ارتباط با دستگاه حضور و غیاب

ارتباط با دستگاه حضور و غیاب

دیگر دوران آن گذشته است که روزی کارمندان کارت های حضور و غیاب خود را پانچ می کردند و یا ساعت های حضور خود را بصورت دستی به ازای هر روز در تایم شیت های دفتری ثبت می کردند. مانند بسیاری دیگر از عملکردهای منابع انسانی، روند ثبت مدت کارکرد روزانه کارمندان بصورت دیجیتالی فراهم شده است. سیستم های حضور و غیاب امروزی همه آنچه را که برای ردیابی و مدیریت تمام نیازمندی کارمندان لازم باشد، به کارفرمایان کسب و کارها ارائه می دهد. سیستم های حضور و غیاب می توانند همزمان با شروع و پایان روز کاری پرسنل تردد او را در سیستم حضور و غیاب ثبت نمایند، کارکرد هفتگی شان را به آنها نشان دهند و پورتالی برای مدیریت درخواست های مرخصی و مامویت ارائه نمایند.

برخلاف روش های سنتی مانند کارت های پانچ و برگه های کاغذ، سیستم های حضور و غیاب دیجیتال امروزی چیزی فراتر از ثبت زمان تردد به هنگام ورود و خروج کارمندان ارائه می دهند. تولید و اختصاص برنامه ها ، مدیریت مرخصی ها و پیگیری مدت زمان کار کارکنان در زمان های مشخص شده از دیگر ویژگی هایی است که کارفرمایان با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب بدست می آورند. در ادامه گزارش مفصلی از ویژگی ها و ابزارهای ارائه شده برای سیستم های حضور و غیاب ارائه خواهیم داد.

نحوه ارتباط با دستگاه حضور و غیاب:

ثبت کارتزنی زمان ورود و خروج: بیشتر سیستم های حضور و غیاب به کارمندان روش های مختلفی برای زمان حضور و خروج روزانه خود ارائه می دهد. گزینه های محبوب شامل دستگاه های حضور و غیاب، مرورگرهای وب و اپلیکیشن های تلفن همراه هستند. همچنین برخی سیستم های دیگر نظیر تلفن،Apple Watch ، شبکه های اجتماعی، پیام های متنی و Slack (کانالی جهت کنترل ریموت وظایف کاربران) امکان ثبت زمان ورود و خروج را فراهم می کنند.

ویژگی های بهترین دستگاه حضور و غیاب:

بیومتریک: اطمینان از عدم ورود و خروج کارمندان به جای همکارانشان، یکی از فاکتورهای اساسی است که همواره کارفرمایان مدنظر خود قرار می دهند. برای جلوگیری از تقلب و کارتزنی بجای یکدیگر بسیاری از سیستم های حضور و غیاب سطوح مختلفی از شناسایی بیومتریک را ارائه می دهند. شناسایی بیومتریک شامل دستگاه های حضور و غیابی است که در هر بار ورود و خروج اسکن اثر انگشت یا چهره موردنیاز است و یا دستگاه های ساعت زنی آنلاین و تحت وب که در هر بار ورود و خروج توسط دوربین سیستم فرد شناسایی می شود.

برنامه های موبایل: اپلیکیشن های موبایل حضور و غیاب آنلاین علاوه بر کنترل ورود و خروج کارمندان از طریق دستگاه های تلفن همراه، از فناوری Geotechnology هم بهره می برند. یکی از عناوین مورد استفاده در حوزه Geotechnology، استفاده از قابلیت Geofencing می باشد.

از ژئوفنسینگ (Geofencing) جهت نظارت بر کارمندانی استفاده می شود که در مکانی غیر از شرکت بصورت ریموت کار می کنند و با ایجاد مکانی مشخص از محدوده محل کار خود حضور خود را به طور آنلاین ثبت می کند. به عنوان مثال منطقه جغرافیایی منزل کاربر از قبل در ژئوفنسینگ تعریف شده است و به هنگام ثبت تردد ورود و خروج با استفاده از GPS موقعیت کاربر شناسایی شده و این اطمینان را می دهد که کاربر اکنون از مکان مشخص شده حضور خود را ثبت و آغاز به کار نموده است.

برنامه ریزی: بسیاری از سیستم های حضور و غیاب به کارفرمایان اجازه می دهد تا برنامه کاری کارمندان را ایجاد کنند. آنها می توانند شیفت های خاصی ایجاد کنند و کارمندان را بصورت تکی و یا گروهی به شیفت تعریف دشه اختصاص دهند.

مدیریت PTO (Paid Time Off) : برخی از نرم افزارهای حضور و غیاب به مشاغل اجازه می دهد اقلام حسابداری را برای زمان بیماری ، زمان تعطیلات و انواع دیگر مرخصی های پرداخت شده ثبت کنند. بعلاوه ، برخی از سیستم ها به کارمندان اجازه می دهند در داخل نرم افزار وقت خالی بگذارند و به مدیران اجازه می دهند این درخواست ها را تأیید یا رد کنند.

پیگیری کار: برخی از سیستم ها به کارمندان اجازه می دهند تا بر اساس زمان های مشخص شده به سیستم حضور و غیاب وارد شوند و کار خود را بر روی پروژه شروع کنند و تعداد ساعات کاری که بر روی یک پروژه خاص را صرف کرده اند ، در سیستم ثبت می شود. درچنین مواردی سیستم های حضور و غیاب یک ابزار ارزشمند برای مشاغلی است که افراد را برای زمانی که برای انجام وظایف خود اختصاص می دهند از قبیل مشاوران و وکلا ، دستمزد می دهد.

هشدارها: ابزاری که ممکن است برای مشاغل مفید باشد ، هشدارهایی است که در هنگام نزدیک شدن به زمان اضافه کار کارمندان به مدیران اطلاع می دهد. این امر می تواند سبب پس انداز و صرفه جویی در هزینه های کسب و کارها گردد تا به کارمندان اطلاع داده شود که می توانند کار روزانه خود را متوقف کنند. همچنین بعضی از سیستم های حضور و غیاب به شما این امکان را می دهند که هشدارهایی را برای مدیران تنظیم نماید تا از زمان ورود کارمندان مطلع شوند تا کار مربوطه را به وی اختصاص دهند.

ایجاد گزارشات پیشرفته از پرسنل: بیشتر سیستم ها گزارش های دقیق کار را در اختیار سازمان ها قرار می دهند که نشان دهنده تعداد ساعات حضور کارکنان و همچنین جزئیات دستمزد و برنامه هایشان را نشان می دهد.

ادغام ها: بیشتر سیستم های حضور و غیاب با خدمات حقوق و دستمزد ادغام می شوند. این یک ویژگی مفید است که هنگام کار با سیستم حقوق و دستمزد باعث صرفه جویی در وقت شما می شود و به شما این اطمینان را می دهد که تمام داده های تردد به درستی وارد سیستم حقوق و دستمزد می شوند.

تابلوهای ورودی و خروجی: برخی از سیستم های حضور و غیاب شامل یک تابلوی ورودی و خروجی دیجیتال هستند که به مدیران دید کلی از هر کارمندی را که حضور دارد و هر کارمندی را که خارج شده است، نمایش می دهد.

:سوالات متداول دستگاه حضور و غیاب

سوال: آیا شما به سیستم حضور و غیاب نیاز دارید؟

پاسخ: اگر شما هنوز از برگه های کاغذی یا یک دستگاه حضور و غیاب پانچی استفاده می کنید، کسب و کار شما کاملاً می تواند از مزایای سیستم حضور و غیاب دیجیتال بهره مند شود. در درجه اول، به طور قابل توجهی میزان خطاهای مربوط به محاسبه حقوق و دستمزد را کاهش می دهد. اکثر سیستم های حضور و غیاب با نرم افزار حقوق و دستمزد ادغام می شوند و به طور خودکار تمام داده های زمانی پرسنل به نرم افزار حقوق و دستمزد قابل انتقال است. از آنجایی که وارد کردن مجدد داده های ورود و خروج پرسنل به روش دستی کاری زمان بر است، از سویی دیگر نیز، احتمال بروز خطا به هنگام محاسبه حقوق و دستمزد بسیار زیاد است.

سیستم های حضور و غیاب، چیزی فراتر از توانایی پیگیری زمان رفت و آمد پرسنل را به مشاغل ارائه می دهد. توانایی ایجاد زمانبندی و مدیریت همه مسائل مربوط به بازگشت سرمایه و سوددهی همگی از نتایج ارزشمند استفاده از سیستم حضور و غیاب است. دستگاه های حضور و غیاب به شما امکان می دهد تمام داده های مربوط زمان ورود و خروج را شناسایی و مدیریت کنید.

سوال: بازگشت و سوددهی سرمایه با استفاده از سیستم حضور و غیاب را چگونه ارزیابی می کنید؟

پاسخ: انتقال از سیستم سنتی دستی یا کارت های پانچ به سیستم حضور و غیاب بیومتریک و الکترونیکی می تواند سالانه هزاران دلار در کسب و کار شما صرفه جویی کند. در حالی که هزینه استفاده از سیستم به طور معمول 2 تا 10 دلار به ازای هر کارمند در ماه وجود دارد، پس اندازی که در ازای آن دریافت می کنید می تواند بسیار بیشتر از این هزینه ها باشد.

سوال: شما چه انتظاراتی باید از دستگاه حضور و غیاب خود داشته باشید؟

پاسخ: شما باید از سیستم حضور و غیاب خود انتظار داشته باشید كه تمام نیازهای شما در زمینه پیگیری تردد را برطرف كند. پالیزافزار با فروش دستگاه حضور و غیاب بسیار متنوع نظیر اثر انگشت و تشخیص چهره ، از نظر پیگیری و کنترل تردد پرسنل هر آنچه که کسب و کارها نیاز دارند را فراهم نموده و متناسب با شرایط و بودجه آنان گزینه های مختلفی را پیشنهاد می دهد. حداقل انتظاراتی که می توان از یک سیستم حضور و غیاب داشت این است که: چندین روش مختلف برای ثبت ورود و خروج به شما ارائه دهد، به کارمندان این امکان را بدهد که از هر کجا که هستند ساعت ورود و خروج را ثبت کنند و اطلاعات تردد پرسنل با نرم افزار حقوق و دستمزد مورد استفاده شما سازگاری داشته باشد. سایر امکانات اضافی یک سیستم حضور و غیاب که ممکن است بیزینس شما از آن بهره مند شود، توانایی تولید و تخصیص برنامه کاری پرسنل، مدیریت کلیه موارد نرخ سوددهی و بازگشت سرمایه، ثبت مدت زمان کارکرد پرسنل بر روی پروژه های خاص و نظارت بر مکانهایی که پرسنل از راه دور، هر روز در حال رفت و آمد هستند.

سوال: ارتباط با دستگاه حضور و غیاب به چه صورت است؟

پاسخ: مدل های مختلفی از دستگاه حضور و غیاب جهت ثبت تردد آنلاین پرسنل وجود، اما اساساً از نظر کارایی برای ثبت کارتزنی متد و عملکرد یکسانی دارند. روش کار دستگاه ساعت زنی پانچی بدین صورت بود که کارمند کارت کاغذی حضور و غیاب خود را در درون اسلات مخصوس دستگاه قرار می داد و دستگاه ساعت ورود و خروج را بر روی کارت چاپ می نمود. دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک از نظر عملکرد از جهاتی شبیه به دستگاه های حضور و غیاب پانچی عمل می کنند، اما بجای ثبت تردد بر روی کارت های ساعت زنی، داده های زمانی پرسنل را مستقیما در دستگاه حضور و غیاب و یا به طور آنلاین بر روی سرور ذخیره می کنند. این امر سبب می شود که دردسرهای ورود اطلاعات به طور دستی حذف شده و دغدغه ای برای انتقال اطلاعات به نرم افزار حقوق و دستمزد نداشته باشید. امروزه دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک چندین روش مختلف را به طور همزمان برای شناسایی کارمندان فراهم می کنند تا بتوانند تردد خود را ثبت کنند، همچنین می توان ترددها از طریق دستگاه های تلفن همراه یا کامپیوتر های ثبت نمود. همچنین از کامپیوتر ها و دستگاه های تلفن همراه می توان برای ساعت کارمندان استفاده کرد.

سوال: تا چه حدی سیستم های حضور و غیاب قابل ادغام با نرم افزار حقوق و دستمزد هستند؟

پاسخ: سیستم حضور و غیاب با نرم افزار حقوق و دستمزد قابلیت سازگاری بسیار بالایی دارد، به خصوص هنگامی که صحبت از کارکنانی می شود که به طور ساعتی کار می کنند. برای پرداخت درست و دقیق کارمندان ساعتی خود باید بدانید که آنها دقیقا چند ساعت کار می کنند. اگرچه می توانید حرف آنها را قبول کنید، اما یک سیستم حضور و غیاب اطمینان می دهد که برای زمانی که در واقع کار نمی کردند به آنها پول پرداخت نمی کنید. به این ترتیب، ثبت زمان برای هر کارمند به طور خودکار به لیست حقوق و دستمزد و نرم افزار منابع انسانی شما منتقل می شود بدون اینکه نیاز باشد شما کاری انجام دهید. این نه تنها باعث صرفه جویی در وقت می شود، بلکه باعث کاهش خطاهای ناشی از انتقال اطلاعات از یک برنامه به برنامه دیگر می شود.

سوال: چرا ثبت زمان ورود و خروج در محل کار مهم است؟

پاسخ: ثبت زمان ورود و خروج کارمندان ارزش زیادی دارد. بزرگترین مزیت این است که اطمینان حاصل کنید حقوق کارمندان را برای زمانی که کار نمی کنند پرداخت نمی کنید. یک سیستم حضور و غیاب دیجیتال جزئیات دقیقی را در مورد زمان کار کردن و کار نکردن پرسنل به کارفرمایان ارائه می دهد. اگرچه پرداخت چند دقیقه اضافی در اینجا و آنجا ممکن است زیاد به نظر نرسد، اما همه در دراز مدت جمع می شود و به مبلغی قابل توجه می رسد.

استفاده از ساعت حضور و غیاب بیومتریک که روش کارتزنی پرسنل در آن می تواند از طریق اثر انگشت، اسکن چشم و یا تشخیص چهره انجام شود، از کارتزنی بجای دوستان و همکاران نیز جلوگیری می کند. این امر اطمینان می دهد که کارمندان در ساعات تعریف شده خودشان در محل کار حضور دارند و شخص دیگری کار را برای آنها انجام نمی دهد. حال اگراین مسئله کنترل نشود، کارتزن به جای دوستان می تواند هزینه های کسب و کار شما را نه تنها در ازای زمان کار نکردن، بلکه در ازای از دست دادن بهره وری سازمان را نیز به همراه داشته باشد.

علاوه بر این، سوابق ورود و خروج کارکنان به کارفرمایان کنترل بهتری در سطح شناخت کارکنان خود می دهد. می توانید افرادی را که مشغول کار هستند، با زمان شلوغی پیک تجارت خود مقایسه کنید تا اطمینان حاصل کنید که چه افرادی واقعا در جای صحیح خود قرار دارند.

پست های مرتبط: