بکارگیری انواع دستگاه حضور و غیاب کارفرمایان را قادر می سازد تا زمان دیر رسیدن، خروج زودهنگام، مرخصی های ساعتی در طول روز و غیبت ها را به طور مستقیم نظارت کنند. سیستم های حضور و غیاب به دو دسته کلی دستی و خودکار تقسیم می شوند. سیستم های دستی مبتنی بر کاغذ و کارت پانچ بودند که زمان های ورود و خروج پرسنل بر روی کاغذ چاپ می شد. استفاده از این نوع سیستم ها بسیار کار طاقت فرسایی در محاسبه حقوق و دستمزد بود و گاهی محاسبه حقوق و دستمزد تا چند روز به طول می انجامید و پرداخت دیرهنگام حقوق پرسنل موجب نارضایتی آنان می گردید. با ظهور کامپیوترها، دستگاه های حضور و غیاب کارتی به بازار عرضه شدند که جهش بزرگی در سیستم های حضور و غیاب به وجود آمد و به دنبال آن با رشد روزافزون تکنولوژی دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه، تشخیص کف دست، تشخیص گفتار و تشخیص صدا پدید آمدند.
سیر تکامل دستگاه های حضور و غیاب به ترتیب پیدایش تکنولوژی:
• دستگاه حضور و غیاب پانچی
ابتدایی ترین دستگاه های حضور و غیاب، دستگاه حضور و غیاب پانچی بودند که با قرار گرفتن کارت پانچ در اسلات مخصوص، تاریخ و زمان ورود یا خروج پرسنل بر روی کارت ثبت می گردید. این کارت ها به صورت جدولی از روزهای یک ماه بودند که هر روز خود به دو بخش برای ثبت ورود و خروج تقسیم شده بود. در پایان ماه این کارت ها برای محاسبه روزهای کارکرد، مرخصی، غیبت و ماموریت تحویل جمع آوری می گردید و محاسبه این زمان ها برای سازمان هایی با تعداد فراوانی از پرسنل بسیار کار طاقت فرسا و زمان بری بود و گاهی این کار تا چند روز به طول می انجامید.
• دستگاه حضور و غیاب کارتی
ویدیو دستگاه حضور و غیاب کارتی AC-1100
با ظهور کامپیوترها دستگاه های حضور و غیاب پانچی کم کم جای خود را به دستگاه حضور و غیاب کارتی دادند و خیلی زود استفاده از دستگاه های حضور و غیاب کارتی در همه جا فراگیر شد چراکه راه حلی بسیار کارآمد به جای صرف ساعت ها جمع آوری کارت های پانچی بود. روش کار در دستگاه های حضور و غیاب کارتی اولیه بدین صورت بود که با کشیدن کارت در دستگاه، کدی به سیستم حضور و غیاب که تحت DOS بود ارسال می شد با توسعه تکنولوژی نرم افزارهای حضور و غیاب تحت ویندوز طراحی شدند که تهیه خروجی ماهانه و ارسال آن به نرم افزار حقوق و دستمزد، تنها در کمتر از یک ساعت انجام می شد. کارت هوشمند دستگاه حضور و غیاب شامل چندین دسته می باشند.
انواع کارت در دستگاه های حضور و غیاب کارتی
- کارت های تماسی
- کارت های تماسی دستگاه حضور و غیاب کارت هایی هستند که جهت ثبت حضور و غیاب حتما باید کارت با دستگاه تماس برقرار کند کارت های تماسی شامل کارت های بارکد و مغناطیسی هستند که با گذر از اسلات تعبیه شده در دستگاه حضور و غیاب با آنها ارتباط برقرار می کنند.
- کارت های بدون تماس Contactless Cards
- کارت های غیر تماسی دستگاه حضور و غیاب کارت هایی هستند که تنها در مجاورت دستگاه حضور و غیاب قرار می گیرند و اتصال فیزیکی بین آنها برقرار نمی شود، تکنولوژی که در این گونه کارت ها استفاده می شود فرکانس رادیویی RF می باشد. این گونه کارت ها در امواج مختلفی قادر به ارسال اطلاعات می باشند. کارت های بدون تماس از فاصله حداقل 10 سانتی متری به بالا با دستگاه های حضور و غیاب ارتباط برقرار می کنند.
رایج ترین کارت های دستگاه حضور و غیاب ، کارت های (RFID(125KHz و کارت های مایفر (13.56MHZ) هستند، برتری که کارت های مایفر نسبت به کارت های RF معمولی دارند این است که آنها دارای حافظه ذخیره سازی تا حجم یک کیلوبایت هستند و این اطلاعات قابلیت خواندن و نوشتن را دارند.
| UHF | HF | RFID | |
| 300MHz ~ 3GHz | 13.56MHz | 125kHz | فرکانس عملیاتی |
| PVC | PVC | PVC | جنس |
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک
منظور از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک استفاده از اجزای بدن انسان برای تشخیص هویت او نظیر اثر انگشت، تشخیص چهره، عنبیه چشم، کف دست یاتشخیص گفتار و صدای پرسنل می باشند. همه این اجزا در هر انسانی منحصر به فرد و یکتا می باشد. معروف ترین تکنولوژی های بیومتریک جهت شناسایی پرسنل در دستگاه حضور و غیاب شامل تشخیص اثر انگشت، چهره و عنبیه چشم می باشد که در ادامه به شرح هر آیتم می پردازیم.
• دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
ویدیو دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی تایمکس پلاس
روش کار دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی به این صورت است که در ابتدا پرسنل در دستگاه تعریف می شود و چند نمونه اثر انگشت از وی گرفته می شود و ثبت می گردد پس از آن هنگامی که پرسنل می خواهد تردد ورود و خروج خود را ثبت کند انگشت خود را بر روی سنسور قرار داده و اثر انگشت او با اثر انگشت های موجود در پایگاه داده مقایسه شده و پس از شناسایی تردد وی ثبت می گردد. مهم ترین مزیت سنسور دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی پالیزافزار این است که سنسور همه مدل های آن ضد آب و گرد و غبار می باشد و علاوه بر روش شناسایی اثر انگشت در کنار آن می توانید از کارت و رمز هم استفاده نمایید.
انواع روش های شناسایی ترکیبی در دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
- شناسایی اثر انگشت به تنهایی
- شناسایی اثر انگشت و رمز
- شناسایی اثر انگشت و کارت
• دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
ویدیو دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و اثر انگشت تیام
در دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره به هنگام تعریف پرسنل معمولا چند نمونه از چهره او با زاویه های مختلف عکس تهیه می شود و پرسنل در دستگاه ذخیره می شود پس از آن پرسنل هنگامی که روبروی دستگاه حضور و غیاب می ایستد تصویر او با تصاویری که از قبل ذخیره شده اند مقایسه می شود و پس از یافتن کاربر در پایگاه داده ساعت و تاریخ ورود یا خروج او ثبت می گردد.
انواع روش های شناسایی ترکیبی در دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
- شناسایی چهره به تنهایی
- شناسایی چهره و اثر انگشت
- شناسایی چهره و کارت
- شناسایی چهره و رمز
- شناسایی چهره و اثر انگشت و کارت
- شناسایی چهره و اثر انگشت و رمز
- شناسایی چهره و کارت و رمز
- شناسایی چهره و اثر انگشت و کارت و رمز
• دستگاه حضور و غیاب چشمی یا تشخیص عنبیه
عنبیه بخش رنگی و کروی شکل چشم در پشت قرنیه است که مردمک را احاطه می کند. الگوی عنبیه چشم هر انسان منحصر بفرد است که در طول دوران زندگی اش بدون تغییر باقی می ماند. قرنیه چشم که عنبیه را به طور کامل محافظت می کند از آسیب دیدن آن جلوگیری می کند و در نتیجه عنبیه چشم می تواند به عنوان یک عامل موثر و مناسب در تشخیص هویت بیومتریک افراد به هنگام تردد در مکان های امنیتی و سازمان ها مورد استفاده قرار گیرد.
حضور و غیاب چشمی شامل متدهایی جهت بررسی الگوهای ریزی در عنبیه چشم انسان است که آنها بسیار یونیک و مختص هر فرد می باشند. برای دستیابی به تصاویر دقیق عنبیه بسیار مهم است که دستگاه حضور و غیاب چشمی را خریداری نمایید که دوربین آن تصاویری با کیفیت بالا تهیه کند. احراز هویت Iris معمولاً مستلزم این است که کاربر در یک مکان مشخص در مقابل دوربین بایستد تا موقعیت چشم کاربر در جلوی دوربین ثابت قرار گیرد و تصویری از عنبیه چشم او تهیه شود.
مکانیزم شناسایی و تشخیص عنبیه چشم در دستگاه حضور غیاب
- ابتدا محل مردمک چشم تشخیص داده می شود و به دنبال آن عنبیه و پلک ها تشخیص داده می شوند.
- قسمت های غیرضروری که به عنوان نویز شناخته می شونداز جمله پلک ها و مژه ها از تصویر عنبیه چشم جداسازی شده و تصویر بدست آمده به بلوک هایی تقسیم و تبدیل به مقادیر ویژگی اصلی تعیین کمیت تصویر می شوند.
- کمیت های اصلی بدست آمده از تصاویر جهت تطابق با سایر داده های موجود که قبلاً به همین روش استخراج و در پایگاه داده ذخیر شده اند شده اند، مقایسه و فرآیند شناسایی انجام می پذیرد.
ویژگی های دستگاه حضور و غیاب چشمی
- تشخیص هویت بیومتریک عنبیه چشم روشی بسیار دقیق، سریع و مطمئن است که در میان سایر روش های شناسایی بیومتریک جایگاه ویژه ای را کسب کرده است.
- عنبیه چشم در طول دوران زندگی افراد بدون تغییر باقی می ماند.
- ساختار عنبیه چشم چپ و راست در هر فرد دارای ساختار یونیک است که می تواند به طور جداگانه توسط دوربین های تک چشمی مورد شناسایی قرار گیرد و یا به طور همزمان از هر دو چشم تصویر تهیه شود.
- از آنجایی که چشم ها عضو آشکار و بیرون بدن اشخاص هستند، تشخیص عنبیه می تواند در زمان هایی که افراد ماسک پزشکی، کلاه، عینک و حجاب دارند مورد استفاده مفید قرار گیرد.
- با وجود قرار گرفتن دستگاه در محیط تاریک و یا استفاده در شب، دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه بخاطر بهره مندی از دوربین های مادون قرمز می تواند به طور موثر و صحیح به عملکرد خود ادامه دهد.
- بدون نیاز به لمس دستگاه حضور و غیاب Iris ، تشخیص هویت بیومتریک بدون تماس بسیار راحت و امکان پذیر است که سبب رعایت پروتکل های بهداشتی در محیط می گردد.
مزایای استفاده از انواع دستگاه حضور و غیاب
صرف زمان کمتر برای محاسبه حقوق و دستمزد: اساسی ترین مزیت دستگاه حضور و غیاب Time and Attendance Device برای کسب و کار شما این است که زمان کمتری جهت ثبت زمان تردد ورود و خروج، ردیابی و پردازش زمان در هر روز، هفته و ماه صرف خواهد شد. با ارتقا سیستم های حضور و غیاب زمان محاسبه حقوق و دستمزد در هر ماه تا 70٪ کاهش می یابد و کارکنان می توانند به جای کارهای اضافی در محاسبه زمان کاری، توجه خود را بر روی کارهای دیگری متمرکز کنند و پرداختی کارمندان با سرعت هرچه تمام تر در موعد مقرر صورت پذیرد.
جلوگیری از سرقت زمان: سرقت زمان می تواند همه چیز را از صرف یک ناهار طولانی تر از زمان اختصاص داده شده تا کارت زدن یک کارمند به جای کارمندی که دیر در محل کار خود حاضر می شود تحت تاثیر خود قرار دهد. انجمن حقوق و دستمزد آمریكا تخمین زده اند كه کسب و کارهایی که از دستگاه های حضور و غیاب پانچی استفاده می کنند 75٪ از سرمایه خود را از دست میدهند اما با استفاده از بهترین دستگاه حضور و غیاب بیومتریک یا کارت، این مشکل کاملا مرتفع گردیده است.
جلوگیری از خطای انسانی: هیچ انسانی کامل نیست، حتی اگر آنها یک ماشین حساب محاسباتی دیگری داشته باشند. دقیق ترین تایپیست ها هم یک اشتباه را برای هر 300 ضربه کلید می کنند. جابجایی یک رقم دهدهی ممکن است به اشتباهات حسابداری منجر شود که باید اصلاح شود یا بدتر از آن اینکه، متوجه آن اشتباه نشده باشید و همه حسابها اشتباه شود. اما با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره ، اثر انگشتی ، کارتی و رمز تمامی این مسائل به آسانی قابل کنترل خواهد بود.
نگهداری اطلاعات کارمندان: یک مسئله بسیار رایج برای کارمندان در محیط کسب و کار این است که آنها میخواهند بدانند چه تعداد ساعت مرخصی برای آنها تا پایان سال یا تا پایان ماه باقی مانده است. نرم افزار حضور و غیاب پالیزافزار در دو مدل تحت وب و ویندوز به کارمندان اجازه می دهد تا در هر زمان به اطلاعات کارکردشان در هر زمان و مکان دسترسی داشته باشند.
صرف کمتر زمان و منابع کاغذی: مرتب کردن، سازماندهی و پردازش پرونده ها می تواند وقت گیر باشد. علاوه بر این هزینه خرید اقلام مورد نیاز برای ثبت زمان حضور و غیاب نظیر کاغذ، قلم، جوهر چاپگر و تونر در بلند مدت منجربه هزینه های اضافی برای شما خواهد شد. اما با استفاده از ساعت های حضور و غیاب شما می توانید تا چندین برابر در هزینه ها صرفه جویی کنید و بر ارزش سرمایه خود بیفزایید.
سیستمی که می تواند با کسب و کار شما رشد کند: یک سیستم مبتنی بر کاغذ ممکن است در برخی موارد برای کسب و کار کوچک شما هم اکنون کار کند اما اگر انتظار دارید که کسب و کارتان رشد کند یا کارمندان بیشتری را در آینده استخدام کنید بهتر است که از دستگاه های حضور و غیاب استفاده کنید تا اطلاعات بیشتری برای ردیابی کارمندان در اختیار داشته باشید. قبل از اینکه دیر شود بهتر است اقدامی کنید تا سیستم حضور و غیاب کسب و کار خود را از سنتی به بیومتریک تغییر دهید.
استفاده از یک پایگاه داده متمرکز: اگر شرکت شما در چندین دفتر یا طبقه مستقر شده است بهتر است از یک پایگاه داده متمرکز با شیوه های تضمین شده اطلاعات استفاده کنید و این اطلاعات از هر مکانی قابل دسترسی باشند تا همواره مدیران بتوانند اطلاعات تردد پرسنل خود را ردیابی کنند. دستگاه های حضور و غیاب پالیز افزار با طیف وسیعی از مدل های خود همگی با نرم افزار حضور و غیاب تحت وب سازگاری داشته و از پایگاه داده ای عظیم برای پشتیبانی از اطلاعات پرسنل بهره می برد.
معایب تکیه بر روش های قدیمی در ثبت زمان حضور و غیاب این است که آنها شامل هزینه هایی از نظر وقت و پول خواهند شد علاوه بر این تحویل گزارش بدون نقص در زمان مقرر ممکن است منجر به بیماری هایی با استرس گردد همچنین افرادی که هفته ها صرف جمع آوری ساعت ها، اصلاح و محاسبه زمان کاری انجام می دهند آنها را از تکمیل سایر وظایفی که برای آن به کار گرفته شده اند، باز می دارد پیشنها ما این است به جای اینکه در گذشته باقی بمانید، با تغییر در سیستم حضور و غیاب، آینده را بپذیرید و از مزایای فراوان دستگاه حضور و غیاب بهره برید.