خرید دستگاه حضور و غیاب

خرید دستگاه حضور و غیاب

از آنجایی که محیط کار بیش از پیش در حال پویا شدن است، خیلی مهم است که یک سیستم مدرن امروزی داشته باشیم. مطمئنا، با پیشرفت دستگاه های تلفن همراه مانند تلفن های هوشمند و لپ تاپ ها، متوجه می شویم که فعالیت های تجاری بیشتر در خارج از دفتر اتفاق می افتد. بنابراین مدیریت نگهداری داده به صورت آنلاین بسیار ضروری است. با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب مدیران می توانند به راحتی کارمندان خود را از هر مکانی نظارت کنند. بدان معنی که بدون توجه به جایی که هستید، می توانید اطلاعاتی در مورد میزان ساعات کارکرد کارمندان خود داشته باشید. شما می توانید تردد آنها را در گوشی هوشمند، لپ تاپ، کامپیوتر خانگی یا وسیله دیگری به طور آنلاین مشاهده نمایید.

دلایل خرید دستگاه حضور و غیاب:

  • جهت رهایی از کاغذ بازی:
  • کارمندان اغلب خودشان را خیلی با کاغذ بازی درگیر می کنند که در نهایت منجر به این می شود که آنها روی هم انباشته شده و شما را سر در گم می کنند. یک سیستم حضور و غیاب، نیاز به مرتب سازی کاغذها را حذف می کند. نتایجی که از طریق محاسبات دستی و پیگیری کاغذها بودند، اغلب با خطای محاسباتی مواجه می شدند به خصوص اینکه احتمال داشت که یک یا دو عدد از کارت های زمانی پرسنل را به دلیل شلوغی از دست بدهند.
  • تعیین شیفت ها و نوبتهای کاری بسیار دقیق:
  • تهیه و تنظیم دقیق شیفت های کارمندان به طور دستی همیشه مملو از خطا می باشد. سیستم های حضور و غیاب امروزی جهت حذف خطاهای زمان های ورود و خروج کارمندان بسیار دقیق و کارآمد عمل می کنند.
  • برای متوقف کردن کارکنانی که از عمد ترددشان را به اشتباه وارد می کنند:
  • در سیستم های دستی کارمندان اغلب ساعت های ورود و خروج خود را جهت جلوگیری از جریمه توسط مدیرشان به اشتباه ثبت می کنند. در واقع، نتایج بسیاری از نظرسنجی ها نشان می دهد که این روش شایع ترین شیوه ای است که کارکنان احتمالا از کارفرمایان خود به نوعی سرقت می کنند. استفاده از سیستم حضور و غیاب در ثبت تردد ورود و خروج از تقلب و ایجاد اختلاف عمدی کارمندان جلوگیری می کند.
  • گامی به سوی رونق و شکوفایی:
  • بسیاری از تحقیقات نشان می دهد سازمان هایی که سیستم های حضور و غیاب مدرن را به عنوان جز لاینفک کسب و کار خود پذیرفتند با به کارگیری آن منفعت های فراوانی به دست آوردند و در بلند مدت کسب و کارشان از نظر اقتصادی رونق فروانی یافتند.
  • جهت دستیابی به مزایای داده های بلادرنگ:
  • بیشتر سیستم های حضور و غیاب به خصوص سیستم های حضور غیاب بیومتریک، با نرم افزارهای حضور غیاب سازگار بوده که می توانند در دستیابی به داده های پرسنل بدون معطلی کمک کنند بدون اینکه شما جهت بروزرسانی یا تایید منتظر بمانید.
  • جهت افزایش امنیت:
  • به طور خاص، سیستم های بیومتریک به طور گسترده در مراکز اختصاصی امنیتی خارجی مورد استفاده فراوان قرار می گیرند تا سخت گیری های امنیتی که مدنظر مشتریان است را فراهم آورند. استفاده از رمزهای عبور به تنهایی تا 81 درصد جز معایب یک سیستم هستند و این باعث می شود که آنها بیشترین آسیب امنیتی شخصی و سازمانی را داشته باشند. سیستم های حضور و غیاب بیومتریک اجازه می دهند تا شرکت ها جایگزینی مناسب برای رمزعبور در نظر بگیرند و در عین حال از راه حلی امن و آسان جهت از بین بردن خطرات رمزعبور بهره برند. مزیت اصلی که حضور و غیاب بیومتریک در احراز هویت سیستم های امنیتی ارائه می کند، اثبات این است که حقیقتا چه شخصی در حال تایید هویت است. سیستم بیومتریک تنها به یک جز فیزیکی نیاز دارد که کاربر همیشه آن را همراه خود داشته و به آن دسترسی دارد.
  • جهت ایجاد رویه های شفاف تر:
  • با یک سیستم حضور و غیاب، کارکنان می توانند در پایان هر ماه ترددهای ورود و خروج خود را ببینند. با این روش مدیران می توانند هر چه واضح تر تردد پرسنل خود را نظارت کنند. ایجاد چنین سیستم منصفانه، وقت شناسی و اعتماد را در میان تمام کارمندان سازمان شما تقویت خواهد نمود. کارمندان شما باید عادت کنند که از سیستم ردیابی استفاده کنند تنها در عرض یک یا دو ماه از نصب و استفاده از یک سیستم حضور و غیاب مدرن، شما شاهد افزایش شدید وقت شناسی در بین کارکنان خواهید بود.
  • افزایش بهره وری:
  • با استفاده از یک سیستم حضور و غیاب بیومتریک کارکنان از طریق اثرانگشت یا چهره ساعت ورود و خروج خود را ثبت می کنند، که روشی مطمئن و دقیق برای پیگیری حضور در سازمان فراهم می کند. سیستم های حضور و غیاب، نه تنها سرقت زمان را حذف می کنند، بلکه زمان ورود داده های دستی را نیز کاهش می دهد که می تواند تا 7 دقیقه برای هر کارمند در هفته صرفه جویی کند و سبب می شود تا نیروی کار کارآمد تری داشته باشید.
  • صرفه جویی در پول و افزایش سود:
  • آمار دولتی نشان می دهد که اگر شما از یک سیستم دستی استفاده می کنید، احتمالا میزان اشتباه در میزان فرآیند حقوق و دستمزد بین 1 تا 5 درصد است. حرکت از یک سیستم دستی به سیستم اتوماتیک باعث کاهش میزان خطا می شود که بسته به بزرگی سازمان شما می تواند بلافاصله شروع به صرفه جویی پول کند. این تنها کاهش میزان خطا نیست که به شما در جمع آوری سرمایه سازمان کمک می کند بلکه مدیران توانایی ایجاد برنامه های استراتژیک بیشتری جهت محدود کردن نیاز به اضافه کاری و یا ایجاد یک عملیات ساده تر خواهند داشت.
  • مدیریت صحیح پرسنل:
  • همانند بسیاری از تکنولوژی های این روزها، سیستم های حضور و غیاب که ارتباط بین مدیران و کارکنان را بهبود می بخشد، به هر دو طرف اجازه می دهد تا برنامه ها و تعطیلات را به آسانی مدیریت کنند. یک کارمند به راحتی می تواند ببینند چه شیفت هایی در دسترس هستند، آنها را درخواست کرده و مدیریت آن را تایید می کند.
  • همچنین کارمندان با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب می توانند تعطیلات باقی مانده خود را مشاهده و آنها را درخواست نمایند. این امر به طور خودکار به مدیران اطلاع داده خواهد شد که مدیران می توانند درخواست آنها را تایید یا رد نمایند. در سیستم حضور وغیاب همه چیز به طور خودکار نتیجه زمان بیشتری را میدهد و هزینههای کمتری برای بهروزرسانی دستی کارهای مرتبط با کارمند به کار میرود.

چرا سازمان ها باید از دستگاه های حضور و غیاب استفاده کنند؟

اگر تا به حال یک دستگاه حضور و غیاب در سازمان خود نصب نکرده اید، وقت آن رسیده است که برای سازمان تان یک سیستم حضور و غیاب تهیه نمایید. یک دلیل بسیار واضح برای خرید دستگاه حضور و غیاب این است که نگهداری ساعت ورود و خروج کارمندان و تهیه گزارش آنها به صورت دستی می تواند برای بخش حقوق و دستمزد بسیار دشوار و وقت گیر باشد. تصور نمایید که برای کارکنان بخش حسابداری چقدر سخت خواهد بود که بخواهند ساعت های ورود و خروج هر پرسنل را به طور دقیق و بدون هیچ گونه خطا در انتهای هر ماه محاسبه نمایند. حتی اگر شرکت شما از نظر تعداد کارکنان کوچک باشد، در نظر بگیرید که اگر بخواهید در آینده نزدیک استخدام نیرو داشته باشید چه مقدار منابع و انرژی باید صرف پردازش دستی حضور و غیاب کارمندان شود. در واقع اگر به دنبال گسترش کسب و کار خود هستید، یک سیستم حضور و غیاب بهترین گزینه برای شما خواهد بود.

مقالات مرتبط: