشیم به اندازه طول شیفت تغییر خواهد یافت، اگر بخواهیم مرخصی روزانه برای این شیفت معادل مقداری که تعریف کرده ایم، باشد باید در جواب این سوال گزینه "خیر" را انتخاب کنیم
اضافه كار اجباری: گاهی نیاز است به صورت اجباری پرسنل جهت انجام كار شركت بیش از شیفت تعریف شده در محل كار حضور داشته باشند. برای این منظور میتوان این اضافه كار را اجباری تعریف نمود. با حضور پرسنل در این زمان تعریف شده اضافه كاری ثبت میشود و درغیر اینصورت به میزان زمان تعیین شده كسركار ثبت میگردد. زمان اضافه كار اجباری را به دو صورت میتوان درنظر گرفت:
براساس تعیین محدوده زمان اضافه کار: شروع و پایان زمان اضافه كار اجباری را تعیین میكنیم و پرسنل باید در ساعت تعیین شده بصورت اجباری حضور داشته باشند.
براساس مدت زمان اضافه کار: مقدارزمان حضور اضافه كاری اجباری بوده و لازم نیست پرسنل درساعت خاصی اضافه كار بمانند. با انتخاب گزینه دوم، گزینه اول از ساعت تاساعت غیر فعال خواهد شد.
جریمه تعجیل در خروج به میزان تعیین شده
میزان افزایش ساعت حضور : برای هر شیفت میتوان به حضور پرسنل مقداری را اضافه نمود. این مقدار برحسب ساعت و دقیقه میباشد.
تعریف گروه کاری
تعریف گروه كاری: هر شركت یا سازمان دارای بخشهای مختلف میباشد و ممكن است نحوه تردد ویا نحوه محاسبات این بخشها بایكدیگر متفاوت باشد و هركدام ازیك الگوی رفت و آمد خاص ویا نحوه محاسبات خاص تبعیت كنند. دسته بندی پرسنل براساس یكسان بودن ساعات تردد و نحوه محاسبات را گروه كاری مینامیم. مانند بخش اداری، تولید، صبح یا عصر ویا شب، نگهبانی و....
برای هر گروه كاری پارامترهای مختلفی جهت تنظیمات بیشتر و دقیقتر در اختیار ما میباشد.
گروه كاری
برای اختصاص الگوهای كاری به پرسنل از گروههای كاری استفاده میكنیم. هرگروه كاری ممكن است شامل یك یا چند شیفت باشد. برای درك بهتر گروه كاری یك مثال می زنیم. فرض كنیم الگوی کاری پرسنل بخش اداری از شنبه تا چهارشنبه ساعت 8 الی 16 و پنج شنبه ها 8 الی 12 بوده و روزهای تعطیل رسمی، تعطیل باشند. الگوی کاری این دسته از پرسنل هر هفته تکرار می شود و دارای یك دوره تكرار 7 روزه میباشد. یعنی هفته بعد نیز شبیه به این هفته در محل كار حضور خواهند داشت و این قانون برای همیشه ادامه پیدا خواهد كرد. با تعیین دوره تكرار، انتساب شیفت به گروه، در پایین پنجره، تاریخ، روز و نام شیفت به تعداد تعیین شده تكرار، قابل مشاهده است. در این جدول میتوان برای هر روز شیفت مورد نظر را اختصاص داد.
نام گروه كاری: برای هرگروه كاری نام مناسب جهت بكار گیریهای بعدی انتخاب نمایید. مثلا امور اداری، تولید روز، تولید شب، نگهبانی یك و یا نگهبانی دو و...
توصیف گروه كاری: برای توضیح گروه كاری میتوان به غیر از نام گروه، توصیف آن را نیز درج نمود. این گزینه اجباری نیست.
تاریخ شروع فعالیت: این گزینه تاریخ شروع فعالیت این گروه را مشخص میكند. تردد پرسنل قبل از این تاریخ محاسبه نخواهد شد. بنابراین در ثبت صحیح این تاریخ دقت نمایید.
دوره تكرارانتساب شیفت به گروه: معمولا شیفتهای كاری پرسنل به صورت دوره ای تكرار میشوند. برای مثال شیفتهای اداری معمولا بصورت هفتگی تكرار میشوند. یعنی دوره تكرار برابر با 7 میباشد.
انتخاب تقویم كاری: برای هرگروه كاری میتوان از بین تقویم های تعریف شده تقویم مورد نظر را اختصاص داد. (تقویم رسمی، تقویم سازمانی و...)
پارامترهای گروه كاری
برای هر گروه كاری میتوان تنظیمات خاص برای پارامترهای مختلف در برنامه تعیین نمود. پارامترها شامل ضرایب مختلف در اضافه كار، كسركار، تعطیل كاری و... وهمچنین تصمیم گیری های مختلف درشرایط متفاوت میباشند. گروه مورد نظر از پرسنل را انتخاب نموده و پس از تنظیمات گروه کاری، پارامترهای مورد نظر را نیز ضریب دلخواه را بزنید. مثلا یك گروه اضافه كار باضریب 2 و گروه دیگر با ضریب 1.4 داشته باشند.
پارامترهای محاسباتی اولیه گروه كاری
پارامترهای محاسباتی اولیه گروه كاری: ضرایب این بخش بین صفر تا 9.99 میتوانند مقدار بگیرند.
ضریب تاخیر در ورود: محاسبه كسركار اول وقت(تاخیر) با ضریب تعیین شده در این پارامتر صورت می گیرد.
ضریب كسر بین كار: ثبت تردد در بین ساعات کاری بدون ماموریت و یا مرخصی کسرکار محاسبه خواهد شد. همچنین اگر فردی 2 ساعت مرخصی درخواست نموده و 3 ساعت در محل کار نباشد کسر کار وسط وقت خواهد داشت. و برای این كسركار میان وقت میتوان ضریب تعیین نمود.
ضریب تعجیل در خروج: خروج قبل از انتهای شیفت كاری، بدون مشخص کردن ماموریت ساعتی یا مرخصی ساعتی، كسركار و تعجیل در خروج محاسبه میگردد. برای تعجیل در خروج نیز میتوان ضریب تعیین نمود.
ضریب کل کسرکار
ضریب كل كسركار: كسركاركل مجموع همه كسركارها در طی شیفت (تعجیل در خروج، تاخیر در ورود و كسركاربین شیفت ) میباشد. برای كل كسركار نیز میتوان ضریب تعیین نمود.
نکته: ابتدا ضرایب کسرکاراول وقت و بین وقت و آخر وقت محاسبه میشود وسپس جمع کسر کارحاصل در ضریب کسر کار کل ضرب می شود
ضریب كل اضافه كار
ضریب كل اضافه كار: مجموع اضافه كار اول وقت، بین دونوبت و آخر وقت را اضافه كاركل مینامیم و میتوان برای آن ضریب تعیین نمود.
نکته: ابتدا ضرایب اضافه کار اول وقت و بین دو نوبت و آخروقت محاسبه شده و سپس مجموع اضافه کار حاصل درضریب اضافه کارکل ضرب می شود.
ضریب شبكاری
ضریب شبكاری: كاركرد در قسمتی از شب را میتوان به عنوان شب كاری در نظر گرفت و برای این قسمت به عنوان سختی كار ضریب تعیین نمود.
ضریب اضافه كار اول وقت: حضور پرسنل ازساعت شروع كارتزنی تا شروع نوبت اول در صورت داشتن مجوز اضافه کاری، اضافه كار اول وقت محسوب میگردد. برای این اضافه كار میتوان ضریب تعیین نمود.
ضریب اضافه كار وسط وقت: اضافه كار وسط وقت در دو حالت ممكن است پیش بیاید.حضور دربین نوبت اول و دوم شیفتهای دو نوبته و یا ماموریت ساعتی در زمان صرف غذا و استراحت یا بین دونوبت. برای این اضافه كاری نیز میتوان ضریب تعیین نمود.
ضریب اضافه كار آخر وقت: از انتهای شیف تا پایان محدوده کارتزنی، به شرط داشتن مجوز اضافه کاری، به عنوان اضافه کار آخر وقت در نظر گرفته می شود، برای اضافه كارآخر وقت نیز میتوان ضریب تعیین نمود.
آیا تعطیلی بین دو غیبت، غیبت محاسبه شود؟
اگر فردی چند روز غیبت داشته باشد و بین این روزها، یک یا چند روز تعطیل قرار گیرد روزهای تعطیل نیز میتواند غیبت محسوب شود. اگر روز تعطیل قبل ویا بعد از غیبت قرارگیرد این تعطیلات غیبت محسوب نخواهد شد.
آیا ترددهای عادی به صورت تبدیل شده نمایش داده شوند؟ درصورتی که بخواهیم در گزاش های برنامه ساعات واقعی بجای ساعات تبدیل شده نمایش داده شوند، این گزینه را غیر فعال می کنیم.
آیا ساعت ناهاری به عنوان حضور محسوب شود؟
آیا ساعت ناهاری به عنوان حضور محسوب شود؟ با انتخاب این گزینه ساعت ناهاری جزء حضور محاسبه خواهد شد.
روزهایی که در کارکرد ساعتی محاسبه نمیشود: در اینجا می توان برای افرادی که از نوع کارتزنی ساعتی در شیفت استفاده می کنند روزهای غیر کاری را مشخص نمود. در روزهای غیر کاری که با رنگ آبی انتخاب شده اند، محاسبه کارکرد انجام نخواهد شد. این پارامتر وابسته به پارامترهای محاسباتی کارتزنی (آزاد) ساعتی می باشد. با این دو پارامترمی توان تعیین کرد که این افراد ( افرادی که بصورت ساعتی کار میکنند ) در چه روزهایی و چند ساعت فعالیت میکنند.
حداقل زمان ورود با کارتزنی ماموریت
در ماموریت ساعتی ابتدای شیفت می توان حداقل زمان برای ماموریت ساعتی در نظر گرفت. زمان کمتر از مقدار تعیین شده این پارامتر تاخیر در ورود (کسر کار اول وقت) منظور می گردد.
پارامترهای محاسبه تعطیل کاری
پارامترهای محاسبه تعطیلكاری: مدت زمان موظفی تعریف شده هرشیفت، در روز تعطیل به عنوان تعطیل کاری و خارج آن،اضافه کار تعطیل در نظر گرفته شده است. در اینجا نوع و روش محاسبه تعطیل كاری و محدودیتها و ضرایب مورد استفاده تعطیلكاری و اضافه كار تعطیل قابل برنامه ریزی میباشد.
نوع محاسبه: تعطیل كاری به دو حالت روزانه و یا ساعتی قابل محاسبه است. در صورت انتخاب روزانه، اضافه كاری تعطیل غیرفعال خواهد شد.
محاسبه تعطیلكاری: اگر تعطیل كاری از حداقل مقدار تعریف شده كمتر باشد دو تصمیم میتوان گرفت.
- مقادیر كمتر از حداقل را حذف كن: تعطیل كاری كمتر از مقدار تعیین شده درگزینه حداقل تعطیل كاری قابل محاسبه نمیباشد. واز آن صرف نظر میشود.
- مقادیر كمتر از حداقل به اضافه كاریها منتقل شود: اگر مقدار تعطیل كاری شخص كمتر از حداقل تعطیل كاری تعیین شده باشد، با انتخاب این گزینه تعطیل كاری فقط به صورت اضافه كار محسوب میشود.
محاسبه اضافه كاری تعطیل: روزهای تعطیل نیز مانند روزهای كاری، دارای شیفت میباشند بنابراین حضور بیشتر از طول شیفت میتواند اضافه كار تعطیل درنظر گرفته شود. برای این اضافه كار نیز سه شرط درنظر گرفته شده است:
- مقادیر كمتر از حداقل را حذف كن: تعطیل كاری كمتر از مقدار تعیین شده در گزینه حداقل اضافه كار روز تعطیل قابل محاسبه نمیباشد.
- مقادیر كمتر از حداقل به اضافه كاریها منتقل شود: اضافه كار تعطیل به عنوان اضافه كار عادی در نظر گرفته می شود.
- به تعطیل كاری منتقل كن: مقدار كاركرد خارج از شیفت تعطیل، تعطیل كاری در نظرگرفته می شود.
ضریب تعطیلكاری: برای حضور در روز تعطیل میتوان ضریب در نظر گرفت.
ضریب اضافه كاری تعطیلكاری: برای اضافه كار در روز تعطیل میتوان ضریب در نظر گرفت.
حداقل تعطیل كاری: برای حضور در روز تعطیل میتوان مقداری را به عنوان حداقل تعریف نمود و اگر تعطیل كاری از آن مقدار كمتر شد تصمیم دیگری برای حضور گرفته شود.
حداكثر تعطیل كاری: برای حضور در روز تعطیل میتوان مقداری را به عنوان حداكثر تعریف نمود تا حضور بیش از این مقدار در نظر گرفته نشود.
حداقل اضافه كار تعطیل: برای اضافه كاری در روز تعطیل میتوان مقداری را به عنوان حداقل تعریف نمود و اگر حضور از آن مقدار كمتر شد تصمیم دیگری برای حضور گرفته شود.
حداكثر اضافه كار تعطیل: برای اضافه كاری در روز تعطیل میتوان مقداری را به عنوان حداكثر تعریف نمود تا اضافه كاری بیش از این مقدار محاسبه نشود.
خطا یا تردد ناقص در روز تعطیل نادیده گرفته شود: فراموشی در ثبت تردد، باعث داشتن تردد ناقص است و همچنین با داشتن تنظیمات اشتباه ممکن است خطای محاسباتی داشته باشیم. (مثلا در یك زمان هم ماموریت ساعتی و هم مرخصی ساعتی یكی به صورت برگه ای و دیگری از طریق دستگاه كارتزنی ثبت شده باشد). با انتخاب این گزینه میتوان از این خطاها و ترددهای ناقص برای روز تعطیل چشم پوشی نمود.
پارامترهای محاسباتی جمعه
پارامترهای محاسباتی جمعه: در اینجا روش محاسبه جمعه كاری و محدودیتها و ضرایب مورد استفاده جمعه كاری واضافه كارجمعه قابل برنامه ریزی میباشد. اگر به روز جمعه شیفت غیركاری اختصاص دهید حضور در این روز به عنوان جمعه كاری محسوب میشود و تنظیم پارامترهای زیر روی آن تاثیرگذار است.
محاسبه جمعه كاری: اگر جمعه كاری از مقدار حداقل تعریف شده كمتر باشد دو تصمیم میتوانیم بگیریم.
- مقادیر كمتر از حداقل را حذف كن: جمعه كاری كمتر از مقدار تعیین شده گزینه حداقل جمعه كاری قابل محاسبه نمیباشد.
- مقادیر كمتر از حداقل به اضافه كاریها منتقل شود: جمعه كاری به عنوان اضافه كار ثبت شده و جمعه كاری منظور نمیگردد.
محاسبه اضافه كاری جمعه: روزهای جمعه نیز مانند روزهای كاری دارای شیفت میباشد بنابراین حضور بیش از طول شیفت میتواند اضافه كار تعطیل درنظر گرفته شود. برای این اضافه كار نیز دو شرط در نظر گرفته شده است:
- مقادیر كمتر از حداقل را حذف كن: جمعه كاری كمتر از مقدار تعیین شده قابل محاسبه نمیباشد.
- مقادیر كمتر از حداقل به اضافه كاریها منتقل شود: اضافه كار جمعه به عنوان اضافه كار عادی ثبت شده و اضافه كاری جمعه منظور نمیگردد.
ضریب اضافه كاری جمعه کاری: برای اضافه كار جمعه میتوان ضریب در نظر گرفت.
حداقل جمعه كاری: برای حضور در روز جمعه میتوان زمانی را به عنوان حداقل حضور در نظر گرفت و حضور كمتر از این مقدار را طبق شرایط تنظیم شده محاسبه نمود.
حداكثر جمعه كاری: برای حضور در روز جمعه میتوان زمانی را به عنوان حداكثر حضور در نظر گرفت و حضور بیش از این مقدار در نظر گرفته نمی شود.
حداقل اضافه كار جمعه: با تعیین این مقدار زمان، در صورت حضور کمتر از این مقدار، اضافه کار محاسبه نخواد شد
حداكثر اضافه كار جمعه: برای جلوگیری از اضافه كار بیهوده میتوان سقف اضافه كار تعیین نمود. و اضافه كار بیش از این مقدار را در محاسبات نیاورد.
پارامترهای محاسباتی پنج شنبه: تنظیمات این قسمت نیز مانند پارامترهای محاسباتی جمعه میباشد.
پارامترهای محاسباتی روز غیركاری
تنظیمات این قسمت نیز مانند پارامترهای محاسباتی جمعه میباشد. امكان انتخاب روزغیركاری به عنوان تعطیل كاری وجود دارد. اگر بخواهیم روزغیركاری مانند تعطیل كاری محاسبه شود(تیك بخورد) كاركرد روز غیركاری تعطیل كاری محسوب میشود و پارامترهای محاسباتی تعطیل كاری درنظر گرفته میشود.
پارامترهای محاسباتی شب کاری
پارامترهای محاسباتی شبكاری : شبكاری به دو حالت داخل شیفت و یا خارج شیفت تقسیم بندی میشود:
شبكاری خارج از شیفت: اگر قسمتی از زمان شب كاری و یا تمام آن خارج شیفت(خارج از محدوده نوبت اول ودوم تعریف شده درشیفت) واقع شود دو نوع تنظیم در اختیارما میباشد.
- فقط شبكاری محاسبه شود.
- شبكاری و اضافه كاری محاسبه شود.
شبكاری داخل شیفت: اگر شب كاری تعریف شده در شیفت در داخل شیفت قرار گیرد در اینجا میتوان تصمیم به محاسبه شبكاری و یا عدم محاسبه آن بگیریم.
- شبكاری محاسبه نشود.
- شبكاری محاسبه شود.
پارامترهای محاسباتی مرخصی
نحوه محاسبه مرخصی: مرخصی به سه حالت قابل محاسبه است:
- ساعتی: مجموع مرخصی های ثبت شده برحسب ساعت محاسبه شود. در مورد بعضی از شیفتها كه طول زمانی آنها متفاوت است مورد استفاده قرار میگیرد. مثلا شیفتهای چهار ساعتی و 12 ساعتی
- روزانه: مجموع مرخصی ها در گزارش فردی و روزانه و دورهای برحسب روز نمایش داده میشود.
- تعدادشیفت: اگرطول شیفت از زمان كاركرد عادی (8 ساعت) بیشتر باشد میتوان هر روز مرخصی فرد را براساس تعداد شیفت درنظر گرفت. اگر طول شیفت بیشتر از یك روز باشد و دو روز را در بر بگیرد و دو روز برای شخص مرخصی صادر كنیم، درگزارشات چون محاسبه مرخصی بر اساس تعداد شیفت بوده عدد یك را نمایش میدهد.
نحوه تبدیل مرخصی روزانه به ساعتی: در پارامترهای شیفت قابلیت معادل سازی مرخصی روزانه به ساعت وجود دارد. و در گروههای كاری ممكن است از چند شیفت مختلف با طول زمانی متفاوت استفاده شده باشد. بنابراین برای مرخصی روزانه به دو شكل میتوان برخورد نمود:
- مقدارثابت: بدون توجه به طول شیفتهای مختلف استفاده شده در این گروه، به ازاء یك روز مرخصی روزانه میتوان به مقدار ثابت تعریف شده در گزینه معادل مرخصی روزانه به ساعتی، مرخصی ساعتی درنظر گرفت.
- مقدارتعیین شده در شیفت: درهر گروه كاری ممكن است از چند شیفت استفاده شده باشد و هر شیفت طول زمانی متفاوتی داشته باشد برای محاسبه دقیقتر، معادل سازی مرخصی روزانه به ساعتی از مقدار تعیین شده درهر شیفت استفاده میكنیم.
معادل مرخصی روزانه به ساعتی: میتوان مقدار ثابتی به عنوان معادل مرخصی روزانه بر حسب ساعت تعیین نمود.
مقدار مرخصی ساعتی معادل یك روز، مرخصی روزانه: این پارامتر برعكس پارامتر قبل میباشد. یعنی هر چند ساعت مرخصی ساعت، یك روز مرخصی روزانه محاسبه شود.
برای توضیح بیشتر یك مثال میزنیم: اگر حضور موظفی پرسنل در شركتی از شنبه تا چهارشنبه 8 ساعت و پنجشنبهها 4 ساعت و جمعه ها نیز تعطیل باشد، به ازاء یك روز مرخصی روزانه، 8 ساعت مرخصی منظور میگردد.
ولی اگر مرخصی های ساعتی را در نظر بگیریم به ازاء هر 7 ساعت و 20 دقیقه مرخصی ساعتی را یك روز مرخصی روزانه لحاظ مینمایند.
حضور در مرخصی روزانه: اگر شخصی مرخصی روزانه گرفته باشد و در محل كار حضور یابد برای مقدار حضور این شخص پنج تصمیم میتوان اتخاذ نمود.
- طبق شیفت محاسبه شود و مرخصی نیز محاسبه شود: بدون در نظر گرفتن مرخصی محاسبات حضور، كسركار و اضافه كارو... طبق شیفت انجام گیرد و علاوه بر آن مرخصی روزانه نیز منظور گردد.
- فقط مرخصی محاسبه شود: حضور در مرخصی محاسبه نمی گردد و فقط مرخصی ثبت میگردد.
- كل كاركرد اضافه كار به همراه مرخصی محاسبه شود: هم مرخصی روزانه ثبت شده و هم كل حضور اضافه كار منظور گردد.
- مرخصی و اضافه كاریها محاسبه شوند: مرخصی روزانه ثبت شده و حضور خارج از شیفت (زمان اضافه كاری) به عنوان اضافه كار منظور گردد و حضور درشیفت محاسبه نمیگردد.
- خطا نمایش بده: در چنین حالتی سیستم خطای محاسباتی نشان می دهد و هیچگونه محاسبه ای برای این حالت انجام نمیگیرد.
- محاسبه مرخصی با تردد ناقص: بدون درنظر گرفتن ترددهای ناقص مرخصی محاسبه میشود.
نحوه محاسبه مرخصی ساعتی: مرخصی ساعتی به سه حالت میتواند درنظر گرفته شود.
- فقط مرخصی محاسبه كن: در این حالت مرخصی ساعتی فقط مرخصی بوده و جزء حضور محسوب نمیگردد.
- فقط حضور محاسبه كن: مرخصی ساعتی جزء حضور محسوب شده و دیگر مرخصی نخواهد بود.
- مرخصی و حضور محاسبه كن: هم مرخصی ساعتی و هم حضور محسوب گردد.
نحوه محاسبه تعطیلی بین مرخصیها: اگر در بین مرخصی های روزانه تعطیلی قرار بگیرد سه نوع تصمیم قابل انتخاب است:
- تعطیل محاسبه كن: تعطیل بین مرخصی همان تعطیل در نظر گرفته شود.
- روز تعطیل را مرخصی محاسبه كن: اگر چند روز مرخصی گرفته شود و در بین آن یك یا چند روز تعطیل باشد تعطیلات جزء مرخصی منظور میگردد.
- جمعه را مرخصی محاسبه كن: فقط جمعه های بین مرخصی مرخصی منظور شده و تعطیلات دیگر جزء مرخصی محسوب نمیگردند.
پارامترهای محاسباتی ماموریت
- ماموریت داخل شیفت: ماموریت ساعتی، فعالیت پرسنل به صورت ساعتی میباشد و این فعالیت ممكن است در زمان كاری ویا غیر كاری صورت پذیرد. برای ماموریت ساعتی داخل شیفت سه حالت تصمیم گیری داریم:
- فقط ماموریت محاسبه شود و جزء حضور محاسبه نگردد.
- فقط حضور محاسبه شود و در گزارش ماموریتها نیاید.
- ماموریت و حضور هر دو محاسبه شود.
ماموریت خارج شیفت: برای ماموریت ساعتی خارج شیفت سه حالت تصمیم گیری داریم:
- اضافه كاری محاسبه شود.
- ماموریت و اضافه كاری محاسبه شود.
- فقط ماموریت محاسبه شود.
حضور در ماموریت روزانه: اگر فردی پس از گذشت یك یا چند ساعت از حضور در محل كار به ماموریت روزانه برود و یا در زمان ماموریت روزانه مقدار زمانی را به عنوان حضور در محل كار ثبت نموده باشد، در این شرایط پنج تصمیم قابل انتخاب خواهد بود:
- اگر حضور خارج از شیفت بود اضافه كار و اگر داخل شیفت بود حضور ثبت شده و ماموریت روزانه نیز محاسبه شود.
- فقط ماموریت محاسبه شود و حضور فرد بی اثر باشد.
- حضور جزء اضافه كار محسوب شود و ماموریت روزانه نیز محاسبه گردد.
- فقط حضور خارج از شیفت اضافه كار محسوب شده و داخل شیفت در نظر گرفته نمیشود و ماموریت روزانه نیز محاسبه میگردد.
- در چنین شرایطی خطا نمایش داده شده و محاسبه انجام نگیرد.
- محاسبه ماموریت با تردد ناقص: بدون در نظر گرفتن ترددهای ناقص ماموریت محاسبه میشود.
پارامترهای محاسباتی كارتزنی آزاد - ساعتی: گاهی نیاز است تعدادی ازافراد بصورت ساعتی در شركت فعالیت داشته و به ازاء هر ساعت كاركرد دستمزد دریافت نمایند. به این حالت كارتزنی ساعتی اتلاق میگردد. در كارتزنی ساعتی كسر كار معنا ندارد ولی میتوان كاركرد بیش از حد تعریف شده را اضافه كار درنظر گرفت. در كارتزنی ساعتی محاسبات میتوانند از قوانین خاص خود تبعیت نمایند در زیر شرایط و نحوه محاسبات آنها آمده است:
نکته: برای استفاده از این ایتم باید هنگام تعریف پرسنل نوع کارتزنی را "ساعتی" انتخاب کنید
ماموریت و مرخصی كارتزنی ساعتی:
- ماموریت و مرخصی دارند.
- ماموریت و مرخصی ندارند.
- فقط مرخصی دارند.
- فقط ماموریت دارند.
نحوه محاسبه ماموریت برای كارتزنی ساعتی:
- فقط ماموریت محاسبه شود.
- ماموریت و حضور محاسبه شود.
- فقط حضور محاسبه شود.
نحوه محاسبه شبكاری برای كارتزنی ساعتی:
- فقط شبكاری محاسبه شود.
- شبكاری و حضور محاسبه شود.
نحوه محاسبه مقدار كاركرد موظفی برای كارتزنی ساعتی: دراینجا نوع محاسبه حضور پرسنل كارتزنی ساعتی مشخص میشود.
- روزانه: با انتخاب این گزینه، اگر حضور پرسنل كارتزنی ساعتی از سقف تعیین شده در هر روز بیشتر باشد برای آن روز اضافه كار در نظر گرفته خواهد شد. و درصورت حضور كمتر ازسقف تعیین شده كسركار محاسبه نمیگردد.
- دوره پردازش: با انتخاب این گزینه حضور موظفی پرسنل كارتزنی ساعتی دریك دوره پردازش (مثلا ماهیانه) با مقدار تعیین شده درگزینه بعدی مقایسه میگردد. درصورت وجود حضور بیش از این میزان اضافه كار ثبت خواهد شد.
- مقدار كاركرد موظفی برای كارتزنی ساعتی: پرسنل ساعتی به ازاء هر روز باید به میزان تعیین شده این گزینه در شیفت فعالیت داشته باشند. در صورت كاركرد بیش از این میزان اضافه كار خواهد گرفت.
پارامترهای محاسباتی كسركار
كسركار عبارتست از كمبود زمان كاركرد هر فرد نسبت به زمان موظفی تعریف شده در هر شیفت یا دوره پردازش.
كسركار روزانه: در بعضی از شركتها كسركار را با اضافه كار و یا تعطیل كار ویا شبكاری تعدیل میكنند بنابراین در برخورد با شرایط مختلف هفت حالت بوجود خواهد آمد. كه با توجه به نیاز میتوان یك مورد را انتخاب نمود.
- تعدیل نشود: كسركار محاسبه شده، و با هیچ گزینه ای تعدیل نمیگردد.
- كاملا تعدیل شود: كسركار با كل اضافه كاریها واگر بازهم كسركار وجود داشت با شبكاری ها تعدیل گردد.
- كسركار فقط با شبكاری تعدیل شود.
- كسركار فقط با اضافه كاری كل تعدیل شود.
- كسركار فقط با تعطیل كاری تعدیل شود.
- كسركار فقط با اضافه كاری اول وقت تعدیل شود.
- كسركار فقط با اضافه كاری آخر وقت تعدیل شود.
پارامترهای محاسباتی حضور و كارتزنی ناقص
وضعیت حضور: محاسبه حضور پرسنل به سه حالت امكان پذیر است.
- ساعتی: حضور بر حسب ساعت و دقیقه محاسبه شود.
- روزانه: تعداد روز حضور در دوره پردازش محاسبه گردد.
- تعداد شیفتهایی كه حضور دارد: گاهی ممكن است تعداد شیفتهای كاری مهم تر از روزهای كاری باشد مثل تعداد شیفتهای شب پزشكان و یا پرستاران
كارتزنی ناقص: تردد پرسنل حتما باید شروع و پایان داشته باشد به عبارت دیگر تعداد تردد هر فرد در شیفت باید زوج باشد. در صورت فرد بودن تعدا تردد پرسنل، آن كارتزنی را ناقص میدانیم. یعنی در ورود به شركت ثبت تردد انجام داده و خروج خیر و یا بلعكس. ممكن است در روز 3، 5، 7 یا... كارتزنی داشته باشد ولی بازهم كارتزنی ناقص است. یعنی به ازاء هر ورود باید یك خروج نیز داشته باشد تا سیستم محاسبات را انجام دهد.
- خطا نمایش بده: هنگام ناقص بودن كارتزنی هیچ گونه محاسبه ای انجام نشده و سیستم خطا نمایش دهد.
- غیبت محاسبه شود: میتوان ترددهای ناقص را غیبت محسوب نمود.
- كل دوره شیفت كسركار محاسبه شود: با انتخاب این گزینه هیچ محاسبه ای انجام نشده و كل زمان شیفت كسركار محسوب میشود.
- به مقدارثابت كسر شود: درصورت داشتن تردد ناقص، هیچ محاسبهای انجام نشده و به میزان تعیین شده در گزینه بعدی كسركار منظور میگردد.
- آخرین تردد ناقص بعد از شیفت درنظر گرفته نشود: اگر تعداد تردد فرد باشد، با انتخاب این پارامتر با حذف آخرین تردد خارج شیفت تعداد تردد زوج شده و محاسبات صورت میگیرد.
مقدار كسر از حضور در صورت كارتزنی ناقص: در این گزینه مقدار ثابت جهت كسر از حضور تعریف میشود.
تعریف محل خدمت: از این قسمت می توان واحدها و قسمتهای مختلف مجموعه را تعریف نمود تعریف محل خدمت یکی از روشهای دسته بندی پرسنل میباشد. معمولا پرسنل یك محل خدمت از یك گروه كاری استفاده میكنند. (مثل كارگزینی و یا... )
از محلهای خدمت تعریف شده در ورود اطلاعات پرسنلی استفاده میشود. امكان تعریف محل خدمت به همراه توضیحات مورد نیاز بطور نامحدود وجود دارد.
برای تعریف محل خدمت ابتدا كلید اضافه را زده سپس محل خدمت مورد نظر را تعریف نموده كلید ذخیره را میزنیم.
تعریف انواع استخدام: نوع استخدام هر فرد باید مشخص باشد و در ورود اطلاعات پرسنل به افراد اختصاص می یابد.
در گزارش گیری می توان بر اساس نوع استخدام فیلتر انجام داد.
برای تعریف نوع استخدام ابتدا كلید اضافه را زده سپس نوع استخدام مورد نظر را تعریف نموده كلید ذخیره را میزنیم.
تعریف روزهای تعطیل
تعریف روزهای تعطیل: امكان تعریف نام برای تعطیلات مختلف با اختصاص رنگهای متفاوت وجود دارد. (تعطیلات رسمی، تعطیلات سازمانی و...)
برای تعریف روزهای تعطیل ابتدا كلید اضافه را زده سپس نام تعطیلات و رنگ مورد نظر را تعریف نموده كلید ذخیره را میزنیم.
تعریف تقویم
در شركتها یا سازمانها گاهی ممكن است بیش از یك تقویم جهت كاركرد پرسنل استفاده شود. در این گزینه امكان تعریف تقویمهای مختلف با تعطیلات متفاوت و با رنگهای تعریف شده (درتعریف روزهای تعطیل) وجود دارد. (برای مثال ممكن است درشركتی روزهای پنج شنبه تعطیل باشد)
كلید اضافه را زده ونام تعطیلات را وارد نموده و سال مورد نظر را انتخاب می نماییم. سپس با کلیک موس روی تاریخ مورد نظر آن را تعطیل کرد و با کلیک مجدد از حالت تعطیل خارج نمود همچنین میتوان جهت تعریف تعطیل برای روز هفته مثل شنبه ها یا.... در کل سال گزینه ای تعطیل کردن شنبه ها یا... استفاده نمود. و در انتها با زدن کلید ذخیره تغییرات را ذخیره می کنیم.
موظفی گروهی از افراد از شنبه تا چهارشنبه 8 الی 17 و پنج شنبه ها 8 الی 12 باشد
مثالهایی برای تعریف شیفت و گروه کاری:
مثال شماره 1
شیفت با دوره تکرار هفتگی شنبه تا چهارشنبه یک شیفت و پنج شنبه شیفت دیگری دارند
از شنبه تا چهارشنبه 8 الی 17 و پنج شنبه 8 الی 12 - این افراد دارای 15 دقیقه تاخیر مجاز و 15 دقیقه تعجیل مجاز هستند و از تعطیلات رسمی استفاده میکنند و کار در روز تعطیل مانند اضافه کارعادی محاسبه می شود. حداکثر زود آمدن این گروه ساعت 6 صبح و حداکثر دیر رفتن آنها ساعت 2 بامداد خواهد بود.
با توجه به توضیحات داده شده پارامترها این گونه تعریف خواهند شد:
از منوی تنظیمات قسمت تعریف شیفت کلید اضافه را بزنید سپس اطلاعات شیفت و پارامترهای شیفت را مانند تصویرهای زیر کامل کنید
و در پارامتر شیفت مثل شکل زیر تعاریف را انجام دهید
اکنون با کلید ذخیره این شیفت که مربوط به روزهای شنبه تا چهارشنبه می باشد را ذخیره کنید.
برای تعریف شیف روزهای پنجشنبه، کلید اضافه را بزنید و اطلاعات شیفت و پارامترهای شیفت را مانند تصویرهای زیر کامل کنید.
اکنون با کلید ذخیره این شیفت که مربوط به روزهای پنجشنبه می باشد را ذخیره کنید
حال باید گروه کاری با دروره تکرار 7 روزه شامل دو شیفت تعریف شده را تعریف کنید. (شنبه تا چهارشنبه از شیفت 17-8 و پنجشنبه ها از شیفت 12-8 استفاده کرده و روز جمعه هم می تواند یکی از این دو شیفت را اختصاص دهید.)
برای تعریف گروه کاری از منوی تنظیمات قسمت تعریف گروه کاری بازدن کلید اضافه میتوانیم گروه جدید تعریف کنیم برای گروه مورد نظر نام اداری انتخاب کرده و شروع کار این گروه را ابتدای سال تعیین می کنیم
حالا باید تقویم کاری این گروه را انتخاب کنیم
سپس تاریخ های نمایش داده شده که یک دوره کامل از تاریخ شروع فعالیت گروه کاری شروع و به تعداد دوره تکرار انتساب شیفت به گروه ادامه می یابد و ما میتوانیم برای هر روز شیفت متناسب با همان روز را انتخاب کنیم.
تنظیم پارامترهای گروه کاری برای گروه اداری
به قسمت پارامترهای گروه کاری پارامترها را اینگونه مقدار دهی میکنیم: ابتدا قسمت پارامترهای محاسباتی اولیه گروه کاری مانند تصویر مقداردهی کنید
گزینه بعدی پارامتر های محاسبه تعطیلکاری - مقادیر را این گونه تغییر دهید
در انتها برای ذخیره تغییرات کلید ذخیره را بزنید
تعریف پارامترهای شیفتها و پارامترها ی گروه کاری ها به همین صورت انجام می شود. برای مثالهای بعدی فقط تنظیم صفحه اصلی تعریف شیفت و تعریف گروه کاری را انجام می دهیم
مثال شماره 2: روز غیرکاری
موظفی گروهی از افراد از شنبه تا چهارشنبه 8 الی 18 و پنج شنبه ها تعطیل هستند
این افراد دارای 20 دقیقه شناوری هستند یعنی اگر 20 دقیقه زودتر تردد ورود خود را ثبت نمایند (07:40) می توانند 20 دقیقه زودتر خروج را نیز قبت نمایند(17:40) و اگر 20 دقیقه دیرتر تردد ورود خود را ثبت نمایند، باید تا 18:20 حضور داشته باشند
این گروه از تعطیلات رسمی استفاده می کنند و کار در روز تعطیل مانند اضافه کارعادی محاسبه می شود.
حداکثر زود آمدن این گروه ساعت 6 صبح و حداکثر دیر رفتن آنها ساعت 2 بامداد باشد.
از منوی تنظیمات قسمت تعریف شیفت کلید اضافه را می زنیم مقادیر تصویر زیر را وارد میکنیم و با کلید ذخیره تغییرات داده شده را ذخیره می کنیم
برای روزهای پنجشنبه که این گروه تعطیل هستند به 2 روش می توانیم تنظیمات را انجام دهیم:
روش اول: استفاده از تقویم کاری مجزا برای این گروه.
به این صورت که در تعریف روزهای تعطیل، یک تعطیل به نام تعطیل توافقی تعریف میکنیم (با انتخاب نام مناسب، در نمایش روزهای تعطیل در منوی تقویم، به راحتی می توانیم نوع روز تعطیل را متوجه بشویم) و در منوی تعریف تقویم، همه تعطیلات رسمی و توافقی (تعطیلات روز پنج شنبه) را تعریف میکنیم.
(در این تقویم تعطیل رسمی به رنگ سبز و تعطیل توافقی به رنگ فیروزه ای و تعطیل اتفاقی مثلا به علت آلودگی هوا به رنگ زرد نمایش داده شده است)
گروه کاری را مانند تصویر زیر تعریف کنید.
همانطورکه مشاهده میکنید دوره تکرار انتساب شیفت به گروه برابر با" 1" می باشد چون هر روز از شیفت 8-18 شناور استفاده می کنند و در تقویم کاری آنها تعطیلات رسمی و پنج شنبه ها به عنوان تعطیل توافقی ثبت شده است
روش دوم: استفاده از شیفت مجزا برای روز تعطیل.
از منوی تنظیمات قسمت تعریف شیفت کلید اضافه را می زنیم مقادیر تصویر زیر را وارد میکنیم، برای تعیین یک روز تعطیل کافی است که نوع روز را به روز غیرکاری تغییر دهیم و بقیه پارامترها مثل تعریف شیفت انجام می شود و با کلید ذخیره تغییرات را ذخیره می کنیم.
پس از تعریف شیفتهای لازم، برای تعریف گروه کاری کافی است پارامترها را مانند تصویر مقدار دهی کنید.
همانگونه مشاهده می کنید در این حالت باید از تقویم عادی استفاده کنیم و دوره تکرار انتساب شیفت به گروه برابربا "7" خواهد شد تا بتوانیم برای روز پنج شنبه، شیفت غیرکاری مربوطه را اختصاص دهیم.
برای ذخیره کردن تغییرات از کلید ذخیره استفاده میکنیم.
مثال شماره 3: شیفت نگهبان
روز اول صبح کار (از ساعت 7:00 الی 19:00) و روز دوم شب کار (از ساعت 19:00 الی 07:00 فردا) و روز سوم استراحت.
این افراد حداکثر1 ساعت زودتر میتوانند در محل کار خود حضور یابند تا اضافه کار اول وقت برایشان محاسبه شود و اضافه کار اول وقت کمتر از 30 دقیقه قابل قبول نیست
این نوع موظفی به 24/12 معروفند یعنی 12 ساعت کار و 24 ساعت استراحت، که سه گروه خواهند بود
گروه اول | گروه دوم | گروه سوم | |
روز اول | 7:00 الی 19:00 | 19:00 الی 7:00 صبح فردا | استراحت |
روز دوم | 19:00 الی 7:00 صبح فردا | استراحت | 7:00 الی 19:00 |
روز سوم | استراحت | 7:00 الی 19:00 | 19:00 الی 7:00 صبح فردا |
همانگونه که مشاهده می کنید باید 3 شیفت تعریف کنیم.
شیفت اول 7 الی 19: با توجه به توضیحات داده شده مشخصات شیفت و پارامترهای آن مانند تصاویر زیر مقداردهی می شوند.( به نحوه تعیین محدوده محاسبه اضافه کار اول وقت دقت کنید – پارامترهای شیفت اول و دوم یکسان هستند )
شیفت دوم 19 الی 7 صبح فردا: با توجه به توضیحات داده شده مشخصات شیفت مانند تصاویر زیر مقدار دهی می شوند و پارامتر شیفت مثل بالا می باشد.
شیفت سوم: استراحت، مانند تصویر زیر خواهد بود
به شروع ساعت مجاز کارتزنی و طول دوره کارتزنی توجه کنید این شیفت مربوط به روز استراحت می باشد بنابراین نوع روز را روز غیر کاری تعیین می کنیم و چون بعد از شیفت شب قرار می گیرد پس شروع ساعت مجازکارتزنی، برابر با انتهای محدوده ساعت کارتزنی شیفت قبل ( همان شیفت شب ) که ساعت 17:00 خواهد بود و انتهای محدوده کارتزنی شیفت استراحت برابر با شروع ساعت مجاز کارتزنی شیفت روز بعد ( شیفت روز ) خواهد بود (یعنی ساعت 05:00 صبح ) که فاصله زمانی ساعت 17:00 تا 5:00 صبح فردا 12 ساعت می شود که با کسر 1 دقیقه برای عدم ایجاد تداخل شیفتها طول دوره کارتزنی برابر 11:59 خواهد شد. با توضیحات داده شده گروه کاری این افراد طبق تصاویر زیر سه حالت تعریف خواهد شد
گروه A:
گروه B:
گروه C:
مشاهده می کنید که گروه ها طبق جدول ارایه شده تعریف شده اند.
مثال شماره 4: شیفت 24/48
یک روز کار و 2 روز استراحت ( معروف به 48/24 ) شروع کار از ساعت 07:00 صبح تا 07:00 صبح فردا و به همین صورت 2 روز استراحت میکنند و دوباره تکرار می شود. این افراد روز تعطیل ندارند.
از توضیحات داده شده مشخص می شود که دوره تکرار انتساب شیفت به گروه کاری "3" روز می باشد ( یک روز کار و دو روز استراخت) و تعداد 3 گروه به این صورت فعالیت میکنند، مانند جدول زیر
گروه اول | گروه دوم | گروه سوم | |
روز اول | 24 ساعت کار | استراحت | استراحت |
روز دوم | استراحت | 24 ساعت کار | استراحت |
روز سوم | استراحت | استراحت | 24 ساعت کار |
برای تعریف، طبق تصاویر زیر مقدار دهی میکنیم:
شیفت اول: 24 ساعت کاری
شیفت دوم: استراحت روز اول
شیفت سوم: استراحت روز دوم
تعریف گروه کاری اول: از آنجا که معمولا این نوع تعریف شیفت به گروه های نگهبانی اختصاص داده می شود،این گروه را حراست A نام گذاری کردیم. هنگام تعریف این گروه به قسمتهای رنگی توجه کنید.
تعریف گروه کاری اول
تعریف گروه کاری دوم: حراست B
تعریف گروه کاری سوم: حراست C
اگر به گروه کاری های تعریف شده و جدول عملکرد گروه ها توجه کنید درست بودن تعاریف کاملا مشخص خواهد بود
تعریف مرخصی / ماموریت
مرخصیها: مرخصی به معنای عدم حضور در محل كار در زمان كاری شركت، با مجوز میباشد. بنا به استفاده مختلف شركتها، امكان تعریف انواع مرخصی در این سیستم وجود دارد. همچنین امكان تعریف مرخصی ساعتی از جنس مرخصی روزانه، وجود دارد. جهت تعریف مرخصی و یا ماموریت جدید، كلید اضافه را زده و پس از تعریف ماموریت و یا مرخصی، كلید ذخیره را میزنیم.
- نام مرخصی: نام انواع مرخصی هایی که در مجموعه استفاده می شود را تعریف می کنیم.
- مرخصی كاركرد محسوب میشود؟: كاركرد پرسنل شامل کل زمان موظفی تعریف شده، منهای غیبت و کسر کارها می باشد. غیبت و بعضی از مرخصی ها جزء حضور و یا كاركرد قرار نمی گیرند. مانند مرخصی بدون حقوق. در اینجا امكان انتخاب مرخصی هایی كه از نظر شما كاركرد محسوب می شوند وجود دارد.
- فعال: گاهی نیاز میشود مرخصی تعریف شده در مدتی فعال شده و در زمانی دیگر غیر فعال شود و دیگر كاربردی ندارد مانند مرخصی زایمان، مرخصی آموزشی، فوت بستگان درجه یك و... با فعال بودن هر نوع مرخصی، میتوان در سیستم از آن استفاده نمود (در صدور مرخصی مربوطه و گزارشات) و با غیرفعال شدن آن دیگر نمیتوان از مرخصی فوق استفاده نمود.
- مرخصی در روز تعطیل درنظر گرفته شود: اگر مرخصی ثبت شده در روز تعطیل قرار گیرد با انتخاب این گزینه مرخصی محاسبه خواهد شد و در غیر اینصورت مرخصی درنظر گرفته نمیشود.
- معادل مرخصی در دستگاه كارتزنی: در دستگاه حضور و غیاب مدل Timax هشت نوع مرخصی ساعتی قابل تعریف میباشد. در این گزینه امكان اختصاص هر نوع مرخصی ساعتی به نوع روزانه وجود دارد.
ماموریتها: ماموریت به معنای انجام فعالیت برای شركت در محلی غیر از محیط شركت میباشد. بنا به استفاده مختلف شركتها، امكان تعریف انواع ماموریتها ی روزانه و ساعتی در این سیستم وجود دارد. همچنین امكان تعریف ماموریت ساعتی از جنس ماموریت روزانه وجود دارد.
- نام ماموریت: نام انواع ماموریتهایی که در مجموعه استفاده میشود. نام مورد نظر را وارد تعریف مینماییم.
- معادل ماموریت در ساعت: در دستگاه حضور و غیاب مدل Timax هشت نوع ماموریت ساعتی قابل تعریف میباشد. در این گزینه امكان اختصاص هر نوع ماموریت ساعتی به نوع روزانه وجود دارد.
چارت سازمانی
درهمه شركتها و موسسات و ادارات بخشها و زیر بخشهای مختلفی وجود دارد. هر بخش ممكن است زیر نظر بخش دیگری باشد. به این نوع تقسیم بندی چارت سازمانی گفته میشود. برای درك بهتر مثال سادهای از یك شركت میزنیم.
در فلوچارت زیر تعدادی از بخشهای یك شركت به عنوان مثال نمایش داده شده است.
در چارت سازمانی هر مدیر میتواند در قسمت دسترسی خود فعالیت نماید مثلا گزارشهای زیر بخشهای خود را مشاهده نماید و مدیر زیر دست وی امكان مشاهده گزارشهای پرسنل بخشهای دیگر را ندارد. مثلا بخش امور مالی گزارشهای پرسنل حسابداری را مشاهده نموده ولی نمیتواند گزارشهای بخش آموزش را مشاهده نماید.
همانطور كه در بالا بیان شد هر سازمان دارای بخشها و زیربخشهای مختلف میباشد. هربخش اصلی را ریشه و زیربخش هركدام را فرزند می نامیم. برای تعریف چارت سازمانی ابتدا ریشه (مدیریت) وسپس فرزندها(زیربخشها) را تعریف میكنیم.
در شکل قسمت زرد رنگ زیر بخشها یا فرزندهای واحد خدمات پس از فروش محسوب میگردد و قسمتهای سبز رنگ نمایانگر بخش اصلی یا ریشه هستند
برای ایجاد سطوح دسترسی از گزینه مدیریت كاربران، سطوح دسترسی و كاربران را تعریف مینماییم. و به هربخش تعریف شده در چارت سازمانی كاربری را اختصاص میدهیم. همچنین برای مشخص نمودن دسترسی هر كاربر به اطلاعات پرسنل باید پرسنل مورد نظر را به این كاربر اختصاص داد. (یعنی این كاربر به اطلاعات كدامیك از پرسنل دسترسی خواهند داشت.)
برای توضیح بیشتر فرض میكنیم مسئول واحد خدمات پس از فروش فقط نیازبه گزارش گیری از پرسنل خود دارد و به قسمتهای دیگر نرم افزار كاری ندارد و گزارش گیری از پرسنل خارج از این بخش مقدور نمیباشد. برای تعریف چارت سازمانی این فرد عملیات زیر را انجام میدهیم:
یک سطح دسترسی به نام گزارش تعریف می کنیم. برای این کار به بخش مدیریت كاربران و سطح دسترسی می رویم.
سپس کاربر مورد نظر را از منوی کاربران تعریف می کنیم
بعد از تعریف چارت سازمانی، جایگاه این شخص را در چارت مشخص می کنیم و كاربر تعریف شده در لیست مدیریت كاربران را به آن اختصاص داده و پرسنل قابل دسترس را نیز مشخص می نماییم.
بدین ترتیب مشخص می شود که چه افرادی (معمولا مدیران) میتوانند گزارشهای چه افرادی (معمولا پرسنل تحت فرمان مدیر مربوطه) را مشاهده نمایند. درصورتی که لازم باشد تا همه پرسنل هم گزارش خودشان را مشاهده کنند کافی است برای همه پرسنل نام کاربری مخصوص به همان فرد با دسترسی لازم را تعریف کنیم و فقط خودش را به نام کاربری مربوطه اختصاص دهیم.
فعال سازی چارت سازمانی: با فعال نمودن این گزینه امكان استفاده از این طبقه بندی وجود خواهد داشت. چارت سازمانی در تفكیك گزارشها بصورتیكه هر مسئول بتواند فقط پرسنل زیر گروه خود را مشاهده نماید مورد استفاده قرار میگیرد.
ورود اطلاعات پرسنل
اطلاعات پایه پرسنل
اطلاعات پرسنلی: در این گزینه امكان ورود اطلاعات اصلی پرسنل وجود دارد.
برخی از این پارامترها اجباری است مثل (شماره كارت، شماره پرسنلی، نوع استخدام، نوع كارتزنی، گروه كاری، تاریخ شروع به كار، تاریخ خاتمه كار و محل خدمت ). شماره كارت پس از ذخیره قابل ویرایش نیست و بقیه پارامترها را میتوان در صورت نیاز ویرایش نمود. تعدادی از این پارامترها جهت راحتی در تعاریف جهت اختصاص به دیگر پرسنل قابل تعمیم میباشند. با انتخاب گزینه تعمیم پنجره فیلتر با انتخاب های نام، نام خانوادگی، شماره پرسنلی، شماره كارت، تاریخ استخدام، محل خدمت و گروه كاری باشرایط مختلف مساوی، كوچكتر، بزرگتر و... در اختیار ما قرار میگیرد. برای حذف پرسنل كافی است از لیست، فرد را انتخاب نموده كلید حذف و سپس ذخیره را بزنیم.
- شماره كارت: تعداد ارقام شماره كارت را در گزینه تنظیمات اولیه تعریف نموده ایم. شماره كارت در سیستم منحصر به فرد میباشد. شماره كارت قبل از ذخیره قابل ویرایش بوده و پس از آن دیگر ویرایش نمیشود.
- نام و نام خانوادگی: ورود نام و نام خانوادگی
- شماره پرسنلی: تعداد كاراكترهای شماره پرسنلی نیزمانند شماره كارت در گزینه تنظیمات اولیه تعیین شده است. شماره پرسنلی با ویرایش قابل تغییر است.
- نوع استخدام: انتخاب نوع استخدام نوعی دسته بندی بر روی پرسنل میباشد. انواع استخدام را در گزینه تنظیمات میتوان تعریف نمود.
نوع کارتزنی
نوع كارتزنی: نوع كارتزنی نحوه محاسبه و رفت و آمد هر شخص را مشخص مینماید. در اینجا سه نوع كارتزنی داریم.
- عادی: در كارتزنی عادی محاسبات براساس شیفت ها انجام شده و اولین كارت ورود و كارت دوم خروج در نظر گرفته میشود و تعداد كارتها باید زوج باشد. درغیر این صورت با عنوان تردد ناقص نمایش داده میشود
- ساعتی: كاركرد ساعتی به معنای كاركرد برحسب ساعت میباشد. وپرسنل این گروه به ازاء هرساعت كاركرد حقوق دریافت خواهند كرد. كارتزنی در این حالت مانند كارتزنی عادی میباشد و محاسبات طبق ساعت كاركرد فرد انجام میپذیرد. درصورت تعریف مقدارحضورموظفی درطول یك روز و یا در طول دوره، در گزینه پارامترهای گروه كاری، كاركرد بیش از سقف میتواند اضافه كار محسوب گردد. درمحاسبات كاركرد ساعتی به شروع نوبت و پایان نوبت تعریف شده درشیفت توجه نمیشود ولی باید تردد بین شروع و محدوده كارتزنی صورت پذیرد.
- نامحدود: درصورتیکه ورود و خروج پرسنل نامشخص باشد و از شیفت تعریف شده فراتر رود، از گزینه نامحدود استفاده می کنیم. برای ثبت تردد حتما باید قبل از آن كلید ورود یا كارت ورود را زده سپس تردد خود را ثبت نمود و همچنین هنگام خروج ابتدا كلید خروج را زده سپس تردد خود را ثبت نماییم. در این نوع كارتزنی اگر خروج شخص از محدوده كارتزنی شیفت عبور كند بطور خودكار برای این شماره كارت قبل از اتمام محدوده كارتزنی آن روز یك خروج و بعد ازشروع كارتزنی روز بعد یك ورود ثبت مینماید كه در گزارش قابل مشاهده است. لازم به ذكر است اگر تردد بدون زدن كلید ورود و خروج صورت پذیرد سیستم خطا نمایش خواهد داد.
تخصیص گروه کاری
گروه كاری: هر فرد باید طبق الگوی تعریف شده تردد نماید. این الگو را توسط گروه كاری به پرسنل اختصاص میدهیم. بنابراین در انتخاب گروه كاری پرسنل دقت نمایید.
ابتدا شیف تردد و یا الگوی رفت و آمد پرسنل را تعریف نموده و در گروه کاری از آن ها استفاده کنید و در ورود اطلاعات پرسنل این گروه را به افراد مورد نظر اختصاص دهید.
تاریخ شروع و خاتمه کار
تاریخ شروع و خاتمه کار: برای هر فرد تاریخ شروع بكار و خاتمه کار را تعریف می کنیم
تاریخ خاتمه كار، تاریخ انتهای كاركرد هر فرد در شركت را مشخص می کند و از آن تاریخ به بعد هیچگونه محاسبه ای صورت نخواهد گرفت. و بصورت خطای تاریخ شروع به کارنمایش داده می شود ورود این تاریخ اجباری است و نباید از تاریخ شروع بكار كوچكتر باشد.
محل خدمت: پست سازمانی هر فرد محل خدمت او رامشخص مینماید مثلا كارگزینی، تولید، امور مالی و... . در فیلتر جهت گزارشگیری از محل خدمت خاص میتوان از این گزینه استفاده نمود. ورود این گزینه نیز اجباری است.
مجوزهای پرسنلی
مجوزهای پرسنلی: برای هر فرد میتوان مجوز اضافه كاری های مختلف و یا كار در روز تعطیل و پنجشنبه و جمعه صادر نمود و یا مانع آن شد. این پارامترها نیز قابل تعمیم میباشند.
- مجوز اضافه كاری اول وقت: با انتخاب این گزینه اجازه محاسبه اضافه كار اول وقت به این فرد داده میشود.
- مجوز اضافه كاری آخر وقت: با انتخاب این گزینه اجازه محاسبه اضافه كار آخر وقت به این فرد داده میشود.
- مجوز اضافه كارمیان روز: با انتخاب این گزینه اجازه محاسبه اضافه كار میان روز به این فرد داده میشود.
- مجوز كار در تعطیلات: با انتخاب این گزینه اجازه محاسبه اضافه كار یا تعطیلکاری در روز تعطیل به این فرد داده میشود.
- مجوز كاردر روزهای جمعه: با انتخاب این گزینه اجازه محاسبه كارکرد در روزهای جمعه به این فرد داده میشود.
- مجوز كار در روزهای پنجشنبه: با انتخاب این گزینه اجازه محاسبه كارکرد در روزهای پنجشنبه به این فرد داده میشود.
- جزئیات: در این قسمت اطلاعات تكمیلی هر فرد كه شامل پارامترهای زیر میباشد را میتوان وارد نمود. ورود این اطلاعات اختیاری است.
نام پدر، شماره شناسنامه، محل تولد، محل صدور، جنسیت، میزان تحصیلات، رشته تحصیلی، محل تحصیل، وضعیت تاهل، تعداد فرزندان، سمت، تاریخ تولد، شماره تماس، آدرس، كد ملی و كد پستی
سقف مرخصی های پرسنل
سقف مرخصی های پرسنل: سقف مرخصی به معنای حداكثر مرخصی قابل استفاده هر نفر میباشد. برای هر نوع مرخصی تعریف شده در سیستم میتوان سقف تعیین نمود. دو نوع سقف برای مرخصی ماهیانه و سالیانه قابل تعریف است. لازم به ذكراست تمام پارامترهای این بخش برحسب ساعت و دقیقه میباشند. تمام گزینه های این بخش قابل تعمیم به دیگران میباشند. در انتهای پنجره گزینه تعمیم همه جهت تعمیم تمام گزینه های تنظیم شده به دیگران در اختیار ما میباشد.
مرخصی: در این گزینه نوع مرخصی را جهت تعیین سقف و تنظیمات این قسمت انتخاب مینماییم.
- سقف مرخصی قابل استفاده درماه: برای استفاده از مرخصی در ماه میتوان سقف تعیین نمود. البته باید سقف مرخصی سالیانه را نیز تعریف نمایید. اگر سقف مرخصی تعریف شده از سقف سالیانه بیشتر باشد علامت خطا كنار گزینه های قابل تنظیم ظاهر میشود.
- سقف انتقال مرخصی ماهیانه: اگر از مرخصی استفاده نشود میتوان آن را و یا مقداری از آن را به ماه بعد منتقل نمود. در این گزینه مقدار مرخصی قابل انتقال را تعریف می كنیم.
- مقدار مرخصی انتقال یافته از سال قبل: گاهی پرسنل از مرخصی سالیانه بطور كامل استفاده نمیكنند و شركت اجازه انتقال مرخصی سال گذشته را به سال جاری میدهد. برای تعیین مقدار قابل انتقال مرخصی از سال گذشته به سال جاری از این گزینه استفاده میشود. مقدار برحسب ساعت و دقیقه میباشد.
- سقف مرخصی سالیانه: سقف مرخصی سالیانه مقدار مرخصی قابل استفاده هر شخص در یك سال میباشد. در ورود سقف مرخصی دقت نمایید اگر از میان سال از نرم افزار استفاده می نمایید مقدار باقیمانده مرخصی تا انتهای سال بعلاوه طلب مرخصی شخص تا شروع برنامه را وارد نمایید.
- سقف انتقال مرخصی سالیانه: در صورت عدم استفاده كامل مرخصی سالیانه، به میزان تعیین شده در این گزینه میتوان مرخصی باقیمانده را به سال بعد انتقال داد.
- آیا قابل باز خریداست؟ در مورد مرخصی های استفاده نشده از سال قبل چند تصمیم میتوان اتخاذ نمود. در این گزینه اجازه باز خرید مرخصی داده میشود. پس از تایید بازخرید مرخصی ها از سیستم حذف خواهد شد برای این كار از گزینه بازخرید مرخصی ها میتوان مرخصی های باز خرید شده را صفر نمود.
- اجازه مرخصی بیشتر از سقف ماهیانه دارد؟ میتوان به هر شخص اجازه استفاده بالاتر از سقف تعیین شده مرخصی را داد. اگر اجازه استفاده بالاتر از سقف داده نشود در گزارش باقیمانده مرخصی بصورت منفی ظاهر خواهد شد.
- باقیمانده مرخصی سالیانه دارد؟ با انتخاب این گزینه، مقدار مرخصی مصرف نشده محاسبه میشود و پس از انتخاب این گزینه مرخصی های مصرف نشده قابل انتقال به سال بعد و یا باز خرید میباشند.
- قابل انتقال است؟ انتخاب این گزینه اجازه انتقال مرخصی مصرف نشده را به سال بعد می دهد.
سقف اضافه کاری های ماهانه
در این قسمت می توانیم سقف اضافه کاری کل در هر ماه را برای هر نفر تعیین کنیم و به دیگران نیز تعمیم دهیم. باید توجه داشت که این سقف فقط مربوط به اضافه کار عادی است و کاری با تعطیل کاری ندارد به شرط اینکه تعطیل کاری مانند اضافه کار عادی در نظر گرفته نشود )
صدور مرخصی / ماموریت
انتخاب: با كلیك روی این گزینه فیلتر جستجوی پرسنل باز میشود. در این فیلتر گزینه های مختلف مربوط به اطلاعات پرسنلی با انتخابهای برابر، نابرابر، بزرگتر از، كوچكتر از، بزرگتر یا مساوی، كوچكتر یا مساوی، از تاریخ و تا تاریخ در اختیار ما میباشد. برای مشاهده همه پرسنل، هیچ شرط یا فیلتری نمیگذاریم.
- مرخصی / ماموریت: انتخاب مرخصی و یا ماموریت.
- نوع مرخصی / ماموریت: نوع مرخصی (استحقاقی و یا استعلاجی و یا...) و یا ماموریت را انتخاب می نماییم.
- روزانه/ ساعتی: این گزینه مرخصی ویا ماموریت روزانه و یا ساعتی را نمایش می دهد.
- از تاریخ: تاریخ ثبت مرخصی و یا ماموریت را وارد می نماییم. در صدور مرخصی و یا ماموریت روزانه از تاریخ تا تاریخ را خواهیم داشت و در ساعتی فقط تاریخ صدور را داریم.
- از ساعت تا ساعت: زمان مصرف مرخصی و یا ماموریت را درج می كنیم.
ثبت ماموریت و یا مرخصی روزانه: ابتدا از گزینه انتخاب، فرد یا افراد مورد نظر را پیدا می کنیم و در پایین صفحه، کلید اضافه روزانه را می زنیم. سپس ماموریت و یا مرخصی و بعد نوع آن را انتخاب می کنیم. اکنون تاریخهای شروع و پایان را مشخص کرده و کلید ذخیره را می زنیم.
ثبت ماموریت و یا مرخصی ساعتی: ابتدا از گزینه انتخاب، فرد یا افراد مورد نظر را پیدا می کنیم و در پایین صفحه، کلید اضافه ساعتی را می زنیم. سپس ماموریت و یا مرخصی و بعد نوع آن را انتخاب می کنیم. اکنون تاریخهای شروع سپس از ساعت تا ساعت ماموریت یا مرخصی مورد نظر را وارد نموده، کلید ذخیره را می زنیم.
با انتخاب گزینه مرخصی، هنگام ثبت مرخصی روزانه یا مرخصی ساعتی، جدول سقف مرخصی مجاز ماهانه و سالانه تعریف شده برای پرسنل انتخاب شده و میزان مرخصی باقی مانده در ماه جاری نمایش داده می شود.
با زدن کلید ذخیره سئوال میشود، آیا می خواهید تعمیم بدهید؟ در صورت تایید پنجره جستجو باز می شود و شما می توانید افراد مورد نظر را از لیست انتخاب کنید و مرخصی یا ماموریت گروهی وارد کنید.
اگر یک یا چند روز تعطیل بین روزهایی که مرخصی روزانه ثبت شده، قرار داشته باشد پیغام زیر را دریافت می کنید و این هشدار بابت تنظیم محاسبات پارامترهای گروه کاری می باشد مبنی بر اینکه روزهای تعطیل بین مرخصی، تعطیل در نظر گرفته میشود.
در صورتی که بخواهید روزهای تعطیل بین مرخصی، جزء روزهای مرخصی قرار گیرد باید در پارامترهای گروه کاری در قسمت مرخصی ها گزینه "روز تعطیل را مرخصی محاسبه کن " را انتخاب کنید.
صدور مرخصی روزانه
صدور مجوز اضافه كاری
برای صدور مجوز اضافه کار حالات مختلف وجود دارد:
- در اطلاعات پرسنلی اجازه اضافه كاری برای هر شخص بطور كلی صادر میشود. با تعیین این مجوز سقف اضافه کار برای این فرد یا افراد قابل استفاده خواهد بود. در صورت عدم مجوز در این بخش هیچ محاسبه ای برای اضافه کار صورت نمی گیرد.
- تعیین سقف اضافه کاری در پارامترهای اطلاعات پرسنلی
- برای تعیین مجوز استفاده از میزان تعیین شده اضافه کاری در تاریخ های خاص می توان از گزینه صدور مجوز اضافه کاری استفاده نمود.
با ورود به این قسمت ابتدا پنجره انتخاب پرسنل گشوده میشود كه میتوان فرد یا افراد مورد نظر را انتخاب نمود. برای صدور مجوز ابتدا كلید اضافه را زده سپس تعاریف را انجام میدهیم. در پایان كلید ذخیره را میزنیم. پیغام اختصاص این مجوز برای همه پرسنل روی صفحه ظاهر میشود اگر تایید كنیم این مجوز به همه پرسنل انتخاب شده در لیست اختصاص خواهد یافت. در صورتیكه مجوزی را ویرایش و ذخیره نماییم بازهم پیغام اختصاص مجوز به همه پرسنل ظاهر خواهد شد. با تایید این گزینه تغییرات بوجود آمده برای پرسنل لیست اخیر كه دارای این مجوز بوده اند انجام میگیرد.
در زیر گزینه های این قسمت توضیح داده می شوند:
- انتخاب ماه: تعیین ماه مورد نظر برای مشخص کردن مقادیر اضافه کاری
- از تاریخ تا تاریخ: تعریف محدوده تاریخ مورد نظر جهت صدور مجوز اضافه كار
- مقدار اضافه كاری: برای دوره تعیین شده میتوان مقدارمجاز اضافه كار را تعیین نمود.یعنی جمع کل اضافه کار در این دوره را مشخص میکنیم مثلا در محدوده تاریخی تعیین شده، شخص به اندازه 12 ساعت مجاز به اضافه كارمیباشد. با تعیین این مقدار، اضافه كار بیش از این میزان پذیرفته نیست و در گزارش نمی آید.
- حداكثر اضافه كاری در هر روز: مجوز حداكثر اضافه كار در هر روز را مشخص می نماییم. این مقدار باید کمتر از جمع کل اضافه کار تعیین شده باشد
- حداقل اضافه كاری درهر روز: مجوز حداقل اضافه كار در هر روز را مشخص می نماییم. این مقدار باید کمتر از جمع کل اضافه کار تعیین شده باشد
- نوع اضافه كاری: برای هر نوع اضافه كار میتوان مجوز صادر نمود بنابراین نوع آن را انتخاب مینماییم. اضافه كار اول وقت، وسط وقت، آخر وقت تعیین شده اند. باید توجه داشت با دادن مجوز اضافه كار در این قسمت مجوز سقف اضافه کار در قسمت اطلاعات پرسنلی بی تاثیر خواهد شد.
انتخاب پرسنل: برای انتخاب یك یا چند نفر از پرسنل جهت صدور مجوز از این گزینه استفاده میشود. دراینجا بر اساس اطلاعات پرسنلی فرد شامل نام خانوادگی، شماره كارت، شماره پرسنلی، گروه كاری، محل خدمت و نوع كارتزنی با فیلترهای برابر، نا برابر، بزرگتر از، كوچكتر از، بزرگتر یا مساوی، كوچكتر یا مساوی و مهم نیست در اختیار ما میباشد. كلمه مهم نیست فیلتر را غیر فعال مینماید و در صورت عدم انتخاب گزینه ها با زدن كلید جستجو تمام پرسنل را در لیست نمایش می دهد.
ترتیب محاسبه اضافه کار در نرم افزار حضور و غیاب لایت و جامع
- مجوز های اولیه در تعریف پرسنل
- محدوه تعریف شده در شیفتها
- مقدار مجوز اضافه کاری تعریف شده در قسمت صدور مجوز اضافه کاری
- سقف اضافه کاری پرسنل در قسمت تعریف پرسنل
در صورت انتخاب نوع کارتزنی ساعتی در تعریف پرسنل موارد 1 و 2 در محاسبات درنظر گرفته نمی شوند و شرایط محاسبه اضافه کار از نحوه تنظیم پارامترهای گروه کاری در نظر گرفته می شود سپس موارد 3 و 4 محاسبه میشود.
نکته مهم درباره اضافه کار کل عادی این است که با تعریف مجوز اضافه کار در هر دو مورد 3 و 4، مجوز نهایی، آن چیزی خواهد بود که در مورد 3 تعریف شده و مورد 4 محاسبه نمی شود.
برای مثال اگر در قسمت اطلاعات پرسنلی کل اضافه کار عادی درماه فروردین برابر 100 ساعت باشد و در قسمت صدور مجوز اضافه کار، جمع کل اضافه کار عادی در ماه فروردین 120 ساعت باشد مجوز نهایی 120 ساعت خواهد بود.
انتقال مرخصی ها: انتقال مرخصی از امسال به سال بعد برای افرادی انجام می شود که هنگام تعریف سقف مرخصی سالانه ازمنوی پرسنل قسمت سقف مرخصی گزینه های " باقیمانده مرخصی سالیانه دارد " و " قابل انتقال است ؟" انتخاب شده باشد و مقدار آن در گزینه " سقف انتقال مرخصی سالیانه " مشخص شده باشد.
با انتخاب این گزینه باقی مانده مرخصی به مقدار مرخصی سال بعد انتقال می یابد و این باقی مانده صفر میشود. این انتقال در سقف مرخصی سال بعد قابل مشاهده خواهد بود.برای این منظور باید پارامترهای مربوط به سقف مرخصی در منوی ورود اطلاعات پرسنل را کامل کنیم تا بتوانیم ابتدای هر سال مانده مرخصی سال قبل را به سال جدید انتقال بدهیم.
بازخرید مرخصی ها
بازخرید مرخصی ها: برای افرادی انجام می شود که گزینه " قابل بازخرید است؟" از منوی پرسنل قسمت سقف مرخصیها فعال باشد. با انتخاب این گزینه باقی مانده مرخصی صفر خواهد شد. با انجام باز خرید مرخصی مانده مرخصی باقی نمی ماند تا به سال بعد منتقل شود.
حذف اطلاعات زائد
حذف اطلاعات زائد: در این بخش امکان حذف محاسبات انجام شده و ترددهای ثبت شده شامل تردد عادی و ماموریت و مرخصی و حذف قطعی پرسنل حذف شده و یا بازگرداندن آنها به لیست پرسنل وجود دارد.
اطلاعات محاسبه شده: اطلاعات پردازش شده و یا محاسبه شده شامل اطلاعات قابل گزارشگیری سیستم میباشد. لازم به ذكر است با حذف این اطلاعات، اطلاعات پردازش نشده مثل تردد ها و ماموریتها و مرخصی های حذف نمیگردد. برای حذف ابتدا بازه تاریخ را تعیین نمایید و از گزینه انتخاب پرسنل، فرد یا افراد مورد نظر را انتخاب کرده، کلید اعمال را بزنید.
ترددهای پرسنل: تردد پرسنل شامل تمام ترددهای ورود، خروج، مرخصی نوع اول و یا ... میباشد با انتخاب این گزینه و تعیین نوع تردد دلخواه میتوان اطلاعات را حذف نمود و برای حذف همه تردد ها ( بدون درنظر گرفتن نوع آن) از کلید حذف همه استفاده می کنیم و سپس کلید اعمال را می زنیم.
مرخصیهای پرسنل: ثبت مرخصی ساعتی از دو طریق (دستگاه كارتزنی و نرم افزار) امكان پذیراست و انتخاب این گزینه شامل كل مرخصیهای ثبت شده ( ساعتی و روزانه) میباشد. با انتخاب بازه تاریخ و نوع مرخصی و زدن کلید اعمال میتوان اطلاعات آن را حذف نمود.
ماموریتهای پرسنل: این گزینه هم مانند مرخصیهای پرسنل عمل میكند.
اطلاعات تصویبی: در منوی پرونده قسمت مقادیر تصویبی می توان مقادیر کارکرد را طبق نظر مدیریت تغییر داد و میتواند در گزارشها نیز بیاید. (مثل اضافه كار تصویبی). با انتخاب این گزینه میتوان اطلاعات تصویبی تعیین شده در بازه تاریخ های وارد شده را حذف نمود.
ترددهای اصلاح شده: در گزینه تصحیح اطلاعات روزانه امكان اصلاح تردد و یا تغییر نوع كارتزنی وجود دارد. این اطلاعات از دستگاه كارتزنی دریافت نشده است بلكه به صورت دستی ایجاد گردیده است. در این گزینه با انتخاب بازه تاریخ و نوع تردد و زدن کلید اعمال، اطلاعات اصلاح شده حذف خواهد شد. (بر خلاف گزینه تردد پرسنل، این گزینه فقط تردد هایی که به صورت دستی وارد شده را حذف میکند و ترددهایی که از طرق دستگاه ثبت شده اند حذف نخواهند شد) در این گزینه نیز می توان برای حذف همه انواع ترددی که بصورت دستی وارد شده، از کلید " حذف همه " استفاده کرد.
مرخصیهای اصلاح شده: در گزینه تصحیح ایاب و ذهاب امكان اصلاح مرخصیها نیز وجود دارد. دراینجا امكان حذف مرخصیهای اصلاح شده با انتخاب بازه تاریخ و نوع تردد و زدن کلید اعمال وجود دارد.
ماموریتهای اصلاح شده: این گزینه نیز مانند مرخصیهای اصلاح شده عمل میشود.
بازیابی پرسنل حذف شده: با حذف پرسنل از بخش ورود اطلاعات پرسنل، برای حفظ سابقه افراد، اطلاعات کارکرد آنها در لیست دیگری ذخیره می شود تا در زمان لازم بتوان به آنها دسترسی داشته باشیم. بنابراین شماره کارت و شماره پرسنلی فرد حذف شده از لیست اصلی را نمی تواان به فرد دیگری اختصاص داد. برای بازگردانی این اطلاعات، ابتدا از گزینه انتخاب پرسنل، فرد یا افراد مورد نظر را از لیست انتخاب نموده سپس با زدن كلید اعمال اطلاعات فرد حذف شده به لیست افراد حاضر باز خواهد گشت.
حذف دائمی اطلاعات پرسنل
حذف دائمی اطلاعات پرسنل: اگر نیاز باشد پرسنل حذف شده را بصورت دائمی از سیستم حذف نماییم از این گزینه استفاده میشود. باحذف دائم پرسنل حذف شده دیگر امكان بازیابی اطلاعات آن پرسنل وجود ندارد و بعد از آن میتوان پرسنل دیگری را با همان شماره كارت و شماره پرسنلی در سیستم وارد نمود.
حذف همه اطلاعات پرسنل: با استفاده از این گزینه می توان همه اطلاعات تردد ثبت شده و کارکرد شامل تردد، مرخصی، ماموریت و... را برای تعداد و یا تمامی پرسنل لیست اصلی حذف نمود. ولی اطلاعات کارکرد پرسنل حذف شده، حذف نخواهد شد.
تغییرات موقت: اگر در شیفت یا گروه پرسنل، در یک بازه تاریخی تغییر نماید، از دو گزینه تغییر موقت شیفت و یا تغییر موقت گروه كاری استفاده می كنیم. با یك مثال تغییر موقت را بیشتر توضیح میدهیم.
فردی در شیفت اداری از ساعت 8 الی 16 مشغول به کار است در دوره خاصی از تاریخ (ماه مبارك رمضان) ساعت كار این شخص یك ساعت كاهش مییابد و خروج را ساعت 15 در نظر میگیرند برای این منظور شیفت دیگری با شرایط جدید تعریف مینماییم و توسط تغییر موقت شیفت، شیفت جدید را جایگزین شیفت قبلی می کنیم.
برای روشن شدن تغییر موقت گروه کاری فرض میكنیم محل خدمت یک فرد برای مدت كوتاهی از اداری به تولید منتقل میشود و ساعت كاری بخش تولید به گونهای دیگر است. بنابراین گروه كاری این شخص در مدت در نظر گرفته شده در تغییر موقت گروه کاری، از اداری به تولید تغییر مییابد.
تغییرات موقت شیفت
تغییر موقت شیفت: گاهی نیاز است شیفت اختصاص داده شده پرسنل در بعضی از روزها تغییر نماید، مانند شیفت روزهای کاری بعد از شب قدر در ماه مبارک رمضان و برای این منظور از تغییر موقت شیفت استفاده میشود. ابتدا از گزینه انتخاب پرسنل، فرد یا افراد مورد نظر و همچنین گروه كاری و تاریخ را مشخص می کنیم، سپس از لیست نمایش داده شده یک نفر انتخاب نموده، كلید ویرایش را میزنیم. در صورتی که بخواهیم فقط یک روز از روزهای کاری فرد انتخاب شده را تغییر بدهیم از گزینه سلول، و در صورتی که بخواهیم همه روزهای کاری فرد انتخاب شده را تغییر بدهیم از گزینه سطر و در صورتی که بخواهیم فقط یک روز از روزهای کاری همه افراد انتخاب شده را تغییر بدهیم از گزینه ستون استفاده می کنیم سپس شیفت جایگزین را انتخاب نموده كلید ذخیره را میزنیم. برای حذف تغییر موقت شیفت تعریف شده ابتدا كلید حذف را زده سلول، سطر و یا ستون روزها را انتخاب مینماییم. سپس كلید ذخیره را میزنیم.
نحوه انتخاب: انتخاب روز تغییر شیفت به سه حالت سلول، سطر و ستون امكان پذیر است.
- تغییر به شیفت: برای انتخاب نوع شیفت جایگزین از این گزینه استفاده میشود.
- ویرایش: برای ورود به تغییر شیفت از این گزینه كمك میگیریم.
- حذف: برای حذف تغییرات شیفت از این گزینه استفاده میشود.
- لغو: برای صرف نظر كردن از انجام كار از این گزینه كمک گرفته میشود.
تغییرات موقت گروه كاری
تغییر موقت گروه كاری: گاهی نیاز میشود گروه كاری پرسنل شامل یك یا چند شیفت اختصاص داده شده تغییر یابد. (مثلا فردی از خدمات به بخش اداری منتقل میشود.)
برای انجام این تغییر ابتدا باید فرد یا افراد مورد نظر انتخاب شوند. اگر تغییرات جدید بوده و قبلا انجام نگرفته است كلید اضافه را میزنیم. محدوده تاریخ انجام تغییرات را وارد نموده سپس گروه جایگزین را انتخاب كرده كلید ذخیره را میزنیم. اگر تغییرات قبلا انجام شده و دوباره می خواهیم این تغییرات را تصحیح یا تغییر دهیم. كلید ویرایش را زده و گروه جایگزین را انتخاب كرده كلید ذخیره را میزنیم. برای حذف تغییر گروه ابتدا گروه تغییر یافته را انتخاب نموده، كلیدهای حذف و سپس کلید ذخیره را میزنیم.
- از تاریخ تا تاریخ: در اینجا محدوده تاریخ جهت تغییر گروه كاری وارد میشود.
- از تاریخ تا تاریخ: در اینجا محدوده تاریخ جهت تغییر گروه كاری وارد میشود.
- ویرایش: برای اصلاح تغییر گروه كاری از این گزینه كمك میگیریم.
- حذف: برای حذف تغییرات گروه كاری از این گزینه استفاده میشود.
- لغو: برای صرفنظر كردن از انجام كار از این گزینه كمك گرفته میشود.
در صورتی که از قبل برای فرد یا افرادی در بازه زمانی مشخص شده، تغییر گروه کاری داده باشیم، هنگام ذخیره کردن این اطلاعات، پیام زیر نمایش داده میشود.
در صورت انتخاب گزینه "بلی" فرد یا افراد مورد اشاره از انتخاب خارج شده تغییرات جدید برای آنها اعمال نمی شود. و با انتخاب خیر برای این افراد تغییرات اعمال می شود.
مثال: فرض کنید گروه کاری اصلی پرسنل شماره 0001 گروه کاری اداری باشد و از تاریخ 01/04/1402 تا تاریخ 31/04/1402 به گروه تولید تغییر یافته است و بخواهیم از تاریخ 20/04/1402 الی 20/05/1402 به گروه حراست تغییر یابد. با توجه به توضیحات گفته شده هنگام ذخیره اطلاعات و نمایش پیام فوق (شکل)، با انتخاب گزینه "خیر "، تغییرات گروه کاری پرسنل شماره 0001 به این ترتیب خواهد شد از تاریخ 01/04/1402 تا تاریخ 19/04/1402 به گروه تولید و از 20/04/1402 الی 20/05/1402 به گروه حراست تغییر خواهد یافت و از تاریخ 21/05/1402 به گروه اصلی خود که همان گروه اداری است منتقل خواهد شد.
در صورت انتخاب چند نفر باهم پس از عملیات فوق پیام دیگری نمایش داده می شود مبنی بر تعمیم تغییر گروه کاری که در صورت تایید برای همه اعمال می شود وغیر این صورت فقط برای فرد انتخاب شده اعمال می شود.
پرونده: گزینههای اطلاعات دریافت شده از دستگاه، پردازش اطلاعات، تصحیح اطلاعات روزانه، تعدیل و گرد كردن مقادیر و مقادیر تصویبی در این بخش قرار دارند.
ورود اطلاعات فایل خام ساعت
ورود اطلاعات فایل خام ساعت: برای انتقال اطلاعات تردد دریافت شده پرسنل از دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار در حالت آفلاین، از این گزینه كمك میگیریم. همچنین امكان انتقال فایل متنی اطلاعات دریافت شده از سیستم های حضور و غیاب غیر از پالیزافزار وجود دارد. هر سیستم حضور و غیاب دارای تنظیمات خاص و فرمت چینش خود میباشد. در اینجا امكان تنظیم نمودن و انطباق فایل متنی غیر از پالیز افزار جهت انتقال به نرم افزار پالیز افزار وجود دارد.
اگر بخواهیم اطلاعات بصورت آنلاین از دیتابیس به نرم افزار حضور و غیاب منتقل شود، تعاریف آنلاین را در تنظیمات اولیه که قبلا توضیح داده شد انجام می دهیم.
انتخاب فایل: سیستم به صورت پیش فرض برای فراخوانی فایل اطلاعات تردد دریافت شده از دستگاه كارتزنی پالیز تنظیم شده است. این اطلاعات به صورت یك فایل TXT است كه توسط برنامههای ارتباطی و یا فلش از دستگاههای پالیز دریافت میشوند. با كلیك روی این گزینه پنجره فراخوانی گشوده می شود و فایل مورد نظر را انتخاب می کنیم. پس از فراخوانی، نام و آدرس فایل، مقابل مسیر فایل ورود/خروج درج خواهد شد. اگر از فایل غیر از پالیز افزار استفاده میكنید باید ابتدا فایل تنظیم شده را كه به نام شركت ثبت كرده اید انتخاب نموده سپس گزینه انتخاب فایل را كلیک نمایید.
اگر از فایل غیر از پالیز افزار استفاده میكنید باید ابتدا فایل تنظیم شده را كه به نام شركت ثبت كرده اید انتخاب نموده سپس گزینه انتخاب فایل را كلیك نمایید.
وارد كردن داده: برای انتقال اطلاعات تردد فایل متنی انتخاب شده به نرم افزار، از این گزینه استفاده میشود. و پس از انتقال، تعداد رکورد منتقل شده نمایش داده می شود.
اگر پس از وارد کردن داده تعداد صفر رکورد نشان داده شود به نکات زیر توجه کنید.
- فایل دریافت شده متنی TXT باید حاوی اطلاعات باشد.
- فرمت فایل دریافت شده باید فرمت پالیز افزار باشد.
- در صورت ویروسی بودن فلش ممکن است فایل متنی تغییر کرده باشد.
- گزینه Timax USB باید تیک داشته باشد.
پردازش اطلاعات وارد شده: اگر این گزینه انتخاب شده باشد با كلیك روی گزینه وارد كردن داده پس از انتقال اطلاعات پنجره پردازش اطلاعات گشوده میشود. و با تنظیم تاریخ فرمان اعمال، محاسبه انجام خواهد شد. البته از منوی پرونده قسمت پردازش هم می توان این کار را انجام داد.
فعال كردن تنظیمات: با این گزینه میتوان تنظیمات مربوط به ساختار فایلهای دریافتی از دستگاههای غیر از پالیز افزار را انجام داد. برای اینكه بتوانیم اطلاعات خام TXT دستگاههای حضور و غیاب شركتهای دیگر را جهت پردازش اطلاعات در برنامه استفاده نماییم، باید تنظیمات مربوط به فایل خام دریافت شده را انجام دهیم تا سیستم اطلاعات تردد ثبت شده (ورود و خروج و تاریخ و ...) بطور صحیح از این فایل TXT برداشت نماید. این تنظیمات شامل طول پارامترها، مكان پارامترها، نوع و قالب یا مدل تاریخ میباشد.
اطلاعات با جداكننده مجزا شدهاند: در صورتی كه متن داخل فایل، توسط كاراكتر خاصی از هم مجزا شده باشند برای اجازه تعریف كاراكتر مجزا كننده از این گزینه استفاده میگردد. برای فعال کردن این گزینه باید گزینه های Timax USB و USB Unis غیر فعال شوند.
Timax USB: برای انتقال تردد دریافت شده از دستگاه كارتزنی به نرم افزار توسط فلش USB و یا نرم افزار های ارتباطی در حالت آفلاین، این گزینه باید تیک خورده باشد.
Unis USB: جهت انتقال اطلاعات از فایل متنی دریافت شده از دستگاه Virdi بجای Timax USB این گزینه را تیک می زنیم. برای فعال کردن این گزینه باید گزینه های Timax USB و فعال کردن تنظیمات غیر فعال شوند.
پردازش اطلاعات
پردازش اطلاعات: برای انجام محاسبات در برنامه از این گزینه استفاده میشود. با انتخاب این گزینه پنجره پردازش اطلاعات شامل انتخاب مشخصات پرسنل به همراه محدوده تاریخ پردازش و انتخاب گرد كردن و تعدیل مقادیر را در اختیار خواهیم داشت.
در پنجره پردازش اطلاعات، پارامترهای نام خانوادگی، شماره كارت، نوع كارتزنی، تاریخ استخدام، شماره پرسنلی، گروه كاری محل خدمت و نوع استخدام و محدوده تاریخ جهت فیلتر کردن اطلاعات وجود دارد.
محدوده تاریخ: برای انجام محاسبات در محدوده مورد نظر تاریخ ابتدا و انتهای آن را وارد میكنیم.
گرد كردن اطلاعات پردازش شده هر روز: گرد كردن اعداد در این سیستم جهت دقیقههای اعداد بكار میرود. انتخاب گزینه گرد كردن در اینجا جهت یك روز كاری بكار میرود و اگر برای یك دوره نیاز به گرد كردن داشته باشیم باید در گزارش گیری این انتخاب را انجام دهیم.
تعدیل اطلاعات پردازش شده هر روز: تعدیل مقادیر در اینجا فقط جهت یك روز كاری صورت میگیرد و در صورت نیاز به تعدیل در طول دوره گزارش باید از طریق گزارش گیری این كار صورت گیرد.
نکته: هر دو مورد گفته شده فوق زمانی در سیستم اعمال می شود که در منوی پرونده قسمت تعدیل و گرد کردن مقادیر، مقادیر لازم تعریف شده و پارامترهای لازم مقدار دهی شده باشند. درباره چگونگی تعریف این مقادیر کمی بعد توضیح خواهیم داد.
تصحیح اطلاعات روزانه
تصحیح اطلاعات روزانه: در این قسمت امكان مشاهده و تغییرات در ترددها (اصلی، خام، ویرایش شده، حذف شده و یا اضافه شده) با قید ساعت و تاریخ تغییر، امكان صدور مرخصی و ماموریت ساعتی و روزانه و امكان مشاهده اطلاعات شیفت و گروه كاری برای هر روز هر شخص وجود دارد.
روش کار در این منو برای هرگونه فعالیتی بصورت زیر خواهد بود:
- انتخاب فرد جهت اصلاح اطلاعات تردد وی، از قسمت اطلاعات پرسنل
- انتخاب تاریخ مرود نظر جهت اصلاح تردد، از قسمت محاسبات روزهای کارکرد
- انتخاب نوع فعالیت (ویرایش تردد، مرخصی ساعتی، ماموریت ساعتی، صدور مجوز روزانه )
- اعمال تغییرات لازم در قسمتهای مشخص شده
- پردازش برای انجام محاسبات با تغییرات اعمال شده
این روال کار برای هر فرد و هر روز، که نیاز به اصلاح داشته باشند تا آخرین نفر و آخرین روز تکرار میشود تا اصلاحات به پایان برسد.
اگر هنگام وارد کردن داده ، تعداد رکورد را دارید و لی در برنامه اطلاعات را نداریم مجددا در بازه مورد نظر اطلاعات را از منو پرونده پردازش کنید و همچنین توجه کنید که شماره کارت پرسنل تعریف شده در نرم افزار، را با شناسه افرادی که در دستگاه تعریف شده اند را مطابقت داشته باشد.
اطلاعات پرسنل: در این پنجره لیست تاریخ، روز، وضعیت، شیفت، اولین و آخرین كارتزنی در طول شیفت، تعداد تردد، حضور، تاخیر، تعجیل، كل كسر كار، كل اضافه كار، شبكاری، تعطیل كاری، اضافه كار تعطیل، مرخصی ساعتی و ماموریت ساعتی در طول دوره انتخاب شده قابل مشاهده است. این پنجره فقط محیط مشاهده است و از اینجا تغییرات اعمال نمیشود.
در این پنجره نام فرد انتخاب شده در بالای لیست قابل مشاهده است. با انتخاب تاریخ مورد نظر اطلاعات مختلف مربوط به وی را در پنجره های دیگر خواهیم داشت. در صورتیكه یكی از گزینههای نتایج خطا دار، ترددهای ناقص و غیبتها انتخاب شده باشد اطلاعات این پنجره اختصاص به آن خواهد یافت.
انتخاب نوع فعالیت در تصحیح اطلاعات روزانه: این گزینه ها عبارتند از انتخاب پرسنل، ویرایش ترددها، مرخصی ساعتی، ماموریت ساعتی، صدورمجوز روزانه، پردازش، اطلاعات شیفت و اطلاعات گروه كاری. با استفاده از كلیدهای تابع میتوان دسترسی سریعتر به گزینه های مختلف داشت. مانند:
انتخاب پرسنل = F3 ، ویرایش ترددها = F4 ، پردازش = F5 ، مرخصی پرسنل = F6 ، ماموریت ساعتی = F7 ، حــذف ركورد = F8 ، صدور مجوز روزانه = F11
انتخاب پرسنل: برای انتخاب یك یا تعدادی از پرسنل با امكان فیلتر كردن از این گزینه استفاده میشود. برای گزینه های نام خانوادگی،شماره كارت، شماره پرسنلی، گروه كاری، محل خدمت و نوع كارتزنی قابلیت انتخاب بصورت فیلتر میسر میباشد. برای مثال لیست تردد شماره كارتهای بزرگتراز 0010 از تاریخ 01/06/1402 تا 24/06/1402 میتوان انتخاب نمود. با این كار در لیست پرسنل انتخاب شده بعد از شماره كارت 10 قابل مشاهده خواهد بود. برای مشاهده لیست تمام پرسنل از فیلتر استفاده ننموده و فقط كلید جستجو را میزنیم.
ویرایش ترددها: با انتخاب این گزینه و روز مورد نظر از لیست اطلاعات پرسنل، اطلاعات ترددها و اطلاعات خام تردد ثبت شده در دستگاه و تغییرات ایجاد شده در ترددها در دسترس ما قرار میگیرد. در پنجره اول امكان تغییر و یا افزودن تردد به همراه نوع تردد میسر میباشد. برای ثبت تردد جدید بر روی سطر پایین ترددها كلیك میكنیم. ( کافی است که فقط ساعت و دقیقه ترددها را وارد کنیم، نرم افزار تردد ها را مرتب می کند)
در پنجره دوم اطلاعات خام دریافت شده از دستگاه كارتزنی قابل مشاهد است ولی قابل تغییر نیست. در پنجره سوم تغییرات انجام شده كارتزنی و یا ترددهای ثبت شده با نمایش تاریخ تغییر قابل مشاهده است. ولی غیر قابل تغییر است. پنجره چهارم مقادیر اطلاعات پردازش شده هر روز را نمایش میدهد.
مرخصی ساعتی: با انتخاب این گزینه و تاریخ مورد نظر از اطلاعات پرسنل، مرخصیهای ساعتی و تغییرات آنها قابل مشاهده و تغییر خواهد بود. مرخصی های وارد شده از این قسمت و یا از قسمت مرخصی ها قابل مشاهده خواهند بود. زمان مرخصی و تاریخ ثبت آن و همچنین وضعیت اطلاعات (اضافه شد و یا ویرایش شد) نیز درج میگردد.
برای تغییر اطلاعات از قسمت بالا استفاده می كنیم. در صورت نیاز اختصاص این مرخصی به دیگران از گزینه تعمیم استفاده مینماییم.
ماموریت ساعتی: با انتخاب این گزینه و روز مورد نظر از لیست اطلاعات پرسنل، ماموریتهای ساعتی و تغییرات آنها قابل مشاهده و تغییر خواهد بود. این قسمت نیز كاملا شبیه به مرخصی ساعتی میباشد.
نکته مهم: برای ثبت مرخصی یا ماموریت ساعتی، حتما باید ثبت تردد صورت گرفته باشد. (یعنی ساعت شروع و پایان مرخصی یا ماموریت) در غیر اینصورت پیام " ترتیب تردد اشتباه " نمایش داده می شود و اطلاعات آن روز محاسبه نمی شود.( به تصویر و توضیحات زیر دقت کنید).
برای مثال به سطر انتخاب شده دقت کنید، در این روز 2 بار تردد ثبت شده، ( ورود ساعت 08:00 و خروج ساعت 18:00 ) و مرخصی ساعتی برای ساعت 10:00 الی 12:00 ثبت شده است. ولی در ساعت 10:00 و 12:00 هیچ ترددی ثبت نشده است. همانطور که مشاهده می شود در ستون وضعیت روز پیام " ترتیب تردد اشتباه " درج شده است. برای رفع این مشکل یا مرخصی ساعتی را حذف کنید ( با کلید F8 ) و یا با انتخاب گزینه ویرایش تردد، برای ساعتهای شروع و پایان مرخصی ساعتی ( ساعت 10:00 و 12:00 ) تردد ثبت کنید سپس کلید پردازش را بزنید تا محاسبات این روز انجام شود . برای ماموریت ساعتی هم، دقیقا به همین گونه عمل می کنیم.
نکته مهم دیگر: ثبت مرخصی و ماموریت برای افراد دارای نوع تردد ساعتی در ورود اطلاعات پرسنل، و در پارامترهای گروه کاری قسمت پارامترهای محاسباتی کارتزنی آزاد یا ساعتی، مجوز استفاده از ماموریت یا مرخصی ساعتی را نداشته باشد، باز هم پیام " ترتیب تردد اشتباه " مشاهده خواهد شد. برای رفع این مشکل یا باید مرخصی یا ماموریت ساعتی ثبت شده حذف شود ( با کلید F8 ) و یا پارامترهای گروه کاری این فرد اصلاح شود و یا اینکه نوع کارتزنی فرد مورد نظر به "عادی " تغییر یابد.
صدور مجوز روزانه: با انتخاب این گزینه و روز مورد نظر از لیست اطلاعات پرسنل، امكان ثبت مرخصی روزانه ( با انتخاب نوع مرخصی روزانه )، ماموریت روزانه ( با انتخاب نوع ماموریت روزانه در صورت تعریف انواع مختلف)، تعطیل، غیبت، حذف مرخصی روزانه ( با انتخاب نوع مرخصی روزانه ) و حذف ماموریت روزانه ( با انتخاب نوع ماموریت روزانه در صورت تعریف انواع مختلف ) وجود دارد. ابتدا روز مورد نظر را از لیست اطلاعات پرسنل انتخاب نموده سپس مجوز لازم را انتخاب می نماییم. گزینه تعمیم جهت اختصاص دادن اطلاعات وارد شده این قسمت (مثل مرخصی و ... ) درهمان تاریخ تعریف شده به افراد دیگر مورد استفاده قرار میگیرد.
پردازش: برای انجام محاسبات هر روز، ابتدا روز را از لیست اطلاعات پرسنل انتخاب نموده و پس از اعمال تغییرات لازم روی این گزینه كلیك میكنیم. برای انجام عمل گرد كردن و تعدیل مقادیر در محاسبات این گزینهها را انتخاب می كنیم. توجه داشته باشید برای پردازش اطلاعات شیفتهایی كه در دو روز متوالی قرار میگیرند (ورود در تاریخ امروز و خروج در تاریخ فردا) مانند شیفتهای شب، با پردازش روز اول ادامه شیفت در روز بعدی نیز درنظر گرفته میشود.
اطلاعات شیفت: اگر لازم باشد شیفت نسبت داده شده روز انتخاب شده اخیر را مشاهده كنیم از این گزینه استفاده می نماییم.
اطلاعات گروه كاری: برای مشاهده لیست اطلاعات گروه كاری روز انتخاب شده برای پرسنل انتخاب شده از این گزینه استفاده میشود.
مشاهده تردد خاص پرسنل: تردد پرسنل را براساس نتایج خطا دار، ترددهای ناقص، غیبتها، تعدیل محاسبات، گرد كردن محاسبات و یا مشاهده همه ترددها میتوان تفكیك شده مشاهده نمود. یعنی اگر گزینه ترددهای ناقص انتخاب شود در لیست پرسنل، فقط لیست روزهای با تردد ناقص قابل مشاهده خواهد بود. برای استفاده از گزینه گرد كردن و تعدیل، باید قبل از پردازش اطلاعات این گزینه ها انتخاب شده باشند كه در غیر اینصورت محاسبات بدون آنها انجام میگیرد.
پرسنلهای انتخاب شده: در این قسمت نام و مشخصات پرسنل انتخاب شده آمده است و با انتخاب هر فرد اطلاعات مربوط به او در سایر پنجرهها ظاهر خواهد شد.
ورود و خروج پرسنل: در این قسمت میتوان همه تردد پرسنل را مشاهده نمود و هر نوع تغییر لازم را انجام داد. این تغییرات شامل تغییرات در ساعات تردد، صدور ماموریت و مرخصی ساعتی و یا روزانه و غیبت میباشد.
اطلاعات خام ساعت: تردد ثبت شده در دستگاه كارتزنی در این قسمت نمایش داده میشود. كه اصطلاحا ً به آن اطلاعات خام میگوییم. اطلاعات این قسمت فقط برای مشاهده میباشد و در این پنجره قابل تغییر نیست.
تغییرات ترددها: در اینجا امكان مشاهده تغییرات ایجاد شده در اطلاعات خام دریافت شده از دستگاه كارتزنی و یا تردد جدید ثبت شده در قسمت ورود و خروج به همراه تاریخ تغییر وجود دارد.
اطلاعات پردازش شده: در این پنجره اطلاعات پردازش شده هر فرد برای هر روز به تفكیك قابل مشاهده است.
تعدیل و گرد كردن مقادیر
تعدیل و گرد كردن مقادیر: گاهی نیاز است اطلاعات حضور و غیاب شامل پارامترها مختلف موجود در سیستم تعدیل شده و یا به عددی نزدیك به آن گرد شود. گرد كردن و تعدیل مقادیر به دو صورت قابل مشاهده میباشند. اگر این دو گزینه در پردازش اطلاعات انتخاب شده باشند اثر آنها را در محاسبات روزانه و یا شیفت مشاهده میكنیم. و اگر این دو گزینه در گزارش دورهای انتخاب شده باشند نتیجه در سرجمع دورهای گزارش قابل مشاهده خواهد بود. به عبارت دیگر در گزارش دورهای عمل تعدیل و گرد كردن بر سرجمع محاسبات هر یك پارامترها انجام میشود و در پردازش این عمل بر سرجمع محاسبات صورت نمیگیرد بلكه در محاسبات هر روز اعمال میشود.
اطلاعات گرد كردن آیتم محاسباتی انتخاب شده: گرد كردن به معنای تبدیل دقیقههای پارامترها به عددی دیگر میباشد مثلا از 01 دقیقه تا 30 دقیقه به 30 دقیقه یا ... تبدیل شود. برای تنظیم گرد كردن محاسبات، آیتم مورد نظر را انتخاب نموده سپس از مقدار تا مقدار و تبدیل به مقدار را تعریف می نماییم. بنابراین شما می توانید برای هر آیتمی بصورت مجزا عملیات گرد کردن مقادیر را تعریف کنید این تغییرات را میتوان بر روی آیتمهای محاسباتی مختلف از صفر دقیقه تا 59 دقیقه تعریف كرده و تبدیل به عدد دیگری نمود.
اطلاعات تعدیل آیتم محاسباتی انتخاب شده: در تعدیل مقادیر امكان تبدیل و یا تغییر مقادیر محاسباتی به سه حالت امكان پذیر است.
- اضافه شود: به پارامتر انتخاب شده اگر در شرط اخیر صدق نماید میتوان یك مقدار اضافه نمود.
- كسر شود: از پارامتر انتخاب شده اگر در شرط اخیر صدق نماید میتوان یك مقدار كسر نمود.
- جایگزین شود: به جای پارامتر انتخاب شده اگر شرایط اخیر صدق نماید میتوان یك مقدار جایگزین نمود. برای استفاده از تعدیل مقادیر، آیتم از ساعت، تا ساعت، نوع عملیات و مقدار جدید را تعیین می نماییم.
- مقادیر تصویبی: در این گزینه امكان صدور گزارش غیر واقعی بصورت دورهای وجود دارد. اعداد تعیین شده درمقادیر تصویبی درمحاسبات تغییری ایجاد نمیكند بلكه فقط در گزارشهای تصویبی ذخیره می شوند. برای استفاده از گزارشهای تصویبی كمک میگیریم.
پرسنل و ماه مورد نظر را انتخاب می كنیم. و با انتخاب ویرایش، تغییرات مورد نظر را اجرا نموده و ذخیره مینماییم.
گزارشات
گزارش: خروجی سیستم حضور و غیاب به دو صورت میسر میباشد. گزارش و فایل خروجی حقوق و دستمزد
- گزارش: در این سیستم دو نوع گزارش در اختیار ما میباشد. گزارش ساز پیشرفته، گزارش انتخابی
- فایل خروجی حقوق و دستمزد: امكان طراحی و ساخت فایل خروجی Text برای هر سیستم حقوق و دستمزد با هر فرمتی میسر میباشد.
- گزارش ساز پیشرفته: در این نوع گزارش تعدادی گزارش متنوع جهت استفاده موجود میباشد همچنین امكان تغییر گزارش و طراحی گزارش جدید در اختیار ما میباشد.
اگر نیاز باشد فقط از یك ماه گزارش گیری صورت پذیرد (مثلا فروردین ماه ) گزینه انتخاب دوره ماهیانه برای گزارش و ماه مورد نظر را انتخاب میكنیم. در این حالت با انتخاب پرسنل تاریخ شروع و پایان گزارش گیری غیر فعال خواهد بود. در گزارش ساز پیشرفته انواع گزارشهای انفرادی، روزانه، دورهای، تصویبی، تغییرات، ماموریت و مرخصی، نوبت كاری و گزارشات مختلف دیگر در اختیار ما میباشد.
در هر گزارش می توان توسط فیلتر فرد یا افراد مورد نظر و محدوده تاریخ را انتخاب نمود.
همچنین می توانید در صورت نیاز به اعمال تنظیمات مربوط به تعدیل مقادیر و گرد کردن سر جمع اطلاعات در گزارش، گزینه های مربوطه را انتخاب کنید ( به قسمتهای مشخص شده در تصویر زیر دقت کنید)
هنگام اجرای هر گزارش سوال تعدیل كسر كار با اضافه كار پرسیده میشود. كه در صورت فعال کردن این گزینه سرجمع اضافه كار کل با سرجمع كسركار کل در دوره گزارش گیری تعدیل می شود و باقیمانده را نمایش میدهد.
گزارش انفرادی: برای مشاهده ریز کارکرد هر فرد در یک دوره و در یک صفحه از این گزارش اسفاده میكنیم. در صورت عدم انتخاب پرسنل، گزارش فردی تمام پرسنل را در برگه های جداگانه خواهیم داشت.
گزارش بدون تعدیل کردن اضافه کارکل و کسرکار کل
گزارش با تعدیل کردن اضافه کار کل و کسر کار کل
گزارش روزانه: برای مشاهده ریز کارکرد همه افراد در یک روز استفاده می شود. به عبارت دیگر اگر بخواهیم گزارش روزانه ازیك یا چند نفر داشته باشیم از این گزینه استفاده میكنیم. اگر محدوده تاریخ بیش از یك روز باشد گزارش هر روز در صفحه ای جداگانه درج خواهد شد.
گزارش دورهای: برای مشاهده کارکرد کلی همه افراد در یک دوره استفاده می شود. ( همه افراد در یک صفحه و هر نفر در یک سطر ) در این گزارش سرجمع یک دوره از گزارش در محدوده زمان تعیین شده در اختیار ما میباشد.
گزارش تصویبی: همانطور كه قبلا گفته شده امكان گزارش سازی غیر واقعی بصورت تصویبی مدیریت وجود دارد. برای ایجاد و تغییرات لازم از گزینه مقادیر تصویبی استفاده نموده و در اینجا نتیجه را به صورت گزارش خواهیم داشت.
گزارش تغییرات: گاهی مدیریت، نیاز به گزارش تغییرات دستی (گزارش تغییرات ترددها) كاربر سیستم دارد برای این منظور از این گزینه استفاده میشود.
گزارش مرخصی | ماموریت: در این قسمت گزارش ماموریت و مرخصی ها و سقف مرخصی ها قابل مشاهده است.
گزارش نوبت كاری: این گزارش همان گزارش دورهای به همراه نوبت كاریها میباشد.
گزارشهای مختلف: این قسمت شامل گزارشهای كاردكس ماهانه، ترددها و پرسنلی میباشد.
گزارش انتخابی: این بخش شامل سه نوع گزارش میباشد:
- گزارش انفرادی
- گزارش روزانه
- گزارش دوره ای
در این نوع گزارشها امكان انتخاب پارامترهای مختلف به همراه ایجاد شرط و یا بدون شرط با ترتیب چیدمان دلخواه ما وجود دارد. برای ایجاد گزارش جدید ابتدا نوع آن را انتخاب نموده، كلید اضافه را میزنیم.
پارامترهای مورد نظر را انتخاب كرده كلید ثبت كه با سه نقطه مشخص شده است را میزنیم. همچنین میتوانیم پارامتر را به همراه شرط دلخواه انتخاب نموده ولی در گزارش نمایش ندهیم. پس از پایان انتخاب پارامترها گزارش را با نام دلخواه ذخیره میكنیم. برای گزارشگیری، گزارش ساخته شده را انتخاب نموده و با زدن كلید چیدمان ستونها میتوان ستونها را با هم جابجا نمود. و در نهایت برای استفاده از گزارش انتخابی ساخته شده از گزینه پیش نمایش استفاده میكنیم. با زدن كلید پیش نمایش و انتخاب پرسنل و محدوده تاریخ گزارش قابل استفاده است.
نتیجه خروجی گزارش فوق به صورت تصویر زیر خواهد بود .
تشكیل فایل خروجی
تشكیل فایل خروجی: نرم افزار حضور و غیاب پالیزافزار توانایی تولید خروجی با تعیین ساختار فایل TXT جهت همه نوع سیستم های حقوق و دستمزد را دارد.
برای ایجاد خروجی مورد نظر ابتدا پارامترهای مورد نیاز در سیستم حقوق و دستمزد را انتخاب نموده سپس قالب هر فیلد و قالب هر خط را مشخص مینماییم.
- فرمت جدید: برای پاك كردن پنجره از آیتمهای انتخاب شده برای خروجی و ایجاد یك فرمت جدید از این گزینه استفاده میشود. با این كار میتوان دوباره قالب خروجی را انتخاب نمود و یا قالب جدیدی بوجود آورد.
- ویرایش قالب خروجی: پس از انتخاب پارامترهای مورد نیاز برای سیستم حقوق و دستمزد شكل خروجی فایل را تعیین میكنیم. در اینجا روی خطوط اطلاعات قالب بندی صورت میگیرد.
- جداكننده ستونها (فیلدها): بین پارامترهای انتخاب شده میتوان كاراكتر جداكننده قرار داد.
- پیشوند خطوط: برای هر خط امكان قرار دادن پیشوند وجود دارد.
- پسوند خطوط: برای هر خط امكان قرار دادن پسوند وجود دارد.
- جداكننده خطوط: برای جدا كردن هرخط با خط بعدی از این گزینه استفاده میشود. كاراكترهای جداكننده با مفهوم به صورت زیر میباشند:
الف)\r\n: اطلاعات مربوط به هر فرد را در یك خط نمایش داده و اطلاعات نفر بعد را در خط جدید قرار میدهد. \r به معنای بازگشت به ابتدای خط و \n به معنای خط جدید میباشد.
ب) \t: كاراكتر بعد از \t به اندازه 8 كاراكتر جلو میرود.
- قالب فیلد انتخاب شده: هر فیلد انتخاب شده برای خروجی باید قالب مشخصی داشته باشد. با انتخاب قالب فیلد شرایط زیر را باید تعریف نماییم.
- قالب فیلد: اگر پارامتر انتخاب شده از جنس عدد یا كاراكتر باشد این گزینه انتخاب میشود. (مثل ماموریت روزانه)
- قالب فیلد ساعت: اگر پارامتر انتخاب شده از جنس ساعت و دقیقه است این گزینه انتخاب میشود. (مثل اضافه كار) همانطور كه در شكل مشاهده مینمایید این فیلد برحسب ساعت و دقیقه تعریف شده است.
- قالب فیلد بدون پیشوند و پسوند به طول فیلد 5 كاراكتر و ترتیب ساعت و دقیقه و طول ساعت 3 كاراكتر و طول دقیقه 2 كاراكتر بدون جدا كننده فلید در نظر گرفته شده است. همچنین میتوان ترتیب ساعت و دقیقه را نیز جابجا نمود.
- قالب فیلد تاریخ: اگر پارامتر انتخاب شده از جنس تاریخ است این گزینه انتخاب میشود. (مثل تاریخ شروع گزارش). این فیلد برحسب سال، ماه و روز تعریف میشود.
- پیشوند: برای هر فیلد میتوان پیشوند با كاراكتر دلخواه تعریف نمود.
- پسوند: برای هر فیلد میتوان پسوند با كاراكتر دلخواه تعریف نمود.
- طول فیلد: در سیستم حقوق و دستمزد طول هر فیلد باید مشخص باشد. (برای مثال: طول پارامتر اضافه كار 5 رقم در نظر گرفته میشود. سه رقم برای ساعت و دو رقم برای دقیقه)
- جهت برش: در طول فیلد تعداد ارقام قابل نمایش را مشخص نمودیم و در اینجا نمایش این ارقام را از سمت چپ و یا راست مشخص میكنیم برای مثال طول شماره پرسنلی حداكثر 16 كاراكتر در نظر گرفته شده و در تنظیمات اولیه شماره پرسنلی 9 رقم تعریف شده بوده و شماره تعریف شده 230598765 باشد و اگر در طول فیلد تعداد كاراكترهای قابل نمایش را 5 رقم در نظر گرفته باشیم، جهت برش راست 98765 را نمایش می دهد و برش چپ 23059 را نمایش خواهد داد.
- صادر كردن خروجی به فایل: پس از تنظیمات مورد نظر در قالب فیلد و خروجی با انتخاب این گزینه فایل خروجی جهت استفاده حقوق و دستمزد ساخته میشود.
- خروجی به صورت یونیكد ذخیره شود.
- خروجی به صورت اسكی ذخیره شود.
- بار كردن قالبهای ذخیره شده: برای فراخوانی قالب فایل خروجی جهت سیستم حقوق و دستمزد كه قبلا طراحی و ذخیره شده است، از این گزینه استفاده میشود.
- ذخیره قالب خروجی: برای ذخیره قالب طراحی شده جهت خروجی حقوق و دستمزد از این گزینه استفاده میشود. نام انتخاب شده در اینجا نیاز به پسوند ندارد.
ضمیمه الف. توضیح پارامترهای بكار رفته در نرم افزار
شیفت كاری: به هر الگوی رفت و آمد پرسنل یك شیفت كاری میگوییم. (یعنی پرسنل چه ساعتی باید به محل كار وارد و چه ساعتی خارج شوند.)
شیفت غیر كاری: برای برخی از گروههای كاری پرسنل، یك شیفت به عنوان استراحت در نظر گرفته میشود. این شیفت روز كاری نبوده و مانند شیفت كاری قابل تنظیمات مختلف شیفت میباشد.
شبكاری: جهت درنظر گرفتن سختی كار در شب، مقدار زمان قرار گرفته در این محدوه را به عنوان شب كاری در نظر میگیریم.
محدوده شناور: زمان شناور به این معناست كه میزان زمان حضور پرسنل مهمتر از زمان تردد آنها باشد و پرسنل بتوانند به اندازه زمان اجازه داده شده دیرتر و یا زودتر در محل كار حاضر شده و به همان نسبت در انتهای شیفت جبران دیركرد و یا زود آمدن را بنمایند. یعنی اگر ساعت شروع كار 8 و ساعت پایان كار 16 باشد با تعیین یك ساعت زمان شناور پرسنل میتوانند ساعت 9 ورود و ساعت 17 خروج نمایند و یا ساعت 7 ورود و ساعت 15 خروج نمایند.
اضافه كار اول وقت: حضور پرسنل قبل از شروع اجباری كار اضافه كار اول وقت نامیده میشود.
اضافه كار وسط وقت: اگر شیفت كاری در دو نوبت تعریف شود، حضور بین دو قسمت شیفت اضافه كار وسط وقت نامیده میشود.
اضافه كار آخر وقت: حضور پرسنل بعد از پایان شیفت كاری اضافه كار آخر وقت نامیده میشود.
اضافه كار تعطیلی: روزهای تعطیل نیز مانند روزهای كاری دارای شیفت میباشند. و حضور پرسنل خارج از محدوده شیفت كاری روزهای تعطیل اضافه كار تعطیلی نامیده میشود.
اضافه كار اجباری: گاهی لازم است پرسنل، خارج از شیفت كاری در محل كار حضور داشته باشند. برای این منظور میتوان این زمان را بصورت اجباری تعریف نمود تا حتما پرسنل در زمان تعیین شده و یا به میزان تعیین شده خارج از شیفت كاری حضور داشته باشند. میتوان برای عدم رعایت نمودن این اضافه كار جریمه تعیین نمود.
تبدیل كسركار به غیبت: اگر كسركار پرسنل در یک شیفت به حدی باشد كه حضور آنها برای شركت بی ارزش باشد میتوان كسركار بیش از سقف تعریف شده را غیبت در نظر گرفت.
اغماض از كسر كار: در طول یك شیفت میتوان از مقداری كسر كار چشم پوشی نمود.
خروج غیر مجاز: اگر خروج پرسنل در ساعاتی از شیفت ممنوع باشد میتوان زمان خروج غیر مجاز و جریمه عدم رعایت آن تعیین نمود.
معادل ساعتی مرخصی روزانه: یك روز مرخصی روزانه معادل با مقدار تعیین شده مرخصی ساعتی میباشد. مثال: اگر هر روز مرخصی روزانه را 8 ساعت مرخصی ساعتی در نظر بگیریم و 2 روز مرخصی روزانه مصرف نموده باشیم معادل ساعتی آن برابر با 16 ساعت خواهد بود.
معادل روزانه مرخصی ساعتی: به ازاء مقدار مرخصی تعیین شده ساعتی یك روز مرخصی روزانه در نظر گرفته میشود. یعنی مجموع مرخصی ساعتی بر عدد تعیین شده اخیر تقسیم شده و حاصل آن معادل روزانه خواهد بود. مثال: اگر معادل روزانه مرخصی ساعتی 07:20 باشد و 20 ساعت مرخصی ساعتی مصرف شده باشد. 2 روز مرخصی روزانه درنظر گرفته میشود.
گروه كاری: گروهی از افراد که ساعت کاری های یکسان و قوانین محاسباتی یکسان دارند . تردد پرسنل طبق یك یا چند شیفت كاری صورت میگیرد و این شیفتها در یك دوره چند روزه تكرار خواهند شد برای قرار دادن این شیفتها كنارهم تحت یك عنوان از گروه كاری استفاده میكنیم. به عبارت دیگر گروه كاری شامل یك یا چند شیفت با دوره تكرار از تاریخ مشخص میباشد.
نوبت كاری: فعالیت خارج از شیفت اداری مانند شب كاری، عصر كاری و یا مخلوطی از آنها كمی دشوارتر از كار در زمان عادی میباشد. بنابراین برای محاسبه این سختی كار فعالیت خارج از شیفت عادی را به عنوان نوبت كاری درنظر میگیریم. نوبت كاری در پارامترهای گروه كاری قابل انتخاب است. نوع نوبت كاری در گزارشها قابل مشاهده میباشد.
تعطیل كاری: فعالیت پرسنل در روز تعطیل را تعطیل كاری میگوییم.
جمعه كاری: فعالیت در روز جمعه را جمعه كاری مینامیم.
اضافه كار جمعه: روزهای جمعه نیز مانند روزهای دیگر دارای شیفت میباشد و فعالیت خارج از شیفت جزء اضافه كار جمعه محسوب میشود.
پنج شنبه كاری: فعالیت در روز پنجشنبه را پنجشنبه كاری مینامیم.
اضافه كاری پنجشنبه: اضافه كار در روز پنجشنبه را میگوییم.
روز غیركاری: بعضی از شیفتها نمیتوانند از تعطیلات رسمی استفاده نمایند و باید شیفت خاصی با عنوان غیركاری برای زمان تعطیل این گروه تعریف شود.
اضافه كاری روز غیر كاری: روز غیركاری نیز دارای شیفت میباشد و فعالیت خارج از شیفت اضافه كاری روز غیر كاری محسوب میشود.
مرخصی استحقاقی: هر فرد در سال به نسبت كاركرد خود اجازه دارد مقدار زمانی به استراحت پرداخته و حقوق نیز دریافت نماید. مقدار این مرخصی در قانون كار مشخص شده است.
مرخصی استعلاجی: استراحت پرسنل هنگام بیماری و عدم حضور آنها در محل كار با داشتن گواهی پزشك را مرخصی استعلاجی مینامیم.
مرخصی بدون حقوق: همانطور كه از نام این گزینه پیداست، این مرخصی با اجازه مدیریت بوده و برای این زمان حقوق پرداخت نمی شود. برخورد با این مرخصی مانند غیبت است و تفاوت آن با غیبت فقط در داشتن مجوز از مدیریت میباشد.
مرخصی روزانه: عدم حضور پرسنل در یك روز كامل با مجوز را مرخصی روزانه میگوییم.
مرخصی ساعتی: عدم حضور ساعتی پرسنل با مجوز مدیریت را مرخصی ساعتی میگوییم.
ماموریت ساعتی: فعالیت پرسنل خارج از محیط كار را ماموریت میگوییم.
ماموریت روزانه: فعالیت پرسنل خارج از محیط شركت در فاصله بیش از 50 كلیومتر و یا یك شب اقامت در محل كارخارج از شركت (به كتاب قانون كار مراجعه شود.)
محل خدمت: تقسیم بندی محیط كار به واحدها و بخشهای مختلف را محل خدمت مینامیم. مانند كارگزینی، خدمات، تولید و...
نوع استخدام: استخدام پرسنل میتواند بصورتهای رسمی، قراردادی و ... انجام بگیرد (به كتاب قانون كار مراجعه شود).
روز تعطیل: به روزی گفته میشود كه پرسنل نباید در محل كار حضور داشته باشند.
تقویم كاری: تعطیلات هر گروه كاری با گروه كاری دیگر میتواند تفاوت داشته باشد. به عبارت دیگر هر گروه كاری از تقویم مربوط به خود استفاده مینماید.
شماره كارت: در سیستم هر فرد را با شماره كارت منحصر به فرد تعریف مینماییم تعداد ارقام شماره كارت به نوع دستگاه مورد استفاده وابسته است. شماره كارت از چهار رقم تا 10 رقم قابل تعریف میباشد.
نوع كارتزنی: كارتزنی به سه نوع عادی، ساعتی و نامحدود امكان پذیراست. انتخاب نوع كارتزنی در اطلاعات پرسنلی، روش محاسبات نرم افزار را مشخص مینماید.
كارتزنی عادی: در این حالت پرسنل طبق شیفتهای تعریف شده تردد مینمایند. اولین كارت ورود و كارت دوم خروج محسوب میشود.
كارتزنی ساعتی: اگرمقدار حضور مهم بوده و كارتزنی در راس ساعت تعریف شده شیفت مهم نباشد، كارتزنی ساعتی را به پرسنل نسبت میدهیم. در این نوع كارتزنی حضور برحسب ساعت محاسبه میشود. لازم به ذكر است در این نوع كارتزنی كسركار محاسبه نمیگردد. در محاسبات این نوع كارتزنی به شروع و پایان نوبت كارتزنی توجهی نمیشود و فقط محدوده شیفت درنظر گرفته میشود.
كارتزنی نامحدود: اگر زمان ورود و خروج پرسنل مشخص نباشد یعنی طبق شیفت تعیین شده نتوانند كارتزنی انجام دهند، از این نوع كارتزنی استفاده میشود. در این نوع كارتزنی باید ابتدا كلید ورود را زده سپس كارت خود را ثبت نماییم و همچنین هنگام خروج ابتدا كلید خروج را زده سپس كارت خود را میزنیم. محاسبات سیستم از ورود تا خروج هر كارت انجام میگیرد.
تاریخ شروع بكار: تاریخ شروع بكار هر فرد كه در اطلاعات پرسنلی تعریف میشود تاریخ شروع محاسبات و گزارش گیری برای آن فرد میباشد.
تاریخ خاتمه كار: تاریخ خاتمه كار هر فرد كه در اطلاعات پرسنلی تعریف میشود تاریخ انتهای گزارش گیری و محاسبات برای او میباشد.
سقف مرخصی: مقدار مجاز استفاده از مرخصی را سقف مرخصی میگوییم.
انتقال مرخصی: انتفال مقدار مانده مرخصی از سال گذشته به سال جاری را میگوییم.
خرید مرخصی: كارفرما میتواند در انتهای سال طبق توافق با پرسنل، باقیمانده مرخصی آنها را خریداری نماید.
مانده مرخصی: كل مرخصی مصرف نشده پرسنل را مانده مرخصی میگوییم.
مقادیر تصویبی: مقادیر پارامترهای مختلف تصویب شده توسط مدیریت، جهت نمایش در گزارش تصویبی میباشند.
تردد پرسنل: ثبت رفت و آمد پرسنل را تردد مینامیم.
تغییر موقت شیفت: تغییر شیفت پرسنل در یك محدوده زمانی را تغییر موقت شیفت میگوییم.
تغییر موقت گروه كاری: تغییر گروه كاری پرسنل در یک محدوده زمانی را تغییر موقت گروه كاری میگوییم.
اطلاعات خام كارتزنی: اطلاعات دریافت شده از دستگاه ساعت كارتزنی را كه هیچ تغییر و یا اصلاحی روی آن صورت نگرفته است را میگوییم.
پردازش اطلاعات: انجام محاسبات سیستم را پردازش اطلاعات میگوییم.
حضور: حضور پرسنل در محل كار را مینامیم.
كاركرد: تعداد روز كاری كه هر فرد در محل كار حضور دارد را كاركرد میگوییم.
غیبت: عدم حضور پرسنل در محل كار را غیبت مینامیم. به عبارت دیگر غیبت عدم حضور بدون مجوز میباشد.
وضعیت: هر روز كاری ممكن است ماموریت، مرخصی، تردد ناقص و یا... باشد كه به تمام این حالات وضعیت گفته میشود.
كل كسر كار: مجموع كسر كار در طول هر شیفت را كل كسر كار مینامیم.
اضافه كار كل: مجموع اضافه كار در طول هر شیفت كاری را اضافه كار كل میگوییم.
تعدیل محاسبات: میتوان به پارامترهای محاسباتی مقداری را اضافه، كسر و یا با مقدار دیگری جایگزین نمود.
گرد كردن محاسبات: میتوان دقایق پارامترهای محاسباتی را به دقایق دیگر ِگرد نمود.
تردد ناقص: تعداد كارتزنی های هر فرد در هر شیفت باید زوج باشد. در صورت كارتزنی فرد در محاسبات تردد ناقص در نظر خواهد گرفت.
گزارش: برای مشاهده نتایج محاسبات میتوان آنها را براساس الگوهای مختلف دسته بندی نمود. به این دسته بندی نمایش گزارش میگوییم.
گزارش روزانه: این گزارش هر روز یك یا چند نفر از پرسنل را نمایش میدهد.
گزارش انفرادی: این گزارش لیست ترددها و محاسبات انجام شده هر فرد را در طول دوره انتخاب شده نمایش میدهد.
گزارش دورهای: گزارش یك یا چند نفر از پرسنل در طول دوره انتخاب شده را نمایش میدهد. گزارش هر فرد در یك خط قابل مشاهده است.
گزارش اضافه كاریها: همانطور كه از نام این گزارش پیداست گزارش اضافه كاریهای پرسنل در طول دوره انتخاب شده را نمایش می دهد.
گزارش تغییرات: از تغییرات انجام شده تردد و یا محاسبات میتوان گزارش تهیه نمود.
گزارش تصویبی: در مقادیر تصویبی امكان تغییر پارامترهای مختلف وجود دارد. تغییرات انجام شده فقط در گزارش تصویبی قابل نمایش بوده و در گزارشهای دیگر قابل نمایش نخواهد بود.
گزارش نوبت كاری: برای مشاهده نوبت كاری پرسنل از این گزارش استفاده میشود.
گزارش ماموریت و مرخصی: برای مشاهده ماموریتها و مرخصیهای استفاده شده از این گزارش استفاده میگردد.
گزارش كاردكس ماهانه: گزارش كاردكس مانند گزارش دورهای با نمایش تمام روزهای طول یك دوره میباشد. به عبارت دیگر گزارش فردی و دورهای را با هم نمایش میدهد. این گزارش حداكثر 31 روز را نمایش میدهد.
گزارش تردد: اگر نیازبه مشاهده ترددهای پرسنل داشته باشیم از این گزارش استفاده میكنیم.
گزارش پرسنلی: گزارش مشخصات پرسنلی هر فرد را در یك خط نمایش میدهد.
گزارش انتخابی: در این نوع گزارش با انتخاب پارامترها، گزارش دلخواه خود را با تیترهای مورد نظر تهیه مینماییم.
تشكیل فایل خروجی: این گزینه به معنای ساختن فایل خروجی جهت استفاده در سیستم نرم افزار حقوق و دستمزد میباشد.
قالب فایل: فایل خروجی جهت سیستم حقوق و دستمزد دارای الگوی خاصی در چینش پارامترهای مورد نیاز میباشد. این الگو را قالب فایل مینامیم.
قالب فیلد: هرپارامتر انتخاب شده درفایل خروجی جهت سیستم حقوق و دستمزد دارای تعداد كاراكتر مشخص و نوع چینش دارای الگوی خاص خود میباشد. مانند تاریخ كه میتواند دارای شش كاراكتر با ترتیب سال، ماه و روز باشد.
ضمیمه ب: نصب نرم افزار SQL 2000
با قراردادن CD SQL در درایور به صورت خودكار پنجره نصب SQL Server 2000 ظاهر میگردد. مراحل نصب صفحه به صفحه هر كدام در یك بند بیان میگردد.
- انتخاب گزینه SQL Server Developer Version ( شكل اول)
- انتخاب گزینه SQL Server 2000 Components ( شكل دوم)
- انتخاب گزینه Install Database Server ( شكل سوم)
- انتخاب گزینه Next ( شكل چهارم)
- انتخاب گزینه Local Computer و سپس Next ( شكل پنجم)
- انتخاب گزینه Create a new instance of SQL server, or install Client tools و سپس Next ( شكل ششم)
- انتخاب گزینه Next و Yes( در شكل هفتم و هشتم)
- انتخاب گزینه Server and Client tools و سپس گزینه Next (شكل نهم )
- انتخاب گزینه Default و سپس گزینه Next (شكل دهم) لازم به ذكر است اگر در كامپیوتر قابل استفاده قبلا SQL نصب شده باشد در اینجا گزینه Default غیر فعال خواهد بود.
- انتخاب گزینه Typical و سپس گزینه Next (شكل یازدهم )
- انتخاب گزینه Use the same account for each service . Auto start SQL Server Service. وگزینه Use the Local System Account سپس گزینه Next (شكل دوازدهم)
- انتخاب گزینه Mixed Mode (windows Authentication And SQL Server Authentication) و گزینه Blank password ( not recommended ) و سپس گزینه Next (شكل سیزدهم)
- انتخاب گزینه های Next و Finish ( شكل چهاردهم و پانزدهم)
اكنون SQL Server در سیستم نصب شده است. از گزینه Start و All Programs، Microsoft SQL Server و پس از آن Service Manager را انتخاب نمایید.
Start > All Programs > Microsoft SQL Server > Service Manager
این سرویس باید به صورت خودكار در سیستم فعال شود. برای انجام این كار، هنگامی که Service Manager روی صفحه مانیتور بازاست از بین گزینه های Services ابتدا SQL Server را انتخاب نموده، روی (Start/Continue) دکمه سبز کلیک می نماییم. سپس در قسمت پایین تیک Auto-start service when OS starts را می زنیم، بعد از بین منوهای Services گزینه های Distributed Transaction Coordinator و بعد از آن SQL Server Agnet را یکبار انتخاب نموده و مانند گزینه اول یعنی SQL Server آنها را نیز Start می کنیم.