دورکاری کارمندان و نحوه ساعت زنی هوشمند

دورکاری کارمندان و نحوه ساعت زنی هوشمند

دورکاری یا Teleworking امروزه بهترین و کاربردی ترین روش انجام کارها در بیزینس های مختلف بدون نیاز به حضور فیزیکی کارمند در محل کار می باشد که با شیوع کرونا اهمیت این موضوع دو چندان گردید. شخص دورکار فعالیت خود را معمولا در منزل بصورت اینترنتی از طریق لپ تاپ و یا سیستم کامپیوتری انجام می دهد و نتایج را از طریق اینترنت با کارفرمایان و مدیران به اشتراک می گذارد.

اهمیت زمان به هنگام دورکاری

زمان برای همه افراد به طور یکسان می گذرد اما استفاده درست از آن، کلید طلایی است که فقط در دست افراد موفق قرار دارد. در واقعیت کارمندان باید طوری برنامه ریزی کنند که زمان را در دست داشته باشند و هر گونه موانع که برای آنان حواس پرتی ایجاد می کند را شناسایی نموده و آن را دور از دسترس قرار دهند تا بتوانند یکه محیط آرام برای کار کردن در منزل فراهم آوردند. افراد می توانند با نوشتن و تقسیم بندی کارهایشان، به انجام آنها نظم بخشیده و در مهلت تعیین شده پروژه ها را تحویل دهند جهت سهولت در این کار از ابزار های مدیریت آنلاین پروژه نظیر Trello, Wunderlist می توانید استفاده کنید تا به راحتی زمان را مدیریت و به کنترل خود در آورید. همچنین مدیران می توانند برای برگزاری جلسات آنلاین و آموزش ها از Zoom یا Skyroom و جهت برقرای ویدئو کنفرانس بصورت زنده از Skype یا Whatsapp استفاده نمایند.

انجام وظایف سازمانی نیازمند فایل های مختلف به صورت سند نوشتاری یا فایل های چند رسانه ای همانند موزیک، ویدئو و عکس می باشد. استفاده مشترک همگان از این فایل ها با گسترش دورکاری بسیار پر رنگ گردید و در این میان گوگل درایو گزینه هایی برای مدیریت فایل و اسناد با حافظه اختصاصی 15 گیگابایت به ازای هر ایمیل، خدمات ارزنده ای را برای مدیریت از راه دور به کسب و کارها ارائه نمود.

پلتفرم برقراری ارتباط برای دورکاری

Google Docs و Google Sheet ابزارهای بسیار موثر و کارآمد گوگل هستند که قابلیت ویرایش و ذخیره سازی اسناد را فراهم نموده و کارمندان را از دسترسی به نرم افزار Word و Excel آسوده خاطر نموده است.

برای برنامه نویسان و توسعه دهندگان نیز گیت‌هاب یکی از بهترین پلتفرم‌های مشهور در جهان است که همگان از امکانات آن بهره می‌برند. تیم های فنی برنامه نویس در کسب و کارها می توانند از گیت هاب برای اشتراک گذاری فایل ها استفاده کنند و پروژه ها را بدون معطلی در زمان مقرر انجام دهند.

چگونه برای دور کاری ساعات حضور ثبت کنیم؟

کارمندان جهت ثبت ساعات دورکاری می توانند از نرم افزار حضور و غیاب تحت وب پالیزافزار استفاده نمایند، این نرم افزار با قابلیت اجرا شدن در مروگر وب امکان دسترسی همگان را برای ثبت ساعت زنی هوشمند فراهم نموده است. جهت ثبت درخواست ساعت زنی آنلاین با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب وب به طریق زیر عمل نمایید.

جهت ثبت تردد ورود و یا خروج در زمان هایی که در محل کار حضور فیزیکی نداشتید، یا دور کاری انجام می دهید و یا قصد ویرایش/ حذف تردد ثبت شده را دارید، از گزینه ثبت کارتزنی استفاده نمایید. با انتخاب گزینه کارتزنی زیر نوع درخواست شامل گزینه های تصحیح، ثبت و حذف ظاهر می گردد.

درخواست کارتزنی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
درخواست کارتزنی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

ثبت ساعت زنی

جهت ثبت تردد همانند شکل زیر طبق شماره گذاری ها عمل نمایید.

ثبت درخواست کارتزنی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
ثبت درخواست کارتزنی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  1. از زیر نوع درخواست گزینه ثبت را انتخاب نمایید.
  2. تاریخ تردد موردنظر را وارد نمایید.
  3. ساعت ورود یا خروج موردنظرخود را به صورت عدد چهار رقمی وارد نمایید.
  4. بر روی گزینه ثبت کلیک نمایید. توجه داشته باشید که برای یک روز کاری، دو تردد را باید ثبت نمایید یکی برای ساعت ورود و دیگری برای ساعت خروج.

تصحیح ساعت زنی

جهت تصحیح ساعت تردد ثبت شده همانند شکل زیر طبق شماره گذاری ها عمل نمایید.

درخواست ویرایش تردد در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
درخواست ویرایش تردد در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  1. تاریخ مورد نظر جهت تصحیح را وارد نمایید.
  2. بر روی دکمه مربعی شکل کلیک نمایید، تا اطلاعات تردد از پایگاه داده خوانده شده و در لیست کناری لود شود.
  3. ترددی که قصد ویرایش آن را دارید انتخاب نمایید.
  4. ساعت جدید تردد خود را به صورت عدد چهار رقمی وارد نمایید.
  5. بر روی دکمه ثبت یا ثبت و خروج کلیک نمایید.

مزایای دورکاری کارمندان برای مدیران کسب و کارها

مزایای دورکاری کارمندان

صرفه جویی در هزینه های شرکت

با دورکار شدن کارمندان هزینه برق مصرفی شرکت به میزان قابل توجهی کاهش می یابد، از سویی دیگر کارمندان با آزاد کاری در منزلشان از کرونا در امان هستند و در زمان و هزینه آنها نیز صرفه جویی می شود زیرا نیازی به صرف زمان برای رسیدن به محل کار و صرف کرایه ندارند همچنین در شهرهای کلان نیز آلودگی هوا و ترافیک کمتری خواهیم داشت.

فراهم شدن نیروی کار از همه جای دنیا

ضروری نبودن حضور کارمندان در شرکت این بستر را فراهم می آورد که افراد با مهارت و مستعد حرفه موردنظر بتوانند از سایر استان ها با شرکت همکاری کنند و به صورت نیروی دور کار در شرکت استخدام شوند.

معایب دورکاری

دورکاری در کنار مزایای فراوانی که دارد ممکن است برای عده ای از افراد خسته کننده و استرس زا باشد. کارمندان بخش هایی از شرکت به دلیل ارتباط مستقیم با مشتری، همواره نیاز به هم فکری با مدیران خود را دارند تا بتوانند از رهنمودهای آنان استفاده نمایند. به عنوان مثال کارمندان بخش فروش مستلزم حضور فیزیکی هستند و معمولا باید محصول را از انبار شرکت تحویل بگیرند، از صحت محصول اطمینان پیدا کنند و پس از صدور فاکتور، آن را برای مشتری ارسال نمایند.

وجود کودکان یا دیگر اعضای خانواده، دوستان، تماس های تلفنی، تلویزیون روشن با یک برنامه‌ی بسیار مهیج از جمله مواردی است که باعث تشدید حواس پرتی و انحراف از موضوع کاری می شود و در نتیجه بهره وری کارمند را کاهش می دهد. جهت اطمینان از بهره وری و به حداقل رساندن مزاحمت ها سعی کنید یک دفتر کار مجزا داشته باشد و در محیطی کار کنید که رفت و آمدی در آن نباشد.

در برخی از شهرها ساختار اینترنت در شبکه‌ی خانگی با ساختار و شبکه‌ی ارائه‌شده برای مراکز تجاری و آموزشی تفاوت دارد. با تبدیل وضعیت حضور افراد به دورکار، شبکه‌ی خانگی عموما محدودیت‌های گسترده تری را تجربه می‌کند و برای استفاده با حجم فراوان هنوز بهینه نشده است. علاوه ‌بر زیرساخت اینترنت خانگی، تجهیزات شبکه‌ی وایفای نیز برای مصرف بسیار زیاد داده و پهنای باند با مشکل مواجه است. در وضعیت کنونی، فشار بسیار زیادی به شبکه‌ی خانگی وارد می‌شود و دورکاری در این شرایط نیازمند اینترنت پرسرعت در همه شهرها می باشد.

مطالب مرتبط: