راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب

راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب

یکی از اهداف ذاتی سیستم های حضور و غیاب این است که مانع از ثبت زمان ورود و خروج یک کارمند به جای کارمندی دیگر شود. به جای استفاده از کارت های پانچی که هر کارمند می توانست به راحتی به جای کارمندان دیگر آن را پانچ کند، امروزه اغلب دستگاه های حضور و غیاب مبتنی بر وب جهت تایید کارمند، نیازمند ارائه یک شناسه منحصر به فرد نظیر اجزای بیومتریک هستند.

از دیگر اهداف سیستم های حضور و غیاب انجام محاسبات خودکار برای از بین بردن خطاهای حقوق و دستمزد و سرعت بخشیدن به فرآیندهای محاسبه می باشد. ساعت های حضور و غیاب مبتنی بر وب، برای مدیریت پرسنل در تعداد بالا بسیار ایده آل هستند. آنها با نرم افزار حضور و غیاب و دیگر ساعت های حضور و غیاب موجود در شبکه برای ارائه قابلیت های پیشرفته و حفاظت در برابر تقلب کردن کارمندان به طور یکپارچه برنامه ریزی شده اند. اجرای زمان بندی پیشرفته قوانین حضور و غیاب و دستیابی به سایر قابلیت های آن که به طور خودکار ترددهای ناقص را ردیابی و پردازش می کند همواره فایل خروجی قابل اطمینانی جهت سیستم حقوق و دستمزد ارائه می دهد.

سوالاتی که قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب باید به آنها پاسخ دهید:

آیا شما یک چارت سازمانی از شرکت خود دارید که بتواند به کارشناسان پاسخگو، در درک محل کار شما کمک کند؟ آیا شما از همه قوانین ساعت ورود و خروج پرسنل در شرکت اطلاع دارید؟ آیا افرادی را برای دوره آموزش و کار با سیستم حضور و غیاب در نظر دارید که در حوزه IT و کامپیوتر از دانش بروزی برخوردار باشند؟ شما نیاز به پیگیری و ردیابی چه تعداد کارمندی را دارید؟ آیا شما نیاز به پیگیری همه کارکنان خود را دارید یا فقط کارگران ساعتی را؟

چه تعدادی از مدیران و سرپرستان نیاز به دسترسی دارند؟ مشخص کنید چندین سطح ثبت نام و تایید در سیستم های حضور و غیاب شما نیاز دارید؟ آیا شما برنامه ای برای تعیین مجوز درخواست اضافه کاری و تعطیلات دارید؟ در حال حاضر کارمندان شما چطور حضور خود را ثبت می کنند؟ با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب قدیمی یا دفترهای حضور و غیاب دست نوشته ؟ اکنون در مورد نحوه اجرای روند خود فکر کنید و چگونگی آن را بفهمید. بسیار خوب است بدانید که شما چه تعداد دستگاه حضور و غیاب نیاز دارید و جایی که برای آن در نظر گرفته اید دارای چه امکاناتی می باشد. آیا شما با تقلب کردن کارمندان به هنگام ثبت تردد مشکل دارید؟ دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک یک گزینه بسیار موثر و محبوب برای جلوگیری از تقلب کارمندان هستند.

متدهای شناسایی در دستگاه های حضور و غیاب:

دستگاه های حضور و غیاب مبتنی بر وب از ارتباطات شبکه ای جهت همزمان سازی داده ها بین نرم افزار حضور و غیاب و چندین دستگاه حضور و غیاب بهره می برند. دستگاه های حضور و غیاب تحت وب به طور معمول چند روش برای تایید هویت ارائه می دهند، که عبارتند از: رمزعبور، کارت، تشخیص اثرانگشت بیومتریک، تشخیص چهره بیومتریک، تشخیص عنبیه بیومتریک. دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک با استفاده از عناصر بیومتریک منحصر به فرد به شما کمک می کنند تا بالاترین بازده برای کسب و کارتان را در هر زمان با استفاده از سیستم حضور و غیاب بدست آورید.

دلایل تعویض دستگاه حضور و غیاب:

برخی از کسب و کارها پس از گذشت چندین سال استفاده از دستگاه حضور و غیاب، تمایل به تعویض دستگاه خود با سایر دستگاههای حضور و غیاب را دارند. این مسئله از آنجا نشات گرفته است که آنها قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب بررسی های لازم را در خصوص نوع و محیط کارشان به عمل نیاوردند و از دانش کافی به هنگام انتخاب نوع دستگاه حضور و غیاب برخوردار نبودند.

مهم ترین آیتم هایی که در کسب و کارها وجود دارند و بر انتخاب نوع دستگاه حضور و غیاب تاثیر می گذارند عبارتند از:

  • قرار گرفتن دستگاه حضور و غیاب در فضای باز: در بعضی موارد ممکن است دستگاه در بیرون از محل ساختمان نصب گردد، مسئله ای که در اینجا حائز اهمیت است رطوبت هوا، دمای محیط و قابلیت کارکرد دستگاه در شرایط بارندگی و برف می باشد.
  • کارکردن کارمندان با اسید یا سایر مواد شیمیایی: تماس روزانه کارمندان با مواد شیمیایی و اسیدی ممکن است باعث آسیب رسانی جدی و ایجاد زخم بر روی انگشتان دست شود به همین علت مدیران ترجیح می دهند از دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره استفاده نمایند.
  • پوشیدن دستکش به هنگام کار: در بعضی مشاغل که افراد به هنگام کار مجبور به دست کردن دستکش های صنعتی هستند استفاده از دستگاه های تشخیص چهره می تواند در وقت کارمندان به هنگام ثبت تردد صرفه جویی نماید.
  • کارمندان شاغل در بیرون از شرکت: کارمندانی که در بیرون از محل شرکت کار می کنند بهتر است از دستگاه حضور و غیاب با ارتباطات شبکه ای به طور آنلاین استفاده نمایند و تردد خود را از طریق گوشی هوشمند ثبت نمایند.
  • کسب و کارهایی که به دنبال راهکار بیومتریک از نظر بهداشت هستند: کسب و کارهایی که رعایت بهداشت در آنها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، پیشنهاد می شود از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره به جای دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی به هنگام ثبت تردد استفاده نمایند تا تماس فیزیکی با سطح سنسور اثرانگشت برقرار نشود.

خرید دستگاه حضور و غیاب:

بر اساس موارد ذکر شده در بالا اکنون می توان به این جمع بندی رسید که یافتن و خرید صحیح دستگاه حضور و غیاب مناسب برای سازمان تان منوط به رعایت موارد زیر می باشد:

  • اولویت و برتری روش ثبت تردد بر اساس نوع محیط کسب و کارتان
  • چگونگی در دسترس بودن ارتباطات شبکه ای در سازمان
  • معماری راه اندازی و یکپارچه بودن سیستم حضور و غیاب در کل سازمان
  • نگرانی های محیطی و میزان قابلیت اطمینان سیستم در مواجه با شرایط جوی
  • پشتیبانی از همه ویژگی ها و خصوصیات ذکر شده در نرم افزار و دستگاه حضور و غیاب

مقالات مرتبط: