آموزش نرم افزار حضور و غیاب جامع

درجوامع صنعتی برای بالا بردن بهره وری مجبور به كنترل دقیق تمام موارد دخیل در سیستم اجرایی شركت ، سازمان و یا كارخانه جات می‌باشیم. یكی از پارامترهای بسیار مهم در تولید و خدمات شركتها هزینه بالای حقوق و زمان مصرف شده پرسنل می‌باشد. برای كنترل دقیق این پارامتر و برنامه ریزی مدیریتی ، نیاز به ابزارهای مختلفی داریم . بهترین راه برای رسیدن به این هدف ، مكانیزه نمودن بخشهای مختلف شركت می‌باشد.

سیستم حضور و غیاب

  • کنترل تردد پرسنل راههای مختلفی دارد:
  • ثبت تردد بصورت دستی
  • ثبت تردد با دستگاههای مكانیكی
  • ثبت تردد با دستگاههای كامپیوتری بوسیله كارت
  • ثبت تردد با دستگاههای كامپیوتری با ثبت اثر انگشت
  • ثبت تردد با دستگاههای كامپیوتری با ثبت قرنیه چشم
  • ثبت تردد با دستگاههای اسكن صورت

بهترین راه جهت كنترل دقیق تردد ، توسط سیستم حضور و غیاب كامپیوتری به همراه نرم افزار می‌باشد. در نرم افزار حضور و غیاب قابلیت تنظیمات مختلف در اختیار ما می‌باشد و امكان محاسبات مختلف برای بخشهای مختلف شركت وجود دارد. همچنین می‌توان اطلاعات این سیستم را به سیستم های دیگر مثل سیستم پرسنلی ، حقوق و دستمزد منتقل نمود.

ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب جامع :

  • نرم افزار حضور و غیاب جامع پالیزافزار تحت C#.net نوشته شده است و دیتابیس آن می‌تواند تحت SQL یا Oracle بكار گرفته شود.
  • عرضه نرم افزار در دو سطح استاندارد (لایت) و جامع
  • تبدیل نرم افزار نگارش استاندارد (لایت) به جامع با تهیه قفل و لایسنس نرم افزار جامع
  • كاركرد نرم افزار با دو زبان فارسی و انگلیسی
  • تعریف تعداد ارقام شماره كارت تا 10 رقم و شماره پرسنلی تا 16 رقم
  • تعیین تاریخ شروع و خاتمه كار پرسنل
  • تعریف محلهای خدمت ، انواع استخدام ، انواع تعطیلات با تعیین رنگ مورد نظر به جهت مشاهده بهتر گزارش تعریف انواع تقویم با تعطیلات مختلف
  • تعریف انواع شیفتهای کاری و یا غیر کاری ، نوبت کاری ، ساعت استراحت ، ساعت ناهاری ، شب کاری ، شناور و...
  • تعریف شیفت های ماه مبارک رمضان
  • تعیین و تعریف تبدیل ساعات به ساعات دیگر ، حداقل و حداکثر اضافه کار اول وقت ، اضافه کار بین شیفت ، اضافه کار آخر وقت ، معادل‌ ساعتی مرخصی روزانه ، کسر کار قابل اغماض ، تبدیل کسر کار به غیبت
  • تعریف انواع گروههای کاری با تاریخ شروع کار و دوره تکرار، انتخاب تقویم کاری برای هر گروه بصورت جداگانه
  • تعریف ضرایب تاخیر ، کسرکار ، تعجیل ، اضافه کار اول وقت ، وسط وقت ، آخر وقت ، اضافه کار کل ، تعطیل کاری ، پنجشبه کاری و جمعه كاری
  • تعیین وضعیت تعطیلی بین دو غیبت و تعطیلی بین مرخصی ها ، محاسبه و یا عدم محاسبه حضور زمان ناهاری
  • تعیین حداقل و حداکثر مقدار تعطیل کاری و اضافه کار تعطیل و تعیین نوع محاسبه تعطیل کاری ، تعیین روز غیر کاری به عنوان تعطیل کاری
  • تعیین نوع محاسبه شبکاری خارج و یا داخل شیفت ، نحوه محاسبه مرخصی ، نحوه تبدیل مرخصی ساعتی به روزانه و برعکس تعریف انواع مرخصی ها و ماموریت های ساعتی و روزانه و معادل ساعتی آن .
  • تعمیم تنظیمات مختلف انجام شده به دیگران جهت راحتی کاربر
  • تعیین مجوزهای پرسنلی ( کار در روز پنج شنبه ، جمعه ، تعطیلات ، اضافه کار اول وقت ، آخر وقت و میان روز )
  • تعیین سقف مرخصی( ماه ، سال ، قابل انتقال ، قابل باز خرید) ، تعیین مجوز استفاده مرخصی بیشتر از سقف تعیین شده ، باقی مانده مرخصی سالیانه و قابل انتقال به سال بعد .
  • صدور مرخصی های ساعتی و روزانه
  • صدور مجوز مقدار و حداقل و حداکثر اضافه کاری
  • تغییر موقت شیفت‌ ها و گروههای کاری پرسنل مانند ماه مبارك رمضان
  • تصحیح اطلاعات روزانه پرسنل ( ویرایش کارتزنی ، مرخصی ، ماموریت و ...)
  • تعیین مقادیر تعدیل پارامترها و گرد کردن مقادیر مورد نیاز
  • گزارش های متنوع روزانه ، انفرادی ، دوره ای کاردکس ماهیانه ، گزارش تغییرات ، گزارش ماموریتها و مرخصی ها
  • قابلیت ایجاد گزارش های جدید
  • گزارش های انتخابی با ستونهای مورد نظر و تعیین شرط دلخواه
  • تشکیل فایل خروجی حقوق و دستمزد برای هرنوع سیستم

نصب نرم افزار SQL2000

  • اگر ویندوز شما ، ویندوز 7 است مسیر زیر را باز، آیكن با نام SetupSQL را اجرا و تصویر شماره 2 ادامه دهید.
  • CD-ROM نام درایو -----/ Developer Edition -----/ X86 -----/ Setup -----/ SetupSQL
  • اگر ويندوز شما ، ويندوزXP است با قراردادن CD SQL در درايور به صورت خودكار پنجره نصب SQL Server.2000 ظاهر مي‌گردد.
  • جهت نرم افزار حضور و غیاب نصب نرم افزار sql
  • جهت نرم افزار حضور و غیاب نصب نرم افزار sql
  • جهت نرم افزار حضور و غیاب نصب نرم افزار sql
  • و در پایان Finish را می زنید .
  • در ویندوز XP همانند شکل مسیر زیر را انتخاب نمایید :
  • نصب نرم افزار SQL در ویندوز XP
  • پس از باز شدن Service Manager روی صفحه مانیتور، از بین گزینه‌های Services ابتدا SQL Server را انتخاب نموده ، روی (Start/Continue) دکمه سبز کلیک می‌نماییم. سپس در قسمت پایین تیک Auto-start service when OS starts را می‌زنیم ، بعد از بین منوهای Services گزینه های Distributed Transaction Coordinator و بعد از آن SQL Server Agnet را یکبار انتخاب نموده و مانند گزینه اول یعنی SQL Server آنها را نیز Start می‌کنیم.
  • در ویندوز 7 مسیر زیر را انتخاب نمایید :
  • كلمه Services را در Search ویندوز تایپ كنید .
  • در پنجره ای كه باز میشود، بر روی گزینه مشخص شده دوبار كلیك كنید.
  • نصب نرم افزار SQL در ویندوز 7
  • نصب نرم افزار SQL در ویندوز 7
  • نصب نرم افزار SQL در ویندوز 7

نصب نرم افزار حضور و غیاب جامع :

سی دی برنامه را در داخل CD-ROM قرار دهید پس از چند ثانیه تصویر زیر در مانیتور نمایش داده می شود.

نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7 نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7

توجه ! اگر برنامه شما لایت هست یعنی قفل سخت افزاری پشت كیس خود ندارید مراحل زیر راانجام دهید :

نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7 نرم افزار حضور و غیاب نصب sql در ویندوز 7

  • اگر برنامه شما جامع هست یعنی قفل سخت افزاری پشت كیس خود دارید مراحل زیر را انجام دهید :
  • قفل برنامه را پشت کیس خود نصب کنید ( این قفل مربوط به برنامه جامع می باشد) سی دی كوچكی را كه در زمان خرید به شما داده شده است داخل كیس بگذارید و فایلی را كه در آن وجود دارد در مسیر زیر كپی كنید:
  • :/Program Files/ Paliz Afzar Company/ Paliz Afzar Studio/ System درایو نصب برنامه

در اینجا اتصال بانكها به پایگاه داده SQL و به روز رسانی آنها را شرح می دهیم. در مراحل زیر نرم افزار Database Installation Wizard را به پایگاه داده متصل می كنیم و سپس به اتصال بانكها خواهیم پرداخت. مسیر زیر را انتخاب كنید.

نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql

مجددا DataBaseInstalation Wizard را اجرا كنید و 2 بار گزینه Next را كلیك كنید تا صفحه زیر نمایش داده شود :

نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql

در پایان گزینه Finish را كلیك كنید و مجددا DataBaseInstalation Wizardرا اجرا كنید و2بار گزینه Next را كلیك كنید تا به صفحه زیر برسید:

نرم افزار حضور و غیاب اتصال بانک ها به پایگاه داده sql

  • و در پایان گزینهFinish را كلیك می كنید.
  • اكنون برنامه را باز می كنید.

آموزش نرم افزار حضور و غیاب

دربالای پنجره استودیوی كنترل محصولات پالیزافزار چهار گزینه وجود دارد:

  1. شروع:برای ورود به برنامه ازاین گزینه مدیریت حضور و غیاب پالیز را انتخاب می‌كنیم.شكل(1)
  2. نمایش:با انتخاب گزینه هدایتگر لیست گزینه های نرم افزار قابل مشاهده می‌باشند.
  3. امكانات: تعریف نشده است
  4. كمك: نگارش استودیوی كنترل محصولات پالیزافزار را نمایش می‌دهد.شكل(2)

با انتخاب مدیریت حضور و غیاب پالیز از گزینه شروع وارد برنامه می‌شویم. ابتدا نام كاربرو كلمه عبور را كه عدد یك می‌باشد وارد نموده و سپس كلید ورود را می‌زنیم. شكل(3)

  • دراین سیستم امكان تعریف كاربران مختلف با سطوح دسترسی متفاوت وجود دارد. بهتر است قبل از ورود به قسمتهای مختلف برنامه ابتدا سطح دسترسی مورد نیاز را تنظیم كنیم. برای انجام این كار،ازگزینه مدیریت حضور و غیاب پالیز،مدیریت كاربران را انتخاب می نماییم. شكل(4
  • در مدیریت كاربران امكان تعریف كاربران جدید و تعیین سطح دسترسی برای هركدام موجود می‌باشد.
  • در پایین صفحه اخیر دو گزینه كاربران وسطوح دسترسی وجود دارد.

آموزش مدیریت نرم افزار حضور و غیاب

  1. كاربران:

    دراین گزینه امكان تعریف كاربر جدید وجود دارد. می‌توان كاربر مورد نظر را به یك آدرس آی پی خاص محدود نمود تا فقط از آی پی تعریف شده اجازه دسترسی داشته باشد. درپنجره سمت چپ سطوح دسترسی تعریف شده قابل انتخاب برای كاربر تعریف شده می‌باشد. (شكل5)

  2. سطوح دسترسی:
    • در اینجا امكان تعریف سطوح دسترسی مختلف با نام وكد وجود دارد. ابتدا كد و نام مورد نظر خود را درج نموده سپس از پنجره سمت چپ گزینه‌های مورد نظر خود را علامت زده و در انتها كلید ذخیره را می‌زنیم. (شكل6
    • درسطوح دسترسی امكان تعریف دسترسی یا عدم دسترسی كاربر به صورت مشاهده ، ویرایش ، حذف ، اضافه ، ذخیره ، به روزرسانی ، بازخوانی ، اجراكردن ، نمایش ، ایجاد ، جدید ، دریافت از، بازكردن ، ارسال به ، چاپ و گزارش وجود دارد. تمام آیتم‌های استفاده شده درنرم افزار قابل كنترل درسطح دسترسی می‌باشند.
    • علامت تیك سبز رنگ در كنار هرآیتم نشان دهنده اجازه دسترسی به آن و علامت تیك سبز كمرنگ دركنار هرآیتم نشان دهنده عدم دسترسی به آن می‌باشد. با كلیك روی علامت بعلاوه موارد دسترسی هرآیتم در اختیار ما قرار می‌گیرد كه با دو بار كلیك ماوس روی هر آیتم ، انتخاب یا عدم انتخاب آیتم انجام می‌گیرد. همچنین با زدن كلید راست ماوس روی پنجره آیتم‌های دسترسی موجود، گزینه های انتخابی آیتم‌ها در اختیار ما قرار می‌گیرد. در زیر برای مثال درمدیریت كاربران دوگزینه انتخاب شده است.شكل(7)

آیتم های دسترسی نرم افزار حضور و غیاب

استفاده از نرم افزار حضور و غیاب

دراولین بار ورود به برنامه ، پیغام پیكر بندی اولیه روی صفحه ظاهر خواهد شد. منظور از پیكر بندی تعیین تعداد ارقام شماره كارت و شماره پرسنلی و تاریخ شروع سال می‌باشد. برای پیكربندی اولیه به گزینه تنظیمات - تنظیمات اولیه می‌رویم.

درزیر به شرح گزینه های مختلف برنامه می پردازیم.

  • تنظیمات
  • برای استفاده بهینه ازنرم افزار لازم است ابتدا گزینه های مختلف مورد نیازدر برنامه تعریف و تنظیم شوند. تنظیمات شامل گزینه های تنظیمات اولیه نرم افزار، تعریف شیفت ، تعریف گروه كاری ، تعریف نوبت كاری ، تعریف محلهای خدمت ، تعریف انواع استخدام ، تعریف روزهای تعطیل ، تعریف تقویم ، تعریف مرخصی وماموریت و چارت سازمانی می‌باشد. در زیر به شرح هركدام می‌پردازیم.

تنطیمات نرم افزار حضور و غیاب

  1. تنظیمات اولیه
    1. طول شماره كارت ورود/خروج: تعداد ارقام شماره كارت تا 10 رقم قابل تعیین است. طول شماره كارت در سیستمهای سری PX (PTR72 – PF200 – PF9000) چهار رقمی می‌باشد.( تعیین این پارامتر اجباری است)
    2. طول شماره پرسنلی:تعداد ارقام شماره پرسنلی تا 16 رقم قابل تعیین می‌باشد. (تعیین این پارامتر اجباری است)
    3. تاریخ شروع سال: تاریخ شروع بكار سیستم با این گزینه تعیین می‌شود. به عبارت دیگر محاسبات اطلاعات از این تاریخ به بعد انجام خواهد گرفت و تاریخ‌های پیش از این دیده نمی شوند.(تعیین این پارامتر اجباری است)
    4. شیفتها درگروههای كاری برای همپوشانی چك شوند: گاهی نیاز است در یك گروه كاری بیش از یك شیفت استفاده شود. مثلا سه روز صبح كار ، سه روز عصر كار و سه روز بعدی را شب كار باشند ، دراین حالت ممكن است محدوده شیفتهای تعریف شده با قرار گرفتن در كنار هم با یكدیگر تلاقی پیدا كنند. برای آگاهی از تلاقی شیفتهای استفاده شده با یكدیگردرگروه كاری ، این گزینه انتخاب می‌شود.

      آنلاین:برای ارتباط همزمان نرم افزار با دستگاه حضور و غیاب و پردازش اطلاعات تردد به صورت خودكار ازاین گزینه استفاده می‌شود. اطلاعات دستگاه كارتزنی توسط نرم افزار سرویس به بانك اطلاعات نرم افزار دیتا سنتر منتقل می‌شود و نرم افزار حضور و غیاب این اطلاعات را از دیتا سنتر برمی‌دارد. شكل(10)

    5. تنظیم اتصال به مركز داده: دراینجا نام و آدرس پایگاه داده دیتا سنتر را جهت برداشت اطلاعات كارتزنی وارد می نماییم.
    6. وارد كردن ترددها بصورت آنلاین: درصورتی كه بخواهیم ترددهای ثبت شده در دستگاه حضور و غیاب بصورت خودكار به نرم افزار منتقل شود این گزینه را انتخاب می كنیم.
    7. پردازش آنلاین: با انتخاب این گزینه می‌توان اطلاعات تردد دریافت شده به صورت Online دستگاه كارتزنی (این اطلاعات ازدیتا سنتردریافت می‌شود) را بصورت خودكار پردازش نمود. و نیاز به پردازش اطلاعات توسط كاربر نیست.
    8. دوره های سركشی برای بازیابی: با تعیین زمان سركشی برحسب ثانیه ، سیستم در زمانهای تعیین شده به دیتا سنتر سر زده و آخرین اطلاعات دریافت نشده را برداشت می‌نماید.

    مقادیر تصویبی انتخابی: در برخی از شركتها و یا سازمانها به پارامتهایی غیراز موارد محاسباتی سیستم حضور و غیاب نیاز دارند. (مثل اضافه كارتصویبی ویا ...) برای تعریف این پارامترها از این گزینه استفاده می‌شود. جنس این پارامترها می‌تواند متن ، عدد ویا تاریخ باشد. امكان تعریف چهار مقدار تصویبی وجود دارد. شكل(11)

    تنظیمات نرم افزار حضور و غیاب
  2. تعریف شیفت

    به هرالگوی رفت و آمد پرسنل یك شیفت گفته می‌شود.یا به عبارت دیگر هر شیفت معرف ساعات موظفی كاركرد شخص در یك روزكاری می‌باشد. هرشیفت می‌تواند به دو نوبت تقسیم شود. مثلا شروع نوبت اول كار پرسنل ساعت 8 پایان نوبت اول 13 وشروع نوبت دوم 16 و پایان نوبت دوم 19 باشد. درتعریف شیفت شروع كارتزنی و محدوده آن و همچنین شروع و پایان نوبت اول كارتزنی باید حتماً تعریف شوند. شكل(12)

    تعریف شیفت در نرم افزار حضور و غیاب

    شیفت کاری

    1. شیفت كاری : برای هرشیفت نام مشخص كه بیانگرالگوی آن شیفت باشد تعریف می‌كنیم. نام گذاری مناسب از اشتباه دربكارگیری شیفتها جلو گیری می‌نماید.

      شیفت کاری در حضور و غیاب
    2. توضیحات: برای جلوگیری ازاستفاده اشتباه از شیفتها جهت بكارگیری در گروههای كاری ، توضیحات بیانگر الگوی شیفت درج می‌گردد.
    3. نوع روز: هرشیفت می‌تواند به عنوان روز كاری و یا روز غیركاری (تعطیل شیفت) درنظر گرفته شود. بنابراین در انتخاب این گزینه دقت شود. روزكاری به عنوان روز كاری شیفت و روز غیركاری به عنوان روز استراحت شیفت درنظر گرفته می‌شود.
    4. محدوده ساعات كارتزنی: برای كارتزنی یك محدوده درنظر گرفته می‌شود و در داخل این محدوده شروع و پایان كارتزنی قابل تعریف است. تردد از ابتدای محدوده كارتزنی تا شروع نوبت اول وهمچنین از پایان نوبت تا انتهای محدوده كارتزنی درصورت داشتن مجوز اضافه كار محسوب می‌گردد.

      محدوده ساعت کارتزنی در نرم افزار حضور غیاب
    5. ساعت مجاز شروع كارتزنی: كارتزنی از این ساعت به بعد مجاز می‌باشد و تردد قبل از این ساعت در این شیفت دیده نمی‌شود.
    6. طول دوره كارتزنی: همانطور كه گفته شد برای كارتزنی باید محدوده تعیین نماییم . دراین گزینه مقدار زمانی كه اجازه كارتزنی مجاز می‌باشد را تعریف می‌كنیم. به عبارت دیگر به اندازه زمان تعیین شده این گزینه پس از ساعت مجاز شروع كارتزنی اجازه كارتزنی وجود دارد و كارتزنی پس ازاین محدوده زمانی ، جزء این شیفت نخواهد بود. برای مثال اگر ساعت مجازشروع كارتزنی 6 صبح باشد و محدوده 18ساعت درنظر گرفته شود پرسنل این شیفت از ساعت 6 صبح تا 18 ساعت پس از 6 یعنی ساعت 24 شب مجاز به كارتزنی هستند.
    7. ساعت آغاز نوبت اول: كارپرسنل اززمان تعریف شده دراین گزینه آغاز می‌گردد و تاخیر دركارتزنی پس از این زمان ، كسر كار و تاخیر در ورود محسوب خواهد شد. و كارتزنی بعد از ساعت شروع مجاز كارتزنی تا ساعت آغاز نوبت اول درصورت داشتن مجوز، اضافه كاراول وقت محسوب خواهد شد.

      نوبت اول شیفت نرم افزار حضور و غیاب
    8. ساعت پایان نوبت اول: ساعت ودقیقه تعریف شده دراین گزینه زمان پایان كار پرسنل در نوبت اول را نشان می‌دهد و كارتزنی پس از این زمان تا انتهای محدوده كارتزنی درصورت داشتن مجوز می‌تواند اضافه كارمحسوب شود. درصورتیكه شیفت در دو نوبت باشد حضور بین دو نوبت اول ودوم اضافه كار در نظر گرفته می‌شود. كارتزنی قبل از اتمام نوبت تعجیل دركارو كسر كار منظور می‌گردد.
    9. ساعت آغاز نوبت دوم: در برخی از شركتها كار روزانه به دو بخش تقسیم می‌گردد و بین این دو بخش زمانی را به استراحت می‌پردازند. به این روش تردد شیفت دو نوبته گفته می‌شود. ساعت و دقیقه تعریف شده در این گزینه ساعت شروع نوبت دوم فعالیت می‌باشد. این زمان شروع اجباری كار در نوبت دوم می‌باشد و كارتزنی پس از آن می‌تواند كسر كار درنظر گرفته شود.
    10. ساعت پایان نوبت دوم: این زمان ساعت اتمام كار در نوبت دوم می‌باشد. و برای كارتزنی قبل ازاین ساعت تعجیل در خروج و كسر كار منظور می‌گردد.

      نوبت دوم شیفت نرم افزار حضور و غیاب
    11. محدوده صرف غذا : با تعریف در پارامترها گروه كاری می‌توان حضور در محدوده صرف غذا را جزء حضور در نظر گرفت و یا نگرفت.
      • مرخصی دراین محدوده درنظر گرفته نمی‌شود.
      • ماموریت ساعتی در این محدوده درنظر گرفته خواهد شد.
      • كارتزنی دراین محدوده دیده می‌شود ولی جزء اضافه كار محسوب نمی‌گردد.
      • اگر محدوده صرف غذا جزء حضور محسوب نگردد كارتزنی در این محدوده و یا عدم كارتزنی در این محدوده هیچ تفاوتی در محاسبات نخواهد داشت.
      • اگر این محدوده جزء حضور در نظر گرفته شود خارج شدن از شركت در این زمان حتما باید با كارتزنی صورت پذیرد.
      ساعت صرف غذا در نرم افزار حضور و غیاب
    12. ساعت شروع صرف غذا: تعریف ساعت شروع استراحت بین شیفت
    13. ساعت پایان صرف غذا: تعریف ساعت پایان استراحت بین شیفت
    14. محدوده شب كاری: اگر تمام و یا قسمتی از یك شیفت كاری درشب قرار بگیرد جهت درنظر گرفتن سختی كاردرشب ، می‌توان قسمت قرار گرفته در شب را جدا ودر گزارش به عنوان شبكاری درج نمود. همچنین می‌توان برای آن ضریب تعیین كرد.
    15. شروع ساعت شب كاری: تعریف شروع محدوده شب كاری
    16. پایان ساعت شب كاری:

      تعریف پایان محدوده شب كاری

      محدوده ی شبکاری در نرم افزار حضور و غیاب
    17. تنظیمات شناوری: دربعضی از شركتها تاخیر در ورود به میزان تعیین شده می‌تواند با اضافه كار انتهای شیفت جبران گردد. به این حالت شناوری می‌گوییم. به عبارت دیگر شناوری در شیفت به معنای تغییر درساعت ورود و خروج به اندازه زمان تعریف شده در این گزینه می‌باشد. (مثلاً اگر شروع نوبت اول ساعت 8 باشد و پایان آن 17ویك ساعت هم شناوی تعریف شده باشد پرسنل می‌توانند حداكثر9 بیایند و 18 خارج شوند و یا بلعكس ساعت 7 ورود و ساعت 16 خروج نمایند).
    18. طول محدوده شناور: مقدار زمان قابل استفاده از امكان شناوری می‌باشد.
    19. محدوده شناور را همیشه اعمال كن: با انتخاب و یاعدم انتخاب این گزینه دو نوع محاسبه شناوری خواهیم داشت.

      تنظیمات شناوری در نرم افزار حضور و غیاب
      • انتخاب:اگر فرد بیش از زمان تعریف شده شناوری ، تاخیر در ورود داشته باشد و در پایان شیفت بیش از مقدار تاخیر اضافه كار داشته باشد ، تاخیر وی پس ازساعت شناوری محاسبه خواهد شد. و معادل سازی كسركار با اضافه كار فقط به اندازه زمان شناوری صورت می‌پذیرد.(مثال: ساعت 8 شروع نوبت پایان كار 17 و شناوری یك ساعت باشد وفرد در ساعت 9.30 ورود داشته باشد ، تاخیر این شخص دراین حالت 30 دقیقه خواهد بود)
      • عدم انتخاب: اگر فرد بیش از زمان تعریف شده شناوری تاخیر در ورود داشته باشد مقدار تاخیر وی از ابتدای شروع نوبت محاسبه خواهد شد. به عبارت دیگر چون این قانون رعایت نشده كسر كار با اضافه كار تعدیل نمی‌شود. (مثال: ساعت 8 شروع نوبت پایان كار 17 و شناوری یك ساعت باشد وفرد در ساعت 9.30 ورود داشته باشد ، تاخیر این شخص در این حالت یك ساعت و 30 دقیقه خواهد بود)
    • پارامترهای شیفت
    • برای هر شیفت امكان تعریف تعدادی پارامتر وجود دارد. این پارامترها شامل تبدیل ساعات ، مشخص کردن حداقل و حداکثر اضافه کار در شیفت ، کسرکار قابل اغماض، تبدیل كسركار بیش از حد مجاز به غیبت ، معادل ساعتی مرخصی روزانه ، تعیین اضافه کار اجباری ، تعیین زمان غیر مجاز خروج و میزان افزایش حضور پرسنل می باشد. در پایین هر کدام ازاین پارامترها شرح داده می شوند. شكل(13)
    پارامترهای شیفت در نرم افزار حضور و غیاب
    1. تبدیل ساعت : گاهی نیازاست ساعت كارتزنی ثبت شده به ساعت دیگری تبدیل شود. با این عمل تمام تردد‌های تبدیل شده در سیستم قابل مشاهده خواهد بود و تردد اصلی نمایش داده نمی‌شود. برای مثال اگربخواهیم از 15 دقیقه زود آمدن پرسنل صرف نظر كنیم وساعت تبدیل شده در سیستم قابل مشاهده و گزارش گیری باشد ، با فرض شروع بكارنوبت اول در ساعت 8 ، می‌نویسیم ازساعت 7:45 تا 08:00 به 08:00 تبدیل گردد. این تبدیل به این معناست كه اگر كارتزنی بین ساعت 7:45 تا 08:00 صورت گیرد، كارت وی ساعت 8 ثبت می‌گردد.

      درپارامترهای شیفت چهار تبدیل داریم این تبدیل می‌تواند در هر ساعت كارتزنی تعریف شود.

    2. حداقل اضافه كاری اول وقت: برای اضافه كاری اول وقت می‌توان میزان حداقل تعیین نمود. یعنی اضافه كاری كمتراز این عدد قابل قبول نباشد.

      اضافه کاری اول وقت نرم افزار حضور و غیاب
    3. حداكثر اضافه كاری اول وقت: برای اضافه كاری اول وقت می‌توان سقف تعیین نمود . یعنی اضافه كاری بیش از این سقف پذیرفته نباشد.

    4. حداقل اضافه كاری آخر وقت: برای اضافه كاری انتهای شیفت می‌توان میزان حداقل تعیین نمود. یعنی اضافه كاری كمتراز این عدد قابل قبول نیست.

      اضافه کاری آخر وقت نرم افزار حضور و غیاب
    5. حداكثر اضافه كاری آخر وقت: برای اضافه كاری انتهای شیفت می‌توان سقف تعیین نمود . یعنی اضافه كاری بیش از این سقف پذیرفته نیست.
    6. اغماض از كسر كار: اگر نیاز باشد از كسركار پرسنل به اندازه تعیین شده در طول یك شیفت چشم پوشی شود ، مقدارمورد نظر را دراین گزینه تعریف می‌كنیم. این كسركار در طول شیفت می‌باشد محدودیت ابتدا و یا انتهای شیفت ندارد. یعنی اگر این گزینه 15 دقیقه تعریف شده باشد و كسركاردر طول شیفت برابر با یك ساعت باشد ، برای این فرد در این شیفت 45 دقیقه كسركار منظور خواهد شد.

      کم کاری نرم افزار حضور و غیاب
    7. تبدیل كسر كار به غیبت: : اگر كسركار فرد ازمقدارتعیین شده دراین گزینه بیشتر باشد این شیفت برای او غیبت محسوب خواهد شد. برای مثال اگر طول شیفت 8 ساعت بوده و فرد 5 ساعت كسركار داشته باشد می‌توان این روز را برای او غیبت منظور نمود.
    8. معادل ساعتی مرخصی روزانه برای این شیفت: مقدار تعریف شده این گزینه نشان می دهد به ازاء یك روز مرخصی روزانه ، چند ساعت مرخصی ساعتی منظور می‌گردد.

      مرخصی روزانه نرم افزار حضور و غیاب
    9. اضافه كاراجباری : گاهی نیاز است به صورت اجباری پرسنل جهت انجام كار شركت بیش از شیفت تعریف شده در محل كار حضور داشته باشند. برای این منظور می‌توان این اضافه كار را اجباری تعریف نمود. با حضور پرسنل در این زمان تعریف شده اضافه كاری ثبت می‌شود و درغیر اینصورت به میزان زمان تعیین شده كسركار ثبت می‌گردد. زمان اضافه كار اجباری را به دو صورت می‌توان درنظر گرفت:

      اضافه کار اجباری نرم افزار حضور و غیاب
      • دراین حالت شروع و پایان زمان اضافه كار اجباری را تعیین می‌كنیم و پرسنل باید در ساعت تعیین شده بصورت اجباری حضور داشته باشند.
      • در حالت دوم مقدارزمان حضور اضافه كاری اجباری بوده و لازم نیست پرسنل درساعت خاصی اضافه كار بمانند. با انتخاب گزینه دوم ، گزینه اول از ساعت تاساعت غیر فعال خواهد شد.
    10. خروج غیر مجاز:زمان خروج پرسنل برای شركتها بسیار مهم می‌باشد بنابراین برای كنترل ساعات خاصی از شیفت نسبت به عدم خروج پرسنل می‌توان برنامه ریزی نموده و جریمه درنظر گرفت . برای این منظور از ساعت تا ساعت مورد نظر كه نباید پرسنل از شركت خارج شوند را وارد نموده و میزان جریمه كسر از حضور را تعیین نمایید. مثلا اگر شخصی ساعت 10 تا 12 محل كار خود را ترك نمود 4 ساعت از حضور وی كسر شود.

      خروج غیر مجاز نرم افزار حضور و غیاب
    11. میزان افزایش ساعت حضور: برای هرشیفت می‌توان به حضور پرسنل مقداری را اضافه نمود. این مقدار برحسب ساعت و دقیقه می‌باشد. افزایش ساعت حضور نرم افزار حضور و غیاب

    • تعریف گروه کاری
    • هر شركت یا سازمانی دارای بخشهای مختلفی می‌باشد و ممكن است نحوه تردد این بخشها بایكدیگر متفاوت باشد و هركدام ازیك الگوی خاص رفت و آمد تبعیت كنند. دسته بندی پرسنل براساس یكسان بودن ساعات تردد را گروه كاری می‌نامیم. مانند بخش تولید صبح یا عصر ویا شب ، واحد مالی ، واحد كارگزینی ، نگهبانی و ... برای هرگروه كاری پارامترهای مختلفی جهت تنظیمات بیشتر و دقیقتر در اختیار ما می‌باشد. شكل(14)گروه کاری در نرم افزار حضور و غیاب

    گروه كاری

    برای اختصاص این الگوهای كاری به پرسنل از گروههای كاری استفاده می‌كنیم . هرگروه كاری ممكن است شامل یك یا چند شیفت باشد. در یك گروه پارمترهای مختلفی اهمیت دارند كه در زیر به شرح آنها خواهیم پرداخت .برای درك بهتر گروه كاری به یك مثال دقت نمایید. فرض كنیم پرسنل بخش اداری شركت از شنبه تا چهارشنبه ساعت 8 الی 16 و پنج شنبه ها 8 الی 12 مشغول بكار بوده و جمعه ها تعطیل باشند ، گروه كاری این دسته از پرسنل دارای یك دوره تكرار پذیر 7 روزه می‌باشد. یعنی هفته بعد نیز شبیه به این هفته در محل كار حضور خواهند داشت و همین قانون برای همیشه ادامه پیدا خواهد كرد. با تعیین دوره تكرار انتساب شیفت به گروه، در پایین پنجره ، تاریخ ، روز و نام شیفت به تعداد تعیین شده تكرار، قابل مشاهده است. در این جدول می‌توان برای هر روز شیفت مورد نظر را اختصاص داد.

    1. نام گروه كاری: برای هرگروه كاری نام مناسب جهت بكار گیریهای بعدی انتخاب نمایید. مثلا امور اداری ، تولید روز، تولید شب، نگهبانی یك و یا نگهبانی دو و ...
    2. توصیف گروه كاری: برای توضیح گروه كاری می‌توان به غیر از نام گروه توصیف آن را نیز درج نمود . این گزینه اجباری نیست.
    3. تاریخ شروع فعالیت: این گزینه تاریخ شروع فعالیت این گروه را مشخص می‌كند. تردد پرسنل قبل از این تاریخ محاسبه نخواهد شد. بنابراین در ثبت صحیح این تاریخ دقت نمایید.
    4. دوره تكرارانتساب شیفت به گروه: : معمولا شیفتهای كاری پرسنل به صورت دوره ای تكرار می‌شوند. برای مثال شیفتهای اداری معمولا بصورت هفتگی تكرار می‌شوند. یعنی دوره تكرار برابر با 7 می‌باشد.
    5. انتخاب تقویم كاری:برای هرگروه كاری می‌توان از بین تقویم های تعریف شده تقویم خاصی را اختصاص داد .(تقویم رسمی ، تقویم سازمانی و ...)

    پارامترهای گروه كاری برای هر گروه كاری می‌توان پارامترهایی تعریف نمود این پارامترها شامل ضرایب مختلف در اضافه كار ، كسركار، تعطیل كاری و... وهمچنین تصمیم گیری های مختلف درشرایط متفاوت می‌باشند. می‌توان برای یك دسته از پرسنل كه تردد یكسانی دارند دو گروه مختلف با ضرایب متفاوت تعریف نمود مثلا یك گروه اضافه كار باضریب 2 و گروه دیگر با ضریب 1.4 داشته باشند.

      • گروه کاری
      • برای اختصاص این الگوهای كاری به پرسنل از گروههای كاری استفاده می‌كنیم . هرگروه كاری ممكن است شامل یك یا چند شیفت باشد. در یك گروه پارمترهای مختلفی اهمیت دارند كه در زیر به شرح آنها خواهیم پرداخت .برای درك بهتر گروه كاری به یك مثال دقت نمایید. فرض كنیم پرسنل بخش اداری شركت از شنبه تا چهارشنبه ساعت 8 الی 16 و پنج شنبه ها 8 الی 12 مشغول بكار بوده و جمعه ها تعطیل باشند ، گروه كاری این دسته از پرسنل دارای یك دوره تكرار پذیر 7 روزه می‌باشد. یعنی هفته بعد نیز شبیه به این هفته در محل كار حضور خواهند داشت و همین قانون برای همیشه ادامه پیدا خواهد كرد. با تعیین دوره تكرار انتساب شیفت به گروه، در پایین پنجره ، تاریخ ، روز و نام شیفت به تعداد تعیین شده تكرار، قابل مشاهده است. در این جدول می‌توان برای هر روز شیفت مورد نظر را اختصاص داد.
      1. نام گروه كاری: برای هرگروه كاری نام مناسب جهت بكار گیریهای بعدی انتخاب نمایید. مثلا امور اداری ، تولید روز، تولید شب، نگهبانی یك و یا نگهبانی دو و ...
      2. توصیف گروه كاری: برای توضیح گروه كاری می‌توان به غیر از نام گروه توصیف آن را نیز درج نمود . این گزینه اجباری نیست.
      3. تاریخ شروع فعالیت: این گزینه تاریخ شروع فعالیت این گروه را مشخص می‌كند. تردد پرسنل قبل از این تاریخ محاسبه نخواهد شد. بنابراین در ثبت صحیح این تاریخ دقت نمایید.
      4. دوره تكرارانتساب شیفت به گروه: : معمولا شیفتهای كاری پرسنل به صورت دوره ای تكرار می‌شوند. برای مثال شیفتهای اداری معمولا بصورت هفتگی تكرار می‌شوند. یعنی دوره تكرار برابر با 7 می‌باشد.
      5. انتخاب تقویم كاری: برای هرگروه كاری می‌توان از بین تقویم های تعریف شده تقویم خاصی را اختصاص داد .(تقویم رسمی ، تقویم سازمانی و ...)
    1. پارامترهای گروه کاری

      برای هر گروه كاری می‌توان پارامترهایی تعریف نمود این پارامترها شامل ضرایب مختلف در اضافه كار ، كسركار، تعطیل كاری و... وهمچنین تصمیم گیری های مختلف درشرایط متفاوت می‌باشند. می‌توان برای یك دسته از پرسنل كه تردد یكسانی دارند دو گروه مختلف با ضرایب متفاوت تعریف نمود مثلا یك گروه اضافه كار باضریب 2 و گروه دیگر با ضریب 1.4 داشته باشند.

      پارامترهای گروه کاری نرم افزار حضور و غیاب
      1. پارامترهای محاسباتی اولیه گروه كاری: ضرایب این بخش بین صفر تا 9.99 می‌توانند مقدار بگیرند.

        1. ضریب تاخیر در ورود: می‌توان كسركار اول وقت را برای هر گروه كاری با ضریب متفاوت محاسبه نمود.
        2. ضریب كسر بین كار: با یك مثال كسربین كار را توضیح می‌دهیم. اگرفردی بین شیفت ، بدون ماموریت و مرخصی ورود و خروج داشته باشد. این زمان ، كسركار محسوب خواهد شد. ویا اگر فردی 2 ساعت مرخصی گرفته و 3 ساعت بین تردد او فاصله افتاده یك ساعت كسركار خواهد گرفت. برای این كسركار میان وقت می‌توان ضریب تعیین نمود.
        3. ضریب تعجیل در خروج: خروج قبل از انتهای شیفت كاری ، كسركار و تعجیل در خروج محاسبه می‌گردد. برای تعجیل در خروج نیز می‌توان ضریب تعیین نمود.
        4. ضریب كل كسركار: كسركاركل مجموع همه كسركارها طی شیفت (تعجیل در خروج ، تاخیر در ورود و كسركاربین شیفت ) می‌باشد. برای كل كسركار نیز می‌توان ضریب تعیین نمود.
        5. ضریب كل اضافه كار: مجموع اضافه كار اول وقت بین دونوبت و آخر وقت را اضافه كاركل می‌نامیم و می‌توان برای آن ضریب تعیین نمود.
        6. ضریب شبكاری: كاركرد در قسمتی از شب را می‌توان به عنوان شب كاری در نظر گرفت و برای این قسمت به عنوان سختی كار ضریب تعیین نمود.
        7. نوع نوبت كاری:یك گروه كاری ممكن است شامل چند نوع شیفت با كاركرد در زمانهای متفاوت باشد یعنی چند روز صبح كار ، چند روز عصركار و چند روز شب كار باشند به این حالت كاركرد نوبت كاری گفته می‌شود نوع نوبت كاری و ضرایب آن درقانون كار آمده است . بنابراین باید برای هرگروه ، نوع نوبت كاری را مشخص نمود. درحالت كاركرد اداری نوع نوبت كاری را عادی درنظر می‌گیریم.
        8. ضریب اضافه كار اول وقت: حضور پرسنل ازساعت شروع كارتزنی تا شروع نوبت اول در صورت داشتن مجوز اضافه كار اول وقت محسوب می‌گردد. برای این اضافه كار می‌توان ضریب تعیین نمود.
        9. ضریب اضافه كار وسط وقت: اضافه كار وسط وقت در دو حالت ممكن است پیش بیاید. دربین نوبت اول و دوم شیفتهای دو نوبته و یا حضور در زمان صرف غذا و استراحت. برای این اضافه كاری نیز می‌توان ضریب تعیین نمود.
        10. ضریب اضافه كار آخر وقت: برای اضافه كارآخر وقت نیز می‌توان ضریب تعیین نمود.
        11. آیا تعطیلی بین دو غیبت غیبت محاسبه شود؟ اگر فردی چند روز غیبت داشته باشد و بین این روزها روز تعطیل قرار گیرد روز تعطیل نیز می‌تواند غیبت محسوب شود. اگر روز تعطیل قبل ویا بعد از غیبت قرارگیرد این تعطیلات غیبت محسوب نخواهد شد.
        12. آیا تبدیل ترددها انجام شود؟ ؟ درپارامترهای شیفت امكان تعریف چهار نوع تبدیل ساعات وجود دارد. گاهی لازم است تبدیلات ساعت تنظیم شده در پارامترهای شیفت دریك گروه كاری عمل نكند برای این منظور گزینه اخیر را انتخاب نمی كنیم.
        13. آیا ساعت ناهاری به عنوان حضور محسوب شود ؟ با انتخاب این گزینه ساعت ناهاری جزء حضور خواهد بود.
      2. پارامترهای محاسبه تعطیلكاری: در اینجا نوع و روش محاسبه تعطیل كاری و محدودیتها و ضرایب مورد استفاده تعطیلكاری و اضافه كار تعطیل قابل برنامه ریزی می‌باشد.

        پارامترهای تعطیل کار نرم افزار حضور و غیاب
        1. نوع محاسبه تعطیلكاری : تعطیل كاری به دوحالت روزانه و یا ساعتی قابل محاسبه است. در صورت انتخاب روزانه ، اضافه كاری تعطیل غیرفعال خواهد شد.
        2. محاسبه تعطیلكاری:تعطیل كاری به دوحالت روزانه ویا ساعتی قابل محاسبه است. در صورت انتخاب روزانه ، اضافه كاری تعطیل غیرفعال خواهد شد.
        3. محاسبه اضافه كاری تعطیل: روزهای تعطیل نیز مانند روزهای كاری دارای شیفت می‌باشند بنابراین حضور بیش از طول شیفت می‌تواند اضافه كار تعطیل درنظر گرفته شود. برای این اضافه كار نیز سه شرط درنظر گرفته شده است:
          • مقادیر كمتر از حداقل را حذف كن: تعطیل كاری كمتر از مقدار تعیین شده در گزینه حداقل اضافه كار روز تعطیل قابل محاسبه نمی‌باشد.
          • مقادیر كمتر از حداقل به اضافه كاریها منتقل شود: اضافه كار تعطیل به عنوان اضافه كار ثبت شده و اضافه كاری تعطیل منظور نمی‌گردد.
          • به تعطیل كاری منتقل كن: مقدار كاركرد خارج از شیفت تعطیل ، تعطیل كاری در نظرگرفته می شود.
        4. ضریب تعطیلكاری: : برای حضور در روز تعطیل می‌توان ضریب در نظر گرفت.
        5. ضریب اضافه كاری تعطیلكاری: برای اضافه كار در روز تعطیل می‌توان ضریب در نظر گرفت.
        6. حداقل تعطیل كاری : برای حضور در روز تعطیل می‌توان مقداری را به عنوان حداقل تعریف نمود و اگر تعطیل كاری از آن مقدار كمتر شد تصمیم دیگری برای حضور گرفته شود.(بند 1-8-2-2-2)
        7. حداكثر تعطیل كاری :: برای حضور در روز تعطیل می‌توان مقداری را به عنوان حداقل تعریف نمود و اگر تعطیل كاری از آن مقدار كمتر شد تصمیم دیگری برای حضور گرفته شود.(بند 1-8-2-2-2)
        8. حداقل اضافه كار تعطیل : برای اضافه كاری در روز تعطیل می‌توان مقداری را به عنوان حداقل تعریف نمود و اگر حضور از آن مقدار كمتر شد تصمیم دیگری برای حضور گرفته شود.(بند 1-8-2-2-3)
        9. حداكثر اضافه كار تعطیل : : برای اضافه كاری در روز تعطیل می‌توان مقداری را به عنوان حداكثر تعریف نمود تا اضافه كاری بیش ازاین مقدار محاسبه نشود.
        10. خطا یا تردد ناقص در روز تعطیل نادیده گرفته شود: تردد پرسنل ممكن است ناقص صورت گیرد یعنی ورود داشته خروج نداشته باشد و بلعكس وهمچنین ممكن است در ثبت تردد خطا صورت پذیرد (مثلا در یك زمان هم ماموریت و هم مرخصی یكی به صورت برگه ای و دیگری از طریق دستگاه كارتزنی ثبت شده باشد) . با انتخاب این گزینه می‌توان از این خطاها و ترددهای ناقص چشم پوشی نمود.
      3. پارامترهای محاسباتی جمعه: در اینجا روش محاسبه جمعه كاری و محدودیتها و ضرایب مورد استفاده جمعه كاری واضافه كارجمعه قابل برنامه ریزی می‌باشد. اگر به روز جمعه شیفت غیركاری اختصاص دهید حضور دراین روز به عنوان جمعه كاری محسوب می‌شود و تنظیم پارامترهای زیر روی آن تاثیر گذار است. شكل(18)

        پارامترهای محاسباتی جمعه در نرم افزار حضور و غیاب
        1. محاسبه جمعه كاری: اگر جمعه كاری از مقدار حداقل تعریف شده كمتر باشد دو تصمیم می‌توانیم بگیریم.
          • مقادیر كمتر از حداقل را حذف كن: جمعه كاری كمتر از مقدار تعیین شده در گزینه حداقل جمعه كاری قابل محاسبه نمی‌باشد.
          • مقادیر كمتر از حداقل به اضافه كاریها منتقل شود: جمعه كاری به عنوان اضافه كار ثبت شده و جمعه كاری منظور نمی‌گردد.
        2. محاسبه اضافه كاری جمعه: روزهای جمعه نیز مانند روزهای كاری دارای شیفت می‌باشند بنابراین حضور بیش از طول شیفت می‌تواند اضافه كار تعطیل درنظر گرفته شود. برای این اضافه كار نیز دو شرط در نظر گرفته شده است:
          • مقادیر كمتر از حداقل را حذف كن: جمعه كاری كمتر از مقدار تعیین شده در گزینه (1-3-2-2-16 ) قابل محاسبه نمی‌باشد.
          • مقادیركمترازحداقل به اضافه كاریها منتقل شود: اضافه كار جمعه به عنوان اضافه كار ثبت شده و اضافه كاری جمعه منظور نمی‌گردد.
        3. ضریب اضافه كاری جمعه كاری:
        4. ضریب جمعه كاری: حضور در روز جمعه را می‌توان با ضریب در نظر گرفت.
        5. حداقل جمعه كاری: برای حضور در روز جمعه می‌توان زمانی را به عنوان حداقل حضور در نظر گرفت و حضور كمتر از این مقدار را طبق شرایط تنظیم شده محاسبه نمود.
        6. حداكثر جمعه كاری: برای حضور در روز جمعه می‌توان زمانی را به عنوان حداكثر حضور در نظر گرفت و حضور بیش از این مقدار را محاسبه ننمود.
        7. حداقل اضافه كار جمعه : اضافه كار در روز جمعه می‌تواند شرایط حداقل داشته باشد و درصورت كمتر بودن اضافه كار از این مقدار طبق شرایط تنظیم شده محاسبات انجام پذیرد.
        8. حداكثر اضافه كار جمعه : برای جلوگیری از اضافه كار بیهوده می‌توان سقف اضافه كار تعیین نمود. و اضافه كار بیش از این مقدار را در محاسبات نیاورد.
      4. پارامترهای محاسباتی پنج شنبه :تنظیمات این قسمت نیز مانند پارامترهای محاسباتی جمعه می‌باشد.
      5. پارامترهای محاسباتی روز غیركاری: تنظیمات این قسمت نیز مانند پارامترهای محاسباتی جمعه می‌باشد. امكان انتخاب روزغیركاری به عنوان تعطیل كاری وجود دارد. اگر بخواهیم روزغیركاری مانند تعطیل كاری محاسبه شود(تیك بخورد) كاركرد روزغیركاری تعطیل كاری محسوب می‌شود و پارامترهای محاسباتی تعطیل كاری درنظر گرفته می‌شود.
      6. پارامترهای محاسباتی شبكاری : شبكاری به دو حالت داخل شیفت و یا خارج شیفت تقسیم بندی می‌شود: شكل(19)

        1. شبكاری خارج از شیفت:اگر قسمتی از زمان شب كاری و یا تمام آن خارج شیفت(خارج از محدوده نوبت اول ودوم تعریف شده درشیفت) واقع شود دو نوع تنظیم در اختیارما می‌باشد.

          • فقط شبكاری محاسبه شود.
          • شبكاری و اضافه كاری محاسبه شود.
          پارامترهای محاسبه شبکاری نرم افزار حضور و غیاب
        2. شبكاری داخل شیفت: اگر شب كاری تعریف شده در شیفت در داخل شیفت قرار گیرد در اینجا می‌توان تصمیم به محاسبه شبكاری و یا عدم محاسبه آن بگیریم.

          • شبكاری محاسبه نشود.
          • شبكاری محاسبه شود.
          پارامترهای مرخصی نرم افزار حضور و غیاب
      7. پارامترهای محاسبه مرخصی
        1. نحوه محاسبه مرخصی: مرخصی به سه حالت قابل محاسبه است :
          • ساعتی: مجموع مرخصی های ثبت شده برحسب ساعت محاسبه شود. در مورد بعضی از شیفتها كه طول زمانی آنها متفاوت است مورد استفاده قرار می‌گیرد. مثلا شیفتهای چهار ساعتی و 12 ساعتی و ...
          • روزانه: مجموع مرخصی ها در گزارش فردی و روزانه و دوره‌ای برحسب روزنمایش داده می‌شود.
          • تعدادشیفت: اگرطول شیفت از زمان كاركرد عادی (8 ساعت) بیشتر باشد می‌توان هر روز مرخصی فرد را براساس تعداد شیفت درنظر گرفت. اگر طول شیفت بیشتر از یك روز باشد و دوروز را در بر بگیرد و دو روز برای شخص مرخصی صادر كنیم ، درگزارشات چون محاسبه مرخصی بر اساس تعداد شیفت بوده عدد یك را نمایش می‌دهد.
        2. نحوه تبدیل مرخصی روزانه به ساعتی: در پارامترهای شیفت قابلیت معادل سازی مرخصی روزانه به ساعت وجود دارد. و در گروههای كاری ممكن است از چند شیفت مختلف با طول زمانی متفاوت استفاده شده باشد. بنابراین برای مرخصی روزانه به دو شكل می‌توان برخورد نمود:
          • مقدارثابت: بدون توجه به طول شیفتهای مختلف استفاده شده دراین گروه ، به ازاء یك روز مرخصی روزانه می‌توان به مقدار ثابت تعریف شده در گزینه معادل مرخصی روزانه به ساعتی ، مرخصی ساعتی درنظر گرفت.
          • مقدارتعیین شده در شیفت: درهر گروه كاری ممكن است از چند شیفت استفاده شده باشد و هر شیفت طول زمانی متفاوتی داشته باشد برای محاسبه دقیقتر، معادل سازی مرخصی روزانه به ساعتی از مقدار تعیین شده درهر شیفت استفاده می‌كنیم.
        3. معادل مرخصی روزانه به ساعتی:می‌توان مقدار ثابتی به عنوان معادل مرخصی روزانه بر حسب ساعت تعیین نمود.
        4. مقدار مرخصی ساعتی معادل یك روز، مرخصی روزانه:این پارامتر برعكس پارامتر قبل می‌باشد. یعنی هر چند ساعت مرخصی ساعتی یك روز مرخصی روزانه محاسبه شود. برای توضیح بیشتر یك مثال می‌زنیم: اگر حضورموظفی پرسنل در شركتی از شنبه تا چهارشنبه 8 ساعت و پنج‌شنبه‌ها 4 ساعت بوده و جمعه ها نیز تعطیل باشند به ازاء یك روز مرخصی روزانه 8 ساعت مرخصی منظور می‌گردد. ولی اگر مرخصی های ساعتی را در نظر بگیریم به ازاء هر 7 ساعت و 20 دقیقه مرخصی ساعتی را یك روز مرخصی روزانه لحاظ می‌نمایند.
        5. حضور در مرخصی روزانه: اگر شخصی مرخصی روزانه گرفته باشد و در محل كار حضور یابد برای مقدار حضور این شخص پنج تصمیم می‌توان اتخاذ نمود.
          • طبق شیفت محاسبه شود و مرخصی نیز محاسبه شود: بدون در نظر گرفتن مرخصی محاسبات حضور ، كسركار و اضافه كارو ... طبق شیفت انجام گیرد و علاوه بر آن مرخصی روزانه نیز منظور گردد.
          • فقط مرخصی محاسبه شود: حضور در مرخصی بی معنا بوده وهیچ محاسبه ای صورت نمی‌گیرد و فقط مرخصی ثبت می‌گردد.
          • كل كاركرد اضافه كاربه همراه مرخصی محاسبه شود: هم مرخصی روزانه ثبت شده و هم كل حضور اضافه كار منظور گردد.
          • مرخصی و اضافه كاریها محاسبه شوند: مرخصی روزانه ثبت شده و حضور خارج از شیفت (زمان اضافه كاری) به عنوان اضافه كار منظور گردد و حضور درشیفت محاسبه نمی‌گردد.
          • خطا نمایش بده: در چنین حالتی سیستم خطای محاسباتی نشان می دهد و هیچگونه محاسبه ای برای این حالت انجام نمی‌گیرد.
          • محاسبه مرخصی با تردد ناقص: بدون درنظر گرفتن ترددهای ناقص مرخصی محاسبه می‌شود.
        6. نحوه محاسبه مرخصی ساعتی:
          • فقط مرخصی محاسبه كن: دراین حالت مرخصی ساعتی فقط مرخصی بوده و جزء حضور محسوب نمی‌گردد.
          • فقط حضور محاسبه كن: مرخصی ساعتی جزء حضورمحسوب شده و دیگر مرخصی نخواهد بود.
          • مرخصی و حضور محاسبه كن: هم مرخصی ساعتی و هم حضور محسوب گردد.
        7. نحوه محاسبه تعطیلی بین مرخصیها : اگر دربین مرخصی های روزانه تعطیلی قرار بگیرد سه نوع تصمیم قابل انتخاب است:
          • تعطیل محاسبه كن: تعطیل بین مرخصی همان تعطیل درنظر گرفته شود.
          • روز تعطیل را مرخصی محاسبه كن: اگر چند روز مرخصی گرفته شود و در بین آن یك یا چند روز تعطیل باشد تعطیلات جزء مرخصی منظور می‌گردد.
          • جمعه را مرخصی محاسبه كن : فقط جمعه های بین مرخصی مرخصی منظور شده و تعطیلات دیگر جزء مرخصی محسوب نمی‌گردند.
      8. پارامترهای محاسباتی ماموریت:

        ماموریت بطور كلی فعالیت پرسنل در محلی غیر از محل شركت می‌باشد.

        پارامترهای ماموریت نرم افزار حضور و غیاب
        1. ماموریت داخل شیفت: ماموریت ساعتی ، فعالیت پرسنل به صورت ساعتی می‌باشد و این فعالیت ممكن است در زمان كاری ویا غیر كاری صورت پذیرد. برای ماموریت ساعتی داخل شیفت سه حالت تصمیم گیری داریم:

          • فقط ماموریت محاسبه شود و جزء حضور محاسبه نگردد.
          • فقط حضور محاسبه شود و در گزارش ماموریتها نیاید.
          • ماموریت و حضور هر دو محاسبه شود.
        2. ماموریت خارج شیفت: برای ماموریت ساعتی خارج شیفت سه حالت تصمیم گیری داریم:

          • اضافه كاری محاسبه شود.
          • ماموریت و اضافه كاری محاسبه شود.
          • فقط ماموریت محاسبه شود.
        3. حضور در ماموریت روزانه: اگرفردی پس از گذشت یك یا چند ساعت از حضور در محل كار به ماموریت روزانه برود و یا غیر از ماموریت روزانه مقدار زمانی را به عنوان حضور در محل كار ثبت نموده باشد، دراین شرایط پنج تصمیم قابل انتخاب خواهد بود:

          • اگرحضور خارج از شیفت بود اضافه كار واگر داخل شیفت بود حضور ثبت شده وماموریت روزانه نیز محاسبه شود.
          • فقط ماموریت محاسبه شود. وحضور فرد بی اثر باشد.
          • حضور جزء اضافه كار محسوب شود. و ماموریت روزانه نیز محاسبه گردد.
          • فقط حضور خارج ازشیفت اضافه كارمحسوب شده و داخل شیفت درنظرگرفته نمی‌شود وماموریت روزانه نیز محاسبه می‌گردد.
          • در چنین شرایطی خطا نمایش داده شده و محاسبه انجام نمی‌گیرد.
          • محاسبه ماموریت با تردد ناقص: بدون درنظر گرفتن ترددهای ناقص ماموریت محاسبه می‌شود.
      9. پارامترهای محاسباتی کارتزنی آزاد-ساعتیگاهی نیاز است تعدادی ازافراد بصورت ساعتی در شركت فعالیت داشته و به ازاء هر ساعت كاركرد دستمزد دریافت ‌نمایند. به این حالت كارتزنی ساعتی اتلاق می‌گردد. در كارتزنی ساعتی كسر كار معنا ندارد ولی می‌توان كاركرد بیش از حد تعریف شده را اضافه كار درنظر گرفت. در كارتزنی ساعتی محاسبات می‌توانند از قوانین خاص خود تبعیت نمایند در زیر شرایط و نحوه محاسبات آنها آمده است:

        کارتزنی آزاد در نرم افزار حضور و غیاب
        1. ماموریت و مرخصی كارتزنی ساعتی :

          • ماموریت و مرخصی دارند.
          • ماموریت و مرخصی ندارند.
          • فقط مرخصی دارند.
          • فقط ماموریت دارند.
        2. نحوه محاسبه ماموریت برای كارتزنی ساعتی:

          • فقط ماموریت محاسبه شود.
          • ماموریت و حضور محاسبه شود.
          • فقط حضور محاسبه شود.
        3. نحوه محاسبه شبكاری برای كارتزنی ساعتی:

          • فقط شبكاری محاسبه شود.
          • شبكاری و حضور محاسبه شود.
        4. نحوه محاسبه مقدار كاركرد موظفی برای كارتزنی ساعتی: دراینجا نوع محاسبه حضور پرسنل كارتزنی ساعتی مشخص می‌شود. اگر حضورپرسنل از سقف تعیین شده درگزینه بعدی بیشتر شود اضافه كار در نظر گرفته می‌شود و درصورت حضور كمتراز سقف تعیین شده كسركار منظور نخواهد شد.

          • روزانه: با انتخاب این گزینه ، اگر حضور پرسنل كارتزنی ساعتی از سقف تعیین شده در هر روز بیشتر باشد برای آن روز اضافه كار در نظر گرفته خواهد شد. و درصورت حضور كمتر ازسقف تعیین شده كسركار محاسبه نمی‌گردد.
          • o دوره پردازش: با انتخاب این گزینه حضور موظفی پرسنل كارتزنی ساعتی دریك دوره پردازش (مثلا ماهیانه) با مقدار تعیین شده درگزینه (مقدار كاركرد موظفی برای كارتزنی ساعتی) مقایسه می‌گردد. درصورت وجود حضور بیش ازاین میزان اضافه كار ثبت خواهد شد.
        5. مقداركاركرد موظفی برای كارتزنی ساعتی: پرسنل ساعتی به ازاء هر روز باید به میزان تعیین شده اخیر در شیفت فعالیت داشته باشند. درصورت كاركرد بیش از این میزان اضافه كار خواهد گرفت.

      10. پارامترهای محاسباتی کسر کار: كسركار عبارتست از كمبود زمان كاركرد هر فرد نسبت به زمان موظفی تعریف شده كاركرد در هر شیفت یا دوره پردازش.

        پارامترهای محاسباتی کسر کار نرم افزار حضور و غیاب

        كسركار روزانه: دربعضی از شركتها كسركار را با اضافه كار و یا تعطیل كار ویا شبكاری تعدیل می‌كنند بنابراین در برخورد با شرایط مختلف هفت حالت بوجود خواهد آمد. كه با توجه به نیاز می‌توان یك مورد را انتخاب نمود.

        • تعدیل نشود: كسركار محاسبه شده و با هیچ گزینه ای تعدیل نمی‌گردد.
        • كاملا تعدیل شود: كسركار با كل اضافه كاریها واگر بازهم كسركار وجود داشت با شبكاری ها تعدیل گردد.
        • كسركار فقط باشبكاری تعدیل شود.
        • كسركار فقط با اضافه كاری كل تعدیل شود.
        • كسركار فقط با تعطیل كاری تعدیل شود.
        • كسركار فقط با اضافه كاری اول وقت تعدیل شود.
        • كسركار فقط با اضافه كاری آخر وقت تعدیل شود.
      11. پارامترهای محاسباتی حضور و كارتزنی ناقص:

        1. وضعیت حضور: محاسبه حضور پرسنل به سه حالت امكان پذیر است.

          پارامترهای محاسباتی کارتزنی ناقص نرم افزار حضور و غیاب
          • ساعتی: حضور بر حسب ساعت و دقیقه محاسبه شود.
          • روزانه: تعداد روز حضور در دوره پردازش محاسبه گردد.
          • تعداد شیفتهایی كه حضور دارد: گاهی ممكن است تعداد شیفتهای كاری مهم تر از روزهای كاری باشد مثل تعدا د شیفتهای شب پزشكان و یا پرستاران
        2. كارتزنی ناقص: تردد پرسنل حتما باید شروع و پایان داشته باشد به عبارت دیگر تعداد تردد هر فرد در شیفت باید زوج باشد. در صورت فرد بودن تعدا تردد پرسنل آن كارتزنی را ناقص می‌دانیم. یعنی در ورود به شركت كارت زده و در خروج كارت ندارد و یا بلعكس . ممكن است در روز 3 ، 5 ، 7 یا ... كارتزنی داشته باشد ولی بازهم كارتزنی ناقص است . یعنی به ازاء هر ورود باید یك خروج نیز داشته باشد تا سیستم محاسبات را انجام داد.

          • خطا نمایش بده: هنگام ناقص بودن كارتزنی هیچ گونه محاسبه ای انجام نشده و سیستم خطا نمایش می‌دهد.
          • غیبت محاسبه شود: می‌توان ترددهای ناقص را غیبت محسوب نمود.
          • كل دوره شیفت كسركار محاسبه شود: با انتخاب این گزینه هیچ محاسبه ای انجام نشده و كل زمان شیفت كسركار محسوب می‌شود.
          • به مقدارثابت كسر شود: درصورت داشتن تردد ناقص ، هیچ محاسبه‌ای انجام نشده و به میزان تعیین شده در بند زیر(1-3-2-11-3) كسركار منظور می‌گردد.
          • آخرین تردد ناقص بعد از شیفت درنظر گرفته نشود: اگر تعداد تردد فرد باشد ، با انتخاب این پارامتر با حذف آخرین تردد خارج شیفت تعداد تردد زوج شده و محاسبات صورت می‌گیرد.
        3. مقدار كسر از حضور در صورت كارتزنی ناقص: دراین گزینه مقدار ثابت جهت كسر از حضور تعریف می‌شود.

  3. تعریف نوبت کاری

    حضور پرسنل در شركتها یا سازمانها ممكن است در زمانهای مختلفی انجام پذیرد و ممكن است بخشی از زمان حضور در شب و یا عصر بیفتد. برای چنین مواردی حضور پرسنل با ضریب متفاوت محاسبه خواهد شد. این حالت از حضور را نوبت كاری تلقی نموده و مطابق با قانون كار مشمول ضرایب خاص خود خواهد شد. برای مثال اگر تعدادی از پرسنل یك هفته صبح كار، یك هفته عصر كار و یك هفته شب كار باشند طبق قانون كار برای این گروه نوبت كاری 15% درنظر گرفته می‌شود. دراین سیستم به تعداد دلخواه می‌توان نوبت كاری تعریف نمود. نوبت كاری برای روزو یا شیفت خاص نیست بلكه برای گروه كاری خاص می‌باشد. و پرسنلی كه دراین گروه فعالیت می‌كنند دارای نوبت كاری می‌باشند. و نوبت كاری در گزارش قابل مشاهده می‌باشد. دراین نرم افزار فقط تعدا و نوع نوبت كاری در گزارش می‌آید و ضریب حضور در نرم افزار حقوق و دستمزد قابل تعریف و تنظیم می‌باشد. اگرتعدای از پرسنل 15 روز ازماه را در یك گروه كاری (نوبت كاری نوع یك) و بقیه ماه را در گروه كاری دیگری (عادی) فعالیت نمایند در گزارش فقط 15 روز نوبت كاری نوع یك درج می‌گردد.

    نوبت کاری نرم افزار حضور و غیاب
    • برای تعریف نوبت كاری ابتدا كلید اضافه را زده و سپس نام نوبت كاری را وارد نموده كلید ذخیره را می‌زنیم. درصورت تغییر در نام نوبت كاری و یا اصلاح آن ازكلید ویرایش و درصورت انصراف از تعریف نوبت كاری از كلید لغو بهره می بریم. شكل(25)
  4. تعریف محل خدمت

    یكی از روشهای دسته بندی پرسنل ، محل خدمت آنها می‌باشد. معمولا پرسنل یك محل خدمت از یك گروه كاری استفاده می‌كنند. (مثل كارگزینی و یا ... ) از محلهای خدمت تعریف شده در ورود اطلاعات پرسنلی استفاده می‌شود. امكان تعریف محل خدمت به همراه توضیحات مورد نیاز بطور نامحدود وجود دارد.

    • برای تعریف محل خدمت ابتدا كلید اضافه را زده سپس محل خدمت مورد نظر را تعریف نموده كلید ذخیره را می‌زنیم.شكل(26)
    تعریف محل خدمت در نرم افزار حضور و غیاب
  5. تعریف انواع استخدام

    برای تعریف مشخصات پرسنل نیاز به نوع استخدام هر فرد می‌باشد. همچنین می‌توان براساس نوع استخدام گزارش مورد نظر خود را تنظیم نمود. دراین گزینه امكان تعریف انواع استخدام وجود دارد.

    • برای تعریف نوع استخدام ابتدا كلید اضافه را زده سپس محل خدمت مورد نظر را تعریف نموده كلید ذخیره را می‌زنیم.شكل(27)
    تعریف نوع استخدام در نرم افزار حضور و غیاب
  6. تعریف روزهای تعطیل

    امكان تعریف نام برای تعطیلات مختلف با اختصاص رنگهای متفاوت وجود دارد. (تعطیلات رسمی ، تعطیلات سازمانی و...)

    • برای تعریف روزهای تعطیل ابتدا كلید اضافه را زده سپس نام تعطیلات و رنگ مورد نظر را تعریف نموده كلید ذخیره را می‌زنیم.شكل(28)
    تعریف روزهای تعطیل در نرم افزار حضور و غیاب
  7. تعریف تقویم

    در شركتها یا سازمانها گاهی ممكن است بیش از یك تقویم جهت كاركرد پرسنل استفاده نمایند. دراین گزینه امكان تعریف تقویم‌های مختلف با تعطیلات متفاوت و با رنگهای تعریف شده (درتعریف روزهای تعطیل) وجود دارد. (برای مثال ممكن است درشركتی روزهای یكشنبه تعطیل باشد) شكل(29)

    تعریف تقویم در نرم افزار حضور و غیاب
    • كلید اضافه را زده و نام تعطیلات را وارد می نماییم .
    • سال مورد نظر را انتخاب می نماییم
    • می‌توان با انتخاب هر تاریخ توسط كلیك ماوس آن را تعطیل تعریف نمود. همچنین می‌توان جهت تعریف راحت تر روزهای خاص هفته درهمه سال از گزینه های تعطیل كردن روزهای ... استفاده نمود.
    • جهت ذخیره این تعریف كلید ذخیره را می‌زنیم.
  8. تعریف مرخصی / ماموریت
    1. مرخصیها: مرخصی به معنای ترك محل كار در زمان كاری شركت با اجازه شركت می‌باشد. بنا به استفاده مختلف شركتها ، امكان تعریف انواع مرخصی در این سیستم وجود دارد. همچنین امكان تعریف مرخصی ساعتی از جنس مرخصی روزانه وجود دارد. جهت تعریف مرخصی و یا ماموریت جدید ، كلید اضافه را زده و پس از تعریف ماموریت و یا مرخصی ، كلید ذخیره را می‌زنیم.

      تعریف مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب
      1. نام مرخصی: نام مرخصی مورد نظر را وارد می نماییم.
      2. آیا این مرخصی كاركرد محسوب می‌شود: كاركرد پرسنل عبارت از مجموع روزهای حضور و مرخصی های مشخص شده در این گزینه و روزهای تعطیل می‌باشد. غیبت و بعضی از مرخصی ها جزء حضور و یا كاركرد محسوب نمی شوند مانند مرخصی بدون حقوق. در اینجا امكان انتخاب مرخصی هایی كه از نظر شما كاركرد محسوب می شوند وجود دارد.
      3. فعال: گاهی نیاز می‌شود مرخصی تعریف شده در مدتی فعال شده و در زمانی دیگر غیر فعال شود و دیگر كاربردی ندارد مانند مرخصی زایمان ، مرخصی آموزشی ، فوت بستگان درجه یك و ... با فعال بودن هر نوع مرخصی ، می‌توان در سیستم از آن استفاده نمود (در صدور مرخصی مربوطه و گزارشات) و با غیرفعال شدن آن دیگر نمی‌توان از مرخصی فوق استفاده نمود.
      4. مرخصی در روز تعطیل درنظر گرفته شود: اگر مرخصی ثبت شده در روز تعطیل قرار گیرد با انتخاب این گزینه مرخصی محاسبه خواهد شد و در غیر اینصورت مرخصی درنظر گرفته نمی‌شود.
      5. معادل مرخصی در دستگاه كارتزنی: دردستگاه حضور و غیاب مدل PX چهار نوع مرخصی ساعتی و در دستگاه حضور و غیاب مدل Timax هشت نوع مرخصی ساعتی قابل تعریف می‌باشد. در این گزینه امكان اختصاص هر نوع مرخصی ساعتی به نوع روزانه وجود دارد.
    2. ماموریتها: ماموریت به معنای انجام فعالیت برای شركت در محلی غیر از محیط شركت می‌باشد. بنا به استفاده مختلف شركتها ، امكان تعریف انواع ماموریتها ی روزانه و ساعتی دراین سیستم وجود دارد. همچنین امكان تعریف ماموریت ساعتی از جنس ماموریت روزانه وجود دارد.

      تعریف ماموریت در نرم افزار حضور و غیاب
      1. نام ماموریت: نام ماموریت مورد نظر را وارد می‌نماییم.
      2. معادل ماموریت در ساعت: دردستگاه حضور و غیاب مدل PX چهار نوع ماموریت ساعتی و در دستگاه حضور و غیاب مدل Timax هشت نوع ماموریت ساعتی قابل تعریف می‌باشد. در این گزینه امكان اختصاص هر نوع ماموریت ساعتی به نوع روزانه وجود دارد.
  9. چارت سازمانی

    درهمه شركتها و موسسات و ادارات بخشها و زیر بخشهای مختلفی وجود دارد. هر بخش ممكن است زیر نظر بخش دیگری باشد. به این نوع تقسیم بندی چارت سازمانی گفته می‌شود. برای درك بهتر مثال ساده‌ای از یك شركت می‌زنیم. در فلوچارت زیر تعدادی از بخشهای یك شركت به عنوان مثال نمایش داده شده است .

    چارت سازمانی نرم افزار حضور و غیاب نمودار سازمانی نرم افزار حضور و غیاب

    در چارت سازمانی هر مدیر می‌تواند در قسمت دسترسی خود فعالیت نماید مثلا گزارشهای زیر بخشهای خود را مشاهده نماید و مدیر زیر دست وی امكان مشاهده گزارشهای پرسنل بخشهای دیگر را ندارد. مثلا بخش امور مالی گزارشهای پرسنل حسابداری را مشاهده نموده ولی نمی‌تواند گزارشهای بخش آموزش را مشاهده نماید.

    همانطور كه در بالا بیان شد هر سازمان دارای بخشها و زیربخشهای مختلف می‌باشد. هربخش اصلی را ریشه و زیربخش هركدام را فرزند می نامیم. برای تعریف چارت سازمانی ابتدا ریشه (مدیریت) وسپس فرزندها(زیربخشها) را تعریف می‌كنیم.

    برای ایجاد سطوح دسترسی ازگزینه مدیریت كاربران ، سطوح دسترسی و كاربران را تعریف می‌نماییم. و به هربخش تعریف شده درچارت سازمانی كاربری را اختصاص می‌دهیم. همچنین برای مشخص نمودن دسترسی هر كاربر به اطلاعات پرسنل باید پرسنل مورد نظر رابه این كاربر اختصاص داد. (یعنی این كاربر به اطلاعات كدامیك از پرسنل دسترسی خواهند داشت.)

    برای توضیح بیشتر فرض می‌كنیم مسئول واحد خدمات پس از فروش فقط نیازبه گزارش گیری از پرسنل خود دارد و به قسمتهای دیگر نرم افزار كاری ندارد و گزارش گیری از پرسنل خارج از این بخش مقدور نمی‌باشد. برای تعریف چارت سازمانی این فرد عملیات زیر راانجام می‌دهیم:

    1. ازمدیریت كاربران سطح دسترسی گزارش گیری را انتخاب نموده به آن نام مشخصی می‌دهیم (مثلا گزارش).
    2. از مدیریت كاربران ، كاربر مورد نظر را تعریف كرده به آن سطح دسترسی گزارش را اختصاص می‌دهیم.
    3. درچارت سازمانی جایگاه این شخص را مشخص نموده (چارت سازمانی را تعریف می‌كنیم) و كاربر تعریف شده از قبل در مدیریت كاربران را به آن اختصاص داده و پرسنل قابل دسترس را نیز مشخص می نماییم.
    4. فعال سازی چارت سازمانی: سازمانها ویا شركتها دارای واحدها وبخشهای مختلف می‌باشند (مانند اموراداری) و هر واحد خود ممكن است دارای چند بخش باشد. با فعال نمودن این گزینه امكان استفاده ازاین طبقه بندی وجو خواهد داشت. چارت سازمانی در تفكیك گزارشها بصورتیكه هر مسئول بتواند فقط پرسنل زیر گروه خود را مشاهده نماید مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اطلاعات پرسنلی
  1. ورود اطلاعات پرسنلی

    اطلاعات پرسنلی نرم افزار حضور و غیاب
    1. اطلاعات پایه پرسنل:

      1. اطلاعات پرسنلی:دراین گزینه امكان ورود اطلاعات اصلی پرسنل وجود دارد. ورود اطلاعات برخی از این پارامترها اجباری است مثل (شماره كارت ، نوع استخدام ، نوع كارتزنی ، گروه كاری ، تاریخ شروع به كار ، تاریخ خاتمه كار و محل خدمت ) و بعضی دیگر اجباری نیستند. فقط شماره كارت پس از ذخیره قابل ویرایش نیست و بقیه پارامترها را می‌توان در صورت نیاز ویرایش نمود. تعدادی از این پارامترها جهت راحتی در تعاریف جهت اختصاص به دیگر پرسنل قابل تعمیم می‌باشند. با انتخاب گزینه تعمیم پنجره فیلتر با انتخاب های نام، نام خانوادگی، شماره پرسنلی ، شماره كارت ، تاریخ استخدام ، محل خدمت و گروه كاری باشرایط مختلف مساوی ، كوچكتر ، بزرگتر و ... در اختیار ما قرار می‌گیرد. برای حذف پرسنل كافی است از لیست فرد را انتخاب نموده كلید حذف و سپس ذخیره را بزنیم.

        اطلاعات پایه پرسنل نرم افزار حضور و غیاب
        1. شماره كارت: تعداد ارقام شماره كارت را در گزینه تنظیمات اولیه (1-1-1) تعریف نموده ایم . شماره كارت در سیستم منحصر به فرد می‌باشد. شماره كارت قبل از ذخیره قابل ویرایش بوده و پس از آن دیگر ویرایش نمی‌شود.
        2. نام و نام خانوادگی: ورود نام و نام خانوادگی
        3. شماره پرسنلی: تعداد كاراكترهای شماره پرسنلی نیزمانند شماره كارت در گزینه تنظیمات اولیه (1-1-2) تعیین شده است. شماره پرسنلی با ویرایش قابل تغییر است.
        4. نوع استخدام: انتخاب نوع استخدام نوعی دسته بندی بر روی پرسنل می‌باشد. انواع استخدام را در گزینه تنظیمات می‌توان تعریف نمود.
        5. نوع كارتزنی:نوع كارتزنی نحوه محاسبه و رفت و آمد هر شخص را مشخص می‌نماید. در اینجا سه نوع كارتزنی داریم.

          1. شماره كارت: تعداد ارقام شماره كارت را در گزینه تنظیمات اولیه (1-1-1) تعریف نموده ایم . شماره كارت در سیستم منحصر به فرد می‌باشد. شماره كارت قبل از ذخیره قابل ویرایش بوده و پس از آن دیگر ویرایش نمی‌شود.
          2. نام و نام خانوادگی: : ورود نام و نام خانوادگی
          3. شماره پرسنلی: تعداد كاراكترهای شماره پرسنلی نیزمانند شماره كارت در گزینه تنظیمات اولیه (1-1-2) تعیین شده است. شماره پرسنلی با ویرایش قابل تغییر است.
          4. نوع استخدام: انتخاب نوع استخدام نوعی دسته بندی بر روی پرسنل می‌باشد. انواع استخدام را در گزینه تنظیمات می‌توان تعریف نمود.
          5. نوع كارتزنی: نوع كارتزنی نحوه محاسبه و رفت و آمد هر شخص را مشخص می‌نماید. در اینجا سه نوع كارتزنی داریم.

            • عادی: در كارتزنی عادی محاسبات براساس شیفت ها انجام شده و اولین كارت ورود و كارت دوم خروج در نظر گرفته می‌شود و تعدا كارتها باید زوج باشد.
            • ساعتی: كاركرد ساعتی به معنای كاركرد برحسب ساعت می‌باشد. وپرسنل این گروه به ازاء هرساعت كاركرد حقوق دریافت خواهند كرد. كارتزنی در این حالت مانند كارتزنی عادی می‌باشد و محاسبات طبق ساعت كاركرد فرد انجام می‌پذیرد. درصورت تعریف مقدارحضورموظفی درطول یك روز و یا در طول دوره ، در گزینه پارامترهای گروه كاری (1-8-2-9-5) ، كاركرد بیش از سقف می‌تواند اضافه كار محسوب گردد. درمحاسبات كاركرد ساعتی به شروع نوبت و پایان نوبت تعریف شده درشیفت توجه نمی‌شود ولی باید تردد بین شروع و محدوده كارتزنی صورت پذیرد.
            • نامحدود: گاهی كاركرد پرسنل از محدوده شیفت عبور می‌نماید به این نوع تردد نامحدود گفته می‌شود. این نوع كارتزنی با كارتزنی عادی تفاوت دارد حتما باید ابتدا كلید ورود ( كارت ورود) را زده سپس كارت خود را ثبت نماییم و همچنین هنگام خروج ابتدا كلید خروج را زده سپس كارت خود را می‌زنیم. در این نوع كارتزنی اگر خروج شخص از محدوده كارتزنی شیفت عبور كند بطور خودكار برای این شماره كارت قبل از اتمام محدوده كارتزنی آن روز یك خروج و بعد ازشروع كارتزنی روز بعد یك ورود ثبت می‌نماید كه در گزارش قابل مشاهده است. لازم به ذكر است اگر تردد بدون زدن كلید ورود و خروج صورت پذیرد سیستم خطا نمایش خواهد داد.
          6. گروه كاری : هر فرد باید طبق الگوی تعریف شده تردد نماید. این الگو را توسط گروه كاری به پرسنل اختصاص می‌دهیم. بنابر این در انتخاب گروه كاری پرسنل دقت نمایید.
          7. تاریخ شروع بكار: برای هر فرد می‌توان تاریخ شروع بكار تعریف كرد . اگر برای یك شماره كارت ، در سیستم كارتزنی صورت گرفته باشد ( كارت قبلا برای فرد دیگری بوده و از سیستم حذف شده باشد) برای اینكه از تاریخ مورد نظر ما به قبل هیچ محاسبه ای انجام نگیرد تاریخ شروع به كار را وارد می نماییم. ورود این گزینه اجباری است و نباید از تاریخ خاتمه كار بزرگتر باشد.
          8. تاریخ خاتمه كار: تاریخ انتهای كاركرد هر فرد در شركت را مشخص می نماییم تا از آن تاریخ به بعد هیچگونه محاسبه ای صورت نگیرد. ورود این تاریخ اجباری است و نباید ازتاریخ شروع بكار كوچكتر باشد.
          9. محل خدمت: پست سازمانی هر فرد محل خدمت او رامشخص می‌نماید مثلا كارگزینی ، تولید ، امور مالی و ... . در فیلتر جهت گزارشگیری از محل خدمت خاص می‌توان از این گزینه استفاده نمود. ورود این گزینه نیز اجباری است.
      2. مجوزهای پرسنلی: برای هر فرد می‌توان مجوز اضافه كاری های مختلف و یا كار در روز تعطیل و پنجشنبه و جمعه صادر نمود و یا مانع آن شد. این پارامترها نیز قابل تعمیم می‌باشند.

        1. مجوزاضافه كاری اول وقت: : با انتخاب این گزینه اجازه همیشگی اضافه كاراول وقت به این فرد داده می‌شود.
        2. مجوزاضافه كاری آخر وقت:با انتخاب این گزینه اجازه همیشگی اضافه كارآخر وقت به این فرد داده می‌شود.
        3. مجوز اضافه كارمیان روز:با انتخاب این گزینه اجازه همیشگی اضافه كارمیان روز به این فرد داده می‌شود.
        4. مجوز كار در تعطیلات: با انتخاب این گزینه اجازه كار در تعطیلات به این فرد داده می‌شود.
        5. مجوز كاردر روزهای جمعه : با انتخاب این گزینه اجازه كار در روزهای جمعه به این فرد داده می‌شود.
        6. مجوز كار در روزهای پنجشنبه: با انتخاب این گزینه اجازه كار در روز پنجشنبه به این فرد داده می‌شود.
    2. جزئیات:در این قسمت اطلاعات تكمیلی هر فرد كه شامل پارامترهای زیر می‌باشد را می‌توان وارد نمود. ورود این اطلاعات اختیاری است.

      نام پدر، شماره شناسنامه ، محل تولد ، محل صدور ، جنسیت ، میزان تحصیلات ، رشته تحصیلی ، محل تحصیل ، وضعیت تاهل ، تعداد فرزندان ، سمت ، تاریخ تولد ، شماره تماس ، آدرس ، كد ملی و كد پستی

    3. سقف مرخصیهای پرسنل : سقف مرخصی به معنای حداكثر مرخصی قابل استفاده هر نفر می‌باشد. برای هر نوع مرخصی تعریف شده در سیستم می‌توان سقف تعیین نمود. دو نوع سقف برای مرخصی ماهیانه و سالیانه قابل تعریف است . لازم به ذكراست تمام پارامترهای این بخش بر حسب ساعت و دقیقه می‌باشند. تمام گزینه های این بخش قابل تعمیم به دیگران می‌باشند. در انتهای پنجره گزینه تعمیم همه جهت تعمیم تمام گزینه های تنظیم شده به دیگران در اختیار ما می‌باشد.

      سقف مرخصی های پرسنل نرم افزار حضور و غیاب
      1. مرخصی: در این گزینه نوع مرخصی را جهت تعیین سقف و تنظیمات این قسمت انتخاب می‌نماییم.
      2. سقف مرخصی قابل استفاده درماه: برای استفاده از مرخصی در ماه می‌توان سقف تعیین نمود. این سقف در صورت تعریف سقف مرخصی سالیانه قابل تعریف می‌باشد. اگر سقف مرخصی تعریف شده از سقف سالیانه بیشتر باشد علامت خطا كنار گزینه های قابل تنظیم ظاهر می‌شود.
      3. سقف انتقال مرخصی ماهیانه: اگر از مرخصی استفاده نشود می‌توان آن را و یا مقداری از آن را به ماه بعد منتقل نمود. در این گزینه مقدار مرخصی قابل انتقال را تعریف می كنیم.
      4. مقدار مرخصی انتقال یافته از سال قبل: گاهی پرسنل از مرخصی سالیانه بطور كامل استفاده نمی‌كنند و شركت اجازه انتقال مرخصی سال گذشته را به سال جاری می‌دهد. برای تعیین مقدار قابل انتقال مرخصی از سال گذشته به سال جاری از این گزینه استفاده می‌شود. مقدار برحسب ساعت ودقیقه می‌باشد.
      5. سقف مرخصی سالیانه: سقف مرخصی سالیانه مقدار مرخصی قابل استفاده هر شخص در یك سال می‌باشد. در ورود سقف مرخصی دقت نمایید اگر از میان سال از نرم افزار استفاده می نمایید مقدار باقیمانده مرخصی تا انتهای سال را وارد نمایید.
      6. سقف انتقال مرخصی سالیانه: در صورت عدم استفاده كامل مرخصی سالیانه ، به میزان تعیین شده در این گزینه می‌توان مرخصی باقیمانده را به سال بعد انتقال داد.
      7. آیا قابل باز خریداست؟ در مورد مرخصی های استفاده نشده از سال قبل چند تصمیم می‌توان اتخاذ نمود . در این گزینه اجازه باز خرید مرخصی داده می‌شود. پس از تایید بازخرید مرخصی ها از سیستم حذف خواهد شد برای این كار از گزینه بازخرید مرخصی ها (2-5) می‌توان مرخصی های باز خرید شده را صفر نمود.
      8. اجازه مرخصی بیشتر از سقف ماهیانه دارد؟ می‌توان به هر شخص اجازه استفاده بالاتر از سقف تعیین شده مرخصی را داد. اگر اجازه استفاده بالاتر از سقف داده نشود در گزارش باقیمانده مرخصی بصورت منفی ظاهر خواهد شد.
      9. باقیمانده مرخصی سالیانه دارد؟ با انتخاب این گزینه ، مقدار مرخصی مصرف نشده محاسبه می‌شود و پس از انتخاب این گزینه مرخصی های مصرف نشده قابل انتقال به سال بعد و یا باز خرید می‌باشند.
      10. قابل انتقال است؟ انتخاب این گزینه اجازه انتقال مرخصی مصرف نشده را به سال بعد می دهد.
  2. صدور مرخصی / ماموریت: برای صدور مرخصی و یا ماموریت ساعتی ویا روزانه از این گزینه استفاده می‌شود. برای این منظور ابتدا فرد مورد نظر را باید انتخاب نمود بنابراین كلید انتخاب پرسنل را می‌زنیم . برای راحتی كار شما با ورود به این قسمت بطور خودكار پنجره جستجوی پرسنل گشوده می‌گردد كه می‌توانید پرسنل مورد نظرتان را انتخاب كنید. جهت صدور ابتدا كلید اضافه مربوط به روزانه و یا ساعتی را زده سپس اطلاعات را وارد نموده سپس كلید ذخیره را می‌زنیم. در زیر گزینه های این بخش شرح داده می‌شود.

    جستجو پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب جامع
    1. انتخاب پرسنل: با كلیك روی این گزینه فیلتر جستجوی پرسنل گشوده می‌شود دراین فیلتر گزینه های مختلف مربوط به اطلاعات پرسنلی با انتخابهای برابر، نابرابر ، بزرگتر از ، كوچكتر از ، بزرگتر یا مساوی ، كوچكتر یا مساوی ، از تاریخ و تا تاریخ دراختیار ما می‌باشد. برای مشاهده همه پرسنل ، هیچ شرط یا فیلتری نمی‌گذاریم.
    2. نمایش سقف: این گزینه سقف مرخصی های تعریف شده و مصرف مرخصیها و باقی مانده آنها را تا زمان گزارش گیری نمایش می‌دهد.
    3. مرخصی / ماموریت : انتخاب مرخصی و یا ماموریت .
    4. نوع مرخصی / ماموریت: نوع مرخصی مثل استحقاقی و یا استعلاجی و یا... و ماموریت را انتخاب می نماییم.
    5. روزانه/ ساعتی: این گزینه مرخصی ویا ماموریت روزانه و یا ساعتی را نمایش می دهد.
    6. از تاریخ : تاریخ ثبت مرخصی و یا ماموریت را وارد می نماییم. در صدور مرخصی و یا ماموریت روزانه از تاریخ تا تاریخ را خواهیم داشت و در ساعتی فقط تاریخ صدور را داریم.
    7. از ساعت تا ساعت : زمان مصرف مرخصی و یا ماموریت را درج می كنیم.
    صدور مرخصی روزانه
  3. صدور مجوز اضافه کاریاجازه اضافه كار در دو گزینه از برنامه قابل تعریف است . اول دراطلاعات پرسنلی اجازه اضافه كاری برای هر شخص بطور كلی صادر می‌شود (یعنی این شخص كلا ً اجازه اضافه كار دارد یاخیر) و دوم در این گزینه است . در اینجا صدور مجوز اضافه كار برای زمانهای خاص می‌باشد. یعنی در تاریخ و یا تاریخهای خاص به میزان تعیین شده مجوز اضافه كار تعیین می‌شود.

    با ورود به این قسمت ابتدا پنجره انتخاب پرسنل گشوده می‌شود كه می‌توان فرد یا افراد مورد نظر را انتخاب نمود. برای صدور مجوز ابتدا كلید اضافه را زده سپس تعاریف را انجام می‌دهیم . در پایان كلید ذخیره را می‌زنیم . پیغام اختصاص این مجوز برای همه پرسنل روی صفحه ظاهر می‌شود اگر تایید كنیم این مجوز به همه پرسنل انتخاب شده در لیست اختصاص خواهد یافت. در صورتیكه مجوزی را ویرایش و ذخیره نماییم بازهم پیغام اختصاص مجوز به همه پرسنل ظاهر خواهد شد. با تایید این گزینه تغییرات بوجود آمده برای پرسنل لیست اخیر كه دارای این مجوز بوده اند انجام می‌گیرد.

    صدور مجوز اضافه کاری نرم افزار حضور و غیاب پالیزافزار
    1. از تاریخ تا تاریخ : تعریف محدوده تاریخ مورد نظر جهت صدور مجوز اضافه كار
    2. مقدار اضافه كاری: برای دوره تعیین شده می‌توان مقدارمجاز اضافه كار را تعیین نمود. مثلا در محدوده تاریخی تعیین شده ، شخص به اندازه 12ساعت مجاز به اضافه كارمی‌باشد. با تعیین این مقدار اضافه كار بیش از این میزان پذیرفته نیست و در گزارش نمی آید.
    3. حداكثر اضافه كاری درهر روز: مجوز حداكثر اضافه كار در هر روز را مشخص می نماییم.
    4. حداقل اضافه كاری درهر روز: مجوز حداقل اضافه كار در هر روز را مشخص می نماییم.
    5. نوع اضافه كاری: برای هر نوع اضافه كار می‌توان مجوز صادر نمود بنابراین نوع آن را انتخاب می‌نماییم. اضافه كار اول وقت ، وسط وقت ، آخر وقت تعیین شده اند. باید توجه داشت با دادن مجوز اضافه كار در قسمت اطلاعات پرسنلی صدور مجوزدر این قسمت بی تاثیر خواهد بود.
    6. انتخاب پرسنل: برای انتخاب یك یا چند نفر از پرسنل جهت صدور مجوز از این گزینه استفاده می‌شود. دراینجا بر اساس اطلاعات پرسنلی فرد شامل نام خانوادگی ، شماره كارت ، شماره پرسنلی ، گروه كاری ، محل خدمت و نوع كارتزنی با فیلترهای برابر ، نا برابر، بزرگتر از، كوچكتر از ، بزرگتر یا مساوی ، كوچكتر یا مساوی و مهم نیست در اختیار ما می‌باشد. كلمه مهم نیست فیلتر را غیر فعال می‌نماید و در صورت عدم انتخاب گزینه ها با زدن كلید جستجو تمام پرسنل را در لیست نمایش می دهد.
  4. انتقال مرخصی ها: با انتخاب این گزینه باقی مانده مرخصی به مقدار مرحصی سال بعد انتقال می یابد و این باقی مانده صفر می‌شود. این انتقال در سقف مرخصی سال بعد قابل مشاهده خواهد بود.

    انتقال مرخصی در نرم افزار جامع حضور و غیاب
  5. بازخرید مرخصی ها: با انتخاب این گزینه باقی مانده مرخصی صفر خواهد شد.

  6. حذف اطلاعات زائد: اطلاعات ذخیره شده در سیستم شامل پارامترهای مختلف می‌باشد. امكان حذف هركدام از این پارامترها بصورت جداگانه قابل انجام می‌باشد. ابتدا فرد یا افراد مورد نظر و نوع اطلاعات را انتخاب كرده سپس بازه تاریخ را تعیین نموده كلید اعمال را می‌زنیم.

    حذف اطلاعات زائد پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب جامع
    • اطلاعات محاسبه شده: اطلاعات پردازش شده و یا محاسبه شده شامل كل اطلاعات قابل گزارشگیری سیستم می‌باشد. در صورت نیاز امكان حذف این اطلاعات می‌باشد. لازم به ذكر است با حذف این اطلاعات اصل اطلاعات شامل اطلاعات خام دریافتی از دستگاه كارتزنی كه محاسبه نشده است حذف نمی‌گردد.
    • ترددهای پرسنل: تردد پرسنل شامل تمام ترددهای ورود ، خروج ، مرخصی نوع اول و یا ... می‌باشد با انتخاب این گزینه و تعیین نوع تردد می‌توان اطلاعات را حذف نمود.
    • مرخصیهای پرسنل: ثبت مرخصی ساعتی از دو طریق دستگاه كارتزنی و نرم افزار امكان پذیراست. و انتخاب این گزینه شامل كل مرخصیهای ثبت شده ساعتی توسط دستگاه كارتزنی می‌باشد. با انتخاب نوع مرخصی می‌توان اطلاعات آن را حذف نمود.
    • ماموریتهای پرسنل: این گزینه هم مانند مرخصیهای پرسنل عمل می‌كند.
    • اطلاعات تصویبی: دراطلاعات پایه امكان تعریف مقادیر تصویبی كه شامل پارامترهای متن ، عددی و تاریخ می‌باشد وجود دارد این مقادیر از طریق مدیریت تصمیم گیری شده و می‌تواند در گزارشها نیز بیاید. (مثل اضافه كار تصویبی). با انتخاب این گزینه می‌توان اطلاعات تصویبی را حذف نمود.
    • ترددهای اصلاح شده: در گزینه تصحیح اطلاعات روزانه امكان اصلاح تردد و یا تغییرنوع كارتزنی وجود دارد . این اطلاعات از دستگاه كارتزنی دریافت نشده است بلكه به صورت دستی ایجاد گردیده است. در این گزینه با انتخاب نوع تردد اطلاعات اصلاح شده حذف خواهد شد.
    • مرخصیهای اصلاح شده : در گزینه تصحیح ایاب و ذهاب امكان اصلاح مرخصیها نیز وجود دارد. دراینجا امكان حذف مرخصیهای اصلاح شده با انتخاب نوع آن وجود دارد.
    • ماموریتهای اصلاح شده : این گزینه نیز مانند مرخصیهای اصلاح شده عمل می‌شود.
    • بازیابی پرسنل حذف شده : ابتدا از گزینه انتخاب پرسنل فرد یا افراد مورد نظر را لیست نموده سپس با زدن كلید اعمال اطلاعات فرد حذف شده از لیست پرسنل به سیستم باز خواهد گشت.
    • حذف دائمی اطلاعات پرسنل: اگر نیاز باشد پرسنل حذف شده را بصورت دائمی از سیستم حذف نماییم از این گزینه استفاده می‌شود. باحذف دائم پرسنل حذف شده دیگرامكان بازیابی اطلاعات آن پرسنل وجود ندارد و بعد از آن می‌توان پرسنل دیگری با همان شماره كارت در سیستم وارد نمود.
    • حذف همه اطلاعات پرسنل: با استفاده از این گزینه می توان همه اطلاعات تردد ثبت شده شامل تردد ، مرخصی ، ماموریت و... را برای تعداد و یا تمامی پرسنل حذف نمود.
تغییرات موقت

اگر درشیفت یا گروه تعریف شده ، تغییرغیر دائمی پیش بیاید ازدو گزینه تغییر موقت شیفت و یا تغییر موقت گروه كاری استفاده می كنیم. با یك مثال تغییرموقت را بیشتر توضیح می‌دهیم. فردی در شیفت اداری از ساعت 8 الی 16 مشغول به كار است دردوره خاصی ازتاریخ (ماه مبارك رمضان) ساعت كار این شخص یك ساعت كاهش می‌یابد و خروج را ساعت 15 در نظر می‌گیرند برای این منظور شیفت دیگری با شرایط جدید تعریف می‌نماییم و برای این دوره تغییر موقت شیفت با شیفت جدید اختصاص می‌دهیم.

فرض می‌كنیم محل خدمت این فرد برای مدت كوتاهی از اداری به تولید منتقل می‌شود و ساعت كاری بخش تولید به گونه‌ای دیگر است. بنابراین گروه كاری این شخص درمدت در نظر گرفته شده از اداری به تولید تغییر می‌یابد.

تغییر موقت شیفت نرم افزار حضور و غیاب جامع

  1. تغییر موقت شیفت : گاهی نیاز است شیفت اختصاص داده شده پرسنل در بعضی از روزها تغییر نماید. برای این منظور ازتغییر موقت شیفت استفاده می‌شود. ابتدا از گزینه انتخاب پرسنل ، گروه كاری و تاریخ مورد نظر را انتخاب نموده ، كلید ویرایش را می‌زنیم. سلول ، سطر ویا ستون مورد نظر را انتخاب كرده شیفت جایگزین را انتخاب نموده كلید ذخیره را می‌زنیم. برای حذف تغییر موقت شیفت تعریف شده ابتدا كلید حذف را زده سلول ، سطر و یا ستون روزها را انتخاب می‌نماییم سپس كلید ذخیره را می‌زنیم.

    تغییر موقت گروه کاری نرم افزار حضور و غیاب
    • نحوه انتخاب: انتخاب روز تغییر شیفت به سه حالت سلول ، سطر و ستون امكان پذیر است.
    • تغییر به شیفت: برای انتخاب نوع شیفت جایگزین از این گزینه استفاده می‌شود.
    • ویرایش: برای ورود به تغییر شیفت از این گزینه كمك می‌گیریم.
    • حذف: برای حذف تغییرات شیفت از این گزینه استفاده می‌شود.
    • لغو: برای صرف نظر كردن از انجام كار از این گزینه كمك گرفته می‌شود.
  2. تغییرموقت گروه كاری: گاهی نیاز می‌شود گروه كاری پرسنل شامل یك یا چند شیفت اختصاص داده شده تغییر یابد. (مثلا فردی از خدمات به بخش اداری منتقل می‌شود.) برای انجام این تغییر ابتدا باید فرد یا افراد مورد نظر انتخاب شوند. اگر تغیییرات جدید بوده و قبلا انجام نگرفته است كلید اضافه را می‌زنیم. محدوده تاریخ انجام تغییرات را وارد نموده سپس گروه جایگزین را انتخاب كرده كلید ذخیره را می‌زنیم. اگر تغییرات قبلا انجام شده و دوباره می خواهیم

    این تغییرات را تصحیح یا تغییر دهیم. كلید ویرایش را زده و كار را انجام می‌دهیم. برای حذف تغییر گروه ابتدا گروه تغییر یافته را انتخاب نموده سپس كلیدهای حذف و ذخیره را می‌زنیم.

    • از تاریخ تا تاریخ : در اینجا محدوده تاریخ جهت تغییر گروه كاری وارد می‌شود.
    • تغییر گروه كاری به : انتخاب عناوین گروه كاری جهت جایگزینی قابل انتخاب می‌باشند.
    • ویرایش: برای اصلاح تغییر گروه كاری از این گزینه كمك می‌گیریم.
    • حذف: برای حذف تغییرات گروه كاری از این گزینه استفاده می‌شود.
    • لغو: برای صرفنظر كردن از انجام كار از این گزینه كمك گرفته می‌شود.
پرونده

گزینه‌های اطلاعات دریافت شده از دستگاه ، پردازش اطلاعات ، تصحیح اطلاعات روزانه ، تعدیل و گرد كردن مقادیرو مقادیر تصویبی در این بخش گنجانده شده‌اند.

ورود اطلاعات فایل خام ساعت نرم افزار حضور و غیاب جامع

  1. ورود اطلاعات فایل خام ساعت : برای انتقال اطلاعات تردد دریافت شده پرسنل از دستگاه كارتزنی به نرم افزار از این گزینه كمك می‌گیریم. همچنین امكان انتقال اطلاعات دریافت شده از سیستم های حضور و غیاب غیر از پالیزافزار وجود دارد. هر سیستم حضور و غیاب دارای تنظیمات خاص خود می‌باشد . در اینجا امكان تنظیمات مختلف جهت ورودی از هر سیستم وجود دارد.

    • انتخاب فایل: سیستم به صورت پیش فرض آماده فراخوانی فایل اطلاعات تردد دریافت شده از دستگاه كارتزنی پالیز می‌باشد. این اطلاعات به صورت یك فایل TXT است كه توسط برنامه‌های ارتباطی از دستگاههای پالیز دریافت می‌شوند. با كلیك روی این گزینه پنجره فراخوانی گشوده ‌شده ، می‌توان فایل را باز نمود. پس از فراخوانی ، نام و آدرس فایل ، مقابل مسیر فایل ورود/خروج درج خواهد شد. اگر از فایل غیر از پالیز افزار استفاده می‌كنید باید ابتدا فایل تنظیم شده را كه به نام شركت ثبت كرده اید انتخاب نموده سپس گزینه انتخاب فایل را كلیك نمایید.
    • واردكردن داده: برای انتقال اطلاعات تردد فایل انتخاب شده به نرم افزار از این گزینه استفاده می‌شود.
    • پردازش اطلاعات وارد شده: اگر این گزینه انتخاب شده باشد با كلیك روی گزینه وارد كردن داده پس از انتقال اطلاعات پنجره پردازش اطلاعات گشوده می‌شود. و با تنظیم تاریخ فرمان اعمال محاسبه انجام خواهد شد.
    • فعال كردن تنظیمات : با این گزینه می‌توان تنظیمات مربوط به فایهای غیر از پالیز افزار را انجام داد. برای اینكه بتوانیم اطلاعات خام TXT دستگاههای حضور و غیاب شركتهای دیگر را جهت پردازش اطلاعات استفاده نماییم ، باید تنظیمات مربوط به فایل خام دریافت شده را انجام دهیم تا سیستم اطلاعات (ورود و خروج و تاریخ و ...) بطور صحیح از این فایل TXT برداشت نماید. این تنظیمات شامل طول پارامترها ، مكان پارامترها ، نوع و قالب یا مدل تاریخ می‌باشد.
    • اطلاعات با جداكننده مجزا شده‌اند: در صورتی كه متن داخل فایل TXT توسط كاراكترخاصی از هم مجزا شده باشند برای اجازه تعریف كاراكتر مجزا كننده از این گزینه استفاده می‌گردد.
    • Timax USB: جهت انتقال اطلاعات از فایل TXT دریافت شده توسط فلش مموری از دستگاه تایمكس مورد استفاده قرار می‌گیرد.
    • Unis USB: جهت انتقال اطلاعات از فایل TXT دریافت شده از دستگاه Virdi مورد استفاده قرار می‌گیرد.
    پردازش اطلاعات نرم افزار حضور و غیاب جامع
  2. پردازش اطلاعات: برای انجام محاسبات برنامه ازاین گزینه استفاده می‌شود. با انتخاب این گزینه پنجره پردازش اطلاعات شامل انتخاب مشخصات پرسنل به همراه محدوده تاریخ پردازش و انتخاب گرد كردن و تعدیل مقادیر را در اختیار خواهیم داشت.

    تصحیح اطلاعات پرسنل نرم افزار حضور و غیاب جامع
    • فیلترمشخصات: شامل پارامترهای نام خانوادگی ، شماره كارت ، نوع كارتزنی ، تاریخ استخدام ، شماره پرسنلی ، گروه كاری محل خدمت و نوع استخدام می‌باشد.
    • محدوده تاریخ: برای انجام محاسبات درمحدوده مورد نظر تاریخ ابتدا و انتهای آن را وارد می‌كنیم.
    • گرد كردن اطلاعات پردازش شده هر روز: گرد كردن اعداد دراین سیستم جهت دقیقه‌های اعداد بكار می‌رود. انتخاب گزینه گرد كردن دراینجا جهت یك روز كاری بكار می‌رود و اگر برای یك دوره نیاز به گرد كردن داشته باشیم باید درگزارش گیری این انتخاب را انجام دهیم.
    • تعدیل اطلاعات پردازش شده هر روز: تعدیل مقادیر در اینجا فقط جهت یك روز كاری صورت می‌گیرد و در صورت نیاز به تعدیل در طول دوره گزارش باید از طریق گزارش گیری این كار صورت گیرد.
  3. تصحیح اطلاعات روزانه : در این قسمت امكان مشاهده و تغییرات در ترددها (اصلی ، خام ، ویرایش شده ،حذف شده و یا اضافه شده) با قید ساعت و تاریخ تغییر، امكان صدور مرخصی و ماموریت ساعتی و روزانه و امكان مشاهده اطلاعات شیفت و گروه كاری برای هر روز هر شخص وجود دارد.

    اطلاعات پرسنل نرم افزار حضور و غیاب جامع
    1. اطلاعات پرسنل : دراین پنجره لیست تاریخ ،روز، وضعیت ، شیفت ، اولین و آخرین كارتزنی در طول شیفت ،تعداد تردد ، حضور ، تاخیر ، تعجیل ، كل كسر كار، كل اضافه كار، شبكاری ، تعطیل كاری ، اضافه كارتعطیل ، مرخصی ساعتی و ماموریت ساعتی درطول دوره انتخاب شده قابل مشاهده است. این پنجره فقط محیط مشاهده است و از اینجا تغییرات اعمال نمی‌شود. دراین پنجره نام فرد انتخاب شده دربالای لیست قابل مشاهده است. با انتخاب تاریخ مورد نظر اطلاعات مختلف مربوط به وی را در پنجره های دیگر خواهیم داشت. درصورتیكه یكی از گزینه‌های نتایج خطا دار ، ترددهای ناقص و غیبتها انتخاب شده باشد اطلاعات این پنجره اختصاص به آن خواهد یافت.

      اطلاعات پرسنل نرم افزار حضور و غیاب
    2. انتخاب نوع فعالیت در تصحیح اطلاعات روزانه: این گزینه ها عبارتند از انتخاب پرسنل ، ویرایش ترددها،مرخصی ساعتی ، ماموریت ساعتی ، صدورمجوز روزانه ، پردازش ، اطلاعات شیفت و اطلاعات گروه كاری. با استفاده از كلید های تابع می‌توان دسترسی سریعتر به گزینه های مختلف داشت. مانند:

      انتخـــاب پــرسنل ≡ F3 ، ویــرایش ترددها ≡ F4

      پــــــــــــــردازش ≡ F5 ، مرخصی پرسنل ≡ F6

      ماموریت ساعتی ≡ F7 ، حــذف ركـــورد ≡ F8

      صدورمجوز روزانه ≡ F11

      انتخاب نوع فعالیت در تصحیح اطلاعات روزانه
      1. انتخاب پرسنل: برای انتخاب یك یا تعدادی از پرسنل با امكان فیلتر كردن از این گزینه استفاده می‌شود. برای گزینه های نام خانوادگی،شماره كارت ، شماره پرسنلی ، گروه كاری ، محل خدمت و نوع كارتزنی قابلیت انتخاب بصورت فیلتر میسر می‌باشد. برای مثال لیست تردد شماره كارتهای بزرگتراز 0010 از تاریخ 01/04/1388 تا 25/04/1388 می‌توان انتخاب نمود. با این كار در لیست پرسنل انتخاب شده بعد از شماره كارت 10 قابل مشاهده خواهد بود. برای مشاهده لیست تمام پرسنل ازفیلتراستفاده ننموده و فقط كلید جستجو را می‌زنیم.

      2. ویرایش ترددها : با انتخاب این گزینه و روز مورد نظر از لیست اطلاعات پرسنل ، اطلاعات ترددها و اطلاعات خام تردد ثبت شده در دستگاه وتغییرات ایجاد شده در ترددها در دسترس ما قرار می‌گیرد.

        ویرایش تردد پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب

        درپنجره اول امكان تغییر و یا افزودن تردد به همراه نوع تردد میسرمی‌باشد. برای ثبت تردد جدید بر روی سطر پایین ترددها كلیك می‌كنیم.

        درپنجره دوم اطلاعات خام دریافت شده ازدستگاه كارتزنی قابل مشاهد است.

        درپنجره سوم تغییرات انجام شده كارتزنی و یا ترددهای ثبت شده با نمایش تاریخ تغییر قابل مشاهده است.

        پنجره چهارم صورت اطلاعات پردازش شده هر روز را نمایش می‌دهد.

      3. مرخصی ساعتی : با انتخاب این گزینه و تاریخ مورد نظر از اطلاعات پرسنل ، مرخصیهای ساعتی و تغییرات آنها قابل مشاهده و تغییر خواهد بود. مرخصی های وارد شده ازاین قسمت و یا از قسمت مرخصی ها قابل مشاهده خواهند بود. زمان مرخصی و تاریخ ورود آن وهمچنین وضعیت اطلاعات (اضافه شد ویا ویرایش‌ شد ) نیز درج می‌گردد. برای تغییر دادن اطلاعات ازقسمت بالا استفاده می كنیم. در صورت نیاز اختصاص این مرخصی دیگران از گزینه تعمیم استفاده می‌نماییم.

        مرخصی ساعتی در نرم افزار حضور و غیاب
      4. ماموریت ساعتی : با انتخاب این گزینه و روز مورد نظر از لیست اطلاعات پرسنل ، ماموریتهای ساعتی و تغییرات آنها قابل مشاهده و تغییر خواهد بود. این قسمت نیز كاملا شبیه به مرخصی ساعتی می‌باشد.

      5. صدورمجوز روزانه : با انتخاب این گزینه و روز مورد نظر از لیست اطلاعات پرسنل ، امكان ثبت مرخصی روزانه ، ماموریت روزانه ، تعطیل ، غیبت ، حذف مرخصی روزانه و حذف ماموریت روزانه وجود دارد. ابتدا روز مورد نظر را از لیست اطلاعات پرسنل انتخاب نموده سپس مجوز لازم را انتخاب می نماییم. گزینه تعمیم جهت اختصاص دادن اطلاعات وارد شده این قسمت (مثل مرخصی و ... ) درهمان تاریخ تعریف شده به افراد دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

        صدور مجوز روزانه
      6. پردازش :برای انجام محاسبات هر روز ، ابتدا روز را از لیست اطلاعات پرسنل انتخاب نموده سپس روی این گزینه كلیك می‌كنیم. برای انجام عمل گرد كردن و تعدیل مقادیر در محاسبات این گزینه‌ها را انتخاب می كنیم. توجه داشته باشید برای پردازش اطلاعات شیفتهایی كه در دو روز متوالی قرار می‌گیرند (ورود در تاریخ امروز و خروج در تاریخ فردا) مانند شیفتهای شب ، با پردازش روز اول ادامه شیفت در روز بعدی نیز درنظر گرفته می‌شود.

      7. اطلاعات شیفت : اگر لازم باشد شیفت نسبت داده شده روز انتخاب شده اخیر را مشاهده كنیم ازاین گزینه استفاده می نماییم.

      8. اطلاعات گروه كاری: برای مشاهده لیست اطلاعات گروه كاری روزانتخاب شده برای پرسنل انتخاب شده ازاین گزینه استفاده می‌شود.

    3. مشاهده تردد خاص پرسنلپرسنل را براساس نتایج خطا دار، ترددهای ناقص ، غیبتها ، تعدیل محاسبات ، گردكردن محاسبات و یا مشاهده همه ترددها می‌توان تفكیك شده مشاهده نمود. یعنی اگر گزینه ترددهای ناقص انتخاب شود در لیست پرسنل ، فقط لیست روزهای با تردد ناقص قابل مشاهده خواهد بود. برای استفاده از گزینه گردكردن و تعدیل ، باید قبل از پردازش اطلاعات این گزینه ها انتخاب شده باشند كه در غیر اینصورت محاسبات بدون آنها انجام می‌گیرد.

      مشاهده تردد خاص پرسنل
    4. پرسنلهای انتخاب شده: دراین قسمت نام و مشخصات پرسنل انتخاب شده آمده است و با انتخاب هر فرد اطلاعات مربوط به او در سایر پنجره‌ها ظاهر خواهد شد.

      پرسنل های انتخاب شده
    5. ورود و خروج پرسنل:دراین قسمت می‌توان همه تردد پرسنل را مشاهده نمود وهرنوع تغییرلازم را انجام داد. این تغییرات شامل تغییرات در ساعات تردد ، صدورماموریت و مرخصی ساعتی ویا روزانه وغیبت می‌باشد.

    6. اطلاعات خام ساعت: تردد ثبت شده دردستگاه كارتزنی در این قسمت نمایش داده می‌شود. كه اصطلاحا ً به آن اطلاعات خام می‌گوییم. اطلاعات این قسمت فقط برای مشاهده می‌باشد و در این پنجره قابل تغییر نیست.

    7. تغییرات ترددها: در اینجا امكان مشاهده تغییرات ایجاد شده دراطلاعات خام دریافت شده ازدستگاه كارتزنی ویا تردد جدید ثبت شده درقسمت ورود وخروج به همراه تاریخ تغییروجود دارد.

    8. اطلاعات پردازش شده: دراین پنجره اطلاعات پردازش شده هر فرد برای هر روز به تفكیك قابل مشاهده است.

      اطلاعات پردازش شده
  4. تعدیل و گردكردن مقادیر : گاهی نیاز است اطلاعات حضور و غیاب شامل پارامترها مختلف موجود در سیستم تعدیل شده و یا به عددی نزدیك به آن گرد شود. گردكردن و تعدیل مقادیربه دوصورت قابل مشاهده می‌باشند. اگراین دو گزینه درپردازش اطلاعات انتخاب شده باشند اثر آنها را درمحاسبات روزانه و یا شیفت مشاهده می‌كنیم. و اگراین دو گزینه درگزارش دوره‌ای انتخاب شده باشند نتیجه در سرجمع دوره‌ای گزارش قابل مشاهده خواهد بود. به عبارت دیگر درگزارش دوره‌ای عمل تعدیل و گردكردن برسرجمع محاسبات هریك پارامترها انجام می‌‌شود و درپردازش این عمل برسرجمع محاسبات صورت نمی‌گیرد بلكه درمحاسبات هرروز اعمال می‌شود.

    تعدیل و گرد کردن مقادیر در نرم افزار حضور و غیاب جامع
    1. اطلاعات گرد كردن آیتم محاسباتی انتخاب شده: گرد كردن به معنای تبدیل دقیقه‌های پارامترها به عددی دیگر می‌باشد مثلا از 01 دقیقه تا 30 دقیقه به 30 دقیقه یا ... تبدیل شود. برای تنظیم گرد كردن محاسبات ، آیتم مورد نظر را انتخاب نموده سپس ازمقدار تا مقدار و تبدیل به مقدار را تعریف می نماییم. این تغییرات را می‌توان بر روی آیتمهای محاسباتی مختلف از صفردقیقه تا 59 دقیقه تعریف كرده و تبدیل به عدد دیگری نمود.

    2. اطلاعات تعدیل آیتم محاسباتی انتخاب شده: درتعدیل مقادیرامكان تبدیل ویا تغییرمقادیرمحاسباتی به سه حالت امكان پذیر است.

      1. اضافه شود: به پارامتر انتخاب شده اگر درشرط اخیر صدق نماید می‌توان یك مقدار اضافه نمود.
      2. كسر شود: از پارامتر انتخاب شده اگر درشرط اخیر صدق نماید می‌توان یك مقدار كسر نمود.
      3. جایگزین شود: به جای پارامتر انتخاب شده اگر شرایط اخیر صدق نماید می‌توان یك مقدار جایگزین نمود. برای استفاده از تعدیل مقادیر، آیتم ازساعت ، تا ساعت ، نوع عملیات و مقدار جدید را تعیین می نماییم.
  5. مقادیر تصویبی:دراین گزینه امكان صدورگزارش غیر واقعی بصورت دوره‌ای وجود دارد. اعداد تعیین شده در مقادیر تصویبی درمحاسبات تغییری ایجاد نمی‌كند بلكه فقط در گزارشهای تصویبی ذخیره می شوند. برای استفاده ازگزارش‌های تصویبی كمك می‌گیریم.

  6. پرسنل و ماه مورد نظر را انتخاب می كنیم. و با انتخاب ویرایش ، تغییرات مورد نظر را اجرا نموده و ذخیره می‌نماییم.

    مقادیر تصویبی
گزارش

خروجی سیستم حضور و غیاب به دو صورت میسر می‌باشد .

  • گزارش: دراین سیستم دو نوع گزارش دراختیارما می‌باشد. گزارش سا‍ز پیشرفته، گزارش انتخابی

  • فایل خروجی حقوق و دستمزد: امكان طراحی و ساخت فایل خروجی Text برای هر سیستم حقوق و دستمزد با هر فرمتی میسر می‌باشد.

    گزارش نرم افزار حضور و غیاب جامع
  1. گزارش ساز پیشرفته: دراین نوع گزارش تعدادی گزارش متنوع جهت استفاده موجود می‌باشد همچنین امكان تغییر گزارش و طراحی گزارش جدید دراختیار ما می‌باشد.

    انتخاب دوره ماهیانه گزارش نرم افزار حضور و غیاب

    اگرنیاز باشد فقط از یك ماه گزارش گیری صورت پذیرد (مثلا فروردین ماه ) گزینه انتخاب دوره ماهیانه برای گزارش و ماه مورد نظر را انتخاب می‌كنیم. در این حالت با انتخاب پرسنل تاریخ شروع و پایان گزارش گیری غیر فعال خواهد بود. دراین نوع گزارش انواع گزارشهای انفرادی ، روزانه ، دوره‌ای ، تصویبی ، تغییرات ، ماموریت ومرخصی ، نوبت كاری و گزارشات مختلف دیگردراختیار ما می‌باشد.

    • درهرگزارش ابتدا پرسنل و محدوده تاریخ را انتخاب می‌نماییم.
    • هنگام اجرای هر گزارش سوال تعدیل كسر كار با اضافه كار پرسیده می‌شود. كه سرجمع اضافه كار را با كسر كار در دوره گزارش گیری تعدیل كرده و باقیمانده را نمایش می‌دهد.

      انواع گزارش در نرم افزار حضور و غیاب جامع
    1. گزارش انفرادی: اگربخواهیم برای هر فرد به صورت جداگانه گزارش داشته باشیم از این گزینه استفاده می‌كنیم. با انتخاب افراد برای هر نفر گزارش جداگانه صادر خواهد شد. و درصورت عدم انتخاب پرسنل ، گزارش فردی تمام پرسنل را دربرگه های جداگانه خواهیم داشت.

      گزارش انفرادی در نرم افزار حضور و غیاب جامع
    2. گزارش روزانه : اگر بخواهیم گزارش روزانه ازیك یا چند نفر داشته باشیم از این گزینه استفاده می‌كنیم. اگر محدوده تاریخ بیش از یك روز باشد گزارش هر روز در صفحه‌ای جداگانه درج خواهد شد.

      گزارش روزانه  نرم افزار حضور و غیاب جامع
    3. گزارش دوره‌ای: در این گزارش سرجمع یك دوره از گزارش در محدوده زمان تعیین شده در اختیار ما می‌باشد.

      گزارش دوره ای نرم افزار حضور و غیاب جامع
    4. گزارش تصویبی: همانطور كه قبلا گفته شده امكان گزارش سازی غیر واقعی بصورت تصویبی مدیریت وجود دارد. برای ایجاد وتغییرات لازم از گزینه مقادیر تصویبی استفاده نموده و در اینجا نتیجه را به صورت گزارش خواهیم داشت.

      گزارش تصویبی نرم افزار حضور و غیاب جامع
    5. گزارش تغییرات: گاهی مدیریت نیاز به گزارش تغییرات دستی (گزارش تغییرات ترددها) كاربرسیستم دارد برای این منظور از این گزینه استفاده می‌شود.

      گزارش تغییرات نرم افزار حضور و غیاب جامع
    6. گزارش ماموریت/ مرخصی: دراین این قسمت گزارش ماموریت و مرخصی ها و سقف مرخصی ها در اختیار ما می‌باشد.

      گزارش شماره یک نرم افزار حضور و غیاب گزارش شماره دو نرم افزار حضور و غیاب گزارش شماره سه نرم افزار حضور و غیاب
    7. گزارش نوبت كاری: این گزارش همان گزارش دوره‌ای به همراه نوبت كاریها می‌باشد.

    8. گزارشهای مختلف: این قسمت شامل گزارشهای كاردكس ماهانه ، ترددها و پرسنلی می‌باشد.

      گزارش های مختلف نرم افزار حضور و غیاب
  2. گزارش انتخابی: این بخش شامل سه نوع گزارش می‌باشد در این نوع گزارشها امكان انتخاب پارامترهای مختلف به همراه ایجاد شرط و یا بدون شرط با ترتیب چیدمان دلخواه ما وجود دارد. برای ایجاد گزارش جدید ابتدا نوع آن را انتخاب نموده ، كلید اضافه را می‌زنیم. پارامترهای مورد نظر را انتخاب كرده كلید ثبت كه با سه نقطه مشخص شده است را می‌زنیم. همچنین می‌توانیم پارامتر را به همراه شرط دلخواه انتخاب نموده ولی در گزارش نمایش ندهیم. پس از پایان انتخاب پارامترها گزارش را با نام دلخواه ذخیره می‌كنیم. برای گزارشگیری ، گزارش ساخته شده را انتخاب نموده و با زدن كلید چیدمان ستونها می‌توان ستونها را با هم جابجا نمود. و در نهایت برای استفاده از گزارش انتخابی ساخته شده از گزینه پیش نمایش استفاده می‌كنیم. بازدن كلید پیش نمایش و انتخاب پرسنل ومحدوده تاریخ گزارش قابل استفاده است.

    • گزارش انفرادی
    • گزارش روزانه
    • گزارش دوره‌ای
  3. تشكیل فایل خروجی: نرم افزار حضور و غیاب پالیزافزار توانایی تولید خروجی با تعیین ساختار فایل TXT جهت همه نوع سیستم های حقوق و دستمزد را دارد.

    برای ایجاد خروجی مورد نظرابتدا پارامترهای مورد نیاز در سیستم حقوق و دستمزد را انتخاب نموده سپس قالب هر فیلد و قالب هر خط را مشخص می‌نماییم.

    تشکیل فایل خروجی نرم افزار حضور و غیاب جامع
    1. فرمت جدید: برای پاك كردن پنجره از آیتمهای انتخاب شده برای خروجی و ایجاد یك فرمت جدید ازاین گزینه استفاده می‌شود. با این كار می‌توان دوباره قالب خروجی را انتخاب نمود و یا قالب جدیدی بوجود آورد.

    2. ویرایش قالب خروجی: پس از انتخاب پارامترهای مورد نیاز برای سیستم حقوق و دستمزد شكل خروجی فایل را تعیین می‌كنیم. دراینجا روی خطوط اطلاعات قالب بندی صورت می‌گیرد.

      1. جداكننده ستونها (فیلدها) : بین پارامترهای انتخاب شده می‌توان كاراكتر جداكننده قرار داد.
      2. پیشوند خطوط: برای هر خط امكان قرار دادن پیشوند وجود دارد.
      3. پسوند خطوط: برای هر خط امكان قرار دادن پسوند وجود دارد.

      4. جداكننده خطوط: برای جدا كردن هرخط با خط بعدی از این گزینه استفاده می‌شود. كاراكترهای جداكننده با مفهوم به صورت زیر می‌باشند:

        الف) \r\n: اطلاعات مربوط به هر فرد را در یك خط نمایش داده و اطلاعات نفر بعد را در خط جدید قرار می‌دهد. \r به معنای بازگشت به ابتدای خط و \n به معنای خط جدید می‌باشد

        ب) \t: كاراكتر بعد از \t به اندازه 8 كاراكتر جلو می‌رود

        قالب فایل نرم افزار حضور و غیاب
    3. قالب فیلد انتخاب شده: هر فیلد انتخاب شده برای خروجی باید قالب مشخصی داشته باشد. با انتخاب قالب فیلد شرایط زیر را باید تعریف نماییم.

      قالب فیلد انتخاب شده نرم افزار حضور و غیاب
      • قالب فیلد: اگر پارامتر انتخاب شده از جنس عدد یا كاراكتر باشد این گزینه انتخاب می‌شود. (مثل ماموریت روزانه)
      • قالب فیلد ساعت:اگر پارامتر انتخاب شده از جنس ساعت و دقیقه است این گزینه انتخاب می‌شود.(مثل اضافه كار) همانطور كه درشكل مشاهده می‌نمایید این فیلد برحسب ساعت و دقیقه تعریف شده است.

        قالب فیلد بدون پیشوند و پسوند به طول فیلد 5 كاراكتر و ترتیب ساعت و دقیقه وطول ساعت 3 كاراكتر و طول دقیقه 2 كاراكتر بدون جدا كننده فلید درنظر گرفته شده است. همچنین می‌توان ترتیب ساعت و دقیقه را نیز جابجا نمود.

      • قالب فیلد تاریخ: اگر پارامتر انتخاب شده ازجنس تاریخ است این گزینه انتخاب می‌شود.(مثل تاریخ شروع گزارش). این فیلد برحسب سال،ماه و روز تعریف می‌شود.
      • پیشوند: برای هرفیلدمی‌توان پیشوند با كاراكتردلخواه تعریف نمود.
      • پسوند: برای هرفیلد می‌توان پسوند با كاراكتر دلخواه تعریف نمود.
      • طول فیلد: در سیستم حقوق و دستمزد طول هر فیلد باید مشخص باشد. (برای مثال: طول پارامتر اضافه كار 5 رقم درنظر گرفته می‌شود. سه رقم برای ساعت و دو رقم برای دقیقه)
      • جهت برش: درطول فیلد تعداد ارقام قابل نمایش را مشخص نمودیم و دراینجا نمایش این ارقام را از سمت چپ و یا راست مشخص می‌كنیم برای مثال طول شماره پرسنلی حداكثر 16 كاراكتر درنظر گرفته شده و درتنظیمات اولیه شماره پرسنلی 9 رقم تعریف شده بوده و شماره تعریف شده 230598765 باشد و اگر درطول فیلد تعداد كاراكترهای قابل نمایش را 5 رقم در نظر گرفته باشیم ، جهت برش راست 98765 را نمایش می دهد و برش چپ 23059 را نمایش خواهد داد.
    4. صادر كردن خروجی به فایل: پس از تنظیمات مورد نظر در قالب فیلد و خروجی با انتخاب این گزینه فایل خروجی جهت استفاده حقوق و دستمزد ساخته می‌شود.

      1. خروجی به صورت یونیكد ذخیره شود
      2. خروجی به صورت اسكی ذخیره شود
    5. باركردن قالبهای ذخیره شده: برای فراخوانی قالب فایل خروجی جهت سیستم حقوق و دستمزد كه قبلا طراحی و ذخیره شده است ، از این گزینه استفاده می‌شود.

    6. ذخیره قالب خروجی: برای ذخیره قالب طراحی شده جهت خروجی حقوق و دستمزد از این گزینه استفاده می‌شود. نام انتخاب شده در اینجا نیاز به پسوند ندارد.

ضمیمه الف. توضیح پارامترهای بكار رفته در نرم افزار

شیفت كاری: : به هرالگوی رفت و آمد پرسنل یك شیفت كاری می‌گوییم. (یعنی پرسنل چه ساعتی باید به محل كار وارد و چه ساعتی خارج شوند.)

شیفت غیر كاری: برای برخی از گروههای كاری پرسنل ، یك شیفت به عنوان استراحت درنظر گرفته می‌شود. این شیفت روزكاری نبوده و مانند شیفت كاری قابل تنظیمات مختلف شیفت می‌باشد.

شبكاری:جهت درنظر گرفتن سختی كار درشب ، مقدار زمان قرار گرفته دراین محدوه را به عنوان شب كاری در نظر می‌گیریم.

محدوده شناور: : زمان شناور به این معناست كه میزان زمان حضور پرسنل مهمتر از زمان تردد آنها باشد و پرسنل بتوانند به اندازه زمان اجازه داده شده دیرتر و یا زودتر در محل كار حاضر شده و به همان نسبت در انتهای شیفت جبران دیركرد و یا زود آمدن را بنمایند. یعنی اگر ساعت شروع كار 8 و ساعت پایان كار 16 باشد با تعیین یك ساعت زمان شناور پرسنل می‌توانند ساعت 9 ورود و ساعت 17 خروج نمایند و یا ساعت 7 ورود و ساعت 15 خروج نمایند.

اضافه كار اول وقت: حضور پرسنل قبل از شروع اجباری كار اضافه كار اول وقت نامیده می‌شود.

اضافه كار وسط وقت: اگر شیفت كاری در دو نوبت تعریف شود ، حضور بین دو قسمت شیفت اضافه كار وسط وقت نامیده می‌شود.

اضافه كار آخروقت :حضور پرسنل بعد از پایان شیفت كاری اضافه كار آخر وقت نامیده می‌شود.

اضافه كار تعطیلی: روزهای تعطیل نیز مانند روزهای كاری دارای شیفت می‌باشند. و حضور پرسنل خارج از محدوده شیفت كاری روزهای تعطیل اضافه كار تعطیلی نامیده می‌شود.

اضافه كار اجباری: گاهی لازم است پرسنل ، خارج از شیفت كاری درمحل كار حضورداشته باشند. برای این منظور می‌توان این زمان را بصورت اجباری تعریف نمود تا حتما پرسنل در زمان تعیین شده و یا به میزان تعیین شده خارج از شیفت كاری حضور داشته باشند. می‌توان برای عدم رعایت نمودن این اضافه كار جریمه تعیین نمود.

تبدیل كسر كار به غیبت: اگر كسركار پرسنل در یك شیفت به حدی باشد كه حضورآنها برای شركت بی ارزش باشد می‌توان كسركار بیش از سقف تعریف شده را غیبت در نظر گرفت.

اغماض از كسر كار: در طول یك شیفت می‌توان از مقداری كسر كار چشم پوشی نمود.

خروج غیر مجاز: اگر خروج پرسنل در ساعاتی از شیفت ممنوع باشد می‌توان زمان خروج غیر مجاز و جریمه عدم رعایت آن تعیین نمود.

معادل ساعتی مرخصی روزانه: یك روز مرخصی روزانه معادل با مقدارتعیین شده مرخصی ساعتی می‌باشد. مثال: اگر هر روز مرخصی روزانه را 8 ساعت مرخصی ساعتی در نظر بگیریم و 2 روز مرخصی روزانه مصرف نموده باشیم معادل ساعتی آن برابر با 16 ساعت خواهد بود.

معادل روزانه مرخصی ساعتی: : به ازاء مقدار مرخصی تعیین شده ساعتی یك روز مرخصی روزانه درنظر گرفته می‌شود. یعنی مجموع مرخصی ساعتی بر عدد تعیین شده اخیر تقسیم شده و حاصل آن معادل روزانه خواهد بود. مثال: اگرمعادل روزانه مرخصی ساعتی 07:20 باشد و20 ساعت مرخصی ساعتی مصرف شده باشد. 2 روز مرخصی روزانه درنظر گرفته می‌شود.

گروه كاری: تردد پرسنل طبق یك یا چند شیفت كاری صورت می‌گیرد و این شیفتها در یك دوره چند روزه تكرار خواهند شد برای قرار دادن این شیفتها كنارهم تحت یك عنوان از گروه كاری استفاده می‌كنیم. به عبارت دیگر گروه كاری شامل یك یا چند شیفت با دوره تكرار از تاریخ مشخص می‌باشد.

نوبت كاری: فعالیت خارج از شیفت اداری مانند شب كاری ، عصر كاری و یا مخلوطی از آنها كمی دشوارتر از كار در زمان عادی می‌باشد. بنابراین برای محاسبه این سختی كار فعالیت خارج از شیفت عادی را به عنوان نوبت كاری درنظر می‌گیریم. نوبت كاری در پارامترهای گروه كاری قابل انتخاب است. نوع نوبت كاری در گزارشها قابل مشاهده می‌باشد.

تعطیل كاری: فعالیت پرسنل در روز تعطیل را تعطیل كاری می‌گوییم.

جمعه كاری: فعالیت در روز جمعه را جمعه كاری می‌نامیم.

اضافه كارجمعه: روزهای جمعه نیز مانند روزهای دیگر دارای شیفت می‌باشد و فعالیت خارج از شیفت جزء اضافه كار جمعه محسوب می‌شود.

پنج شنبه كاری : : فعالیت در روز پنجشنبه را پنجشنبه كاری می‌نامیم.

اضافه كاری پنجشنبه: اضافه كار در روز پنجشنبه را می‌گوییم.

روزغیر كاری: بعضی ازشیفتها نمی‌توانند ازتعطیلات رسمی استفاده نمایند وباید شیفت خاصی با عنوان غیركاری برای زمان تعطیل این گروه تعریف شود.

اضافه كاری روز غیر كاری: : روزغیركاری نیز دارای شیفت می‌باشد و فعالیت خارج ازشیفت اضافه كاری روز غیر كاری محسوب می‌شود.

مرخصی استحقاقی: : هرفرد درسال به نسبت كاركرد خود اجازه دارد مقدار زمانی به استراحت پرداخته و حقوق نیز دریافت نماید. مقدار این مرخصی در قانون كار مشخص شده است.

مرخصی استعلاجی: استراحت پرسنل هنگام بیماری و عدم حضور آنها در محل كار با داشتن گواهی پزشك را مرخصی استعلاجی می‌نامیم.

مرخصی بدون حقوق: همانطور كه از نام این گزینه پیداست ، این مرخصی با اجازه مدیریت بوده و برای این زمان حقوق پرداخت نمی شود. برخورد با این مرخصی مانند غیبت است و تفاوت آن با غیبت فقط در داشتن مجوز از مدیریت می‌باشد. مرخصی روزانه: عدم حضور پرسنل در یك روز كامل با مجوز را مرخصی روزانه می‌گوییم.

مرخصی ساعتی: : عدم حضور ساعتی پرسنل با مجوز مدیریت را مرخصی ساعتی می‌گوییم.

ماموریت ساعتی: فعالیت پرسنل خارج از محیط كار را ماموریت می‌گوییم.

ماموریت روزانه: فعالیت پرسنل خارج از محیط شركت در فاصله بیش از 50 كلیومتر و یا یك شب اقامت درمحل كارخارج از شركت(به كتاب قانون كارمراجعه شود.)

محل خدمت: تقسیم بندی محیط كار به واحدها و بخشهای مختلف را محل خدمت می‌نامیم. مانند كارگزینی ، خدمات ، تولید و...

نوع استخدام:استخدام پرسنل می‌تواند بصورتهای رسمی ، قراردادی و ... انجام بگیرد (به كتاب قانون كارمراجعه شود).

روز تعطیل: به روزی گفته می‌شود كه پرسنل نباید در محل كار حضور داشته باشند.

تقویم كاری: تعطیلات هر گروه كاری با گروه كاری دیگر می‌تواند تفاوت داشته باشد. به عبارت دیگر هر گروه كاری از تقویم مربوط به خود استفاده می‌نماید.

شماره كارت: در سیستم هر فرد را با شماره كارت منحصر به فرد تعریف می‌نماییم تعداد ارقام شماره كارت به نوع دستگاه مورد استفاده وابسته است. شماره كارت از چهار رقم تا 10 رقم قابل تعریف می‌باشد.

نوع كارتزنی: كارتزنی به سه نوع عادی ، ساعتی و نامحدود امكان پذیراست. انتخاب نوع كارتزنی در اطلاعات پرسنلی ، روش محاسبات نرم افزار را مشخص می‌نماید.

كارتزنی عادی: دراین حالت پرسنل طبق شیفتهای تعریف شده تردد می‌نمایند. اولین كارت ورود و كارت دوم خروج محسوب می‌شود.

كارتزنی ساعتی: اگرمقدار حضور مهم بوده و كارتزنی در راس ساعت تعریف شده شیفت مهم نباشد ، كارتزنی ساعتی را به پرسنل نسبت می‌دهیم. در این نوع كارتزنی حضور برحسب ساعت محاسبه می‌شود. لازم به ذكر است دراین نوع كارتزنی كسركارمحاسبه نمی‌گردد. درمحاسبات این نوع كارتزنی به شروع و پایان نوبت كارتزنی توجهی نمی‌شود وفقط محدوده شیفت درنظر گرفته می‌شود.

كارتزنی نامحدود: اگرزمان ورود و خروج پرسنل مشخص نباشد یعنی طبق شیفت تعیین شده نتوانند كارتزنی انجام دهند ، از این نوع كارتزنی استفاده می‌شود. در این نوع كارتزنی باید ابتدا كلید ورود را زده سپس كارت خود راثبت نماییم و همچنین هنگام خروج ابتدا كلید خروج را زده سپس كارت خود را می‌زنیم. محاسبات سیستم از ورود تا خروج هر كارت انجام می‌گیرد.

تاریخ شروع بكار: : تاریخ شروع بكارهر فرد كه دراطلاعات پرسنلی تعریف می‌شود تاریخ شروع محاسبات و گزارش گیری برای آن فرد می‌باشد.

تاریخ خاتمه كار: تاریخ خاتمه كار هر فرد كه در اطلاعات پرسنلی تعریف می‌شود تاریخ انتهای گزارش گیری و محاسبات برای او می‌باشد.

سقف مرخصی: مقدارمجاز استفاده از مرخصی را سقف مرخصی می‌گوییم.

انتقال مرخصی: انتفال مقدار مانده مرخصی از سال گذشته به سال جاری را می‌گوییم.

خرید مرخصی: كارفرما می‌تواند در انتهای سال طبق توافق با پرسنل ، باقیمانده مرخصی آنها را خریداری نماید.

مانده مرخصی: كل مرخصی مصرف نشده پرسنل را مانده مرخصی می‌گوییم.

مقادیرتصویبی: مقادیرپارامترهای مختلف تصویب شده توسط مدیریت ، جهت نمایش در گزارش تصویبی می‌باشند.

تردد پرسنل: ثبت رفت و آمد پرسنل را تردد می‌نامیم.

تغییر موقت شیفت: تغییرشیفت پرسنل در یك محدوده زمانی را تغییر موقت شیفت می‌گوییم.

تغییر موقت گروه كاری: تغییر گروه كاری پرسنل در یك محدوده زمانی را تغییر موقت گروه كاری می‌گوییم.

اطلاعات خام كارتزنی: اطلاعات دریافت شده از دستگاه ساعت كارتزنی را كه هیچ تغییر و یا اصلاحی روی آن صورت نگرفته است را می‌گوییم.

پردازش اطلاعات: انجام محاسبات سیستم را پردازش اطلاعات می‌گوییم.

حضور: حضور پرسنل در محل كار را می‌نامیم.

كاركرد: تعداد روز كاری كه هر فرد در محل كارحضور دارد را كاركرد می‌گوییم.

غیبت: عدم حضور پرسنل درمحل كار را غیبت می‌نامیم. به عبارت دیگرغیبت عدم حضور بدون مجوز می‌باشد.

وضعیت: هرروز كاری ممكن است ماموریت ، مرخصی ، تردد ناقص و یا... باشد كه به تمام این حالات وضعیت گفته می‌شود.

كل كسر كار: مجموع كسر كار در طول هر شیفت را كل كسر كار می‌نامیم.

اضافه كار كل: مجموع اضافه كاردر طول هر شیفت كاری را اضافه كار كل می‌گوییم.

تعدیل محاسبات: می‌توان به پارامترهای محاسباتی مقداری را اضافه ، كسر و یا با مقدار دیگری جایگزین نمود.

گرد كردن محاسبات: می‌توان دقایق پارامترهای محاسباتی را به دقایق دیگر ِگرد نمود.

تردد ناقص: تعداد كارتزنی های هر فرد در هر شیفت باید زوج باشد. درصورت كارتزنی فرد در محاسبات تردد ناقص درنظر خواهد گرفت.

گزارش: برای مشاهده نتایج محاسبات می‌توان آنها را براساس الگوهای مختلف دسته بندی نمود. به این دسته بندی نمایش گزارش می‌گوییم.

گزارش روزانه: این گزارش هر روز یك یا چند نفر از پرسنل را نمایش می‌دهد.

گزارش انفرادی: این گزارش لیست ترددها و محاسبات انجام شده هر فرد را در طول دوره انتخاب شده نمایش می‌دهد.

گزارش دوره‌ای:گزارش یك یا چند نفر از پرسنل در طول دوره انتخاب شده را نمایش می‌دهد. گزارش هر فرد در یك خط قابل مشاهده است.

گزارش اضافه كاریها: همانطور كه از نام این گزارش پیداست گزارش اضافه كاریهای پرسنل در طول دوره انتخاب شده را نمایش می دهد.

گزارش تغییرات: از تغییرات انجام شده تردد و یا محاسبات می‌توان گزارش تهیه نمود.

گزارش تصویبی: درمقادیر تصویبی امكان تغییر پارامترهای مختلف وجود دارد. تغییرات انجام شده فقط درگزارش تصویبی قابل نمایش بوده و در گزارشهای دیگر قابل نمایش نخواهد بود.

گزارش نوبت كاری: برای مشاهده نوبت كاری پرسنل از این گزارش استفاده می‌شود.

گزارش ماموریت ومرخصی: برای مشاهده ماموریتها و مرخصیهای استفاده شده از این گزارش استفاده می‌گردد.

گزارش كاردكس ماهانه: گزارش كاردكس مانند گزارش دوره‌ای با نمایش تمام روزهای طول یك دوره می‌باشد. به عبارت دیگر گزارش فردی و دوره‌ای را با هم نمایش می‌دهد. این گزارش حداكثر 31 روز را نمایش می‌دهد.

گزارش تردد:اگرنیازبه مشاهده ترددهای پرسنل داشته باشیم ازاین گزارش استفاده می‌كنیم.

گزارش پرسنلی: گزارش مشخصات پرسنلی هر فرد را در یك خط نمایش می‌دهد.

گزارش انتخابی: دراین نوع گزارش با انتخاب پارامترها ، گزارش دلخواه خود را با تیترهای مورد نظر تهیه می‌نماییم.

تشكیل فایل خروجی: این گزینه به معنای ساختن فایل خروجی جهت استفاده در سیستم نرم افزارحقوق و دستمزد می‌باشد.

قالب فایل: فایل خروجی جهت سیستم حقوق و دستمزد دارای الگوی خاصی در چینش پارامترهای مورد نیاز می‌باشد. این الگو را قالب فایل می‌نامیم.

قالب فیلد: هرپارامتر انتخاب شده درفایل خروجی جهت سیستم حقوق و دستمزد دارای تعداد كاراكتر مشخص و نوع چینش دارای الگوی خاص خود می‌باشد. مانند تاریخ كه می‌تواند دارای شش كاراكتر با ترتیب سال ، ماه و روز باشد.