آموزش نرم افزار حضور و غیاب جامع

مقدمه
درجوامع صنعتي براي بالا بردن بهره وري مجبور به كنترل دقيق تمام موارد دخيل درسيستم اجرايي شركت ، سازمان و يا كارخانه جات مي‌باشيم. يكي از پارامترهاي بسيار مهم در توليد و خدمات شركتها هزينه بالاي حقوق وزمان مصرف شده پرسنل مي‌باشد. براي كنترل دقيق اين پارامتر و برنامه ريزي مديريتي ، نياز به ابزارهاي مختلفي داريم . بهترين راه براي رسيدن به اين هدف ، مكانيزه نمودن بخشهاي مختلف شركت مي‌باشد.

سیستم حضور و غیاب

  • کنترل تردد پرسنل راههای مختلفی دارد:
  • ثبت تردد بصورت دستي
  • ثبت تردد با دستگاههاي مكانيكي
  • ثبت تردد با دستگاههاي كامپيوتري بوسيله كارت
  • ثبت تردد با دستگاههاي كامپيوتري با ثبت اثر انگشت
  • ثبت تردد با دستگاههاي كامپيوتري با ثبت قرنيه چشم
  • ثبت تردد با دستگاههاي اسكن صورت

بهترين راه جهت كنترل دقيق تردد ، توسط سيستم حضور و غياب كامپيوتري به همراه نرم افزار مي‌باشد. در نرم افزار حضور و غیاب قابليت تنظيمات مختلف در اختيار ما مي‌باشد و امكان محاسبات مختلف براي بخشهاي مختلف شركت وجود دارد. همچنين مي‌توان اطلاعات اين سيستم را به سيستم هاي ديگر مثل سيستم پرسنلي ، حقوق و دستمزد منتقل نمود.

ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب جامع :
  • نرم افزار حضور و غیاب جامع پالیزافزار تحت C#.net نوشته شده است و ديتابيس آن مي‌تواند تحت SQL يا Oracle بكار گرفته شود.
  • عرضه نرم افزار در دو سطح استاندارد (لايت) و جامع
  • تبديل نرم افزار نگارش استاندارد (لايت) به جامع با تهيه قفل و لايسنس نرم افزار جامع
  • كاركرد نرم افزار با دو زبان فارسي و انگليسي
  • تعريف تعداد ارقام شماره كارت تا 10 رقم و شماره پرسنلي تا 16 رقم
  • تعیین تاریخ شروع و خاتمه كار پرسنل
  • تعریف محلهای خدمت ، انواع استخدام ، انواع تعطیلات با تعيين رنگ مورد نظر به جهت مشاهده بهتر گزارش تعریف انواع تقویم با تعطیلات مختلف
  • تعریف انواع شیفتهای کاری و یا غیر کاری ، نوبت کاری ، ساعت استراحت ، ساعت ناهاري ، شب کاری ، شناور و...
  • تعریف شیفت های ماه مبارک رمضان
  • تعیین و تعریف تبدیل ساعات به ساعات دیگر ، حداقل و حداکثر اضافه کار اول وقت ، اضافه کار بين شيفت ، اضافه کار آخر وقت ، معادل‌ ساعتي مرخصی روزانه ، کسر کار قابل اغماض ، تبدیل کسر کار به غیبت
  • تعریف انواع گروههای کاری با تاریخ شروع کار و دوره تکرار، انتخاب تقویم کاری برای هر گروه بصورت جداگانه
  • تعریف ضرایب تاخیر ، کسرکار ، تعجیل ، اضافه کار اول وقت ، وسط وقت ، آخر وقت ، اضافه کار کل ، تعطیل کاری ، پنجشبه کاری و جمعه كاري
  • تعیین وضعيت تعطیلی بین دو غیبت و تعطیلی بین مرخصی ها ، محاسبه و يا عدم محاسبه حضور زمان ناهاری
  • تعیین حداقل وحداکثر مقدار تعطیل کاری و اضافه کار تعطیل و تعیین نوع محاسبه تعطیل کاری ، تعیین روز غیر کاری به عنوان تعطیل کاری
  • تعيين نوع محاسبه شبکاری خارج و يا داخل شیفت ، نحوه محاسبه مرخصی ، نحوه تبدیل مرخصی ساعتی به روزانه و برعکس تعریف انواع مرخصی ها و ماموریت های ساعتی و روزانه و معادل ساعتی آن .
  • تعمیم تنظیمات مختلف انجام شده به ديگران جهت راحتی کاربر
  • تعيين مجوزهای پرسنلی ( کار در روز پنج شنبه ، جمعه ، تعطیلات ، اضافه کار اول وقت ، آخر وقت ومیان روز )
  • تعیین سقف مرخصی در( ماه ، سال ، قابل انتقال ، قابل باز خرید) ، تعيين مجوز استفاده مرخصی بیشتر از سقف تععين شده ، باقی مانده مرخصی سالیانه و قابل انتقال به سال بعد .
  • صدور مرخصی های ساعتی و روزانه
  • صدور مجوز مقدار و حداقل و حداکثر اضافه کاری
  • تغییر موقت شیفت‌ ها و گروههاي کاری پرسنل مانند ماه مبارك رمضان
  • تصیح اطلاعات روزانه پرسنل ( ویرایش کارتزنی ، مرخصی ، ماموریت و ...)
  • تعیین مقادیر تعدیل پارامترها و گرد کردن مقادیر مورد نیاز
  • گزارش های متنوع روزانه ، انفرادی ، دوره ای کاردکس ماهیانه ، گزارش تغييرات ، گزارش ماموریتها و مرخصی ها
  • قابليت ایجاد گزارش های جدید
  • گزارش هاي انتخابي با ستونهاي مورد نظر و تعيين شرط دلخواه
  • گزارش هاي انتخابي با ستونهاي مورد نظر و تعيين شرط دلخواه
  • تشکیل فایل خروجی حقوق ودستمزد برای هرنوع سیستم
نصب نرم افزار SQL2000

اگر ويندوز شما ، ويندوز 7 است مسير زير را باز، آيكن با نام setupsql را اجرا و تصوير شماره 2 ادامه دهید.
setupsql آيكن Developer Edition x86 setup نام درايوCD-ROM

نرم افزار حضور و غیاب نصب نرم افزار sql نرم افزار حضور و غیاب نصب نرم افزار sql

و در پايان Finish را مي زنيد .
در ويندوز XP مسير زير را انتخاب مي كنيد .

نرم افزار حضور و غیاب نصب نرم افزار sql

پس از باز شدن Service Manager روی صفحه مانيتور ،ازبین گزینه‌های Services ابتدا SQL Server را انتخاب نموده ، روی (Start/Continue) دکمه سبز کلیک مي‌نماييم. سپس در قسمت پایین تیک Auto-start service when OS starts را مي‌زنيم ، بعد ازبین منوهای Services گزینه های Distributed Transaction Coordinator و بعد از آن SQL Server Agnet را یکبار انتخاب نموده و مانند گزینه اول یعنی SQL Server آنها را نیز Start مي‌کنیم.

در ويندوز 7 مسير زير را انتخاب كنيد.
كلمه Services را درSearch ويندوز تايپ كنيد .
در پنجره اي كه باز ميشود، بر روي گزينه مشخص شده دوبار كليك كنيد.

نرم افزار حضور و غیاب نصب نرم افزار sql نرم افزار حضور و غیاب نصب نرم افزار sql نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7

نصب نرم افزار حضور و غیاب :

سي دي برنامه را در داخل CD-ROM قرار دهيد پس از چند ثانيه تصوير زير در مانيتور نمايش داده مي شود.

نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7 نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7

توجه ! اگربرنامه شما لايت هست يعني قفل سخت افزاري پشت كيس خود نداريدمراحل زير راانجام دهيد :

نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7 نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7

اگر برنامه شما جامع هست يعني قفل سخت افزاري پشت كيس خود داريد مراحل زير را انجام دهيد :

قفل برنامه را پشت کیس خود نصب کنید ( اين قفل مربوط به برنامه جامع مي باشد) سي دي كوچكي را كه در زمان خريد به شما داده شده است داخل كيس بگذاريد و فايلي را كه در آن وجود دارد در مسير زير كپي كنيد:
:/Program Files/ Paliz Afzar Company/ Paliz Afzar Studio/ System درايو نصب برنامه

در اينجا اتصال بانكها به پايگاه داده SQL و به روز رساني آنها را شرح مي دهيم. در مراحل زير نرم افزار Database Installation Wizard را به پايگاه داده متصل مي كنيم و سپس به اتصال بانكها خواهيم پرداخت. مسير زير را انتخاب كنيد.

نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql

مجددا DataBaseInstalation Wizard را اجرا كنيد و 2 بار گزينه Next را كليك كنيد تا صفحه زیر نمايش داده شود :

نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql

در پايان گزينه Finish را كليك كنيد و مجددا DataBaseInstalation Wizardرا اجرا كنيد و2بار گزينه Next را كليك كنيد تا به صفحه زير برسيد:

نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql

و در پايان گزينهFinish را كليك مي كنيد.
اكنون برنامه را باز مي كنيد.

آموزش نرم افزار حضور و غیاب

دربالاي پنجره استوديوي كنترل محصولات پاليزافزار چهار گزينه وجود دارد:

  1. شروع:براي ورود به برنامه ازاين گزينه مديريت حضور و غياب پاليز را انتخاب مي‌كنيم.شكل(1)
  2. نمايش:با انتخاب گزينه هدايتگر ليست گزينه هاي نرم افزار قابل مشاهده مي‌باشند.
  3. امكانات: تعريف نشده است
  4. كمك: نگارش استوديوي كنترل محصولات پاليزافزار را نمايش مي‌دهد.شكل(2)

با انتخاب مديريت حضور و غياب پاليز از گزينه شروع وارد برنامه مي‌شويم. ابتدا نام كاربرو كلمه عبور را كه عدد يك مي‌باشد وارد نموده و سپس كليد ورود را مي‌زنيم. شكل(3)

  • دراين سيستم امكان تعريف كاربران مختلف با سطوح دسترسي متفاوت وجود دارد. بهتر است قبل از ورود به قسمتهاي مختلف برنامه ابتدا سطح دسترسي مورد نياز را تنظيم كنيم. براي انجام اين كار،ازگزينه مديريت حضور و غياب پاليز،مديريت كاربران را انتخاب مي نماييم. شكل(4)
    در مديريت كاربران امكان تعريف كاربران جديد و تعيين سطح دسترسي براي هركدام موجود مي‌باشد.
    درپايين صفحه اخير دو گزينه كاربران وسطوح دسترسي وجود دارد.

آموزش مدیریت نرم افزار حضور و غیاب

  1. كاربران:

    دراين گزينه امكان تعريف كاربر جديد وجود دارد. مي‌توان كاربر مورد نظر را به يك آدرس آي پي خاص محدود نمود تا فقط از آي پي تعريف شده اجازه دسترسي داشته باشد. درپنجره سمت چپ سطوح دسترسي تعريف شده قابل انتخاب براي كاربر تعريف شده مي‌باشد. (شكل5)

  2. سطوح دسترسی:

    در اينجا امكان تعريف سطوح دسترسي مختلف با نام وكد وجود دارد. ابتدا كد و نام مورد نظر خود را درج نموده سپس از پنجره سمت چپ گزينه‌هاي مورد نظر خود را علامت زده و در انتها كليد ذخيره را مي‌زنيم. (شكل6)
    درسطوح دسترسي امكان تعريف دسترسي يا عدم دسترسي كاربر به صورت مشاهده ، ويرايش ، حذف ، اضافه ، ذخيره ، به روزرساني ، بازخواني ، اجراكردن ، نمايش ، ايجاد ، جديد ، دريافت از، بازكردن ، ارسال به ، چاپ و گزارش وجود دارد. تمام آيتم‌هاي استفاده شده درنرم افزار قابل كنترل درسطح دسترسي مي‌باشند.
    علامت تيك سبز رنگ در كنار هرآيتم نشان دهنده اجازه دسترسي به آن و علامت تيك سبز كمرنگ دركنار هرآيتم نشان دهنده عدم دسترسي به آن مي‌باشد. با كليك روي علامت بعلاوه موارد دسترسي هرآيتم در اختيار ما قرار مي‌گيرد كه با دو بار كليك ماوس روي هر آيتم ، انتخاب يا عدم انتخاب آيتم انجام مي‌گيرد. همچنين با زدن كليد راست ماوس روي پنجره آيتم‌هاي دسترسي موجود، گزينه هاي انتخابي آيتم‌ها در اختيار ما قرار مي‌گيرد. در زير براي مثال درمديريت كاربران دوگزينه انتخاب شده است.شكل(7)

آیتم های دسترسی نرم افزار حضور و غیاب

استفاده از نرم افزار حضور و غياب

دراولين بار ورود به برنامه ، پيغام پيكر بندي اوليه روي صفحه ظاهر خواهد شد. منظور از پيكر بندي تعيين تعداد ارقام شماره كارت و شماره پرسنلي و تاريخ شروع سال مي‌باشد. براي پيكربندي اوليه به گزينه تنظيمات - تنظيمات اوليه مي‌رويم.

درزير به شرح گزينه هاي مختلف برنامه مي پردازيم.

تنظیمات
براي استفاده بهينه ازنرم افزار لازم است ابتدا گزينه هاي مختلف مورد نيازدر برنامه تعريف و تنظيم شوند. تنظيمات شامل گزينه هاي تنظيمات اوليه نرم افزار، تعريف شيفت ، تعريف گروه كاري ، تعريف نوبت كاري ، تعريف محلهاي خدمت ، تعريف انواع استخدام ، تعريف روزهاي تعطيل ، تعريف تقويم ، تعريف مرخصي وماموريت و چارت سازماني مي‌باشد. در زير به شرح هركدام مي‌پردازيم.

تنطیمات نرم افزار حضور و غیاب

  1. تنظيمات اوليه
    1. طول شماره كارت ورود/خروج: تعداد ارقام شماره كارت تا 10 رقم قابل تعيين است. طول شماره كارت درسيستمهاي سري PX (PTR72 – PF200 – PF9000) چهار رقمي مي‌باشد.( تعيين اين پارامتر اجباري است)
    2. طول شماره پرسنلي:تعداد ارقام شماره پرسنلي تا 16 رقم قابل تعيين مي‌باشد. (تعيين اين پارامتر اجباري است)
    3. تاريخ شروع سال: تاريخ شروع بكار سيستم با اين گزينه تعيين مي‌شود. به عبارت ديگر محاسبات اطلاعات از اين تاريخ به بعد انجام خواهد گرفت و تاريخ‌هاي پيش از اين ديده نمي شوند.(تعيين اين پارامتر اجباري است)
    4. شيفتها درگروههاي كاري براي همپوشاني چك شوند: گاهي نياز است در يك گروه كاري بيش از يك شيفت استفاده شود. مثلا سه روز صبح كار ، سه روز عصر كار و سه روز بعدي را شب كار باشند ، دراين حالت ممكن است محدوده شيفتهاي تعريف شده با قرار گرفتن در كنار هم با يكديگر تلاقي پيدا كنند. براي آگاهي از تلاقي شيفتهاي استفاده شده با يكديگردرگروه كاري ، اين گزينه انتخاب مي‌شود.

      آنلاين:براي ارتباط همزمان نرم افزار با دستگاه حضور و غياب و پردازش اطلاعات تردد به صورت خودكار ازاين گزينه استفاده مي‌شود. اطلاعات دستگاه كارتزني توسط نرم افزار سرويس به بانك اطلاعات نرم افزار ديتا سنتر منتقل مي‌شود و نرم افزار حضور و غياب اين اطلاعات را از ديتا سنتر برمي‌دارد. شكل(10)

    5. تنظيم اتصال به مركز داده: دراينجا نام و آدرس پايگاه داده ديتا سنتر را جهت برداشت اطلاعات كارتزني وارد مي نماييم.
    6. وارد كردن ترددها بصورت آنلاين: درصورتي كه بخواهيم ترددهاي ثبت شده در دستگاه حضور و غياب بصورت خودكار به نرم افزار منتقل شود اين گزينه را انتخاب مي كنيم.
    7. پردازش آنلاين: با انتخاب اين گزينه مي‌توان اطلاعات تردد دريافت شده به صورت Online دستگاه كارتزني (اين اطلاعات ازديتا سنتردريافت مي‌شود) را بصورت خودكار پردازش نمود. و نياز به پردازش اطلاعات توسط كاربر نيست.
    8. دوره هاي سركشي براي بازيابي: با تعيين زمان سركشي برحسب ثانيه ، سيستم در زمانهاي تعيين شده به ديتا سنتر سر زده و آخرين اطلاعات دريافت نشده را برداشت مي‌نمايد.

    مقادير تصويبي انتخابي: در برخي از شركتها و يا سازمانها به پارامتهايي غيراز موارد محاسباتي سيستم حضور و غياب نياز دارند. (مثل اضافه كارتصويبي ويا ...) براي تعريف اين پارامترها از اين گزينه استفاده مي‌شود. جنس اين پارامترها مي‌تواند متن ، عدد ويا تاريخ باشد. امكان تعريف چهار مقدار تصويبي وجود دارد. شكل(11)

    تنظیمات نرم افزار حضور و غیاب
  2. تعریف شیفت

    به هرالگوي رفت و آمد پرسنل يك شيفت گفته مي‌شود.يا به عبارت ديگر هر شيفت معرف ساعات موظفي كاركرد شخص در يك روزكاري مي‌باشد. هرشيفت مي‌تواند به دو نوبت تقسيم شود. مثلا شروع نوبت اول كار پرسنل ساعت 8 پايان نوبت اول 13 وشروع نوبت دوم 16 و پايان نوبت دوم 19 باشد. درتعريف شيفت شروع كارتزني و محدوده آن و همچنين شروع و پايان نوبت اول كارتزني بايد حتماً تعريف شوند. شكل(12)

    تعریف شیفت در نرم افزار حضور و غیاب

    شیفت کاری

    1. شيفت كاري : براي هرشيفت نام مشخص كه بيانگرالگوي آن شيفت باشد تعريف مي‌كنيم. نام گذاري مناسب از اشتباه دربكارگيري شيفتها جلو گيري مي‌نمايد.

      شیفت کاری در حضور و غیاب
    2. توضيحات: براي جلوگيري ازاستفاده اشتباه از شيفتها جهت بكارگيري در گروههاي كاري ، توضيحات بيانگر الگوي شيفت درج مي‌گردد.
    3. نوع روز: هرشيفت مي‌تواند به عنوان روز كاري و يا روز غيركاري (تعطيل شيفت) درنظر گرفته شود. بنابراين در انتخاب اين گزينه دقت شود. روزكاري به عنوان روز كاري شيفت و روز غيركاري به عنوان روز استراحت شيفت درنظر گرفته مي‌شود.
    4. محدوده ساعات كارتزني: براي كارتزني يك محدوده درنظر گرفته مي‌شود و در داخل اين محدوده شروع و پايان كارتزني قابل تعريف است. تردد از ابتداي محدوده كارتزني تا شروع نوبت اول وهمچنين از پايان نوبت تا انتهاي محدوده كارتزني درصورت داشتن مجوز اضافه كار محسوب مي‌گردد.

      محدوده ساعت کارتزنی در نرم افزار حضور غیاب
    5. ساعت مجاز شروع كارتزني: كارتزني از اين ساعت به بعد مجاز مي‌باشد و تردد قبل از اين ساعت در اين شيفت ديده نمي‌شود.
    6. طول دوره كارتزني: همانطور كه گفته شد براي كارتزني بايد محدوده تعيين نماييم . دراين گزينه مقدار زماني كه اجازه كارتزني مجاز مي‌باشد را تعريف مي‌كنيم. به عبارت ديگر به اندازه زمان تعيين شده اين گزينه پس از ساعت مجاز شروع كارتزني اجازه كارتزني وجود دارد و كارتزني پس ازاين محدوده زماني ، جزء اين شيفت نخواهد بود. براي مثال اگر ساعت مجازشروع كارتزني 6 صبح باشد و محدوده 18ساعت درنظر گرفته شود پرسنل اين شيفت از ساعت 6 صبح تا 18 ساعت پس از 6 يعني ساعت 24 شب مجاز به كارتزني هستند.
    7. ساعت آغاز نوبت اول: كارپرسنل اززمان تعريف شده دراين گزينه آغاز مي‌گردد و تاخير دركارتزني پس از اين زمان ، كسر كار و تاخير در ورود محسوب خواهد شد. و كارتزني بعد از ساعت شروع مجاز كارتزني تا ساعت آغاز نوبت اول درصورت داشتن مجوز، اضافه كاراول وقت محسوب خواهد شد.

      نوبت اول شیفت نرم افزار حضور و غیاب
    8. ساعت پايان نوبت اول: ساعت ودقيقه تعريف شده دراين گزينه زمان پايان كار پرسنل در نوبت اول را نشان مي‌دهد و كارتزني پس از اين زمان تا انتهاي محدوده كارتزني درصورت داشتن مجوز مي‌تواند اضافه كارمحسوب شود. درصورتيكه شيفت در دو نوبت باشد حضور بين دو نوبت اول ودوم اضافه كار در نظر گرفته مي‌شود. كارتزني قبل از اتمام نوبت تعجيل دركارو كسر كار منظور مي‌گردد.
    9. ساعت آغاز نوبت دوم: در برخي از شركتها كار روزانه به دو بخش تقسيم مي‌گردد و بين اين دو بخش زماني را به استراحت مي‌پردازند. به اين روش تردد شيفت دو نوبته گفته مي‌شود. ساعت و دقيقه تعريف شده در اين گزينه ساعت شروع نوبت دوم فعاليت مي‌باشد. اين زمان شروع اجباري كار در نوبت دوم مي‌باشد و كارتزني پس از آن مي‌تواند كسر كار درنظر گرفته شود.
    10. ساعت پايان نوبت دوم: اين زمان ساعت اتمام كار در نوبت دوم مي‌باشد. و براي كارتزني قبل ازاين ساعت تعجيل در خروج و كسر كار منظور مي‌گردد.

      نوبت دوم شیفت نرم افزار حضور و غیاب
    11. محدوده صرف غذا : با تعريف در پارامترها گروه كاري مي‌توان حضور در محدوده صرف غذا را جزء حضور در نظر گرفت و يا نگرفت.
      • مرخصي دراين محدوده درنظر گرفته نمي‌شود.
      • ماموريت ساعتي در اين محدوده درنظر گرفته خواهد شد.
      • كارتزني دراين محدوده ديده مي‌شود ولي جزء اضافه كار محسوب نمي‌گردد.
      • اگر محدوده صرف غذا جزء حضور محسوب نگردد كارتزني در اين محدوده و يا عدم كارتزني در اين محدوده هيچ تفاوتي در محاسبات نخواهد داشت.
      • اگر اين محدوده جزء حضور در نظر گرفته شود خارج شدن از شركت در اين زمان حتما بايد با كارتزني صورت پذيرد.
      ساعت صرف غذا در نرم افزار حضور و غیاب
    12. ساعت شروع صرف غذا: تعريف ساعت شروع استراحت بين شيفت
    13. ساعت پايان صرف غذا: تعريف ساعت پايان استراحت بين شيفت
    14. محدوده شب كاري: اگر تمام و يا قسمتي از يك شيفت كاري درشب قرار بگيرد جهت درنظر گرفتن سختي كاردرشب ، مي‌توان قسمت قرار گرفته در شب را جدا ودر گزارش به عنوان شبكاري درج نمود. همچنين مي‌توان براي آن ضريب تعيين كرد.
    15. شروع ساعت شب كاري: تعريف شروع محدوده شب كاري
    16. پايان ساعت شب كاري:

      تعريف پايان محدوده شب كاري

      محدوده ی شبکاری در نرم افزار حضور و غیاب
    17. تنظيمات شناوري: دربعضي از شركتها تاخير در ورود به ميزان تعيين شده مي‌تواند با اضافه كار انتهاي شيفت جبران گردد. به اين حالت شناوري مي‌گوييم. به عبارت ديگر شناوري در شيفت به معناي تغيير درساعت ورود و خروج به اندازه زمان تعريف شده در اين گزينه مي‌باشد. (مثلاً اگر شروع نوبت اول ساعت 8 باشد و پايان آن 17ويك ساعت هم شناوي تعريف شده باشد پرسنل مي‌توانند حداكثر9 بيايند و 18 خارج شوند و يا بلعكس ساعت 7 ورود و ساعت 16 خروج نمايند).
    18. طول محدوده شناور: مقدار زمان قابل استفاده از امكان شناوري مي‌باشد.
    19. محدوده شناور را هميشه اعمال كن: با انتخاب و ياعدم انتخاب اين گزينه دو نوع محاسبه شناوري خواهيم داشت.

      تنظیمات شناوری در نرم افزار حضور و غیاب
      • انتخاب:اگر فرد بيش از زمان تعريف شده شناوري ، تاخير در ورود داشته باشد و در پايان شيفت بيش از مقدار تاخير اضافه كار داشته باشد ، تاخير وي پس ازساعت شناوري محاسبه خواهد شد. و معادل سازي كسركار با اضافه كار فقط به اندازه زمان شناوري صورت مي‌پذيرد.(مثال: ساعت 8 شروع نوبت پايان كار 17 و شناوري يك ساعت باشد وفرد در ساعت 9.30 ورود داشته باشد ، تاخير اين شخص دراين حالت 30 دقيقه خواهد بود)
      • عدم انتخاب: اگر فرد بيش از زمان تعريف شده شناوري تاخير در ورود داشته باشد مقدار تاخير وي از ابتداي شروع نوبت محاسبه خواهد شد. به عبارت ديگر چون اين قانون رعايت نشده كسر كار با اضافه كار تعديل نمي‌شود. (مثال: ساعت 8 شروع نوبت پايان كار 17 و شناوري يك ساعت باشد وفرد در ساعت 9.30 ورود داشته باشد ، تاخير اين شخص در اين حالت يك ساعت و 30 دقيقه خواهد بود)

    پارامترهای شیفت
    براي هر شيفت امكان تعريف تعدادي پارامتر وجود دارد. این پارامترها شامل تبدیل ساعات ، مشخص کردن حداقل و حداکثر اضافه کار در شیفت ، کسرکار قابل اغماض، تبديل كسركار بيش از حد مجاز به غيبت ، معادل ساعتی مرخصی روزانه ، تعیین اضافه کار اجباری ، تعیین زمان غیر مجاز خروج و میزان افزایش حضور پرسنل می باشد. در پایین هر کدام ازاین پارامترها شرح داده می شوند. شكل(13)

    پارامترهای شیفت در نرم افزار حضور و غیاب
    1. تبديل ساعت : گاهي نيازاست ساعت كارتزني ثبت شده به ساعت ديگري تبديل شود. با اين عمل تمام تردد‌هاي تبديل شده در سيستم قابل مشاهده خواهد بود و تردد اصلي نمايش داده نمي‌شود. براي مثال اگربخواهيم از 15 دقيقه زود آمدن پرسنل صرف نظر كنيم وساعت تبديل شده در سيستم قابل مشاهده و گزارش گيري باشد ، با فرض شروع بكارنوبت اول در ساعت 8 ، مي‌نويسيم ازساعت 7:45 تا 08:00 به 08:00 تبديل گردد. اين تبديل به اين معناست كه اگر كارتزني بين ساعت 7:45 تا 08:00 صورت گيرد، كارت وي ساعت 8 ثبت مي‌گردد.

      درپارامترهاي شيفت چهار تبديل داريم اين تبديل مي‌تواند در هر ساعت كارتزني تعريف شود.

    2. حداقل اضافه كاري اول وقت: براي اضافه كاري اول وقت مي‌توان ميزان حداقل تعيين نمود. يعني اضافه كاري كمتراز اين عدد قابل قبول نباشد.

      اضافه کاری اول وقت نرم افزار حضور و غیاب
    3. حداكثر اضافه كاري اول وقت: براي اضافه كاري اول وقت مي‌توان سقف تعيين نمود . يعني اضافه كاري بيش از اين سقف پذيرفته نباشد.

    4. حداقل اضافه كاري آخر وقت: براي اضافه كاري انتهاي شيفت مي‌توان ميزان حداقل تعيين نمود. يعني اضافه كاري كمتراز اين عدد قابل قبول نيست.

      اضافه کاری آخر وقت نرم افزار حضور و غیاب
    5. حداكثر اضافه كاري آخر وقت: براي اضافه كاري انتهاي شيفت مي‌توان سقف تعيين نمود . يعني اضافه كاري بيش از اين سقف پذيرفته نيست.
    6. اغماض از كسر كار: اگر نياز باشد از كسركار پرسنل به اندازه تعيين شده در طول يك شيفت چشم پوشي شود ، مقدارمورد نظر را دراين گزينه تعريف مي‌كنيم. اين كسركار در طول شيفت مي‌باشد محدوديت ابتدا و يا انتهاي شيفت ندارد. يعني اگر اين گزينه 15 دقيقه تعريف شده باشد و كسركاردر طول شيفت برابر با يك ساعت باشد ، براي اين فرد در اين شيفت 45 دقيقه كسركار منظور خواهد شد.

      کم کاری نرم افزار حضور و غیاب
    7. تبديل كسر كار به غيبت: : اگر كسركار فرد ازمقدارتعيين شده دراين گزينه بيشتر باشد اين شيفت براي او غيبت محسوب خواهد شد. براي مثال اگر طول شيفت 8 ساعت بوده و فرد 5 ساعت كسركار داشته باشد مي‌توان اين روز را براي او غيبت منظور نمود.
    8. معادل ساعتي مرخصي روزانه براي اين شيفت: مقدار تعريف شده اين گزينه نشان مي دهد به ازاء يك روز مرخصي روزانه ، چند ساعت مرخصي ساعتي منظور مي‌گردد.

      مرخصی روزانه نرم افزار حضور و غیاب
    9. اضافه كاراجباري : گاهي نياز است به صورت اجباري پرسنل جهت انجام كار شركت بيش از شيفت تعريف شده در محل كار حضور داشته باشند. براي اين منظور مي‌توان اين اضافه كار را اجباري تعريف نمود. با حضور پرسنل در اين زمان تعريف شده اضافه كاري ثبت مي‌شود و درغير اينصورت به ميزان زمان تعيين شده كسركار ثبت مي‌گردد. زمان اضافه كار اجباري را به دو صورت مي‌توان درنظر گرفت:

      اضافه کار اجباری نرم افزار حضور و غیاب
      • دراين حالت شروع و پايان زمان اضافه كار اجباري را تعيين مي‌كنيم و پرسنل بايد در ساعت تعيين شده بصورت اجباري حضور داشته باشند.
      • در حالت دوم مقدارزمان حضور اضافه كاري اجباري بوده و لازم نيست پرسنل درساعت خاصي اضافه كار بمانند. با انتخاب گزينه دوم ، گزينه اول از ساعت تاساعت غير فعال خواهد شد.
    10. خروج غير مجاز:زمان خروج پرسنل براي شركتها بسيار مهم مي‌باشد بنابراين براي كنترل ساعات خاصي از شيفت نسبت به عدم خروج پرسنل مي‌توان برنامه ريزي نموده و جريمه درنظر گرفت . براي اين منظور از ساعت تا ساعت مورد نظر كه نبايد پرسنل از شركت خارج شوند را وارد نموده و ميزان جريمه كسر از حضور را تعيين نماييد. مثلا اگر شخصي ساعت 10 تا 12 محل كار خود را ترك نمود 4 ساعت از حضور وي كسر شود.

      خروج غیر مجاز نرم افزار حضور و غیاب
    11. ميزان افزايش ساعت حضور: براي هرشيفت مي‌توان به حضور پرسنل مقداري را اضافه نمود. اين مقدار برحسب ساعت و دقيقه مي‌باشد. افزایش ساعت حضور نرم افزار حضور و غیاب

  3. تعریف گروه کاری
    هر شركت يا سازماني داراي بخشهاي مختلفي مي‌باشد و ممكن است نحوه تردد اين بخشها بايكديگر متفاوت باشد و هركدام ازيك الگوي خاص رفت و آمد تبعيت كنند. دسته بندي پرسنل براساس يكسان بودن ساعات تردد را گروه كاري مي‌ناميم. مانند بخش توليد صبح يا عصر ويا شب ، واحد مالي ، واحد كارگزيني ، نگهباني و ... براي هرگروه كاري پارامترهاي مختلفي جهت تنظيمات بیشتر و دقیقتر در اختيار ما مي‌باشد. شكل(14)گروه کاری در نرم افزار حضور و غیاب

    گروه كاري

    براي اختصاص اين الگوهاي كاري به پرسنل از گروههاي كاري استفاده مي‌كنيم . هرگروه كاري ممكن است شامل يك يا چند شيفت باشد. در يك گروه پارمترهاي مختلفي اهميت دارند كه در زير به شرح آنها خواهيم پرداخت .براي درك بهتر گروه كاري به يك مثال دقت نماييد. فرض كنيم پرسنل بخش اداري شركت از شنبه تا چهارشنبه ساعت 8 الي 16 و پنج شنبه ها 8 الي 12 مشغول بكار بوده و جمعه ها تعطيل باشند ، گروه كاري اين دسته از پرسنل داراي يك دوره تكرار پذير 7 روزه مي‌باشد. يعني هفته بعد نيز شبيه به اين هفته در محل كار حضور خواهند داشت و همين قانون براي هميشه ادامه پيدا خواهد كرد. با تعيين دوره تكرار انتساب شيفت به گروه، در پايين پنجره ، تاريخ ، روز و نام شيفت به تعداد تعيين شده تكرار، قابل مشاهده است. در اين جدول مي‌توان براي هر روز شيفت مورد نظر را اختصاص داد.

    1. نام گروه كاري: براي هرگروه كاري نام مناسب جهت بكار گيريهاي بعدي انتخاب نماييد. مثلا امور اداري ، توليد روز، توليد شب، نگهباني يك و يا نگهباني دو و ...
    2. توصيف گروه كاري: براي توضيح گروه كاري مي‌توان به غير از نام گروه توصيف آن را نيز درج نمود . اين گزينه اجباري نيست.
    3. تاريخ شروع فعاليت: اين گزينه تاريخ شروع فعاليت اين گروه را مشخص مي‌كند. تردد پرسنل قبل از اين تاريخ محاسبه نخواهد شد. بنابراين در ثبت صحيح اين تاريخ دقت نماييد.
    4. دوره تكرارانتساب شيفت به گروه: : معمولا شيفتهاي كاري پرسنل به صورت دوره اي تكرار مي‌شوند. براي مثال شيفتهاي اداري معمولا بصورت هفتگي تكرار مي‌شوند. يعني دوره تكرار برابر با 7 مي‌باشد.
    5. انتخاب تقويم كاري:براي هرگروه كاري مي‌توان از بين تقويم هاي تعريف شده تقويم خاصي را اختصاص داد .(تقويم رسمي ، تقويم سازماني و ...)

    پارامترهاي گروه كاري براي هر گروه كاري مي‌توان پارامترهايي تعريف نمود اين پارامترها شامل ضرايب مختلف در اضافه كار ، كسركار، تعطيل كاري و... وهمچنين تصميم گيري هاي مختلف درشرايط متفاوت مي‌باشند. مي‌توان براي يك دسته از پرسنل كه تردد يكساني دارند دو گروه مختلف با ضرايب متفاوت تعريف نمود مثلا يك گروه اضافه كار باضريب 2 و گروه ديگر با ضريب 1.4 داشته باشند.

    1. گروه کاری
      براي اختصاص اين الگوهاي كاري به پرسنل از گروههاي كاري استفاده مي‌كنيم . هرگروه كاري ممكن است شامل يك يا چند شيفت باشد. در يك گروه پارمترهاي مختلفي اهميت دارند كه در زير به شرح آنها خواهيم پرداخت .براي درك بهتر گروه كاري به يك مثال دقت نماييد. فرض كنيم پرسنل بخش اداري شركت از شنبه تا چهارشنبه ساعت 8 الي 16 و پنج شنبه ها 8 الي 12 مشغول بكار بوده و جمعه ها تعطيل باشند ، گروه كاري اين دسته از پرسنل داراي يك دوره تكرار پذير 7 روزه مي‌باشد. يعني هفته بعد نيز شبيه به اين هفته در محل كار حضور خواهند داشت و همين قانون براي هميشه ادامه پيدا خواهد كرد. با تعيين دوره تكرار انتساب شيفت به گروه، در پايين پنجره ، تاريخ ، روز و نام شيفت به تعداد تعيين شده تكرار، قابل مشاهده است. در اين جدول مي‌توان براي هر روز شيفت مورد نظر را اختصاص داد.

      1. نام گروه كاري: براي هرگروه كاري نام مناسب جهت بكار گيريهاي بعدي انتخاب نماييد. مثلا امور اداري ، توليد روز، توليد شب، نگهباني يك و يا نگهباني دو و ...
      2. توصيف گروه كاري: براي توضيح گروه كاري مي‌توان به غير از نام گروه توصيف آن را نيز درج نمود . اين گزينه اجباري نيست.
      3. تاريخ شروع فعاليت: اين گزينه تاريخ شروع فعاليت اين گروه را مشخص مي‌كند. تردد پرسنل قبل از اين تاريخ محاسبه نخواهد شد. بنابراين در ثبت صحيح اين تاريخ دقت نماييد.
      4. دوره تكرارانتساب شيفت به گروه: : معمولا شيفتهاي كاري پرسنل به صورت دوره اي تكرار مي‌شوند. براي مثال شيفتهاي اداري معمولا بصورت هفتگي تكرار مي‌شوند. يعني دوره تكرار برابر با 7 مي‌باشد.
      5. انتخاب تقويم كاري: براي هرگروه كاري مي‌توان از بين تقويم هاي تعريف شده تقويم خاصي را اختصاص داد .(تقويم رسمي ، تقويم سازماني و ...)
    2. پارامترهای گروه کاری

      براي هر گروه كاري مي‌توان پارامترهايي تعريف نمود اين پارامترها شامل ضرايب مختلف در اضافه كار ، كسركار، تعطيل كاري و... وهمچنين تصميم گيري هاي مختلف درشرايط متفاوت مي‌باشند. مي‌توان براي يك دسته از پرسنل كه تردد يكساني دارند دو گروه مختلف با ضرايب متفاوت تعريف نمود مثلا يك گروه اضافه كار باضريب 2 و گروه ديگر با ضريب 1.4 داشته باشند.

      پارامترهای گروه کاری نرم افزار حضور و غیاب
      1. پارامترهاي محاسباتي اوليه گروه كاري: ضرايب اين بخش بين صفر تا 9.99 مي‌توانند مقدار بگيرند.

        1. ضريب تاخير در ورود: مي‌توان كسركار اول وقت را براي هر گروه كاري با ضريب متفاوت محاسبه نمود.
        2. ضريب كسر بين كار: با يك مثال كسربين كار را توضيح مي‌دهيم. اگرفردي بين شيفت ، بدون ماموريت و مرخصي ورود و خروج داشته باشد. اين زمان ، كسركار محسوب خواهد شد. ويا اگر فردي 2 ساعت مرخصي گرفته و 3 ساعت بين تردد او فاصله افتاده يك ساعت كسركار خواهد گرفت. براي اين كسركار ميان وقت مي‌توان ضريب تعيين نمود.
        3. ضريب تعجيل در خروج: خروج قبل از انتهاي شيفت كاري ، كسركار و تعجيل در خروج محاسبه مي‌گردد. براي تعجيل در خروج نيز مي‌توان ضريب تعيين نمود.
        4. ضريب كل كسركار: كسركاركل مجموع همه كسركارها طي شيفت (تعجيل در خروج ، تاخير در ورود و كسركاربين شيفت ) مي‌باشد. براي كل كسركار نيز مي‌توان ضريب تعيين نمود.
        5. ضريب كل اضافه كار: مجموع اضافه كار اول وقت بين دونوبت و آخر وقت را اضافه كاركل مي‌ناميم و مي‌توان براي آن ضريب تعيين نمود.
        6. ضريب شبكاري: كاركرد در قسمتي از شب را مي‌توان به عنوان شب كاري در نظر گرفت و براي اين قسمت به عنوان سختي كار ضريب تعيين نمود.
        7. نوع نوبت كاري:يك گروه كاري ممكن است شامل چند نوع شيفت با كاركرد در زمانهاي متفاوت باشد يعني چند روز صبح كار ، چند روز عصركار و چند روز شب كار باشند به اين حالت كاركرد نوبت كاري گفته مي‌شود نوع نوبت كاري و ضرايب آن درقانون كار آمده است . بنابراين بايد براي هرگروه ، نوع نوبت كاري را مشخص نمود. درحالت كاركرد اداري نوع نوبت كاري را عادي درنظر مي‌گيريم.
        8. ضريب اضافه كار اول وقت: حضور پرسنل ازساعت شروع كارتزني تا شروع نوبت اول در صورت داشتن مجوز اضافه كار اول وقت محسوب مي‌گردد. براي اين اضافه كار مي‌توان ضريب تعيين نمود.
        9. ضريب اضافه كار وسط وقت: اضافه كار وسط وقت در دو حالت ممكن است پيش بيايد. دربين نوبت اول و دوم شيفتهاي دو نوبته و يا حضور در زمان صرف غذا و استراحت. براي اين اضافه كاري نيز مي‌توان ضريب تعيين نمود.
        10. ضريب اضافه كار آخر وقت: براي اضافه كارآخر وقت نيز مي‌توان ضريب تعيين نمود.
        11. آيا تعطيلي بين دو غيبت غيبت محاسبه شود؟ اگر فردي چند روز غيبت داشته باشد و بين اين روزها روز تعطيل قرار گيرد روز تعطيل نيز مي‌تواند غيبت محسوب شود. اگر روز تعطيل قبل ويا بعد از غيبت قرارگيرد اين تعطيلات غيبت محسوب نخواهد شد.
        12. آيا تبديل ترددها انجام شود؟ ؟ درپارامترهاي شيفت امكان تعريف چهار نوع تبديل ساعات وجود دارد. گاهي لازم است تبديلات ساعت تنظيم شده در پارامترهاي شيفت دريك گروه كاري عمل نكند براي اين منظور گزينه اخير را انتخاب نمي كنيم.
        13. آيا ساعت ناهاري به عنوان حضور محسوب شود ؟ با انتخاب اين گزينه ساعت ناهاري جزء حضور خواهد بود.
      2. پارامترهاي محاسبه تعطيلكاري: در اينجا نوع و روش محاسبه تعطيل كاري و محدوديتها و ضرايب مورد استفاده تعطيلكاري و اضافه كار تعطيل قابل برنامه ريزي مي‌باشد.

        پارامترهای تعطیل کار نرم افزار حضور و غیاب
        1. نوع محاسبه تعطيلكاري : تعطيل كاري به دوحالت روزانه و يا ساعتي قابل محاسبه است. در صورت انتخاب روزانه ، اضافه كاري تعطيل غيرفعال خواهد شد.
        2. محاسبه تعطيلكاري:تعطيل كاري به دوحالت روزانه ويا ساعتي قابل محاسبه است. در صورت انتخاب روزانه ، اضافه كاري تعطيل غيرفعال خواهد شد.
        3. محاسبه اضافه كاري تعطيل: روزهاي تعطيل نيز مانند روزهاي كاري داراي شيفت مي‌باشند بنابراين حضور بيش از طول شيفت مي‌تواند اضافه كار تعطيل درنظر گرفته شود. براي اين اضافه كار نيز سه شرط درنظر گرفته شده است:
          • مقادير كمتر از حداقل را حذف كن: تعطيل كاري كمتر از مقدار تعيين شده در گزينه حداقل اضافه كار روز تعطيل قابل محاسبه نمي‌باشد.
          • مقادير كمتر از حداقل به اضافه كاريها منتقل شود: اضافه كار تعطيل به عنوان اضافه كار ثبت شده و اضافه كاري تعطيل منظور نمي‌گردد.
          • به تعطيل كاري منتقل كن: مقدار كاركرد خارج از شيفت تعطيل ، تعطيل كاري در نظرگرفته مي شود.
        4. ضريب تعطيلكاري: : براي حضور در روز تعطيل مي‌توان ضريب در نظر گرفت.
        5. ضريب اضافه كاري تعطيلكاري: براي اضافه كار در روز تعطيل مي‌توان ضريب در نظر گرفت.
        6. حداقل تعطيل كاري : براي حضور در روز تعطيل مي‌توان مقداري را به عنوان حداقل تعريف نمود و اگر تعطيل كاري از آن مقدار كمتر شد تصميم ديگري براي حضور گرفته شود.(بند 1-8-2-2-2)
        7. حداكثر تعطيل كاري :: براي حضور در روز تعطيل مي‌توان مقداري را به عنوان حداقل تعريف نمود و اگر تعطيل كاري از آن مقدار كمتر شد تصميم ديگري براي حضور گرفته شود.(بند 1-8-2-2-2)
        8. حداقل اضافه كار تعطيل : براي اضافه كاري در روز تعطيل مي‌توان مقداري را به عنوان حداقل تعريف نمود و اگر حضور از آن مقدار كمتر شد تصميم ديگري براي حضور گرفته شود.(بند 1-8-2-2-3)
        9. حداكثر اضافه كار تعطيل : : براي اضافه كاري در روز تعطيل مي‌توان مقداري را به عنوان حداكثر تعريف نمود تا اضافه كاري بيش ازاين مقدار محاسبه نشود.
        10. خطا يا تردد ناقص در روز تعطيل ناديده گرفته شود: تردد پرسنل ممكن است ناقص صورت گيرد يعني ورود داشته خروج نداشته باشد و بلعكس وهمچنين ممكن است در ثبت تردد خطا صورت پذيرد (مثلا در يك زمان هم ماموريت و هم مرخصي يكي به صورت برگه اي و ديگري از طريق دستگاه كارتزني ثبت شده باشد) . با انتخاب اين گزينه مي‌توان از اين خطاها و ترددهاي ناقص چشم پوشي نمود.
      3. پارامترهاي محاسباتي جمعه: در اينجا روش محاسبه جمعه كاري و محدوديتها و ضرايب مورد استفاده جمعه كاري واضافه كارجمعه قابل برنامه ريزي مي‌باشد. اگر به روز جمعه شيفت غيركاري اختصاص دهيد حضور دراين روز به عنوان جمعه كاري محسوب مي‌شود و تنظيم پارامترهاي زير روي آن تاثير گذار است. شكل(18)

        پارامترهای محاسباتی جمعه در نرم افزار حضور و غیاب
        1. محاسبه جمعه كاري: اگر جمعه كاري از مقدار حداقل تعريف شده كمتر باشد دو تصميم مي‌توانيم بگيريم.
          • مقادير كمتر از حداقل را حذف كن: جمعه كاري كمتر از مقدار تعيين شده در گزينه حداقل جمعه كاري قابل محاسبه نمي‌باشد.
          • مقادير كمتر از حداقل به اضافه كاريها منتقل شود: جمعه كاري به عنوان اضافه كار ثبت شده و جمعه كاري منظور نمي‌گردد.
        2. محاسبه اضافه كاري جمعه: روزهاي جمعه نيز مانند روزهاي كاري داراي شيفت مي‌باشند بنابراين حضور بيش از طول شيفت مي‌تواند اضافه كار تعطيل درنظر گرفته شود. براي اين اضافه كار نيز دو شرط در نظر گرفته شده است:
          • مقادير كمتر از حداقل را حذف كن: جمعه كاري كمتر از مقدار تعيين شده در گزينه (1-3-2-2-16 ) قابل محاسبه نمي‌باشد.
          • مقاديركمترازحداقل به اضافه كاريها منتقل شود: اضافه كار جمعه به عنوان اضافه كار ثبت شده و اضافه كاري جمعه منظور نمي‌گردد.
        3. ضريب اضافه كاري جمعه كاري:
        4. ضريب جمعه كاري: حضور در روز جمعه را مي‌توان با ضريب در نظر گرفت.
        5. حداقل جمعه كاري: براي حضور در روز جمعه مي‌توان زماني را به عنوان حداقل حضور در نظر گرفت و حضور كمتر از اين مقدار را طبق شرايط تنظيم شده محاسبه نمود.
        6. حداكثر جمعه كاري: براي حضور در روز جمعه مي‌توان زماني را به عنوان حداكثر حضور در نظر گرفت و حضور بيش از اين مقدار را محاسبه ننمود.
        7. حداقل اضافه كار جمعه : اضافه كار در روز جمعه مي‌تواند شرايط حداقل داشته باشد و درصورت كمتر بودن اضافه كار از اين مقدار طبق شرايط تنظيم شده محاسبات انجام پذيرد.
        8. حداكثر اضافه كار جمعه : براي جلوگيري از اضافه كار بيهوده مي‌توان سقف اضافه كار تعيين نمود. و اضافه كار بيش از اين مقدار را در محاسبات نياورد.
      4. پارامترهاي محاسباتي پنج شنبه :تنظيمات اين قسمت نيز مانند پارامترهاي محاسباتي جمعه مي‌باشد.
      5. پارامترهاي محاسباتي روز غيركاري: تنظيمات اين قسمت نيز مانند پارامترهاي محاسباتي جمعه مي‌باشد. امكان انتخاب روزغيركاري به عنوان تعطيل كاري وجود دارد. اگر بخواهيم روزغيركاري مانند تعطيل كاري محاسبه شود(تيك بخورد) كاركرد روزغيركاري تعطيل كاري محسوب مي‌شود و پارامترهاي محاسباتي تعطيل كاري درنظر گرفته مي‌شود.
      6. پارامترهاي محاسباتي شبكاري : شبكاري به دو حالت داخل شيفت و يا خارج شيفت تقسيم بندي مي‌شود: شكل(19)

        1. شبكاري خارج از شيفت:اگر قسمتي از زمان شب كاري و يا تمام آن خارج شيفت(خارج از محدوده نوبت اول ودوم تعريف شده درشيفت) واقع شود دو نوع تنظيم در اختيارما مي‌باشد.

          • فقط شبكاري محاسبه شود.
          • شبكاري و اضافه كاري محاسبه شود.
          پارامترهای محاسبه شبکاری نرم افزار حضور و غیاب
        2. شبكاري داخل شيفت: اگر شب كاري تعريف شده در شيفت در داخل شيفت قرار گيرد در اينجا مي‌توان تصميم به محاسبه شبكاري و يا عدم محاسبه آن بگيريم.

          • شبكاري محاسبه نشود.
          • شبكاري محاسبه شود.
          پارامترهای مرخصی نرم افزار حضور و غیاب
      7. پارامترهاي محاسبه مرخصي
        1. نحوه محاسبه مرخصي: مرخصي به سه حالت قابل محاسبه است :
          • ساعتي: مجموع مرخصي هاي ثبت شده برحسب ساعت محاسبه شود. در مورد بعضي از شيفتها كه طول زماني آنها متفاوت است مورد استفاده قرار مي‌گيرد. مثلا شيفتهاي چهار ساعتي و 12 ساعتي و ...
          • روزانه: مجموع مرخصي ها در گزارش فردي و روزانه و دوره‌اي برحسب روزنمايش داده مي‌شود.
          • تعدادشيفت: اگرطول شيفت از زمان كاركرد عادي (8 ساعت) بيشتر باشد مي‌توان هر روز مرخصي فرد را براساس تعداد شيفت درنظر گرفت. اگر طول شيفت بيشتر از يك روز باشد و دوروز را در بر بگيرد و دو روز براي شخص مرخصي صادر كنيم ، درگزارشات چون محاسبه مرخصي بر اساس تعداد شيفت بوده عدد يك را نمايش مي‌دهد.
        2. نحوه تبديل مرخصي روزانه به ساعتي: در پارامترهاي شيفت قابليت معادل سازي مرخصي روزانه به ساعت وجود دارد. و در گروههاي كاري ممكن است از چند شيفت مختلف با طول زماني متفاوت استفاده شده باشد. بنابراين براي مرخصي روزانه به دو شكل مي‌توان برخورد نمود:
          • مقدارثابت: بدون توجه به طول شيفتهاي مختلف استفاده شده دراين گروه ، به ازاء يك روز مرخصي روزانه مي‌توان به مقدار ثابت تعريف شده در گزينه معادل مرخصي روزانه به ساعتي ، مرخصي ساعتي درنظر گرفت.
          • مقدارتعيين شده در شيفت: درهر گروه كاري ممكن است از چند شيفت استفاده شده باشد و هر شيفت طول زماني متفاوتي داشته باشد براي محاسبه دقيقتر، معادل سازي مرخصي روزانه به ساعتي از مقدار تعيين شده درهر شيفت استفاده مي‌كنيم.
        3. معادل مرخصي روزانه به ساعتي:مي‌توان مقدار ثابتي به عنوان معادل مرخصي روزانه بر حسب ساعت تعيين نمود.
        4. مقدار مرخصي ساعتي معادل يك روز، مرخصي روزانه:اين پارامتر برعكس پارامتر قبل مي‌باشد. يعني هر چند ساعت مرخصي ساعتي يك روز مرخصي روزانه محاسبه شود. براي توضيح بيشتر يك مثال مي‌زنيم: اگر حضورموظفي پرسنل در شركتي از شنبه تا چهارشنبه 8 ساعت و پنج‌شنبه‌ها 4 ساعت بوده و جمعه ها نيز تعطيل باشند به ازاء يك روز مرخصي روزانه 8 ساعت مرخصي منظور مي‌گردد. ولي اگر مرخصي هاي ساعتي را در نظر بگيريم به ازاء هر 7 ساعت و 20 دقيقه مرخصي ساعتي را يك روز مرخصي روزانه لحاظ مي‌نمايند.
        5. حضور در مرخصي روزانه: اگر شخصي مرخصي روزانه گرفته باشد و در محل كار حضور يابد براي مقدار حضور اين شخص پنج تصميم مي‌توان اتخاذ نمود.
          • طبق شيفت محاسبه شود و مرخصي نيز محاسبه شود: بدون در نظر گرفتن مرخصي محاسبات حضور ، كسركار و اضافه كارو ... طبق شيفت انجام گيرد و علاوه بر آن مرخصي روزانه نيز منظور گردد.
          • فقط مرخصي محاسبه شود: حضور در مرخصي بي معنا بوده وهيچ محاسبه اي صورت نمي‌گيرد و فقط مرخصي ثبت مي‌گردد.
          • كل كاركرد اضافه كاربه همراه مرخصي محاسبه شود: هم مرخصي روزانه ثبت شده و هم كل حضور اضافه كار منظور گردد.
          • مرخصي و اضافه كاريها محاسبه شوند: مرخصي روزانه ثبت شده و حضور خارج از شيفت (زمان اضافه كاري) به عنوان اضافه كار منظور گردد و حضور درشيفت محاسبه نمي‌گردد.
          • خطا نمايش بده: در چنين حالتي سيستم خطاي محاسباتي نشان مي دهد و هيچگونه محاسبه اي براي اين حالت انجام نمي‌گيرد.
          • محاسبه مرخصي با تردد ناقص: بدون درنظر گرفتن ترددهاي ناقص مرخصي محاسبه مي‌شود.
        6. نحوه محاسبه مرخصي ساعتي:
          • فقط مرخصي محاسبه كن: دراين حالت مرخصي ساعتي فقط مرخصي بوده و جزء حضور محسوب نمي‌گردد.
          • فقط حضور محاسبه كن: مرخصي ساعتي جزء حضورمحسوب شده و ديگر مرخصي نخواهد بود.
          • مرخصي و حضور محاسبه كن: هم مرخصي ساعتي و هم حضور محسوب گردد.
        7. نحوه محاسبه تعطيلي بين مرخصيها : اگر دربين مرخصي هاي روزانه تعطيلي قرار بگيرد سه نوع تصميم قابل انتخاب است:
          • تعطيل محاسبه كن: تعطيل بين مرخصي همان تعطيل درنظر گرفته شود.
          • روز تعطيل را مرخصي محاسبه كن: اگر چند روز مرخصي گرفته شود و در بين آن يك يا چند روز تعطيل باشد تعطيلات جزء مرخصي منظور مي‌گردد.
          • جمعه را مرخصي محاسبه كن : فقط جمعه هاي بين مرخصي مرخصي منظور شده و تعطيلات ديگر جزء مرخصي محسوب نمي‌گردند.
      8. پارامترهاي محاسباتي ماموريت:

        ماموريت بطور كلي فعاليت پرسنل در محلي غير از محل شركت مي‌باشد.

        پارامترهای ماموریت نرم افزار حضور و غیاب
        1. ماموريت داخل شيفت: ماموريت ساعتي ، فعاليت پرسنل به صورت ساعتي مي‌باشد و اين فعاليت ممكن است در زمان كاري ويا غير كاري صورت پذيرد. براي ماموريت ساعتي داخل شيفت سه حالت تصميم گيري داريم:

          • فقط ماموريت محاسبه شود و جزء حضور محاسبه نگردد.
          • فقط حضور محاسبه شود و در گزارش ماموريتها نيايد.
          • ماموريت و حضور هر دو محاسبه شود.
        2. ماموريت خارج شيفت: براي ماموريت ساعتي خارج شيفت سه حالت تصميم گيري داريم:

          • اضافه كاري محاسبه شود.
          • ماموريت و اضافه كاري محاسبه شود.
          • فقط ماموريت محاسبه شود.
        3. حضور در ماموريت روزانه: اگرفردي پس از گذشت يك يا چند ساعت از حضور در محل كار به ماموريت روزانه برود و يا غير از ماموريت روزانه مقدار زماني را به عنوان حضور در محل كار ثبت نموده باشد، دراين شرايط پنج تصميم قابل انتخاب خواهد بود:

          • اگرحضور خارج از شيفت بود اضافه كار واگر داخل شيفت بود حضور ثبت شده وماموريت روزانه نيز محاسبه شود.
          • فقط ماموريت محاسبه شود. وحضور فرد بي اثر باشد.
          • حضور جزء اضافه كار محسوب شود. و ماموريت روزانه نيز محاسبه گردد.
          • فقط حضور خارج ازشيفت اضافه كارمحسوب شده و داخل شيفت درنظرگرفته نمي‌شود وماموريت روزانه نيز محاسبه مي‌گردد.
          • در چنين شرايطي خطا نمايش داده شده و محاسبه انجام نمي‌گيرد.
          • محاسبه ماموريت با تردد ناقص: بدون درنظر گرفتن ترددهاي ناقص ماموريت محاسبه مي‌شود.
      9. پارامترهای محاسباتی کارتزنی آزاد-ساعتیگاهي نياز است تعدادي ازافراد بصورت ساعتي در شركت فعاليت داشته و به ازاء هر ساعت كاركرد دستمزد دريافت ‌نمايند. به اين حالت كارتزني ساعتي اتلاق مي‌گردد. در كارتزني ساعتي كسر كار معنا ندارد ولي مي‌توان كاركرد بيش از حد تعريف شده را اضافه كار درنظر گرفت. در كارتزني ساعتي محاسبات مي‌توانند از قوانين خاص خود تبعيت نمايند در زير شرايط و نحوه محاسبات آنها آمده است:

        کارتزنی آزاد در نرم افزار حضور و غیاب
        1. ماموريت و مرخصي كارتزني ساعتي :

          • ماموريت و مرخصي دارند.
          • ماموريت و مرخصي ندارند.
          • فقط مرخصي دارند.
          • فقط ماموريت دارند.
        2. نحوه محاسبه ماموريت براي كارتزني ساعتي:

          • فقط ماموريت محاسبه شود.
          • ماموريت و حضور محاسبه شود.
          • فقط حضور محاسبه شود.
        3. نحوه محاسبه شبكاري براي كارتزني ساعتي:

          • فقط شبكاري محاسبه شود.
          • شبكاري و حضور محاسبه شود.
        4. نحوه محاسبه مقدار كاركرد موظفي براي كارتزني ساعتي: دراينجا نوع محاسبه حضور پرسنل كارتزني ساعتي مشخص مي‌شود. اگر حضورپرسنل از سقف تعيين شده درگزينه بعدي بيشتر شود اضافه كار در نظر گرفته مي‌شود و درصورت حضور كمتراز سقف تعيين شده كسركار منظور نخواهد شد.

          • روزانه: با انتخاب اين گزينه ، اگر حضور پرسنل كارتزني ساعتي از سقف تعيين شده در هر روز بيشتر باشد براي آن روز اضافه كار در نظر گرفته خواهد شد. و درصورت حضور كمتر ازسقف تعيين شده كسركار محاسبه نمي‌گردد.
          • o دوره پردازش: با انتخاب اين گزينه حضور موظفي پرسنل كارتزني ساعتي دريك دوره پردازش (مثلا ماهيانه) با مقدار تعيين شده درگزينه (مقدار كاركرد موظفي براي كارتزني ساعتي) مقايسه مي‌گردد. درصورت وجود حضور بيش ازاين ميزان اضافه كار ثبت خواهد شد.
        5. مقداركاركرد موظفي براي كارتزني ساعتي: پرسنل ساعتي به ازاء هر روز بايد به ميزان تعيين شده اخير در شيفت فعاليت داشته باشند. درصورت كاركرد بيش از اين ميزان اضافه كار خواهد گرفت.

      10. پارامترهای محاسباتی کسر کار: كسركار عبارتست از كمبود زمان كاركرد هر فرد نسبت به زمان موظفي تعريف شده كاركرد در هر شيفت يا دوره پردازش.

        پارامترهای محاسباتی کسر کار نرم افزار حضور و غیاب

        كسركار روزانه: دربعضي از شركتها كسركار را با اضافه كار و يا تعطيل كار ويا شبكاري تعديل مي‌كنند بنابراين در برخورد با شرايط مختلف هفت حالت بوجود خواهد آمد. كه با توجه به نياز مي‌توان يك مورد را انتخاب نمود.

        • تعديل نشود: كسركار محاسبه شده و با هيچ گزينه اي تعديل نمي‌گردد.
        • كاملا تعديل شود: كسركار با كل اضافه كاريها واگر بازهم كسركار وجود داشت با شبكاري ها تعديل گردد.
        • كسركار فقط باشبكاري تعديل شود.
        • كسركار فقط با اضافه كاري كل تعديل شود.
        • كسركار فقط با تعطيل كاري تعديل شود.
        • كسركار فقط با اضافه كاري اول وقت تعديل شود.
        • كسركار فقط با اضافه كاري آخر وقت تعديل شود.
      11. پارامترهاي محاسباتي حضور و كارتزني ناقص:

        1. وضعيت حضور: محاسبه حضور پرسنل به سه حالت امكان پذير است.

          پارامترهای محاسباتی کارتزنی ناقص نرم افزار حضور و غیاب
          • ساعتي: حضور بر حسب ساعت و دقيقه محاسبه شود.
          • روزانه: تعداد روز حضور در دوره پردازش محاسبه گردد.
          • تعداد شيفتهايي كه حضور دارد: گاهي ممكن است تعداد شيفتهاي كاري مهم تر از روزهاي كاري باشد مثل تعدا د شيفتهاي شب پزشكان و يا پرستاران
        2. كارتزني ناقص: تردد پرسنل حتما بايد شروع و پايان داشته باشد به عبارت ديگر تعداد تردد هر فرد در شيفت بايد زوج باشد. در صورت فرد بودن تعدا تردد پرسنل آن كارتزني را ناقص مي‌دانيم. يعني در ورود به شركت كارت زده و در خروج كارت ندارد و يا بلعكس . ممكن است در روز 3 ، 5 ، 7 يا ... كارتزني داشته باشد ولي بازهم كارتزني ناقص است . يعني به ازاء هر ورود بايد يك خروج نيز داشته باشد تا سيستم محاسبات را انجام داد.

          • خطا نمايش بده: هنگام ناقص بودن كارتزني هيچ گونه محاسبه اي انجام نشده و سيستم خطا نمايش مي‌دهد.
          • غيبت محاسبه شود: مي‌توان ترددهاي ناقص را غيبت محسوب نمود.
          • كل دوره شيفت كسركار محاسبه شود: با انتخاب اين گزينه هيچ محاسبه اي انجام نشده و كل زمان شيفت كسركار محسوب مي‌شود.
          • به مقدارثابت كسر شود: درصورت داشتن تردد ناقص ، هيچ محاسبه‌اي انجام نشده و به ميزان تعيين شده در بند زير(1-3-2-11-3) كسركار منظور مي‌گردد.
          • آخرين تردد ناقص بعد از شيفت درنظر گرفته نشود: اگر تعداد تردد فرد باشد ، با انتخاب اين پارامتر با حذف آخرين تردد خارج شيفت تعداد تردد زوج شده و محاسبات صورت مي‌گيرد.
        3. مقدار كسر از حضور در صورت كارتزني ناقص: دراين گزينه مقدار ثابت جهت كسر از حضور تعريف مي‌شود.

  4. تعریف نوبت کاری

    حضور پرسنل در شركتها يا سازمانها ممكن است در زمانهاي مختلفي انجام پذيرد و ممكن است بخشي از زمان حضور در شب و يا عصر بيفتد. براي چنين مواردي حضور پرسنل با ضريب متفاوت محاسبه خواهد شد. اين حالت از حضور را نوبت كاري تلقي نموده و مطابق با قانون كار مشمول ضرايب خاص خود خواهد شد. براي مثال اگر تعدادي از پرسنل يك هفته صبح كار، يك هفته عصر كار و يك هفته شب كار باشند طبق قانون كار براي اين گروه نوبت كاري 15% درنظر گرفته مي‌شود. دراين سيستم به تعداد دلخواه مي‌توان نوبت كاري تعريف نمود. نوبت كاري براي روزو يا شيفت خاص نيست بلكه براي گروه كاري خاص مي‌باشد. و پرسنلي كه دراين گروه فعاليت مي‌كنند داراي نوبت كاري مي‌باشند. و نوبت كاري در گزارش قابل مشاهده مي‌باشد. دراين نرم افزار فقط تعدا و نوع نوبت كاري در گزارش مي‌آيد و ضريب حضور در نرم افزار حقوق و دستمزد قابل تعريف و تنظيم مي‌باشد. اگرتعداي از پرسنل 15 روز ازماه را در يك گروه كاري (نوبت كاري نوع يك) و بقيه ماه را در گروه كاري ديگري (عادي) فعاليت نمايند در گزارش فقط 15 روز نوبت كاري نوع يك درج مي‌گردد.

    نوبت کاری نرم افزار حضور و غیاب
    • براي تعريف نوبت كاري ابتدا كليد اضافه را زده و سپس نام نوبت كاري را وارد نموده كليد ذخيره را مي‌زنيم. درصورت تغيير در نام نوبت كاري و يا اصلاح آن ازكليد ويرايش و درصورت انصراف از تعريف نوبت كاري از كليد لغو بهره مي بريم. شكل(25)
  5. تعریف محل خدمت

    يكي از روشهاي دسته بندي پرسنل ، محل خدمت آنها مي‌باشد. معمولا پرسنل يك محل خدمت از يك گروه كاري استفاده مي‌كنند. (مثل كارگزيني و يا ... ) از محلهاي خدمت تعريف شده در ورود اطلاعات پرسنلي استفاده مي‌شود. امكان تعريف محل خدمت به همراه توضيحات مورد نياز بطور نامحدود وجود دارد.

    • براي تعريف محل خدمت ابتدا كليد اضافه را زده سپس محل خدمت مورد نظر را تعريف نموده كليد ذخيره را مي‌زنيم.شكل(26)
    تعریف محل خدمت در نرم افزار حضور و غیاب
  6. تعریف انواع استخدام

    براي تعريف مشخصات پرسنل نياز به نوع استخدام هر فرد مي‌باشد. همچنين مي‌توان براساس نوع استخدام گزارش مورد نظر خود را تنظيم نمود. دراين گزينه امكان تعريف انواع استخدام وجود دارد.

     

    • براي تعريف نوع استخدام ابتدا كليد اضافه را زده سپس محل خدمت مورد نظر را تعريف نموده كليد ذخيره را مي‌زنيم.شكل(27)
    تعریف نوع استخدام در نرم افزار حضور و غیاب
  7. تعریف روزهای تعطیل

    امكان تعريف نام براي تعطيلات مختلف با اختصاص رنگهاي متفاوت وجود دارد. (تعطيلات رسمي ، تعطيلات سازماني و...)

    • براي تعريف روزهاي تعطيل ابتدا كليد اضافه را زده سپس نام تعطيلات و رنگ مورد نظر را تعريف نموده كليد ذخيره را مي‌زنيم.شكل(28)
    تعریف روزهای تعطیل در نرم افزار حضور و غیاب
  8. تعریف تقویم

    در شركتها يا سازمانها گاهي ممكن است بيش از يك تقويم جهت كاركرد پرسنل استفاده نمايند. دراين گزينه امكان تعريف تقويم‌هاي مختلف با تعطيلات متفاوت و با رنگهاي تعريف شده (درتعريف روزهاي تعطيل) وجود دارد. (براي مثال ممكن است درشركتي روزهاي يكشنبه تعطيل باشد) شكل(29)

    تعریف تقویم در نرم افزار حضور و غیاب
    • كليد اضافه را زده و نام تعطيلات را وارد مي نماييم .
    • سال مورد نظر را انتخاب مي نماييم
    • مي‌توان با انتخاب هر تاريخ توسط كليك ماوس آن را تعطيل تعريف نمود. همچنين مي‌توان جهت تعريف راحت تر روزهاي خاص هفته درهمه سال از گزينه هاي تعطيل كردن روزهاي ... استفاده نمود.
    • جهت ذخيره اين تعريف كليد ذخيره را مي‌زنيم.
  9. تعریف مرخصی / ماموریت
    1. مرخصيها: مرخصي به معناي ترك محل كار در زمان كاري شركت با اجازه شركت مي‌باشد. بنا به استفاده مختلف شركتها ، امكان تعريف انواع مرخصي در اين سيستم وجود دارد. همچنين امكان تعريف مرخصي ساعتي از جنس مرخصي روزانه وجود دارد. جهت تعريف مرخصي و يا ماموريت جديد ، كليد اضافه را زده و پس از تعريف ماموريت و يا مرخصي ، كليد ذخيره را مي‌زنيم.

      تعریف مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب
      1. نام مرخصي: نام مرخصي مورد نظر را وارد مي نماييم.
      2. آيا اين مرخصي كاركرد محسوب مي‌شود: كاركرد پرسنل عبارت از مجموع روزهاي حضور و مرخصي هاي مشخص شده در اين گزينه و روزهاي تعطيل مي‌باشد. غيبت و بعضي از مرخصي ها جزء حضور و يا كاركرد محسوب نمي شوند مانند مرخصي بدون حقوق. در اينجا امكان انتخاب مرخصي هايي كه از نظر شما كاركرد محسوب مي شوند وجود دارد.
      3. فعال: گاهي نياز مي‌شود مرخصي تعريف شده در مدتي فعال شده و در زماني ديگر غير فعال شود و ديگر كاربردي ندارد مانند مرخصي زايمان ، مرخصي آموزشي ، فوت بستگان درجه يك و ... با فعال بودن هر نوع مرخصي ، مي‌توان در سيستم از آن استفاده نمود (در صدور مرخصي مربوطه و گزارشات) و با غيرفعال شدن آن ديگر نمي‌توان از مرخصي فوق استفاده نمود.
      4. مرخصي در روز تعطيل درنظر گرفته شود: اگر مرخصي ثبت شده در روز تعطيل قرار گيرد با انتخاب اين گزينه مرخصي محاسبه خواهد شد و در غير اينصورت مرخصي درنظر گرفته نمي‌شود.
      5. معادل مرخصي در دستگاه كارتزني: دردستگاه حضور و غياب مدل PX چهار نوع مرخصي ساعتي و در دستگاه حضور و غياب مدل Timax هشت نوع مرخصي ساعتي قابل تعريف مي‌باشد. در اين گزينه امكان اختصاص هر نوع مرخصي ساعتي به نوع روزانه وجود دارد.
    2. ماموريتها: ماموريت به معناي انجام فعاليت براي شركت در محلي غير از محيط شركت مي‌باشد. بنا به استفاده مختلف شركتها ، امكان تعريف انواع ماموريتها ي روزانه و ساعتي دراين سيستم وجود دارد. همچنين امكان تعريف ماموريت ساعتي از جنس ماموريت روزانه وجود دارد.

      تعریف ماموریت در نرم افزار حضور و غیاب
      1. نام ماموريت: نام ماموريت مورد نظر را وارد مي‌نماييم.
      2. معادل ماموريت در ساعت: دردستگاه حضور و غياب مدل PX چهار نوع ماموريت ساعتي و در دستگاه حضور و غياب مدل Timax هشت نوع ماموريت ساعتي قابل تعريف مي‌باشد. در اين گزينه امكان اختصاص هر نوع ماموريت ساعتي به نوع روزانه وجود دارد.
  10. چارت سازمانی

    درهمه شركتها و موسسات و ادارات بخشها و زير بخشهاي مختلفي وجود دارد. هر بخش ممكن است زير نظر بخش ديگري باشد. به اين نوع تقسيم بندي چارت سازماني گفته مي‌شود. براي درك بهتر مثال ساده‌اي از يك شركت مي‌زنيم. در فلوچارت زير تعدادي از بخشهاي يك شركت به عنوان مثال نمايش داده شده است .

    چارت سازمانی نرم افزار حضور و غیاب نمودار سازمانی نرم افزار حضور و غیاب

    در چارت سازماني هر مدير مي‌تواند در قسمت دسترسي خود فعاليت نمايد مثلا گزارشهاي زير بخشهاي خود را مشاهده نمايد و مدير زير دست وي امكان مشاهده گزارشهاي پرسنل بخشهاي ديگر را ندارد. مثلا بخش امور مالي گزارشهاي پرسنل حسابداري را مشاهده نموده ولي نمي‌تواند گزارشهاي بخش آموزش را مشاهده نمايد.

    همانطور كه در بالا بيان شد هر سازمان داراي بخشها و زيربخشهاي مختلف مي‌باشد. هربخش اصلي را ريشه و زيربخش هركدام را فرزند مي ناميم. براي تعريف چارت سازماني ابتدا ريشه (مديريت) وسپس فرزندها(زيربخشها) را تعريف مي‌كنيم.

    براي ايجاد سطوح دسترسي ازگزينه مديريت كاربران ، سطوح دسترسي و كاربران را تعريف مي‌نماييم. و به هربخش تعريف شده درچارت سازماني كاربري را اختصاص مي‌دهيم. همچنين براي مشخص نمودن دسترسي هر كاربر به اطلاعات پرسنل بايد پرسنل مورد نظر رابه اين كاربر اختصاص داد. (يعني اين كاربر به اطلاعات كداميك از پرسنل دسترسي خواهند داشت.)

    براي توضيح بيشتر فرض مي‌كنيم مسئول واحد خدمات پس از فروش فقط نيازبه گزارش گيري از پرسنل خود دارد و به قسمتهاي ديگر نرم افزار كاري ندارد و گزارش گيري از پرسنل خارج از اين بخش مقدور نمي‌باشد. براي تعريف چارت سازماني اين فرد عمليات زير راانجام مي‌دهيم:

    1. ازمديريت كاربران سطح دسترسي گزارش گيري را انتخاب نموده به آن نام مشخصي مي‌دهيم (مثلا گزارش).
    2. از مديريت كاربران ، كاربر مورد نظر را تعريف كرده به آن سطح دسترسي گزارش را اختصاص مي‌دهيم.
    3. درچارت سازماني جايگاه اين شخص را مشخص نموده (چارت سازماني را تعريف مي‌كنيم) و كاربر تعريف شده از قبل در مديريت كاربران را به آن اختصاص داده و پرسنل قابل دسترس را نيز مشخص مي نماييم.
    4. فعال سازي چارت سازماني: سازمانها ويا شركتها داراي واحدها وبخشهاي مختلف مي‌باشند (مانند اموراداري) و هر واحد خود ممكن است داراي چند بخش باشد. با فعال نمودن اين گزينه امكان استفاده ازاين طبقه بندي وجو خواهد داشت. چارت سازماني در تفكيك گزارشها بصورتيكه هر مسئول بتواند فقط پرسنل زير گروه خود را مشاهده نمايد مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
اطلاعات پرسنلی
  1. ورود اطلاعات پرسنلی

    اطلاعات پرسنلی نرم افزار حضور و غیاب
    1. اطلاعات پایه پرسنل:

      1. اطلاعات پرسنلی:دراين گزينه امكان ورود اطلاعات اصلي پرسنل وجود دارد. ورود اطلاعات برخي از اين پارامترها اجباري است مثل (شماره كارت ، نوع استخدام ، نوع كارتزني ، گروه كاري ، تاريخ شروع به كار ، تاريخ خاتمه كار و محل خدمت ) و بعضي ديگر اجباري نيستند. فقط شماره كارت پس از ذخيره قابل ويرايش نيست و بقيه پارامترها را مي‌توان در صورت نياز ويرايش نمود. تعدادي از اين پارامترها جهت راحتي در تعاريف جهت اختصاص به ديگر پرسنل قابل تعميم مي‌باشند. با انتخاب گزينه تعميم پنجره فيلتر با انتخاب هاي نام، نام خانوادگي، شماره پرسنلي ، شماره كارت ، تاريخ استخدام ، محل خدمت و گروه كاري باشرايط مختلف مساوي ، كوچكتر ، بزرگتر و ... در اختيار ما قرار مي‌گيرد. براي حذف پرسنل كافي است از ليست فرد را انتخاب نموده كليد حذف و سپس ذخيره را بزنيم.

        اطلاعات پایه پرسنل نرم افزار حضور و غیاب
        1. شماره كارت: تعداد ارقام شماره كارت را در گزينه تنظيمات اوليه (1-1-1) تعريف نموده ايم . شماره كارت در سيستم منحصر به فرد مي‌باشد. شماره كارت قبل از ذخيره قابل ويرايش بوده و پس از آن ديگر ويرايش نمي‌شود.
        2. نام و نام خانوادگي: ورود نام و نام خانوادگي
        3. شماره پرسنلي: تعداد كاراكترهاي شماره پرسنلي نيزمانند شماره كارت در گزينه تنظيمات اوليه (1-1-2) تعيين شده است. شماره پرسنلي با ويرايش قابل تغيير است.
        4. نوع استخدام: انتخاب نوع استخدام نوعي دسته بندي بر روي پرسنل مي‌باشد. انواع استخدام را در گزينه تنظيمات مي‌توان تعريف نمود.
        5. نوع كارتزني:نوع كارتزني نحوه محاسبه و رفت و آمد هر شخص را مشخص مي‌نمايد. در اينجا سه نوع كارتزني داريم.

          1. شماره كارت: تعداد ارقام شماره كارت را در گزينه تنظيمات اوليه (1-1-1) تعريف نموده ايم . شماره كارت در سيستم منحصر به فرد مي‌باشد. شماره كارت قبل از ذخيره قابل ويرايش بوده و پس از آن ديگر ويرايش نمي‌شود.
          2. نام و نام خانوادگي: : ورود نام و نام خانوادگي
          3. شماره پرسنلي: تعداد كاراكترهاي شماره پرسنلي نيزمانند شماره كارت در گزينه تنظيمات اوليه (1-1-2) تعيين شده است. شماره پرسنلي با ويرايش قابل تغيير است.
          4. نوع استخدام: انتخاب نوع استخدام نوعي دسته بندي بر روي پرسنل مي‌باشد. انواع استخدام را در گزينه تنظيمات مي‌توان تعريف نمود.
          5. نوع كارتزني: نوع كارتزني نحوه محاسبه و رفت و آمد هر شخص را مشخص مي‌نمايد. در اينجا سه نوع كارتزني داريم.

            • عادي: در كارتزني عادي محاسبات براساس شيفت ها انجام شده و اولين كارت ورود و كارت دوم خروج در نظر گرفته مي‌شود و تعدا كارتها بايد زوج باشد.
            • ساعتي: كاركرد ساعتي به معناي كاركرد برحسب ساعت مي‌باشد. وپرسنل اين گروه به ازاء هرساعت كاركرد حقوق دريافت خواهند كرد. كارتزني در اين حالت مانند كارتزني عادي مي‌باشد و محاسبات طبق ساعت كاركرد فرد انجام مي‌پذيرد. درصورت تعريف مقدارحضورموظفي درطول يك روز و يا در طول دوره ، در گزينه پارامترهاي گروه كاري (1-8-2-9-5) ، كاركرد بيش از سقف مي‌تواند اضافه كار محسوب گردد. درمحاسبات كاركرد ساعتي به شروع نوبت و پايان نوبت تعريف شده درشيفت توجه نمي‌شود ولي بايد تردد بين شروع و محدوده كارتزني صورت پذيرد.
            • نامحدود: گاهي كاركرد پرسنل از محدوده شيفت عبور مي‌نمايد به اين نوع تردد نامحدود گفته مي‌شود. اين نوع كارتزني با كارتزني عادي تفاوت دارد حتما بايد ابتدا كليد ورود ( كارت ورود) را زده سپس كارت خود را ثبت نماييم و همچنين هنگام خروج ابتدا كليد خروج را زده سپس كارت خود را مي‌زنيم. در اين نوع كارتزني اگر خروج شخص از محدوده كارتزني شيفت عبور كند بطور خودكار براي اين شماره كارت قبل از اتمام محدوده كارتزني آن روز يك خروج و بعد ازشروع كارتزني روز بعد يك ورود ثبت مي‌نمايد كه در گزارش قابل مشاهده است. لازم به ذكر است اگر تردد بدون زدن كليد ورود و خروج صورت پذيرد سيستم خطا نمايش خواهد داد.
          6. گروه كاري : هر فرد بايد طبق الگوي تعريف شده تردد نمايد. اين الگو را توسط گروه كاري به پرسنل اختصاص مي‌دهيم. بنابر اين در انتخاب گروه كاري پرسنل دقت نماييد.
          7. تاريخ شروع بكار: براي هر فرد مي‌توان تاريخ شروع بكار تعريف كرد . اگر براي يك شماره كارت ، در سيستم كارتزني صورت گرفته باشد ( كارت قبلا براي فرد ديگري بوده و از سيستم حذف شده باشد) براي اينكه از تاريخ مورد نظر ما به قبل هيچ محاسبه اي انجام نگيرد تاريخ شروع به كار را وارد مي نماييم. ورود اين گزينه اجباري است و نبايد از تاريخ خاتمه كار بزرگتر باشد.
          8. تاريخ خاتمه كار: تاريخ انتهاي كاركرد هر فرد در شركت را مشخص مي نماييم تا از آن تاريخ به بعد هيچگونه محاسبه اي صورت نگيرد. ورود اين تاريخ اجباري است و نبايد ازتاريخ شروع بكار كوچكتر باشد.
          9. محل خدمت: پست سازماني هر فرد محل خدمت او رامشخص مي‌نمايد مثلا كارگزيني ، توليد ، امور مالي و ... . در فيلتر جهت گزارشگيري از محل خدمت خاص مي‌توان از اين گزينه استفاده نمود. ورود اين گزينه نيز اجباري است.
      2. مجوزهاي پرسنلي: براي هر فرد مي‌توان مجوز اضافه كاري هاي مختلف و يا كار در روز تعطيل و پنجشنبه و جمعه صادر نمود و يا مانع آن شد. اين پارامترها نيز قابل تعميم مي‌باشند.

        1. مجوزاضافه كاري اول وقت: : با انتخاب اين گزينه اجازه هميشگي اضافه كاراول وقت به اين فرد داده مي‌شود.
        2. مجوزاضافه كاري آخر وقت:با انتخاب اين گزينه اجازه هميشگي اضافه كارآخر وقت به اين فرد داده مي‌شود.
        3. مجوز اضافه كارميان روز:با انتخاب اين گزينه اجازه هميشگي اضافه كارميان روز به اين فرد داده مي‌شود.
        4. مجوز كار در تعطيلات: با انتخاب اين گزينه اجازه كار در تعطيلات به اين فرد داده مي‌شود.
        5. مجوز كاردر روزهاي جمعه : با انتخاب اين گزينه اجازه كار در روزهاي جمعه به اين فرد داده مي‌شود.
        6. مجوز كار در روزهاي پنجشنبه: با انتخاب اين گزينه اجازه كار در روز پنجشنبه به اين فرد داده مي‌شود.
    2. جزئیات:در اين قسمت اطلاعات تكميلي هر فرد كه شامل پارامترهاي زير مي‌باشد را مي‌توان وارد نمود. ورود اين اطلاعات اختياري است.

      نام پدر، شماره شناسنامه ، محل تولد ، محل صدور ، جنسيت ، ميزان تحصيلات ، رشته تحصيلي ، محل تحصيل ، وضعيت تاهل ، تعداد فرزندان ، سمت ، تاريخ تولد ، شماره تماس ، آدرس ، كد ملي و كد پستي

    3. سقف مرخصيهاي پرسنل : سقف مرخصي به معناي حداكثر مرخصي قابل استفاده هر نفر مي‌باشد. براي هر نوع مرخصي تعريف شده در سيستم مي‌توان سقف تعيين نمود. دو نوع سقف براي مرخصي ماهيانه و ساليانه قابل تعريف است . لازم به ذكراست تمام پارامترهاي اين بخش بر حسب ساعت و دقيقه مي‌باشند. تمام گزينه هاي اين بخش قابل تعميم به ديگران مي‌باشند. در انتهاي پنجره گزينه تعميم همه جهت تعميم تمام گزينه هاي تنظيم شده به ديگران در اختيار ما مي‌باشد.

      سقف مرخصی های پرسنل نرم افزار حضور و غیاب
      1. مرخصي: در اين گزينه نوع مرخصي را جهت تعيين سقف و تنظيمات اين قسمت انتخاب مي‌نماييم.
      2. سقف مرخصي قابل استفاده درماه: براي استفاده از مرخصي در ماه مي‌توان سقف تعيين نمود. اين سقف در صورت تعريف سقف مرخصي ساليانه قابل تعريف مي‌باشد. اگر سقف مرخصي تعريف شده از سقف ساليانه بيشتر باشد علامت خطا كنار گزينه هاي قابل تنظيم ظاهر مي‌شود.
      3. سقف انتقال مرخصي ماهيانه: اگر از مرخصي استفاده نشود مي‌توان آن را و يا مقداري از آن را به ماه بعد منتقل نمود. در اين گزينه مقدار مرخصي قابل انتقال را تعريف مي كنيم.
      4. مقدار مرخصي انتقال يافته از سال قبل: گاهي پرسنل از مرخصي ساليانه بطور كامل استفاده نمي‌كنند و شركت اجازه انتقال مرخصي سال گذشته را به سال جاري مي‌دهد. براي تعيين مقدار قابل انتقال مرخصي از سال گذشته به سال جاري از اين گزينه استفاده مي‌شود. مقدار برحسب ساعت ودقيقه مي‌باشد.
      5. سقف مرخصي ساليانه: سقف مرخصي ساليانه مقدار مرخصي قابل استفاده هر شخص در يك سال مي‌باشد. در ورود سقف مرخصي دقت نماييد اگر از ميان سال از نرم افزار استفاده مي نماييد مقدار باقيمانده مرخصي تا انتهاي سال را وارد نماييد.
      6. سقف انتقال مرخصي ساليانه: در صورت عدم استفاده كامل مرخصي ساليانه ، به ميزان تعيين شده در اين گزينه مي‌توان مرخصي باقيمانده را به سال بعد انتقال داد.
      7. آيا قابل باز خريداست؟ در مورد مرخصي هاي استفاده نشده از سال قبل چند تصميم مي‌توان اتخاذ نمود . در اين گزينه اجازه باز خريد مرخصي داده مي‌شود. پس از تاييد بازخريد مرخصي ها از سيستم حذف خواهد شد براي اين كار از گزينه بازخريد مرخصي ها (2-5) مي‌توان مرخصي هاي باز خريد شده را صفر نمود.
      8. اجازه مرخصي بيشتر از سقف ماهيانه دارد؟ مي‌توان به هر شخص اجازه استفاده بالاتر از سقف تعيين شده مرخصي را داد. اگر اجازه استفاده بالاتر از سقف داده نشود در گزارش باقيمانده مرخصي بصورت منفي ظاهر خواهد شد.
      9. باقيمانده مرخصي ساليانه دارد؟ با انتخاب اين گزينه ، مقدار مرخصي مصرف نشده محاسبه مي‌شود و پس از انتخاب اين گزينه مرخصي هاي مصرف نشده قابل انتقال به سال بعد و يا باز خريد مي‌باشند.
      10. قابل انتقال است؟ انتخاب اين گزينه اجازه انتقال مرخصي مصرف نشده را به سال بعد مي دهد.
  2. صدور مرخصی / ماموریت: براي صدور مرخصي و يا ماموريت ساعتي ويا روزانه از اين گزينه استفاده مي‌شود. براي اين منظور ابتدا فرد مورد نظر را بايد انتخاب نمود بنابراين كليد انتخاب پرسنل را مي‌زنيم . براي راحتي كار شما با ورود به اين قسمت بطور خودكار پنجره جستجوي پرسنل گشوده مي‌گردد كه مي‌توانيد پرسنل مورد نظرتان را انتخاب كنيد. جهت صدور ابتدا كليد اضافه مربوط به روزانه و يا ساعتي را زده سپس اطلاعات را وارد نموده سپس كليد ذخيره را مي‌زنيم. در زير گزينه هاي اين بخش شرح داده مي‌شود.

    جستجو پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب جامع
    1. انتخاب پرسنل: با كليك روي اين گزينه فيلتر جستجوي پرسنل گشوده مي‌شود دراين فيلتر گزينه هاي مختلف مربوط به اطلاعات پرسنلي با انتخابهاي برابر، نابرابر ، بزرگتر از ، كوچكتر از ، بزرگتر يا مساوي ، كوچكتر يا مساوي ، از تاريخ و تا تاريخ دراختيار ما مي‌باشد. براي مشاهده همه پرسنل ، هيچ شرط يا فيلتري نمي‌گذاريم.
    2. نمايش سقف: اين گزينه سقف مرخصي هاي تعريف شده و مصرف مرخصيها و باقي مانده آنها را تا زمان گزارش گيري نمايش مي‌دهد.
    3. مرخصي / ماموريت : انتخاب مرخصي و يا ماموريت .
    4. نوع مرخصي / ماموريت: نوع مرخصي مثل استحقاقي و يا استعلاجي و يا... و ماموريت را انتخاب مي نماييم.
    5. روزانه/ ساعتي: اين گزينه مرخصي ويا ماموريت روزانه و يا ساعتي را نمايش مي دهد.
    6. از تاريخ : تاريخ ثبت مرخصي و يا ماموريت را وارد مي نماييم. در صدور مرخصي و يا ماموريت روزانه از تاريخ تا تاريخ را خواهيم داشت و در ساعتي فقط تاريخ صدور را داريم.
    7. از ساعت تا ساعت : زمان مصرف مرخصي و يا ماموريت را درج مي كنيم.
    صدور مرخصی روزانه
  3. صدور مجوز اضافه کاریاجازه اضافه كار در دو گزينه از برنامه قابل تعريف است . اول دراطلاعات پرسنلي اجازه اضافه كاري براي هر شخص بطور كلي صادر مي‌شود (يعني اين شخص كلا ً اجازه اضافه كار دارد ياخير) و دوم در اين گزينه است . در اينجا صدور مجوز اضافه كار براي زمانهاي خاص مي‌باشد. يعني در تاريخ و يا تاريخهاي خاص به ميزان تعيين شده مجوز اضافه كار تعيين مي‌شود.

    با ورود به اين قسمت ابتدا پنجره انتخاب پرسنل گشوده مي‌شود كه مي‌توان فرد يا افراد مورد نظر را انتخاب نمود. براي صدور مجوز ابتدا كليد اضافه را زده سپس تعاريف را انجام مي‌دهيم . در پايان كليد ذخيره را مي‌زنيم . پيغام اختصاص اين مجوز براي همه پرسنل روي صفحه ظاهر مي‌شود اگر تاييد كنيم اين مجوز به همه پرسنل انتخاب شده در ليست اختصاص خواهد يافت. در صورتيكه مجوزي را ويرايش و ذخيره نماييم بازهم پيغام اختصاص مجوز به همه پرسنل ظاهر خواهد شد. با تاييد اين گزينه تغييرات بوجود آمده براي پرسنل ليست اخير كه داراي اين مجوز بوده اند انجام مي‌گيرد.

    صدور مجوز اضافه کاری نرم افزار حضور و غیاب پالیزافزار
    1. از تاريخ تا تاريخ : تعريف محدوده تاريخ مورد نظر جهت صدور مجوز اضافه كار
    2. مقدار اضافه كاري: براي دوره تعيين شده مي‌توان مقدارمجاز اضافه كار را تعيين نمود. مثلا در محدوده تاريخي تعيين شده ، شخص به اندازه 12ساعت مجاز به اضافه كارمي‌باشد. با تعيين اين مقدار اضافه كار بيش از اين ميزان پذيرفته نيست و در گزارش نمي آيد.
    3. حداكثر اضافه كاري درهر روز: مجوز حداكثر اضافه كار در هر روز را مشخص مي نماييم.
    4. حداقل اضافه كاري درهر روز: مجوز حداقل اضافه كار در هر روز را مشخص مي نماييم.
    5. نوع اضافه كاري: براي هر نوع اضافه كار مي‌توان مجوز صادر نمود بنابراين نوع آن را انتخاب مي‌نماييم. اضافه كار اول وقت ، وسط وقت ، آخر وقت تعيين شده اند. بايد توجه داشت با دادن مجوز اضافه كار در قسمت اطلاعات پرسنلي صدور مجوزدر اين قسمت بي تاثير خواهد بود.
    6. انتخاب پرسنل: براي انتخاب يك يا چند نفر از پرسنل جهت صدور مجوز از اين گزينه استفاده مي‌شود. دراينجا بر اساس اطلاعات پرسنلي فرد شامل نام خانوادگي ، شماره كارت ، شماره پرسنلي ، گروه كاري ، محل خدمت و نوع كارتزني با فيلترهاي برابر ، نا برابر، بزرگتر از، كوچكتر از ، بزرگتر يا مساوي ، كوچكتر يا مساوي و مهم نيست در اختيار ما مي‌باشد. كلمه مهم نيست فيلتر را غير فعال مي‌نمايد و در صورت عدم انتخاب گزينه ها با زدن كليد جستجو تمام پرسنل را در ليست نمايش مي دهد.
  4. انتقال مرخصی ها: با انتخاب اين گزينه باقي مانده مرخصي به مقدار مرحصي سال بعد انتقال مي يابد و اين باقي مانده صفر مي‌شود. اين انتقال در سقف مرخصي سال بعد قابل مشاهده خواهد بود.

    انتقال مرخصی در نرم افزار جامع حضور و غیاب
  5. بازخرید مرخصی ها: با انتخاب اين گزينه باقي مانده مرخصي صفر خواهد شد.

  6. حذف اطلاعات زائد: اطلاعات ذخيره شده در سيستم شامل پارامترهاي مختلف مي‌باشد. امكان حذف هركدام از اين پارامترها بصورت جداگانه قابل انجام مي‌باشد. ابتدا فرد يا افراد مورد نظر و نوع اطلاعات را انتخاب كرده سپس بازه تاريخ را تعيين نموده كليد اعمال را مي‌زنيم.

    حذف اطلاعات زائد پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب جامع
    • اطلاعات محاسبه شده: اطلاعات پردازش شده و يا محاسبه شده شامل كل اطلاعات قابل گزارشگيري سيستم مي‌باشد. در صورت نياز امكان حذف اين اطلاعات مي‌باشد. لازم به ذكر است با حذف اين اطلاعات اصل اطلاعات شامل اطلاعات خام دريافتي از دستگاه كارتزني كه محاسبه نشده است حذف نمي‌گردد.
    • ترددهاي پرسنل: تردد پرسنل شامل تمام ترددهاي ورود ، خروج ، مرخصي نوع اول و يا ... مي‌باشد با انتخاب اين گزينه و تعيين نوع تردد مي‌توان اطلاعات را حذف نمود.
    • مرخصيهاي پرسنل: ثبت مرخصي ساعتي از دو طريق دستگاه كارتزني و نرم افزار امكان پذيراست. و انتخاب اين گزينه شامل كل مرخصيهاي ثبت شده ساعتي توسط دستگاه كارتزني مي‌باشد. با انتخاب نوع مرخصي مي‌توان اطلاعات آن را حذف نمود.
    • ماموريتهاي پرسنل: اين گزينه هم مانند مرخصيهاي پرسنل عمل مي‌كند.
    • اطلاعات تصويبي: دراطلاعات پايه امكان تعريف مقادير تصويبي كه شامل پارامترهاي متن ، عددي و تاريخ مي‌باشد وجود دارد اين مقادير از طريق مديريت تصميم گيري شده و مي‌تواند در گزارشها نيز بيايد. (مثل اضافه كار تصويبي). با انتخاب اين گزينه مي‌توان اطلاعات تصويبي را حذف نمود.
    • ترددهاي اصلاح شده: در گزينه تصحيح اطلاعات روزانه امكان اصلاح تردد و يا تغييرنوع كارتزني وجود دارد . اين اطلاعات از دستگاه كارتزني دريافت نشده است بلكه به صورت دستي ايجاد گرديده است. در اين گزينه با انتخاب نوع تردد اطلاعات اصلاح شده حذف خواهد شد.
    • مرخصيهاي اصلاح شده : در گزينه تصحيح اياب و ذهاب امكان اصلاح مرخصيها نيز وجود دارد. دراينجا امكان حذف مرخصيهاي اصلاح شده با انتخاب نوع آن وجود دارد.
    • ماموريتهاي اصلاح شده : اين گزينه نيز مانند مرخصيهاي اصلاح شده عمل مي‌شود.
    • بازيابي پرسنل حذف شده : ابتدا از گزينه انتخاب پرسنل فرد يا افراد مورد نظر را ليست نموده سپس با زدن كليد اعمال اطلاعات فرد حذف شده از ليست پرسنل به سيستم باز خواهد گشت.
    • حذف دائمي اطلاعات پرسنل: اگر نياز باشد پرسنل حذف شده را بصورت دائمي از سيستم حذف نماييم از اين گزينه استفاده مي‌شود. باحذف دائم پرسنل حذف شده ديگرامكان بازيابي اطلاعات آن پرسنل وجود ندارد و بعد از آن مي‌توان پرسنل ديگري با همان شماره كارت در سيستم وارد نمود.
    • حذف همه اطلاعات پرسنل: با استفاده از اين گزينه مي توان همه اطلاعات تردد ثبت شده شامل تردد ، مرخصي ، ماموريت و... را براي تعداد و يا تمامي پرسنل حذف نمود.
تغییرات موقت

اگر درشيفت يا گروه تعريف شده ، تغييرغير دائمي پيش بيايد ازدو گزينه تغيير موقت شيفت و يا تغيير موقت گروه كاري استفاده مي كنيم. با يك مثال تغييرموقت را بيشتر توضيح مي‌دهيم. فردي در شيفت اداري از ساعت 8 الي 16 مشغول به كار است دردوره خاصي ازتاريخ (ماه مبارك رمضان) ساعت كار اين شخص يك ساعت كاهش مي‌يابد و خروج را ساعت 15 در نظر مي‌گيرند براي اين منظور شيفت ديگري با شرايط جديد تعريف مي‌نماييم و براي اين دوره تغيير موقت شيفت با شيفت جديد اختصاص مي‌دهيم.

فرض مي‌كنيم محل خدمت اين فرد براي مدت كوتاهي از اداري به توليد منتقل مي‌شود و ساعت كاري بخش توليد به گونه‌اي ديگر است. بنابراين گروه كاري اين شخص درمدت در نظر گرفته شده از اداري به توليد تغيير مي‌يابد.

تغییر موقت شیفت نرم افزار حضور و غیاب جامع

  1. تغيير موقت شيفت : گاهي نياز است شيفت اختصاص داده شده پرسنل در بعضي از روزها تغيير نمايد. براي اين منظور ازتغيير موقت شيفت استفاده مي‌شود. ابتدا از گزينه انتخاب پرسنل ، گروه كاري و تاريخ مورد نظر را انتخاب نموده ، كليد ويرايش را مي‌زنيم. سلول ، سطر ويا ستون مورد نظر را انتخاب كرده شيفت جايگزين را انتخاب نموده كليد ذخيره را مي‌زنيم. براي حذف تغيير موقت شيفت تعريف شده ابتدا كليد حذف را زده سلول ، سطر و يا ستون روزها را انتخاب مي‌نماييم سپس كليد ذخيره را مي‌زنيم.

    تغییر موقت گروه کاری نرم افزار حضور و غیاب
    • نحوه انتخاب: انتخاب روز تغيير شيفت به سه حالت سلول ، سطر و ستون امكان پذير است.
    • تغيير به شيفت: براي انتخاب نوع شيفت جايگزين از اين گزينه استفاده مي‌شود.
    • ويرايش: براي ورود به تغيير شيفت از اين گزينه كمك مي‌گيريم.
    • حذف: براي حذف تغييرات شيفت از اين گزينه استفاده مي‌شود.
    • لغو: براي صرف نظر كردن از انجام كار از اين گزينه كمك گرفته مي‌شود.
  2. تغييرموقت گروه كاري: گاهي نياز مي‌شود گروه كاري پرسنل شامل يك يا چند شيفت اختصاص داده شده تغيير يابد. (مثلا فردي از خدمات به بخش اداري منتقل مي‌شود.) براي انجام اين تغيير ابتدا بايد فرد يا افراد مورد نظر انتخاب شوند. اگر تغيييرات جديد بوده و قبلا انجام نگرفته است كليد اضافه را مي‌زنيم. محدوده تاريخ انجام تغييرات را وارد نموده سپس گروه جايگزين را انتخاب كرده كليد ذخيره را مي‌زنيم. اگر تغييرات قبلا انجام شده و دوباره مي خواهيم

    اين تغييرات را تصحيح يا تغيير دهيم. كليد ويرايش را زده و كار را انجام مي‌دهيم. براي حذف تغيير گروه ابتدا گروه تغيير يافته را انتخاب نموده سپس كليدهاي حذف و ذخيره را مي‌زنيم.

    • از تاريخ تا تاريخ : در اينجا محدوده تاريخ جهت تغيير گروه كاري وارد مي‌شود.
    • تغيير گروه كاري به : انتخاب عناوين گروه كاري جهت جايگزيني قابل انتخاب مي‌باشند.
    • ويرايش: براي اصلاح تغيير گروه كاري از اين گزينه كمك مي‌گيريم.
    • حذف: براي حذف تغييرات گروه كاري از اين گزينه استفاده مي‌شود.
    • لغو: براي صرفنظر كردن از انجام كار از اين گزينه كمك گرفته مي‌شود.
پرونده

گزينه‌هاي اطلاعات دريافت شده از دستگاه ، پردازش اطلاعات ، تصحيح اطلاعات روزانه ، تعديل و گرد كردن مقاديرو مقادير تصويبي در اين بخش گنجانده شده‌اند.

ورود اطلاعات فایل خام ساعت نرم افزار حضور و غیاب جامع

  1. ورود اطلاعات فايل خام ساعت : براي انتقال اطلاعات تردد دريافت شده پرسنل از دستگاه كارتزني به نرم افزار از اين گزينه كمك مي‌گيريم. همچنين امكان انتقال اطلاعات دريافت شده از سيستم هاي حضور و غياب غير از پاليزافزار وجود دارد. هر سيستم حضور و غياب داراي تنظيمات خاص خود مي‌باشد . در اينجا امكان تنظيمات مختلف جهت ورودي از هر سيستم وجود دارد.

    • انتخاب فايل: سيستم به صورت پيش فرض آماده فراخواني فايل اطلاعات تردد دريافت شده از دستگاه كارتزني پاليز مي‌باشد. اين اطلاعات به صورت يك فايل TXT است كه توسط برنامه‌هاي ارتباطي از دستگاههاي پاليز دريافت مي‌شوند. با كليك روي اين گزينه پنجره فراخواني گشوده ‌شده ، مي‌توان فايل را باز نمود. پس از فراخواني ، نام و آدرس فايل ، مقابل مسير فايل ورود/خروج درج خواهد شد. اگر از فايل غير از پاليز افزار استفاده مي‌كنيد بايد ابتدا فايل تنظيم شده را كه به نام شركت ثبت كرده ايد انتخاب نموده سپس گزينه انتخاب فايل را كليك نماييد.
    • واردكردن داده: براي انتقال اطلاعات تردد فايل انتخاب شده به نرم افزار از اين گزينه استفاده مي‌شود.
    • پردازش اطلاعات وارد شده: اگر اين گزينه انتخاب شده باشد با كليك روي گزينه وارد كردن داده پس از انتقال اطلاعات پنجره پردازش اطلاعات گشوده مي‌شود. و با تنظيم تاريخ فرمان اعمال محاسبه انجام خواهد شد.
    • فعال كردن تنظيمات : با اين گزينه مي‌توان تنظيمات مربوط به فايهاي غير از پاليز افزار را انجام داد. براي اينكه بتوانيم اطلاعات خام TXT دستگاههاي حضور و غياب شركتهاي ديگر را جهت پردازش اطلاعات استفاده نماييم ، بايد تنظيمات مربوط به فايل خام دريافت شده را انجام دهيم تا سيستم اطلاعات (ورود و خروج و تاريخ و ...) بطور صحيح از اين فايل TXT برداشت نمايد. اين تنظيمات شامل طول پارامترها ، مكان پارامترها ، نوع و قالب يا مدل تاريخ مي‌باشد.
    • اطلاعات با جداكننده مجزا شده‌اند: در صورتي كه متن داخل فايل TXT توسط كاراكترخاصي از هم مجزا شده باشند براي اجازه تعريف كاراكتر مجزا كننده از اين گزينه استفاده مي‌گردد.
    • Timax USB: جهت انتقال اطلاعات از فايل TXT دريافت شده توسط فلش مموري از دستگاه تايمكس مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
    • Unis USB: جهت انتقال اطلاعات از فايل TXT دريافت شده از دستگاه Virdi مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
    پردازش اطلاعات نرم افزار حضور و غیاب جامع
  2. پردازش اطلاعات: براي انجام محاسبات برنامه ازاين گزينه استفاده مي‌شود. با انتخاب اين گزينه پنجره پردازش اطلاعات شامل انتخاب مشخصات پرسنل به همراه محدوده تاريخ پردازش و انتخاب گرد كردن و تعديل مقادير را در اختيار خواهيم داشت.

    تصحیح اطلاعات پرسنل نرم افزار حضور و غیاب جامع
    • فيلترمشخصات: شامل پارامترهاي نام خانوادگي ، شماره كارت ، نوع كارتزني ، تاريخ استخدام ، شماره پرسنلي ، گروه كاري محل خدمت و نوع استخدام مي‌باشد.
    • محدوده تاريخ: براي انجام محاسبات درمحدوده مورد نظر تاريخ ابتدا و انتهاي آن را وارد مي‌كنيم.
    • گرد كردن اطلاعات پردازش شده هر روز: گرد كردن اعداد دراين سيستم جهت دقيقه‌هاي اعداد بكار مي‌رود. انتخاب گزينه گرد كردن دراينجا جهت يك روز كاري بكار مي‌رود و اگر براي يك دوره نياز به گرد كردن داشته باشيم بايد درگزارش گيري اين انتخاب را انجام دهيم.
    • تعديل اطلاعات پردازش شده هر روز: تعديل مقادير در اينجا فقط جهت يك روز كاري صورت مي‌گيرد و در صورت نياز به تعديل در طول دوره گزارش بايد از طريق گزارش گيري اين كار صورت گيرد.
  3. تصحيح اطلاعات روزانه : در اين قسمت امكان مشاهده و تغييرات در ترددها (اصلي ، خام ، ويرايش شده ،حذف شده و يا اضافه شده) با قيد ساعت و تاريخ تغيير، امكان صدور مرخصي و ماموريت ساعتي و روزانه و امكان مشاهده اطلاعات شيفت و گروه كاري براي هر روز هر شخص وجود دارد.

    اطلاعات پرسنل نرم افزار حضور و غیاب جامع
    1. اطلاعات پرسنل : دراين پنجره ليست تاريخ ،روز، وضعيت ، شيفت ، اولين و آخرين كارتزني در طول شيفت ،تعداد تردد ، حضور ، تاخير ، تعجيل ، كل كسر كار، كل اضافه كار، شبكاري ، تعطيل كاري ، اضافه كارتعطيل ، مرخصي ساعتي و ماموريت ساعتي درطول دوره انتخاب شده قابل مشاهده است. اين پنجره فقط محيط مشاهده است و از اينجا تغييرات اعمال نمي‌شود. دراين پنجره نام فرد انتخاب شده دربالاي ليست قابل مشاهده است. با انتخاب تاريخ مورد نظر اطلاعات مختلف مربوط به وي را در پنجره هاي ديگر خواهيم داشت. درصورتيكه يكي از گزينه‌هاي نتايج خطا دار ، ترددهاي ناقص و غيبتها انتخاب شده باشد اطلاعات اين پنجره اختصاص به آن خواهد يافت.

      اطلاعات پرسنل نرم افزار حضور و غیاب
    2. انتخاب نوع فعاليت در تصحيح اطلاعات روزانه: اين گزينه ها عبارتند از انتخاب پرسنل ، ويرايش ترددها،مرخصي ساعتي ، ماموريت ساعتي ، صدورمجوز روزانه ، پردازش ، اطلاعات شيفت و اطلاعات گروه كاري. با استفاده از كليد هاي تابع مي‌توان دسترسي سريعتر به گزينه هاي مختلف داشت. مانند:

      انتخـــاب پــرسنل ≡ F3 ، ويــرايش ترددها ≡ F4

      پــــــــــــــردازش ≡ F5 ، مرخصي پرسنل ≡ F6

      ماموريت ساعتي ≡ F7 ، حــذف ركـــورد ≡ F8

      صدورمجوز روزانه ≡ F11

      انتخاب نوع فعاليت در تصحيح اطلاعات روزانه
      1. انتخاب پرسنل: براي انتخاب يك يا تعدادي از پرسنل با امكان فيلتر كردن از اين گزينه استفاده مي‌شود. براي گزينه هاي نام خانوادگي،شماره كارت ، شماره پرسنلي ، گروه كاري ، محل خدمت و نوع كارتزني قابليت انتخاب بصورت فيلتر ميسر مي‌باشد. براي مثال ليست تردد شماره كارتهاي بزرگتراز 0010 از تاريخ 01/04/1388 تا 25/04/1388 مي‌توان انتخاب نمود. با اين كار در ليست پرسنل انتخاب شده بعد از شماره كارت 10 قابل مشاهده خواهد بود. براي مشاهده ليست تمام پرسنل ازفيلتراستفاده ننموده و فقط كليد جستجو را مي‌زنيم.

      2. ويرايش ترددها : با انتخاب اين گزينه و روز مورد نظر از ليست اطلاعات پرسنل ، اطلاعات ترددها و اطلاعات خام تردد ثبت شده در دستگاه وتغييرات ايجاد شده در ترددها در دسترس ما قرار مي‌گيرد.

        ویرایش تردد پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب

        درپنجره اول امكان تغيير و يا افزودن تردد به همراه نوع تردد ميسرمي‌باشد. براي ثبت تردد جديد بر روي سطر پايين ترددها كليك مي‌كنيم.

        درپنجره دوم اطلاعات خام دريافت شده ازدستگاه كارتزني قابل مشاهد است.

        درپنجره سوم تغييرات انجام شده كارتزني و يا ترددهاي ثبت شده با نمايش تاريخ تغيير قابل مشاهده است.

        پنجره چهارم صورت اطلاعات پردازش شده هر روز را نمايش مي‌دهد.

      3. مرخصي ساعتي : با انتخاب اين گزينه و تاريخ مورد نظر از اطلاعات پرسنل ، مرخصيهاي ساعتي و تغييرات آنها قابل مشاهده و تغيير خواهد بود. مرخصي هاي وارد شده ازاين قسمت و يا از قسمت مرخصي ها قابل مشاهده خواهند بود. زمان مرخصي و تاريخ ورود آن وهمچنين وضعيت اطلاعات (اضافه شد ويا ويرايش‌ شد ) نيز درج مي‌گردد. براي تغيير دادن اطلاعات ازقسمت بالا استفاده مي كنيم. در صورت نياز اختصاص اين مرخصي ديگران از گزينه تعميم استفاده مي‌نماييم.

        مرخصی ساعتی در نرم افزار حضور و غیاب
      4. ماموريت ساعتي : با انتخاب اين گزينه و روز مورد نظر از ليست اطلاعات پرسنل ، ماموريتهاي ساعتي و تغييرات آنها قابل مشاهده و تغيير خواهد بود. اين قسمت نيز كاملا شبيه به مرخصي ساعتي مي‌باشد.

      5. صدورمجوز روزانه : با انتخاب اين گزينه و روز مورد نظر از ليست اطلاعات پرسنل ، امكان ثبت مرخصي روزانه ، ماموريت روزانه ، تعطيل ، غيبت ، حذف مرخصي روزانه و حذف ماموريت روزانه وجود دارد. ابتدا روز مورد نظر را از ليست اطلاعات پرسنل انتخاب نموده سپس مجوز لازم را انتخاب مي نماييم. گزينه تعميم جهت اختصاص دادن اطلاعات وارد شده اين قسمت (مثل مرخصي و ... ) درهمان تاريخ تعريف شده به افراد ديگر مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

        صدور مجوز روزانه
      6. پردازش :براي انجام محاسبات هر روز ، ابتدا روز را از ليست اطلاعات پرسنل انتخاب نموده سپس روي اين گزينه كليك مي‌كنيم. براي انجام عمل گرد كردن و تعديل مقادير در محاسبات اين گزينه‌ها را انتخاب مي كنيم. توجه داشته باشيد براي پردازش اطلاعات شيفتهايي كه در دو روز متوالي قرار مي‌گيرند (ورود در تاريخ امروز و خروج در تاريخ فردا) مانند شيفتهاي شب ، با پردازش روز اول ادامه شيفت در روز بعدي نيز درنظر گرفته مي‌شود.

      7. اطلاعات شيفت : اگر لازم باشد شيفت نسبت داده شده روز انتخاب شده اخير را مشاهده كنيم ازاين گزينه استفاده مي نماييم.

      8. اطلاعات گروه كاري: براي مشاهده ليست اطلاعات گروه كاري روزانتخاب شده براي پرسنل انتخاب شده ازاين گزينه استفاده مي‌شود.

    3. مشاهده تردد خاص پرسنلپرسنل را براساس نتايج خطا دار، ترددهاي ناقص ، غيبتها ، تعديل محاسبات ، گردكردن محاسبات و يا مشاهده همه ترددها مي‌توان تفكيك شده مشاهده نمود. يعني اگر گزينه ترددهاي ناقص انتخاب شود در ليست پرسنل ، فقط ليست روزهاي با تردد ناقص قابل مشاهده خواهد بود. براي استفاده از گزينه گردكردن و تعديل ، بايد قبل از پردازش اطلاعات اين گزينه ها انتخاب شده باشند كه در غير اينصورت محاسبات بدون آنها انجام مي‌گيرد.

      مشاهده تردد خاص پرسنل
    4. پرسنلهاي انتخاب شده: دراين قسمت نام و مشخصات پرسنل انتخاب شده آمده است و با انتخاب هر فرد اطلاعات مربوط به او در ساير پنجره‌ها ظاهر خواهد شد.

      پرسنل های انتخاب شده
    5. ورود و خروج پرسنل:دراين قسمت مي‌توان همه تردد پرسنل را مشاهده نمود وهرنوع تغييرلازم را انجام داد. اين تغييرات شامل تغييرات در ساعات تردد ، صدورماموريت و مرخصي ساعتي ويا روزانه وغيبت مي‌باشد.

    6. اطلاعات خام ساعت: تردد ثبت شده دردستگاه كارتزني در اين قسمت نمايش داده مي‌شود. كه اصطلاحا ً به آن اطلاعات خام مي‌گوييم. اطلاعات اين قسمت فقط براي مشاهده مي‌باشد و در اين پنجره قابل تغيير نيست.

    7. تغييرات ترددها: در اينجا امكان مشاهده تغييرات ايجاد شده دراطلاعات خام دريافت شده ازدستگاه كارتزني ويا تردد جديد ثبت شده درقسمت ورود وخروج به همراه تاريخ تغييروجود دارد.

    8. اطلاعات پردازش شده: دراين پنجره اطلاعات پردازش شده هر فرد براي هر روز به تفكيك قابل مشاهده است.

      اطلاعات پردازش شده
  4. تعديل و گردكردن مقادير : گاهي نياز است اطلاعات حضور و غياب شامل پارامترها مختلف موجود در سيستم تعديل شده و يا به عددي نزديك به آن گرد شود. گردكردن و تعديل مقاديربه دوصورت قابل مشاهده مي‌باشند. اگراين دو گزينه درپردازش اطلاعات انتخاب شده باشند اثر آنها را درمحاسبات روزانه و يا شيفت مشاهده مي‌كنيم. و اگراين دو گزينه درگزارش دوره‌اي انتخاب شده باشند نتيجه در سرجمع دوره‌اي گزارش قابل مشاهده خواهد بود. به عبارت ديگر درگزارش دوره‌اي عمل تعديل و گردكردن برسرجمع محاسبات هريك پارامترها انجام مي‌‌شود و درپردازش اين عمل برسرجمع محاسبات صورت نمي‌گيرد بلكه درمحاسبات هرروز اعمال مي‌شود.

    تعدیل و گرد کردن مقادیر در نرم افزار حضور و غیاب جامع
    1. اطلاعات گرد كردن آيتم محاسباتي انتخاب شده: گرد كردن به معناي تبديل دقيقه‌هاي پارامترها به عددي ديگر مي‌باشد مثلا از 01 دقيقه تا 30 دقيقه به 30 دقيقه يا ... تبديل شود. براي تنظيم گرد كردن محاسبات ، آيتم مورد نظر را انتخاب نموده سپس ازمقدار تا مقدار و تبديل به مقدار را تعريف مي نماييم. اين تغييرات را مي‌توان بر روي آيتمهاي محاسباتي مختلف از صفردقيقه تا 59 دقيقه تعريف كرده و تبديل به عدد ديگري نمود.

    2. اطلاعات تعديل آيتم محاسباتي انتخاب شده: درتعديل مقاديرامكان تبديل ويا تغييرمقاديرمحاسباتي به سه حالت امكان پذير است.

      1. اضافه شود: به پارامتر انتخاب شده اگر درشرط اخير صدق نمايد مي‌توان يك مقدار اضافه نمود.
      2. كسر شود: از پارامتر انتخاب شده اگر درشرط اخير صدق نمايد مي‌توان يك مقدار كسر نمود.
      3. جايگزين شود: به جاي پارامتر انتخاب شده اگر شرايط اخير صدق نمايد مي‌توان يك مقدار جايگزين نمود. براي استفاده از تعديل مقادير، آيتم ازساعت ، تا ساعت ، نوع عمليات و مقدار جديد را تعيين مي نماييم.
  5. مقادیر تصویبی:دراين گزينه امكان صدورگزارش غير واقعي بصورت دوره‌اي وجود دارد. اعداد تعيين شده در مقادير تصويبي درمحاسبات تغييري ايجاد نمي‌كند بلكه فقط در گزارشهاي تصويبي ذخيره مي شوند. براي استفاده ازگزارش‌هاي تصويبي كمك مي‌گيريم.

  6. پرسنل و ماه مورد نظر را انتخاب مي كنيم. و با انتخاب ويرايش ، تغييرات مورد نظر را اجرا نموده و ذخيره مي‌نماييم.

    مقادیر تصویبی
گزارش

خروجي سيستم حضور و غياب به دو صورت ميسر مي‌باشد .

  • گزارش: دراين سيستم دو نوع گزارش دراختيارما مي‌باشد. گزارش سا‍ز پيشرفته، گزارش انتخابي

  • فايل خروجي حقوق ودستمزد: امكان طراحي و ساخت فايل خروجي Text براي هر سيستم حقوق ودستمزد با هر فرمتي ميسر مي‌باشد.

    گزارش نرم افزار حضور و غیاب جامع
  1. گزارش ساز پیشرفته: دراين نوع گزارش تعدادي گزارش متنوع جهت استفاده موجود مي‌باشد همچنين امكان تغيير گزارش و طراحي گزارش جديد دراختيار ما مي‌باشد.

    انتخاب دوره ماهیانه گزارش نرم افزار حضور و غیاب

    اگرنياز باشد فقط از يك ماه گزارش گيري صورت پذيرد (مثلا فروردين ماه ) گزينه انتخاب دوره ماهيانه براي گزارش و ماه مورد نظر را انتخاب مي‌كنيم. در اين حالت با انتخاب پرسنل تاريخ شروع و پايان گزارش گيري غير فعال خواهد بود. دراين نوع گزارش انواع گزارشهاي انفرادي ، روزانه ، دوره‌اي ، تصويبي ، تغييرات ، ماموريت ومرخصي ، نوبت كاري و گزارشات مختلف ديگردراختيار ما مي‌باشد.

    • درهرگزارش ابتدا پرسنل و محدوده تاريخ را انتخاب مي‌نماييم.
    • هنگام اجراي هر گزارش سوال تعديل كسر كار با اضافه كار پرسيده مي‌شود. كه سرجمع اضافه كار را با كسر كار در دوره گزارش گيري تعديل كرده و باقيمانده را نمايش مي‌دهد.

      انواع گزارش در نرم افزار حضور و غیاب جامع
    1. گزارش انفرادي: اگربخواهيم براي هر فرد به صورت جداگانه گزارش داشته باشيم از اين گزينه استفاده مي‌كنيم. با انتخاب افراد براي هر نفر گزارش جداگانه صادر خواهد شد. و درصورت عدم انتخاب پرسنل ، گزارش فردي تمام پرسنل را دربرگه هاي جداگانه خواهيم داشت.

      گزارش انفرادی در نرم افزار حضور و غیاب جامع
    2. گزارش روزانه : اگر بخواهيم گزارش روزانه ازيك يا چند نفر داشته باشيم از اين گزينه استفاده مي‌كنيم. اگر محدوده تاريخ بيش از يك روز باشد گزارش هر روز در صفحه‌اي جداگانه درج خواهد شد.

      گزارش روزانه  نرم افزار حضور و غیاب جامع
    3. گزارش دوره‌اي: در اين گزارش سرجمع يك دوره از گزارش در محدوده زمان تعيين شده در اختيار ما مي‌باشد.

      گزارش دوره ای نرم افزار حضور و غیاب جامع
    4. گزارش تصويبي: همانطور كه قبلا گفته شده امكان گزارش سازي غير واقعي بصورت تصويبي مديريت وجود دارد. براي ايجاد وتغييرات لازم از گزينه مقادير تصويبي استفاده نموده و در اينجا نتيجه را به صورت گزارش خواهيم داشت.

      گزارش تصویبی نرم افزار حضور و غیاب جامع
    5. گزارش تغييرات: گاهي مديريت نياز به گزارش تغييرات دستي (گزارش تغييرات ترددها) كاربرسيستم دارد براي اين منظور از اين گزينه استفاده مي‌شود.

      گزارش تغییرات نرم افزار حضور و غیاب جامع
    6. گزارش ماموريت/ مرخصي: دراين اين قسمت گزارش ماموريت و مرخصي ها و سقف مرخصي ها در اختيار ما مي‌باشد.

      گزارش شماره یک نرم افزار حضور و غیاب گزارش شماره دو نرم افزار حضور و غیاب گزارش شماره سه نرم افزار حضور و غیاب
    7. گزارش نوبت كاري: اين گزارش همان گزارش دوره‌اي به همراه نوبت كاريها مي‌باشد.

    8. گزارشهاي مختلف: اين قسمت شامل گزارشهاي كاردكس ماهانه ، ترددها و پرسنلي مي‌باشد.

      گزارش های مختلف نرم افزار حضور و غیاب
  2. گزارش انتخابی: اين بخش شامل سه نوع گزارش مي‌باشد در اين نوع گزارشها امكان انتخاب پارامترهاي مختلف به همراه ايجاد شرط و يا بدون شرط با ترتيب چيدمان دلخواه ما وجود دارد. براي ايجاد گزارش جديد ابتدا نوع آن را انتخاب نموده ، كليد اضافه را مي‌زنيم. پارامترهاي مورد نظر را انتخاب كرده كليد ثبت كه با سه نقطه مشخص شده است را مي‌زنيم. همچنين مي‌توانيم پارامتر را به همراه شرط دلخواه انتخاب نموده ولي در گزارش نمايش ندهيم. پس از پايان انتخاب پارامترها گزارش را با نام دلخواه ذخيره مي‌كنيم. براي گزارشگيري ، گزارش ساخته شده را انتخاب نموده و با زدن كليد چيدمان ستونها مي‌توان ستونها را با هم جابجا نمود. و در نهايت براي استفاده از گزارش انتخابي ساخته شده از گزينه پيش نمايش استفاده مي‌كنيم. بازدن كليد پيش نمايش و انتخاب پرسنل ومحدوده تاريخ گزارش قابل استفاده است.

    • گزارش انفرادي
    • گزارش روزانه
    • گزارش دوره‌اي
  3. تشكيل فايل خروجي: نرم افزار حضور و غياب پاليزافزار توانايي توليد خروجي با تعيين ساختار فايل TXT جهت همه نوع سيستم هاي حقوق ودستمزد را دارد.

    براي ايجاد خروجي مورد نظرابتدا پارامترهاي مورد نياز در سيستم حقوق و دستمزد را انتخاب نموده سپس قالب هر فيلد و قالب هر خط را مشخص مي‌نماييم.

    تشکیل فایل خروجی نرم افزار حضور و غیاب جامع
    1. فرمت جديد: براي پاك كردن پنجره از آيتمهاي انتخاب شده براي خروجي و ايجاد يك فرمت جديد ازاين گزينه استفاده مي‌شود. با اين كار مي‌توان دوباره قالب خروجي را انتخاب نمود و يا قالب جديدي بوجود آورد.

    2. ويرايش قالب خروجي: پس از انتخاب پارامترهاي مورد نياز براي سيستم حقوق ودستمزد شكل خروجي فايل را تعيين مي‌كنيم. دراينجا روي خطوط اطلاعات قالب بندي صورت مي‌گيرد.

      1. جداكننده ستونها (فيلدها) : بين پارامترهاي انتخاب شده مي‌توان كاراكتر جداكننده قرار داد.
      2. پيشوند خطوط: براي هر خط امكان قرار دادن پيشوند وجود دارد.
      3. پسوند خطوط: براي هر خط امكان قرار دادن پسوند وجود دارد.

      4. جداكننده خطوط: براي جدا كردن هرخط با خط بعدي از اين گزينه استفاده مي‌شود. كاراكترهاي جداكننده با مفهوم به صورت زير مي‌باشند:

        الف) \r\n: اطلاعات مربوط به هر فرد را در يك خط نمايش داده و اطلاعات نفر بعد را در خط جديد قرار مي‌دهد. \r به معناي بازگشت به ابتداي خط و \n به معناي خط جديد مي‌باشد

        ب) \t: كاراكتر بعد از \t به اندازه 8 كاراكتر جلو مي‌رود

        قالب فایل نرم افزار حضور و غیاب
    3. قالب فيلد انتخاب شده: هر فيلد انتخاب شده براي خروجي بايد قالب مشخصي داشته باشد. با انتخاب قالب فيلد شرايط زير را بايد تعريف نماييم.

      قالب فیلد انتخاب شده نرم افزار حضور و غیاب
      • قالب فيلد: اگر پارامتر انتخاب شده از جنس عدد يا كاراكتر باشد اين گزينه انتخاب مي‌شود. (مثل ماموريت روزانه)
      • قالب فيلد ساعت:اگر پارامتر انتخاب شده از جنس ساعت و دقيقه است اين گزينه انتخاب مي‌شود.(مثل اضافه كار) همانطور كه درشكل مشاهده مي‌نماييد اين فيلد برحسب ساعت و دقيقه تعريف شده است.

        قالب فيلد بدون پيشوند و پسوند به طول فيلد 5 كاراكتر و ترتيب ساعت و دقيقه وطول ساعت 3 كاراكتر و طول دقيقه 2 كاراكتر بدون جدا كننده فليد درنظر گرفته شده است. همچنين مي‌توان ترتيب ساعت و دقيقه را نيز جابجا نمود.

      • قالب فيلد تاريخ: اگر پارامتر انتخاب شده ازجنس تاريخ است اين گزينه انتخاب مي‌شود.(مثل تاريخ شروع گزارش). اين فيلد برحسب سال،ماه و روز تعريف مي‌شود.
      • پيشوند: براي هرفيلدمي‌توان پيشوند با كاراكتردلخواه تعريف نمود.
      • پسوند: براي هرفيلد مي‌توان پسوند با كاراكتر دلخواه تعريف نمود.
      • طول فيلد: درسيستم حقوق ودستمزد طول هر فيلد بايد مشخص باشد. (براي مثال: طول پارامتر اضافه كار 5 رقم درنظر گرفته مي‌شود. سه رقم براي ساعت و دو رقم براي دقيقه)
      • جهت برش: درطول فيلد تعداد ارقام قابل نمايش را مشخص نموديم و دراينجا نمايش اين ارقام را از سمت چپ و يا راست مشخص مي‌كنيم براي مثال طول شماره پرسنلي حداكثر 16 كاراكتر درنظر گرفته شده و درتنظيمات اوليه شماره پرسنلي 9 رقم تعريف شده بوده و شماره تعريف شده 230598765 باشد و اگر درطول فيلد تعداد كاراكترهاي قابل نمايش را 5 رقم در نظر گرفته باشيم ، جهت برش راست 98765 را نمايش مي دهد و برش چپ 23059 را نمايش خواهد داد.
    4. صادر كردن خروجي به فايل: پس از تنظيمات مورد نظر در قالب فيلد و خروجي با انتخاب اين گزينه فايل خروجي جهت استفاده حقوق ودستمزد ساخته مي‌شود.

      1. خروجي به صورت يونيكد ذخيره شود
      2. خروجي به صورت اسكي ذخيره شود
    5. باركردن قالبهاي ذخيره شده: براي فراخواني قالب فايل خروجي جهت سيستم حقوق ودستمزد كه قبلا طراحي و ذخيره شده است ، از اين گزينه استفاده مي‌شود.

    6. ذخيره قالب خروجي: براي ذخيره قالب طراحي شده جهت خروجي حقوق ودستمزد از اين گزينه استفاده مي‌شود. نام انتخاب شده در اينجا نياز به پسوند ندارد.

ضميمه الف. توضيح پارامترهاي بكار رفته در نرم افزار

شيفت كاري: : به هرالگوي رفت و آمد پرسنل يك شيفت كاري مي‌گوييم. (يعني پرسنل چه ساعتي بايد به محل كار وارد و چه ساعتي خارج شوند.)

شيفت غير كاري: براي برخي از گروههاي كاري پرسنل ، يك شيفت به عنوان استراحت درنظر گرفته مي‌شود. اين شيفت روزكاري نبوده و مانند شيفت كاري قابل تنظيمات مختلف شيفت مي‌باشد.

شبكاري:جهت درنظر گرفتن سختي كار درشب ، مقدار زمان قرار گرفته دراين محدوه را به عنوان شب كاري در نظر مي‌گيريم.

محدوده شناور: : زمان شناور به اين معناست كه ميزان زمان حضور پرسنل مهمتر از زمان تردد آنها باشد و پرسنل بتوانند به اندازه زمان اجازه داده شده ديرتر و يا زودتر در محل كار حاضر شده و به همان نسبت در انتهاي شيفت جبران ديركرد و يا زود آمدن را بنمايند. يعني اگر ساعت شروع كار 8 و ساعت پايان كار 16 باشد با تعيين يك ساعت زمان شناور پرسنل مي‌توانند ساعت 9 ورود و ساعت 17 خروج نمايند و يا ساعت 7 ورود و ساعت 15 خروج نمايند.

اضافه كار اول وقت: حضور پرسنل قبل از شروع اجباري كار اضافه كار اول وقت ناميده مي‌شود.

اضافه كار وسط وقت: اگر شيفت كاري در دو نوبت تعريف شود ، حضور بين دو قسمت شيفت اضافه كار وسط وقت ناميده مي‌شود.

اضافه كار آخروقت :حضور پرسنل بعد از پايان شيفت كاري اضافه كار آخر وقت ناميده مي‌شود.

اضافه كار تعطيلي: روزهاي تعطيل نيز مانند روزهاي كاري داراي شيفت مي‌باشند. و حضور پرسنل خارج از محدوده شيفت كاري روزهاي تعطيل اضافه كار تعطيلي ناميده مي‌شود.

اضافه كار اجباري: گاهي لازم است پرسنل ، خارج از شيفت كاري درمحل كار حضورداشته باشند. براي اين منظور مي‌توان اين زمان را بصورت اجباري تعريف نمود تا حتما پرسنل در زمان تعيين شده و يا به ميزان تعيين شده خارج از شيفت كاري حضور داشته باشند. مي‌توان براي عدم رعايت نمودن اين اضافه كار جريمه تعيين نمود.

تبديل كسر كار به غيبت: اگر كسركار پرسنل در يك شيفت به حدي باشد كه حضورآنها براي شركت بي ارزش باشد مي‌توان كسركار بيش از سقف تعريف شده را غيبت در نظر گرفت.

اغماض از كسر كار: در طول يك شيفت مي‌توان از مقداري كسر كار چشم پوشي نمود.

خروج غير مجاز: اگر خروج پرسنل در ساعاتي از شيفت ممنوع باشد مي‌توان زمان خروج غير مجاز و جريمه عدم رعايت آن تعيين نمود.

معادل ساعتي مرخصي روزانه: يك روز مرخصي روزانه معادل با مقدارتعيين شده مرخصي ساعتي مي‌باشد. مثال: اگر هر روز مرخصي روزانه را 8 ساعت مرخصي ساعتي در نظر بگيريم و 2 روز مرخصي روزانه مصرف نموده باشيم معادل ساعتي آن برابر با 16 ساعت خواهد بود.

معادل روزانه مرخصي ساعتي: : به ازاء مقدار مرخصي تعيين شده ساعتي يك روز مرخصي روزانه درنظر گرفته مي‌شود. يعني مجموع مرخصي ساعتي بر عدد تعيين شده اخير تقسيم شده و حاصل آن معادل روزانه خواهد بود. مثال: اگرمعادل روزانه مرخصي ساعتي 07:20 باشد و20 ساعت مرخصي ساعتي مصرف شده باشد. 2 روز مرخصي روزانه درنظر گرفته مي‌شود.

گروه كاري: تردد پرسنل طبق يك يا چند شيفت كاري صورت مي‌گيرد و اين شيفتها در يك دوره چند روزه تكرار خواهند شد براي قرار دادن اين شيفتها كنارهم تحت يك عنوان از گروه كاري استفاده مي‌كنيم. به عبارت ديگر گروه كاري شامل يك يا چند شيفت با دوره تكرار از تاريخ مشخص مي‌باشد.

نوبت كاري: فعاليت خارج از شيفت اداري مانند شب كاري ، عصر كاري و يا مخلوطي از آنها كمي دشوارتر از كار در زمان عادي مي‌باشد. بنابراين براي محاسبه اين سختي كار فعاليت خارج از شيفت عادي را به عنوان نوبت كاري درنظر مي‌گيريم. نوبت كاري در پارامترهاي گروه كاري قابل انتخاب است. نوع نوبت كاري در گزارشها قابل مشاهده مي‌باشد.

تعطيل كاري: فعاليت پرسنل در روز تعطيل را تعطيل كاري مي‌گوييم.

جمعه كاري: فعاليت در روز جمعه را جمعه كاري مي‌ناميم.

اضافه كارجمعه: روزهاي جمعه نيز مانند روزهاي ديگر داراي شيفت مي‌باشد و فعاليت خارج از شيفت جزء اضافه كار جمعه محسوب مي‌شود.

پنج شنبه كاري : : فعاليت در روز پنجشنبه را پنجشنبه كاري مي‌ناميم.

اضافه كاري پنجشنبه: اضافه كار در روز پنجشنبه را مي‌گوييم.

روزغير كاري: بعضي ازشيفتها نمي‌توانند ازتعطيلات رسمي استفاده نمايند وبايد شيفت خاصي با عنوان غيركاري براي زمان تعطيل اين گروه تعريف شود.

اضافه كاري روز غير كاري: : روزغيركاري نيز داراي شيفت مي‌باشد و فعاليت خارج ازشيفت اضافه كاري روز غير كاري محسوب مي‌شود.

مرخصي استحقاقي: : هرفرد درسال به نسبت كاركرد خود اجازه دارد مقدار زماني به استراحت پرداخته و حقوق نيز دريافت نمايد. مقدار اين مرخصي در قانون كار مشخص شده است.

مرخصي استعلاجي: استراحت پرسنل هنگام بيماري و عدم حضور آنها در محل كار با داشتن گواهي پزشك را مرخصي استعلاجي مي‌ناميم.

مرخصي بدون حقوق: همانطور كه از نام اين گزينه پيداست ، اين مرخصي با اجازه مديريت بوده و براي اين زمان حقوق پرداخت نمي شود. برخورد با اين مرخصي مانند غيبت است و تفاوت آن با غيبت فقط در داشتن مجوز از مديريت مي‌باشد. مرخصي روزانه: عدم حضور پرسنل در يك روز كامل با مجوز را مرخصي روزانه مي‌گوييم.

مرخصي ساعتي: : عدم حضور ساعتي پرسنل با مجوز مديريت را مرخصي ساعتي مي‌گوييم.

ماموريت ساعتي: فعاليت پرسنل خارج از محيط كار را ماموريت مي‌گوييم.

ماموريت روزانه: فعاليت پرسنل خارج از محيط شركت در فاصله بيش از 50 كليومتر و يا يك شب اقامت درمحل كارخارج از شركت(به كتاب قانون كارمراجعه شود.)

محل خدمت: تقسيم بندي محيط كار به واحدها و بخشهاي مختلف را محل خدمت مي‌ناميم. مانند كارگزيني ، خدمات ، توليد و...

نوع استخدام:استخدام پرسنل مي‌تواند بصورتهاي رسمي ، قراردادي و ... انجام بگيرد (به كتاب قانون كارمراجعه شود).

روز تعطيل: به روزي گفته مي‌شود كه پرسنل نبايد در محل كار حضور داشته باشند.

تقويم كاري: تعطيلات هر گروه كاري با گروه كاري ديگر مي‌تواند تفاوت داشته باشد. به عبارت ديگر هر گروه كاري از تقويم مربوط به خود استفاده مي‌نمايد.

شماره كارت: در سيستم هر فرد را با شماره كارت منحصر به فرد تعريف مي‌نماييم تعداد ارقام شماره كارت به نوع دستگاه مورد استفاده وابسته است. شماره كارت از چهار رقم تا 10 رقم قابل تعريف مي‌باشد.

نوع كارتزني: كارتزني به سه نوع عادي ، ساعتي و نامحدود امكان پذيراست. انتخاب نوع كارتزني در اطلاعات پرسنلي ، روش محاسبات نرم افزار را مشخص مي‌نمايد.

كارتزني عادي: دراين حالت پرسنل طبق شيفتهاي تعريف شده تردد مي‌نمايند. اولين كارت ورود و كارت دوم خروج محسوب مي‌شود.

كارتزني ساعتي: اگرمقدار حضور مهم بوده و كارتزني در راس ساعت تعريف شده شيفت مهم نباشد ، كارتزني ساعتي را به پرسنل نسبت مي‌دهيم. در اين نوع كارتزني حضور برحسب ساعت محاسبه مي‌شود. لازم به ذكر است دراين نوع كارتزني كسركارمحاسبه نمي‌گردد. درمحاسبات اين نوع كارتزني به شروع و پايان نوبت كارتزني توجهي نمي‌شود وفقط محدوده شيفت درنظر گرفته مي‌شود.

كارتزني نامحدود: اگرزمان ورود و خروج پرسنل مشخص نباشد يعني طبق شيفت تعيين شده نتوانند كارتزني انجام دهند ، از اين نوع كارتزني استفاده مي‌شود. در اين نوع كارتزني بايد ابتدا كليد ورود را زده سپس كارت خود راثبت نماييم و همچنين هنگام خروج ابتدا كليد خروج را زده سپس كارت خود را مي‌زنيم. محاسبات سيستم از ورود تا خروج هر كارت انجام مي‌گيرد.

تاريخ شروع بكار: : تاريخ شروع بكارهر فرد كه دراطلاعات پرسنلي تعريف مي‌شود تاريخ شروع محاسبات و گزارش گيري براي آن فرد مي‌باشد.

تاريخ خاتمه كار: تاريخ خاتمه كار هر فرد كه در اطلاعات پرسنلي تعريف مي‌شود تاريخ انتهاي گزارش گيري و محاسبات براي او مي‌باشد.

سقف مرخصي: مقدارمجاز استفاده از مرخصي را سقف مرخصي مي‌گوييم.

انتقال مرخصي: انتفال مقدار مانده مرخصي از سال گذشته به سال جاري را مي‌گوييم.

خريد مرخصي: كارفرما مي‌تواند در انتهاي سال طبق توافق با پرسنل ، باقيمانده مرخصي آنها را خريداري نمايد.

مانده مرخصي: كل مرخصي مصرف نشده پرسنل را مانده مرخصي مي‌گوييم.

مقاديرتصويبي: مقاديرپارامترهاي مختلف تصويب شده توسط مديريت ، جهت نمايش در گزارش تصويبي مي‌باشند.

تردد پرسنل: ثبت رفت و آمد پرسنل را تردد مي‌ناميم.

تغيير موقت شيفت: تغييرشيفت پرسنل در يك محدوده زماني را تغيير موقت شيفت مي‌گوييم.

تغيير موقت گروه كاري: تغيير گروه كاري پرسنل در يك محدوده زماني را تغيير موقت گروه كاري مي‌گوييم.

اطلاعات خام كارتزني: اطلاعات دريافت شده از دستگاه ساعت كارتزني را كه هيچ تغيير و يا اصلاحي روي آن صورت نگرفته است را مي‌گوييم.

پردازش اطلاعات: انجام محاسبات سيستم را پردازش اطلاعات مي‌گوييم.

حضور: حضور پرسنل در محل كار را مي‌ناميم.

كاركرد: تعداد روز كاري كه هر فرد در محل كارحضور دارد را كاركرد مي‌گوييم.

غيبت: عدم حضور پرسنل درمحل كار را غيبت مي‌ناميم. به عبارت ديگرغيبت عدم حضور بدون مجوز مي‌باشد.

وضعيت: هرروز كاري ممكن است ماموريت ، مرخصي ، تردد ناقص و يا... باشد كه به تمام اين حالات وضعيت گفته مي‌شود.

كل كسر كار: مجموع كسر كار در طول هر شيفت را كل كسر كار مي‌ناميم.

اضافه كار كل: مجموع اضافه كاردر طول هر شيفت كاري را اضافه كار كل مي‌گوييم.

تعديل محاسبات: مي‌توان به پارامترهاي محاسباتي مقداري را اضافه ، كسر و يا با مقدار ديگري جايگزين نمود.

گرد كردن محاسبات: مي‌توان دقايق پارامترهاي محاسباتي را به دقايق ديگر ِگرد نمود.

تردد ناقص: تعداد كارتزني هاي هر فرد در هر شيفت بايد زوج باشد. درصورت كارتزني فرد در محاسبات تردد ناقص درنظر خواهد گرفت.

گزارش: براي مشاهده نتايج محاسبات مي‌توان آنها را براساس الگوهاي مختلف دسته بندي نمود. به اين دسته بندي نمايش گزارش مي‌گوييم.

گزارش روزانه: اين گزارش هر روز يك يا چند نفر از پرسنل را نمايش مي‌دهد.

گزارش انفرادي: اين گزارش ليست ترددها و محاسبات انجام شده هر فرد را در طول دوره انتخاب شده نمايش مي‌دهد.

گزارش دوره‌اي:گزارش يك يا چند نفر از پرسنل در طول دوره انتخاب شده را نمايش مي‌دهد. گزارش هر فرد در يك خط قابل مشاهده است.

گزارش اضافه كاريها: همانطور كه از نام اين گزارش پيداست گزارش اضافه كاريهاي پرسنل در طول دوره انتخاب شده را نمايش مي دهد.

گزارش تغييرات: از تغييرات انجام شده تردد و يا محاسبات مي‌توان گزارش تهيه نمود.

گزارش تصويبي: درمقادير تصويبي امكان تغيير پارامترهاي مختلف وجود دارد. تغييرات انجام شده فقط درگزارش تصويبي قابل نمايش بوده و در گزارشهاي ديگر قابل نمايش نخواهد بود.

گزارش نوبت كاري: براي مشاهده نوبت كاري پرسنل از اين گزارش استفاده مي‌شود.

گزارش ماموريت ومرخصي: براي مشاهده ماموريتها و مرخصيهاي استفاده شده از اين گزارش استفاده مي‌گردد.

گزارش كاردكس ماهانه: گزارش كاردكس مانند گزارش دوره‌اي با نمايش تمام روزهاي طول يك دوره مي‌باشد. به عبارت ديگر گزارش فردي و دوره‌اي را با هم نمايش مي‌دهد. اين گزارش حداكثر 31 روز را نمايش مي‌دهد.

گزارش تردد:اگرنيازبه مشاهده ترددهاي پرسنل داشته باشيم ازاين گزارش استفاده مي‌كنيم.

گزارش پرسنلي: گزارش مشخصات پرسنلي هر فرد را در يك خط نمايش مي‌دهد.

گزارش انتخابي: دراين نوع گزارش با انتخاب پارامترها ، گزارش دلخواه خود را با تيترهاي مورد نظر تهيه مي‌نماييم.

تشكيل فايل خروجي: اين گزينه به معناي ساختن فايل خروجي جهت استفاده در سيستم نرم افزارحقوق و دستمزد مي‌باشد.

قالب فايل: فايل خروجي جهت سيستم حقوق و دستمزد داراي الگوي خاصي در چينش پارامترهاي مورد نياز مي‌باشد. اين الگو را قالب فايل مي‌ناميم.

قالب فيلد: هرپارامتر انتخاب شده درفايل خروجي جهت سيستم حقوق و دستمزد داراي تعداد كاراكتر مشخص و نوع چينش داراي الگوي خاص خود مي‌باشد. مانند تاريخ كه مي‌تواند داراي شش كاراكتر با ترتيب سال ، ماه و روز باشد.