آموزش نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

تعریف قالبهای دسترسی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • هر فرم نرم افزار حضور و غیاب تحت وب یک سطح دسترسی دارد. قاعدتا شما نمیخواهید همه کارکنان به همه فرم ها دسترسی داشته باشند. به عنوان مثال کارکنان عادی می توانند گزارش ترددهای خود را مشاهده کرده و در صورت نیاز درخواست مرخصی یا ماموریت به مدیر سطح بالا ارسال نمایند. اما اجازه مشاهده لیست درخواست ها و تایید آنها را ندارند. راهبران نیز متناسب گروه کاری یا محل خدمت خود سطوح دسترسی متفاوتی دارند.
  • برای تعیین میزان دسترسی کاربران، قالب های دسترسی تعریف می شود. قالب دسترسی به صورت نمایش درختی بوده و مدیر نرم افزار می تواند با توجه به عملکرد خاص یک راهبر، میزان دسترسی را تعیین نماید. با انتخاب این سربرگ، قالب های دسترسی فعال در نرم افزار و تعداد کاربرانی که از آن قالب استفاده می کنند، لیست می شوند (شکل 1).
شکل 1- لیست قالبهای دسترسی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست قالبهای دسترسی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- درخت دسترسی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- درخت دسترسی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • برای تعریف یک قالب دسترسی، بر دکمه «جدید» کلیک نمایید. فرم «دسترسی» به صورت شکل 2 باز شده و درخت مربوط به بخش های مختلف نرم افزار نمایش داده می شود.
  • اگر یک بخش از درخت دارای زیرمجموعه باشد، علامت ( ) در کنار عنوان آن بخش نمایش داده می شود که با کلیک بر آن، زیرمجموعه ها نمایش داده می شود. با کلیک بر کادر هر مورد، دسترسی مربوط به آن بخش فعال خواهد شد (شکل 3- انتخاب). به منظور غیرفعال کردن دسترسی، مجددا بر کادر دسترسی مورد نظر کلیک نمایید (شکل 3- عدم انتخاب). اگر تعدادی از اعضای یک بخش دسترسی انتخاب شده باشد، کادر مربوطه به صورت شکل 3- انتخاب موردی خواهد بود. با کلیک بر دکمه «ثبت» اطلاعات ورودی ذخیره شده و به فرم تنظیمات برمی گردیم.
شکل 3- حالتهای مختلف انتخاب قالب دسترسی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 3- حالتهای مختلف انتخاب قالب دسترسی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • برای ویرایش یک قالب دسترسی، قالب مورد نظر را از لیست موجود انتخاب کرده و بر دکمه ویرایش کلیک نمایید.
  • برای حذف یک قالب دسترسی، قالب مورد نظر را از لیست موجود انتخاب کرده و بر دکمه حذف کلیک نمایید.

تعریف اطلاعیه ها در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • نحوه دسترسی: امور سازمانی/ اطلاعیه ها
  • شکل 1 لیست اطلاعیه ها را به تفکیک وضعیت آن نمایش می دهد. انواع وضعیت اطلاعیه عبارتند از:
  • به زودی: اطلاعیه هایی که در آینده نمایش داده خواهند شد.
  • جاری: اطلاعیه هایی که در حال حاضر در پروفایل کاربران در حال نمایش است.
  • گذشته: اطلاعیه هایی که قبلا تولید شده و مدت نمایش آنها به اتمام رسیده است.

با کلیک بر هر وضعیت، لیست اطلاعیه های تعریف شده نمایش داده می شود.

شکل 1- لیست اطلاعیه ها در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست اطلاعیه ها در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • اطلاعیه جدید
  • جهت تهیه اطلاعیه جدید در فرم اصلی بر دکمه «جدید» کلیک نمایید. فرم «اطلاعیه» به صورت باز خواهد شد. عنوان اطلاعیه مورد نظر را در کادر مربوطه وارد نمایید. سپس مشخص نمایید مخاطب اطلاعیه مورد نظر چه کسانی هستند. بدین منظور در قسمت نوع اطلاعیه، گستره ارسال اطلاعیه به صورت گروهی یا دفتری یا سازمانی را انتخاب نمایید.
  • در صورت انتخاب گروهی یا دفتری، فیلد مربوط به سازمان فعال خواهد شد. سازمان مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. در صورتی که تنها یک سازمان در سیستم تعرییف شده باشد، به صورت پیش فرض انتخاب شده و غیرفعال خواهد بود. سپس در قسمت انتخاب عضو، مخاطبین اطلاعیه را مشخص نمایید. در این قسمت، در صورت وجود چند گروه یا چند دفتر در سازمان انتخاب شده، می توانید بیش از یک مخاطب را انتخاب نمایید.
  • دوره ارسال اطلاعیه به پرسنل را در کادر مربوط به تاریخ شروع و پایان وارد نمایید. توجه نمایید امکان تعیین تاریخ شروع ارسال اطلاعیه از روز جاری فعال بوده و نمی توان به تاریخ گذشته اطلاعیه تعریف نمود.
  • تن اطلاعیه را در کادر مربوط به جزئیات اطلاعیه وارد نموده و جهت ذخیره اطلاعات دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. در صورت معتبر بودن اطلاعات ورودی، فرم بسته شده و اطلاعیه جدید به لیست اضافه می شود.
شکل 2- تهیه اطلاعیه جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- تهیه اطلاعیه جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
ویرایش اطلاعیه
برای ویرایش، اطلاعیه مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید. فرم «اطلاعیه» مشابه شکل 1 نمایش داده می شود که حاوی اطلاعات ذکر شده در اطلاعیه انتخابی می باشد. پس از اعمال تغییرات، جهت ذخیره اطلاعات جدید دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. در صورت معتبر بودن اطلاعات ورودی، فرم بسته شده و اطلاعیه ویرایش شده به لیست اضافه می شود.
حذف اطلاعیه
برای حذف، اطلاعیه مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه «حذف» را کلیک نمایید.
مشاهده اطلاعیه
برای دیدن جزئیات یک اطلاعیه، در لیست ارائه شده اطلاعیه مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه «مشاهده» را کلیک نمایید. فرم «مشاهده» به صورت زیر باز خواهد شد. در این فرم اطلاعات مربوط به اطلاعیه، سازمان، مخاطبان، عنوان، متن اطلاعیه و دوره نمایش اطلاعیه در صفحه کاربران نمایش داده می شود. این فرم صرفا جهت مشاهده یک اطلاعیه می باشد و امکان تغییر اطلاعات ذکر شده در اطلاعیه مورد نظر وجود ندارد.
شکل 3- مشاهده اطلاعیه در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 3- مشاهده اطلاعیه در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
اطلاعیه های جاری
توجه نمایید که اطلاعیه های تعریف شده در سازمان، متناسب با نوع راهبری فردی که در حال حاضر از سیستم استفاده می کند نمایش داده می شود. جهت نمایش لیست اطلاعیه ها در فرم اصلی بر دکمه «جاری» کلیک نمایید. فرم «اطلاعیه های جاری» به صورت شکل 4 نمایش داده می شود. این فرم از دو بخش تشکیل شده است؛ سمت راست لیست اطلاعیه های فعال در حوزه راهبری فرد را نشان می دهد. راهبر می تواند با استفاده از کلید جهت نما (بالا و پایین) در لیست اطلاعیه ها حرکت نماید. با انتخاب هر اطلاعیه، اطلاعات مربوط به عنوان، متن اطلاعیه، مخاطبان آن و دوره نمایش اطلاعیه نمایش داده می شود. توجه فرمایید که فرم «اطلاعیه های جاری» صرفا جهت نمایش لیست اطلاعیه های مربوط به راهبر بوده و امکان تغییر اطلاعات ذکر شده در اطلاعیه ها نمی باشد.
شکل 4- اطلاعیه های جاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 4- اطلاعیه های جاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

تعریف تقویم کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • تقویم موجودیتی است برای تعیین اوقات و روزهای خاص
  • تقویم نرم افزار حضور و غیاب تحت وب ، تعطیلات رسمی (و سایر تعطیلات تعریف شده در بخش تنظیمات)، روزهای آخر هفته در آن سازمان را مشخص می کند.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ تقویم کاری.
  • کل 1 فرم مربوط به تقویم کاری را نشان می دهد. لیست «تقویم های تعریف شده» (سمت راست)، اطلاعات تقویم های تعریف شده هر سازمان، شامل سال تقویم، عنوان تقویم و تعداد گروه های کاری که از این تقویم استفاده می کنند را نشان می دهد. با کلیک بر روی تقویم مورد نظر از این لیست، جزئیات مربوط به تعطیلات تعریف شده آن تقویم، در لیست «نمای کلی تقویم تعریف شده» (سمت چپ) نمایش داده می شود. هر نوع تعطیلی با رنگ تعیین شده در بخش انواع تعطیلی، نمایش داده می شود.
شکل 1- لیست تقویم(های) کاری سازمان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست تقویم(های) کاری سازمان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
تقویم جدید
برای تعریف تقویم جدید، در صفحه اصلی دکمه «جدید» را کلیک نمایید. پنجره ای به صورت شکل 2 با گزینه های زیر باز خواهد شد که با وارد کردن اطلاعات، تقویم جدید ایجاد می شود. این فرم سه بخش اصلی دارد:
  • بخش اول مربوط به اطلاعات تقویم میباشد. در این قسمت اطلاعات عمومی تقویم تعیین می شود.
  • بخش دوم مربوط به نمای کلی تقویم در حال تولید میباشد. این نما شامل ماه های سال در سمت راست و روزهای هر ماه در قسمت بالا است.
  • بخش سوم در قسمت پایین فرم مربوط به روز عادی و انواع تعطیلات تعریف شده در نرم افزار میباشد. (برای تعریف تعطیلات به بخش تنظیمات/ انواع تعطیلی ها مراجعه نمایید.)
  • در ادامه به ترتیب و تفصیل به شرح موارد یاد شده خواهیم پرداخت.
شکل 2- تعریف تقویم کاری جدید و تشریح بخشهای مختلف فرم در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- تعریف تقویم کاری جدید و تشریح بخشهای مختلف فرم در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • نام تقویم: در کادر شماره 1 شکل 3 ، نام تقویم مورد نظر خود را وارد نمایید.
  • سال تقویم: در کادر شماره 2 شکل 3 ، سال تقویم مورد نظر را انتخاب نمایید. حداقل مقدار برای انتخاب سال، 1390 میباشد.
  • نام سازمان: از لیست شماره 3 شکل 3 ، سازمان مورد نظر را انتخاب نمایید. در صورتیکه تنها یک سازمان در نرم افزار تعریف شده باشد، به صورت پیش فرض انتخاب خواهد شد.
شکل 3- تعریف تقویم جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 3- تعریف تقویم جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

آخر هفته: از لیست شماره 4 شکل 4 ، تعطیلات آخر هفته سازمان مورد نظر را انتخاب نمایید. توجه کنید که این لیست قابلیت انتخاب بیش از یک گزینه را در اختیار راهبر قرار میدهد.

شکل 4- تعیین تعطیلات آخر هفته سازمان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 4- تعیین تعطیلات آخر هفته سازمان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • با تکمیل گزینه های فوق می توان نمای کلی تقویم در حال تولید را مشاهده نمود. برای تعیین سایر تعطیلات سازمان به بخش سوم (روز عادی و سایر تعطیلات تعریف شده) مراجعه نمایید. راهبر می تواند متناسب با عملکرد سازمان، هر یک از این تعطیل ها را انتخاب نموده و با کلیک در روز مورد نظر، تعطیل انتخاب شده را بر تقویم اعمال نماید.
  • شکل 5 نمای تقویم تعریف شده را نشان می دهد. برای ذخیره اطلاعات دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
شکل 5- نمای تقویم جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 5- نمای تقویم جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • ویرایش تقویم
  • برای ویرایش تقویم کاری، تقویم مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و کلید «ویرایش» را کلیک نمایید. پنجره ای مشابه آنچه در تعریف تقویم کاری معرفی شد (شکل 2) باز خواهد شد که اطلاعات مربوط به تقویم مورد نظر را نشان می دهد. در این پنجره می توانید اطلاعات موجود را به مقادیر جدید تغییر دهید.
  • حذف تقویم
  • برای حذف یک تقویم، دکمه «حذف» را کلیک نمایید. پیام هشدار نمایش داده خواهد شد که در صورت اطمینان از حذف تقویم مورد نظر، دکمه «بله» را کلیک نمایید.
  • توجه کنید اگر تقویم مورد نظر در گروه کاری مورد استفاده قرار گرفته باشد، امکان حذف آن تقویم وجود نخواهد داشت.
  • بازنشانی تقویم
  • به منظور دریافت اطلاعات جدید از دکمه «بازنشانی» استفاده نمایید.
  • تنظیمات
  • با کلیک بر دکمه تنظیمات، به تعریف انواع تعطیلی منتقل خواهید شد.

تعریف کارت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • کارت برای شناسایی سریع کارکنان در دستگاه ثبت تردد مورد استفاده قرار می گیرد. در صورتی که دستگاه ثبت تردد نصب شده در سازمان شما از نوع تشخیص اثر انگشت یا تشخیص چهره می باشد، نیازی به تعریف و استفاده از کارت نیست.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ کارت ها
  • شکل 1 فرم مربوط به کارت ها را نشان می دهد. لیست «وضعیت کارت» (سمت راست) وضعیت های مختلف کارت در همه سازمان ها و تعداد هر وضعیت را نشان می دهد. با کلیک بر وضعیت مورد نظر، اطلاعات مربوط به آن وضعیت در «لیست کارت ها» (سمت چپ) نمایش داده می شود. وضعیت های مختلف کارت در سیستم کنترل تردد عبارتست از:
  • آزاد- کارت های جدید تعریف شده در نرم افزار در وضعیت آزاد قرار دارند.
  • تخصیص یافته- پس از تعریف کارت و تخصیص آن به پرسنل، وضعیت کارت به تخصیص یافته تغییر می کند.
  • گم شده- در صورتی که کارت آزاد یا کارت تخصیص یافته به پرسنل گم شود، وضعیت کارت به گم شده تغییر می کند.
  • باطل
شکل 1- لیست کارتها در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست کارتها در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • کارت جدید
  • با کلیک دکمه «جدید» فرم «کارت» به صورت شکل 2 باز می شود. شماره سریال و نام کارت را در کادر مربوطه وارد نمایید. این دو فیلد می توانند مقادیر یکسان نیز داشته باشند. نوع کارت را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید.
  • بخش تخصیص کارت، دو وضعیت دارد که به صورت پیش فرض در حالت «بدون تخصیص» قرار دارد. در این حالت کارت تعریف شده در وضعیت «آزاد» قرار می گیرد تا در ادامه کار نرم افزار، در بخش تعریف کارکنان به افراد تخصیص داده شود. حالت دوم «تخصیص به فرد» می باشد. در این حالت کارت تعریف شده به یک فرد تخصیص داده می شود. بدین منظور کدپرسنلی فرد مورد نظر را در کادر وارد کرده و دکمه «جستجو» را کلیک نمایید. در غیر اینصورت با استفاده از دکمه «جستجوی پیشرفته» فرد مورد نظر را بیابید. اطلاعات فرد نمایش داده خواهد شد. با کلیک بر دکمه «ثبت» در صورت معتبر بودن اطلاعات ورودی، کارت جدید و وضعیت تخصیص آن ذخیره شده و به فرم کارتها برمی گردیم.
شکل 2- تعریف کارت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- تعریف کارت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
ویرایش کارت
برای ویرایش اطلاعات کارت یا تخصیص کارت آزاد به یک فرد، کارت مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «ویرایش» را انتخاب نمایید. فرمی مشابه شکل 2 باز شده و اطلاعات کارت نمایش داده می شود. جهت تخصیص کارت به فرد، نوع «تخصیص به فرد» را انتخاب کرده و کدپرسنلی فرد مورد نظر را در کادر تعیین شده وارد نمایید. پس از انجام تغییرات مورد نظر یا تخصیص کارت به پرسنل، دکمه «ثبت» را انتخاب نمایید.
حذف کارت
برای حذف، کارت مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «حذف» را انتخاب نمایید.
تغییر وضعیت
با کلیک دکمه «تغییر وضعیت»، فرم مربوط به «تغییر وضعیت کارت» به صورت باز می¬شود. این فرم قابلیت جستجوی کارت با فیلترهای متفاوت را دارد. پس از انتخاب فیلترها و کلیک دکمه «جستجو»، نتایج جستجو در پانل سمت راست لیست می¬شود. با انتخاب هر سطر از لیست «وضعیت کارت¬ها» اطلاعات مربوطه در «مشخصات کارت» و «لیست کارکنان» نمایش داده می¬شود. در پایین فرم «وضعیت جدید» کارت را انتخاب نموده و برای ذخیره اطلاعات دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
  • تخصیص یافته- در صورتی که کارت از پرسنل پس گرفته شود، در وضعیت آزاد قرار می گیرد.
  • گم شده- در صورتی که کارت آزاد یا کارت تخصیص یافته به پرسنل گم شود، وضعیت کارت به گم شده تغییر می کند. درصورتی که کارت پیدا شود، متناسب شرایط به وضعیت آزاد یا تخصیص یافته تغییر خواهد کرد.
شکل 3- تغییر وضعیت کارت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 3- تغییر وضعیت کارت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
جستجوی کارت
با کلیک بر دکمه «جستجو» فرم شکل 4 باز خواهد شد. این فرم شامل سه بخش می باشد که در ادامه به تفصیل توضیح داده می شود.
  • بخش اول پارامترهای جستجو
  • این بخش با انتخاب مبنای جستجو آغاز می شود. سه مبنای جستجو عبارتند از: کدپرسنلی، نام کارت و شماره سریال کارت. پس از انتخاب مبنای جستجو، در کادر مربوط به «مقدار»، مقدار مورد نظر را وارد نمایید. سپس دکمه «جستجو» را کلیک نمایید. جهت دریافت نتاج دقیقتر می توانید از دو فیلتر «نوع کارت» و «وضعیت کارت» استفاده نمایید.
  • نتایج جستجو
  • پس از انتخاب مبنای جستجو و انتخاب فیلترها و کلیک دکمه «جستجو» (در صورت وجود) نتایج در پانل سمت راست پنجره نمایش داده می شود.
  • نمایش اطلاعات
  • ا انتخاب هر سطر از پانل نتایج جستجو، در این قسمت اطلاعات بیشتر نمایش داده خواهد شد. در صورتی که کارت انتخاب شده در پانل، وضعیت تخصیص یافته به یک یا چند نفر را داشته باشد اطلاعات تخصیص کارت به فرد یا افراد در قسمت لیست کارکنان نمایش داده می شود
شکل 4- جستجوی کارت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 4- جستجوی کارت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

دریافت ترددها از فایل در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • در صورتی که امکان برقراری ارتباط با دستگاه توسط سرویس فراهم نباشد، می توانید لیست ترددهای ثبت شده در دستگاه را از طریق فایل به نرم افزار منتقل نمایید.
  • نحوه دسترسی: امور اجرایی/ دریافت ترددها از فایل
  • با کلیک بر گزینه «دریافت ترددها از فایل» فرم «انتقال ترددها» به صورت زیر باز خواهد شد. ناحیه تردد مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. با انتخاب ناحیه تردد، دستگاه(های) نصب شده در آن ناحیه لیست خواهند شد. دستگاه مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. توجه کنید اطلاعات تردد موجود در فایل به همراه دستگاه انتخاب شده ذخیره خواهد شد. لذا در صورتی که بیش از یک دستگاه در ناحیه تردد انتخاب شده نصب شده باشد، در انتخاب دستگاه مورد نظر دقت نمایید.
  • «دریافت فایل» انتخاب نمایید. با بارگزاری فایل ترددها لیست ترددها نمایش داده می شود.
  • سپس فایل مربوط به ترددهای دریافت شده از دستگاه را از طریق دکمه
  • با کلیک بر روی دکمه انتقال، ترددهای دریافت شده از فایل به همراه اطلاعات دستگاه در نرم افزار ذخیره می شود.
نحوه انتقال ترددها در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

تعریف دستگاه در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • دستگاه های کنترل تردد مورد استفاده در سازمان، در نواحی تردد نصب می شوند. کارکنان سازمان، متناسب با نوع دستگاه کنترل تردد، طی هر بار ورود یا خروج خود به سازمان، تردد خود را توسط دستگاه ثبت می نمایند.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ دستگاه ها
  • شکل 1 به تفکیک سازمان، لیست نواحی تردد و تعداد دستگاه نصب شده در آن ناحیه تردد را نشان می دهد. با کلیک بر هر ناحیه تردد، لیست دستگاه های تعریف شده در آن ناحیه نمایش داده می شود.
شکل 1- لیست دستگاه های سازمان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست دستگاه های سازمان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
دستگاه جدید
  • با کلیک دکمه «جدید» فرم «دستگاه» به صورت شکل 2 باز می شود. نام دستگاه را در کادر مربوطه وارد نموده و نوع دستگاه را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. سپس سازمان مورد نظر را انتخاب کرده و ناحیه تردد تعریف شده در آن سازمان را انتخاب نمایید. بدین ترتیب شما نام دستگاه را مشخص کرده و تعیین می کنید که دستگاه مورد نظر در کدام سازمان و کدام ناحیه تردد نصب خواهد شد.
  • در لیست پارامترهای دستگاه، دو پارامتر آدرس آی پی و شماره پورت دستگاه مورد نظر را وارد نمایید. توجه نمایید امکان ارائه آدرس آی پی یکسان برای دو یا چند دستگاه مجزا وجود ندارد.
  • با کلیک بر دکمه «ثبت» در صورت معتبر بودن اطلاعات ورودی، دستگاه جدید و وضعیت تخصیص آن ذخیره شده و به فرم دستگاه ها برمی گردیم.
شکل 2- تعریف دستگاه در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- تعریف دستگاه در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
ویرایش دستگاه

برای ویرایش اطلاعات دستگاه، دستگاه نصب شده مورد نظر در ناحیه تردد را از لیست انتخاب کرده و دکمه «ویرایش» را انتخاب نمایید. فرمی مشابه شکل 2 باز شده و اطلاعات دستگاه نمایش داده می شود. پس از انجام تغییرات مورد نظر یا تخصیص دستگاه به سازمان و ناحیه تردد مورد نظر، دکمه «ثبت» را انتخاب نمایید. در صورت معتبر بودن اطلاعات ورودی، تغییرات بر دستگاه مورد نظر اعمال خواهد شد.

حذف دستگاه

برای حذف، دستگاه مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «حذف» را انتخاب نمایید.

تغییر وضعیت

به صورت پیش فرض دستگاه تعریف شده در سازمان در وضعیت «فعال» قرار دارد. به منظور غیرفعال کردن یک دستگاه، دستگاه مورد نطر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «تغییر وضعیت» را کلیک نمایید. در صورت تایید پیام هشدار نمایش داده شده، وضعیت دستگاه انتخابی به «غیرفعال» تغییر خواهد کرد.

تنظیمات

دستگاه مورد نظر را از لیست موجود انتخاب نموده و دکمه «تنظیمات» را کلیک نمایید. فرم ارسال تنظیمات به دستگاه» به صورت باز خواهد شد.

ارسال اطلاعات کارکنان
  • به منظور ارسال اطلاعات کارکنان سازمان به دستگاه، در فرم اصلی بر دکمه «ارسال کارکنان» کلیک نمایید. فرم «ارسال اطلاعات کارکنان» به صورت شکل 3 باز خواهد شد. در این فرم سازمان مورد نظر را انتخاب نمایید. سپس متناسب با نوع راهبری خود (اعم از راهبر گروه کاری یا راهبر محل خدمت) یکی از گروه های کاری یا محل های خدمت آن سازمان را انتخاب نمایید یا کدپرسنلی شخص مورد نظر را در کادر مربوطه وارد نمایید. با کلیک بر دکمه «جستجو» لیست کارکنان نمایش داده می شود. پرسنل مورد نظر جهت ارسال اطلاعات به دستگاه را انتخاب نمایید. جهت انتخاب همه پرسنل گروه کاری یا محل خدمت انتخاب شده، دکمه «انتخاب همه» را کلیک نمایید. اگر می خواهید تمام پرسنل موجود در لیست از حالت انتخاب خارج شوند، دکمه «عدم انتخاب همه» را کلیک نمایید.
  • ممکن است لیست پرسنل شامل افرادی است که دوره خدمت آنان به پایان رسیده یا در حالت تعلیق قرار دارند، باشد. جهت حذف این افراد از لیست کارکنان، گزینه «کارکنان اتمام خدمت و تعلیق شده حذف شود» را انتخاب نمایید.
  • لیست نواحی تردد و دستگاه های نصب شده در هر ناحیه از سازمان مورد نظر در سمت چپ فرم نمایش داده می شود. دستگاه مورد نظر جهت دریافت اطلاعات پرسنل را از این لیست انتخاب نمایید. توجه نمایید در صورتی که وضعیت اتصال دستگاه «عدم اتصال» باشد، امکان انتخاب و ارسال اطلاعات وجود نخواهد داشت.
  • با کلیک بر دکمه «ارسال» اطلاعات پرسنل انتخاب شده به دستگاه(های) انتخاب شده ارسال خواهد شد.
شکل 3- ارسال اطلاعات کارکنان به دستگاه در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 3- ارسال اطلاعات کارکنان به دستگاه در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
دریافت اطلاعات کارکنان

جهت دریافت اطلاعات کارکنان از دستگاه، دستگاه مورد نظر را از نمای درختی انتخاب کرده و دکمه «فراخوانی» را کلیک نمایید.

حذف اطلاعات کارکنان

فرم «حذف اطلاعات کارکنان» مشابه فرم «ارسال اطلاعات کارکنان» می باشد. پس از انتخاب کارکنان و دستگاه مورد نظر، دکمه «حذف کل اطلاعات» را انتخاب نمایید.

انواع استخدام در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

در این سربرگ انواع استخدام مورد استفاده در سازمان هدف و همچنین تعداد کاربرانی که مشمول این نوع استخدام هستند، لیست شده است (شکل 1). دو نوع رسمی و قراردادی به صورت پیش فرض در سیستم تعریف شده و غیرقابل حذف می باشد.

شکل 1- لیست انواع استخدام در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست انواع استخدام در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

درصورت نیاز به تعریف نوع استخدامی جدید، ابتدا کلید «جدید» را کلیک نمایید. کادر مربوط به نام فعال شده و می توانید نام نوع استخدامی مورد نظر خود را وارد کنید. سپس دکمه «ثبت» را کلیک نمایید (شکل 2). نوع استخدامی تعریف شده به انتهای لیست موجود اضافه خواهد شد.

شکل 2- تعریف نوع استخدام جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- تعریف نوع استخدام جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • برای اعمال تغییر و ویرایش، نوع استخدام مورد نظر را از لیست انتخاب نموده و در کادر مربوط به نام، تغییرات مورد نظر را اعمال نمایید. سپس بر دکمه «ویرایش» کلیک کنید.
  • برای حذف یک نوع استخدام، نوع استخدام مورد نظر را از لیست انتخاب نموده و دکمه «حذف» را کلیک کرده و پیام هشدار را تایید نمایید. توجه نمایید در صورتی که نوع استخدام مورد نظر در نرم افزار استفاده شده باشد، امکان حذف وجود نخواهد داشت.

تنظیمات عمومی نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • جهت تعیین لوگوی سازمان و تنظیمات مربوط به کدپرسنلی، پشتیبان گیری، نگهداری فعالیت های کاربران و سایر تنظیمات به بخش تنظیمات عمومی مراجعه نمایید.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ تنظیمات/ تنظیمات عمومی
  • فرم «تنظیمات عمومی» به صورت شکل 1 باز خواهد شد. پس از اعمال تغییرات مورد نظر دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. با استفاده از دکمه «بازگشت به تنظیمات اولیه» تغییرات اعمال شده لغو شده و مقادیر پیش فرض بارگزاری خواهد شد.
  • در ادامه تنظیمات موجود نام برده و توضیح داده خواهد شد.
  1. لوگوی سازمان: با کلیک بر دکمه «تغییر تصویر» فرم مربوط به انتخاب فایل لوگوی سازمان باز می شود. لوگوی مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه «تایید» را کلیک نمایید. بدین ترتیب لوگوی سازمان در کادر مربوطه نمایش داده می شود.
  2. حداکثر طول کد پرسنلی: در این بخش حداکثر تعداد کاراکتر بکار رفته در کدپرسنلی تعیین می گردد. در صورتی که تعداد کاراکترهای کدپرسنلی که توسط راهبر وارد می شود کمتر از تعداد تعیین شده در این بخش باشد، کاراکترهای باقیمانده با مقدار صفر پرخواهد شد.
  3. حداکثر تعداد کلمه عبور اشتباه: تامین امنیت نرم افزار، در این بخش مشخص نمایید که کاربر حداکثر چند بار مجاز به ارائه کلمه عبور اشتباه می باشد. در صورتی که کاربر از تعداد تعیین شده تجاوز نماید، دسترسی کاربر به نرم افزار مسدود خواهد شد.
  4. حذف تردد دوپشته: در صورتی که پرسنل دو تردد متوالی به فاصله اندک ثبت نماید، تردد دوپشته گفته می شود. فاصله بین دو تردد ثبت شده برحسب دقیقه در این بخش تعیین می شود و نرم افزار به صورت اتوماتیک تردد اضافی را حذف می کند.
  5. تعداد روزهای نگهداری رخداد: جزئیات مربوط به فعالیت کاربران نرم افزار نگهداری می شود. در این بخش مشخص کنید فعالیت های ذخیره شده پس از گذشت چند روز حذف شوند.
  6. کلمه عبور پیش فرض: در این بخش کلمه عبور پیش فرض نرم افزار برای اولین ورود راه انداز سیستم تعیین می شود. کلمه عبور پیش فرض تعیین شده مقدار 1 می باشد.
  7. ساعت شروع پشتیبان گیری: در صورت تهیه قابلیت «اتوماتیک ها» نرم افزار، امکان پشتیبان گیری اتوماتیک وجود دارد. درغیر اینصورت باید راهبر سیستم بصورت دستی پشتیبان گیری را فعال نماید. کافیست در این بخش ساعت شروع بکار مولفه پشتیبان گیر را تعیین نمایید. ساعت شروع پیش فرض سیستم به 30 دقیقه بامداد تنظیم شده است.
  8. دوره پشتیبان گیری: پس از تعیین ساعت شروع بکار مولفه پشتیبان گیر، در این بخش مشخص کنید که پس از گذشت چند ساعت، مجددا مولفه پشتیبان گیر فعال شود. مقدار دوره فعالیت مولفه پشتیبان گیر برحسب ساعت تعیین می شود. مقدار پیش فرض به 2 ساعت یکبار تنظیم شده است.
  9. مسیر فایل: با استفاده از دکمه «انتخاب فایل» محل ذخیره فایل پشتیبان را در این بخش تعیین نمایید.
  10. ساعت شروع پردازش: در صورت تهیه قابلیت «اتوماتیک ها» نرم افزار، امکان پردازش اتوماتیک ترددهای ثبت شده وجود دارد. درغیر اینصورت باید راهبر سیستم بصورت دستی محاسبات را فعال نماید. کافیست در این بخش ساعت شروع بکار مولفه پردازش را تعیین نمایید. ساعت شروع پیش فرض سیستم به 30 دقیقه بامداد تنظیم شده است.
  11. دوره پردازش: پس از تعیین ساعت شروع بکار مولفه پردازش گر، در این بخش مشخص کنید که پس از گذشت چند ساعت، مجددا مولفه پردازش گر فعال شود. مقدار دوره فعالیت مولفه پردازش گر برحسب ساعت تعیین می شود. مقدار پیش فرض به 2 ساعت یکبار تنظیم شده است.
شکل 1- تنظیمات عمومی نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- تنظیمات عمومی نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

آشنایی با نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

شکل 1 صفحه مربوط به ورود کاربران نرم افزار حضور و غیاب را نشان میدهد. برای اولین بار ورود به سیستم از نام کاربری "Admin" استفاده نمایید. رمز عبور این نام کاربری، در اولین ورود به سیستم، اختیاری میباشد. یعنی هر چه در این مرحله به عنوان رمز عبور وارد شود، در سیستم ثبت شده و در ادامه استفاده از نرم افزار درستی آن بررسی خواهد شد .

شکل 1- صفحه ورود به نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- صفحه ورود به نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

شکل 2 محیط نرم افزار حضور و غیاب را نشان میدهد. بخشهای مختلف محیط نرم افزار عبارتند از:

  • نوارمنو: منوهای تعریف شده درنرم افزار در نوار منو قرار دارند. این منوها عبارتند از تعاریف، امور اجرایی، امور سازمانی، گزارشات و راهنما. با انتخاب هر منو، گزینه های مربوط به آن لیست میشود.
  • نوار ابزار: بخشهای پرکاربرد نرم افزار جهت دسترسی سریع در نوار ابزار قرار داده شده است. گزینه های موجود در نوار ابزار عبارتند از کارتابل، کاردکس، تغییر رمز، اطلاعیه و خروج. کاربر می تواند در نوار ابزار کلیک راست کرده و از لیست باز شده، نمایش یا عدم نمایش گزینه های موجود را تعیین نماید.
  • صفحه خانه و میزکار: محتوای آنچه در صفحه خانه نمایش داده میشود با توجه به سمت کاربر تعیین میگردد. با انتخاب هر گزینه از نوار منو، صفحه مربوطه در محیط میزکار نمایش داده میشود.
  • داشبورد: قسمت اول داشبورد شامل اطلاعات کلی در مورد کاربری است که وارد سیستم نرم افزار شده است. قسمت دوم داشبورد لیست دستگاههای تعریف شده در نرم افزار و وضعیت فعلی {فعال یا غیرفعال بودن} دستگاه را نمایش میدهد. قسمت سوم داشبورد، لیست ترددهای ناقص کاربر را نشان میدهد. قسمت چهارم، با توجه به سمت کاربر، لیست درخواستهای ثبت شده و وضعیت و تعداد درخواستهای کاربر که توسط مسئول سطح بالاتر رد یا تایید شده است.
شکل 2- محیط نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- محیط نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

در این فصل به معرفی کلی نرم افزار حضور و غیاب پرداخته خواهد شد. در ابتدا کلمات کلیدی بکار رفته در نرم افزار لیست شده و توضیح مختصری ارائه می شود.

کلمات کلیدی نرم افزار
در این بخش کلمات کلیدی بکار رفته در نرم افزار لیست شده است. جهت کسب اطلاعات بیشتر، بر لینک نمایش داده شده کلیک نمایید.
سازمان
سازمان مجموعه هدفمندی است که پیرو یک نظام بوده و دارای مرزها و حدودی است که آن را از محیط خود جدا می‌سازد.
کارکنان
کارکنان یا پرسنل یک موسسه یا شرکت به افرادی گفته می شود که در استخدام آن موسسه بوده و می‌توانند به ازای کار خود دستمزد دریافت نمایند. در نرم افزار حضور و غیاب، کارکنان یک سازمان، کاربران اصلی محسوب می شوند که با نرم افزار تعامل داشته و از آن استفاده می کنند.
نوع استخدام
نوع استخدام ارتباط کارکنان با محل کارشان را نشان می دهد. انواع استخدام عبارتند از رسمی، قراردادی، آزمایشی و غیره.
عناوین سازمانی
هر یک از کارکنان در سازمان مورد نظر یک عنوان سازمانی دارند؛ مانند مدیر، کارمند، کارگر و غیره.

انواع تعطیلی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • تقویم سالانه شامل تعطیل آخر هفته و تعطیلات رسمی می باشد. با این وجود ممکن است یک سازمان یک یا چند نوع تعطیلی اختصاصی داشته باشد. در این نرم افزار امکان تعریف انواع تعطیلی فراهم شده است.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ تنظیمات/ انواع تعطیلی
  • شکل 1 لیست تعطیلات پیش فرض تعریف شده در نرم افزار را نشان می دهد.
شکل 1- لیست انواع تعطیلی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست انواع تعطیلی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

برای تعریف انواع تعطیلی بر دکمه «جدید» کلیک نمایید. فرم «انواع تعطیلی» به صورت شکل 2 باز خواهد شد. نام نوع تعطیلی مورد نظر را در کادر مربوطه وارد نمایید. در صورت نیاز به توضیح نوع تعطیلی از کادر مربوط به «شرح» استفاده نمایید. با توجه به اینکه نوع تعطیلی تعریف شده در تعریف تقویم مورد استفاده قرار می گیرد، رنگ مورد نظر را از پالت رنگ تعیین نمایید. با کلیک دکمه «ثبت» اطلاعات را ذخیره نموده و به فرم تنظیمات برمی گردیم.

شکل 2- تعریف انواع تعطیلی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- تعریف انواع تعطیلی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • برای ویرایش یک نوع تعطیلی، تعطیل مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید.
  • برای حذف یک نوع تعطیلی، تعطیل مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «حذف» را کلیک نمایید.

نحوه محاسبات در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

شکل 1- پردازش دستی
شکل 1- پردازش دستی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • ترددهای ثبت شده کارکنان سازمان، طی هر بار ورود یا خروج خود به سازمان، نیاز به انجام محاسبات دارد. بعد از انجام محاسبات مقدار هریک از بازه های کاری و پارامترهای ذکر شده در قوانین اعم از مرخصی/ ماموریت، تعیین خواهد شد.
  • توجه نمایید درصورت تهیه قابلیت «اتوماتیک ها» نرم افزار قابلیت انجام محاسبات بصورت اتوماتیک دارد. تنظیمات مربوط به پردازش اتوماتیک در تنظیمات عمومی مشخص می گردد. درغیر اینصورت باید راهبر سیستم بصورت دستی محاسبات را فعال نماید.
  • نحوه دسترسی: امور اجرایی/ محاسبات
  • فرم «پردازش دستی» به صورت شکل 1 باز خواهد شد. سازمان مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. کارکنان سازمان براساس گروه کاری و محل خدمت، قابل گروه بندی می باشند. راهبر می تواند از یک یا هر دو پارامتر گروه بندی استفاده نماید. با کلیک بر دکمه «دریافت لیست» لیست کارکنان گروه مورد نظر نمایش داده می شود.
  • به صورت پیش فرض تمام افراد ذکر شده در لیست در حالت انتخاب قرار دارند. جهت اعمال تغییر در انتخاب افراد مورد نظر از دکمه های سمت راست لیست استفاده نمایید. با استفاده از دکمه «همه» تمام افراد لیست انتخاب خواهند شد. با کلیک بر دکمه «هیچکدام» تمام افراد را از حالت انتخاب شده خارج می کند. با دکمه «وارونه» افراد انتخاب شده از حالت انتخاب خارج شده و تمام افرادی که انتخاب نشده بودند در حالت انتخاب قرار می گیرند.
  • سپس دوره انجام محاسبات را تعیین نمایید. دوره انجام محاسبات مشخص می کند که اطلاعات تردد از چه تاریخ تا چه تاریخی وارد محاسبه خواهد شد. دوره مورد نظر را در کادر مربوط به تاریخ شروع و پایان، وارد نمایید.
  • جهت شروع محاسبات دکمه «پردازش» را کلیک نمایید.

انواع ماموریت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

بنابر قانون کار، کار خارج از سازمان ماموریت در نظر گرفته می شود. در صورت نیاز به تعریف مرخصی اختصاصی سازمان، نرم افزار امکان تعریف انواع ماموریت دارد.

  • نحوه دسترسی: تعاریف/ تنظیمات/ انواع ماموریت
  • شکل 1 لیست انواع ماموریت اختصاصی سازمان را نشان می دهد.
شکل 1- لیست انواع ماموریت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست انواع ماموریت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

برای تعریف انواع ماموریت بر دکمه «جدید» کلیک نمایید. فرم «انواع ماموریت» به صورت شکل 2 باز خواهد شد. نام نوع ماموریت مورد نظر را در کادر مربوطه وارد نمایید. در ادامه نوع ماموریت مورد نظر برحسب ساعتی یا روزانه را تعیین نمایید. در مرحله بعد، ضرایب مربوط به انجام ماموریت در روز عادی و روز تعطیل را تعیین نمایید. با کلیک دکمه «ثبت» اطلاعات نوع ماموریت جدید ذخیره شده و به فرم تنظیمات برمی گردیم.

شکل 2- تعریف نوع ماموریت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- تعریف نوع ماموریت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • برای ویرایش یک نوع ماموریت، ماموریت مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید.
  • برای حذف یک نوع ماموریت، ماموریت مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «حذف» را کلیک نمایید.

چگونگی پایش تردد در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

پایش تردد در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
نحوه پایش تردد در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • پس از تعریف سازمان و نواحی تردد، دستگاه های کنترل تردد تعریف می شوند. با استفاده از پایش تردد می توانید اطلاعات تردد را مشاهده نمایید.
  • نحوه دسترسی: امور اجرایی/ پایش تردد
  • فرم «پایش تردد» به صورت شکل 1 می باشد. در این فرم سازمان مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. توجه کنید اگر تنها یک سازمان در سیستم تعریف شده باشد یا راهبر مجوز دسترسی به یک سازمان را داشته باشد، آن سازمان به صورت پیش فرض انتخاب شده و غیرفعال می باشد.
  • ناحیه تردد مورد نظر را انتخاب نمایید. به صورت پیش فرض هر بار 10 تردد نمایش داده می شود. راهبر می تواند تعداد لاگ-های قابل نمایش در لیست را افزایش دهد. با کلیک بر دکمه «شروع» ثبت تردد کارکنان در دستگاه، در لیست نمایش داده می شود.
  • با استفاده از کلیدهای جهت نمای (بالا و پایین) و انتخاب هر پرسنل از لیست، اطلاعات وی در پانل سمت چپ نمایش داده می شود.
  • جهت اتمام نمایش ثبت تردد، بر دکمه «پایان» کلیک نمایید.
  • توجه نمایید در صورت ترک این فرم به فرم دیگر، نمایش ثبت تردد در لیست متوقف خواهد شد. لذا پس از بازگشت به فرم، دکمه «شروع» را کلیک نمایید.

تعریف محل خدمت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • محل خدمت نشاندهنده یک ساختمان می باشد که در سازمان قرار دارد و کارکنان به عنوان وظیفه‌ی فردی در آنجا حاضر می‌شوند.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ تنظیمات/ محل خدمت
  • شکل 1 لیست محل های خدمت تعریف شده در سازمان را نشان می دهد. در صورتی که قابلیت چند سازمان در نرم افزار فعال باشد، لیست محل های خدمت براساس سازمان های موجود گروه بندی می گردد.
شکل 1- لیست محل خدمت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست محل خدمت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • با کلیک دکمه «جدید» فرم «محل خدمت» به صورت شکل 2 باز می شود. در این شکل نام محل خدمت مورد را در کادر مربوطه وارد نمایید. در صورتی که قابلیت چند سازمانی در نرم افزار فعال باشد، نام سازمان را از لیست سازمان های موجود انتخاب نمایید. در غیراینصورت سازمان ثبت شده در نرم افزار به صورت پیش فرض انتخاب خواهد شد. با توجه به نواحی تردد که در بخش ناحیه تردد تعریف شده است، ناحیه مورد نظر را انتخاب نمایید. با کلیک بر دکمه «ثبت» اطلاعات ورودی ذخیره شده و به فرم تنظیمات محل خدمت برمی گردیم.
  • برای ویرایش، محل خدمت مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «ویرایش» را انتخاب نمایید. فرمی مشابه شکل 2 باز شده و اطلاعات ناحیه تردد نمایش داده می شود. پس از انجام ویرایش مورد نظر، دکمه «ثبت» را انتخاب نمایید.
  • برای حذف، محل خدمت مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «حذف» را انتخاب نمایید. توجه کنید امکان حذف محل خدمت استفاده شده وجود ندارد.
شکل 2- محل خدمت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- محل خدمت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

تعریف راهبران در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • راهبران نرم افزار حضور و غیاب عبارتند از راهبر گروه کاری، راهبر محل خدمت و مدیر. این راهبران متناسب با نقش و سطح دسترسی تعیین شده امکان دسترسی به اطلاعات نرم افزار دارند. جهت مشاهده لیست راهبران و ویرایش اطلاعات، به قسمت راهبران مراجعه نمایید..
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ راهبران.
  • شکل 1 فرم مربوط به راهبران را نشان می دهد. «لیست راهبران» (سمت راست)، اطلاعات راهبران تعریف شده، شامل نوع راهبری و تعداد کارکنان هر نوع راهبری را نشان می دهد. با کلیک بر روی نوع راهبری مورد نظر از این لیست، جزئیات مربوط به کارکنان در «لیست کارکنان نوع راهبری» (سمت چپ) نمایش داده می شود.
  • اطلاعات لیست شده در این فرم به سطح دسترسی و سطح تسلط فرد بستگی دارد.
شکل 1- لیست راهبران در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست راهبران در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
بازنشانی راهبران

به منظور دریافت اطلاعات جدید از دکمه «بازنشانی» استفاده نمایید.

ویرایش راهبر
  • جهت ویرایش نوع راهبری یا مشاهده جزئیات راهبری، در صفحه اصلی دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید. پنجره ای به صورت شکل 2 باز می شود که اطلاعات فرد و توضیحات بیشتر در مورد نوع راهبری وی را نشان می دهد. در این فرم، سطح دسترسی، نوع راهبری و هدف راهبری قابل ویرایش می باشد. متناسب با نوع راهبری انتخاب شده، لیست هدف های راهبری نمایش داده می شود. این لیست امکان انتخاب بیش از یک هدف راهبری دارد.
  • پس از اعمال تغییرات مورد نظر، با کلیک بر دکمه «ثبت» اطلاعات جدید ذخیره خواهد شد.
شکل 2- مشخصات راهبری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- مشخصات راهبری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
تغییر رمز راهبر
  • جهت تغییر رمر راهبر، یک راهبر را از «لیست کارکنان نوع راهبری» انتخاب کرده و دکمه «تغییر رمز» را کلیک نمایید. طبق شکل 3 فرم «بازنویسی رمز عبور» باز خواهد شد که با کلیک بر دکمه «بازنویسی» رمز عبور راهبر مورد نظر به مقدار کدملی وی بازنویسی خواهد شد.
  • همچنین می توانید از دکمه «جستجوی پیشرفته» جهت انتخاب پرسنل مورد نظر استفاده نمایید.
شکل 3- بازنویسی رمز عبور در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 3- بازنویسی رمز عبور در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

تعریف چارت سازمانی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • اولین مرحله در کار با نرم افزار حضور و غیاب، تعیین اطلاعات مربوط به سازمان می باشد.
  • نحوه دسترسی: امور سازمانی/ نمودارهای سازمانی
  • شکل 1 لیست سازمان های فعال در نرم افزار را نشان می دهد. با انتخاب هر سازمان از لیست سازمان (لیست سمت چپ)، نمودار سازمان نمایش داده می شود.
شکل 1- لیست سازمانها و نمای نمودار سازمانی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست سازمانها و نمای نمودار سازمانی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
ویرایش

با انتخاب سازمان مورد نظر و کلیک کلید «ویرایش»، فرم شکل 2 باز خواهد شد. نام سازمان را در کادر مربوطه وارد کرده و تاریخ شروع سال کاری سازمان خود را به تفکیک روز و ماه مشخص کنید. تاریخ تعیین شده بر سال های آتی اعمال خواهد شد.

شکل 2- نمودار سازمان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- نمودار سازمان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • برای اضافه کردن سمت های زیرمجموعه «مدیر عامل» در چارت سازمانی، ابتدا یک سمت را انتخاب کرده و کلید «جدید» را کلیک نمایید. طبق شکل 3 کادری با عنوان «در صف افزودن» در زیر مجموعه سمت انتخاب شده باز خواهد شد. در کادر باز شده کلیک کرده و سمت جدید را وارد نمایید.
  • کته 1: اگر عنوان یک سمت از چارت سازمانی دارای علامت ( ) باشد، به معنی وجود سمت های زیرمجموعه می باشد. با کلیک بر این علامت زیرمجموعه های سمت انتخاب شده نمایش داده می شود.
  • نکته2: توصیه می شود به منظور افزایش دقت کاربر قبل از اضافه کردن سمت جدید، زیرمجموعه های سمت انتخاب شده قابل رویت باشند (با توجه به نکته 1). سپس اقدام به تعریف سمت ها نمایید.
  • برای حذف یک سمت، سمت مورد نظر را انتخاب کرده و کلید «حذف» را کلیک نمایید. کادری با عنوان «درصف حذف» ظاهر خواهد شد که با کلیک بر دکمه «ثبت» سمت انتخاب شده حذف می شود. در صورتی که سمت مورد نظر، درخواست ارجاع شده بدون پاسخ داشته باشد، امکان حذف وجود ندارد.
  • توجه کنید که سمت «مدیر عامل» به صورت پیش فرض در چارت سازمانی گنجانده شده و غیرقابل حذف می باشد.
شکل 3- افزودن سمت جدید به چارت سازمانی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 3- افزودن سمت جدید به چارت سازمانی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

پس از تعریف سمت های سازمانی، با انتخاب کلید «ثبت» چارت تعریف شده را ذخیره نموده و به فرم نمودارهای سازمان برمی گردیم.

چگونگی سابقه محاسبات در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • درصورت تهیه قابلیت «اتوماتیک ها» نرم افزار، پردازش ترددهای ثبت شده به صورت اتوماتیک انجام می شود. کاربر می تواند گزارشی از پردازش های انجام شده را مشاهده نماید.
  • نحوه دسترسی: امور اجرایی/ سابقه محاسبات
  • فرم «گزارش عملکرد پردازشگر» به صورت شکل 1 می باشد. سازمان مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. در صورتی که تنها یک سازمان در سیستم ثبت شده باشد، به صورت پیش فرض انتخاب شده و غیرفعال خواهد بود. متناسب با سازمان انتخاب شده، گروه کاری مورد نظر را انتخاب نمایید.
  • بازه دریافت گزارش را به صورت تاریخ شروع و پایان در کادر مربوطه وارد نمایید. با کلیک بر دکمه «دریافت لیست» لیست پردازش های انجام شده نمایش داده می شود.
  • با توجه به مقادیر تعیین شده در تنظیمات عمومی پردازش اتوماتیک، تاریخ و ساعت پردازش بعدی در قسمت پایین لیست نمایش داده می شود.
شکل 1- گزارش عملکرد پردازشگر در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- گزارش عملکرد پردازشگر در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

نحوه ثبت درخواست در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • طبق قوانین و الگوی کاری تعیین شده برای گروه کاری یا شخص، محدوده و مقدار بازه های کاری اعم از محدوده موظفی، اضافه کار، کسرکار، مرخصی و ماموریت مشخص می گردد. بدین ترتیب کارکنان سازمان متناسب با تردد خود، می توانند درخواست ثبت نمایند. درخواست ثبت شده، جهت بررسی، براساس چارت سازمانی به مسئول بالاتر ارسال خواهد شد. متناسب با سمت هر فرد درخواست های ارسال شده لیست خواهد شد.
  • نحوه دسترسی: امور سازمانی/ درخواست ها
  • شکل 1 لیست درخواست های ثبت شده به تفکیک وضعیت فعلی درخواست و تعداد درخواست ثبت شده در آن وضعیت را نشان می دهد. با کلیک بر هر وضعیت، لیست درخواستهای ثبت شده و درخواست های ارسال شده جهت بررسی توسط مسئول بررسی کننده، نمایش داده می شود.
شکل 1- لیست درخواستها در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست درخواستها در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
درخواست جدید
  • جهت ثبت درخواست برای یک پرسنل مشغول بکار در زیرمجموعه کاربر، در فرم اصلی بر دکمه «جدید» کلیک نمایید. فرم «درخواست» به صورت شکل 2 باز می شود. کدپرسنلی مورد نظر را در کادر مربوطه وارد نموده و دکمه «جستجو» را کلیک نمایید. در صورت نیاز به جستجو با نام یا نام خانوادگی یا سایر پارامترها، از دکمه «جستجوی پیشرفته» استفاده نمایید.
  • سیستم، در صورت وجود کدپرسنلی وارد شده، اطلاعات پرسنل مورد نظر را نمایش خواهد داد. نوع درخواست مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. انواع درخواست عبارتند از: کارتزنی، ماموریت، مرخصی، اضافه کار، کسرکار و درخواست گروهی.
  • متناسب به نوع درخواست انتخاب شده، لیست زیرنوع درخواست پر می شود. به عنوان مثال درصورتی که نوع درخواست مرخصی انتخاب شده باشد، لیست انواع درخواست مرخصی عبارتند از: مرخصی ساعتی استحقاقی، مرخصی ساعتی استعلاجی، مرخصی ساعتی بدون حقوق، مرخصی روزانه استحقاقی، مرخصی روزانه استعلاجی، مرخصی روزانه بدون حقوق، مرخصی زایمان، مرخصی شیردهی، مرخصی استراحت بعد از ماموریت، بازخرید مرخصی و انواع مرخصی تعریف شده در سازمان.
  • زیرنوع درخواست مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. بدین ترتیب متناسب با اطلاعات نوع درخواست، مدت درخواست را در قالب تاریخ و ساعت وارد نمایید.
  • درصورت نیاز به ارائه اطلاعات بیشتر، از کادر مربوط به توضیحات استفاده نمایید.
  • با کلیک بر دکمه «ثبت» در صورت معتبر بودن اطلاعات ورودی، درخواست جدید ذخیره شده و به فرم درخواست ها برمی گردیم.
شکل 2- درخواست جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- درخواست جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
درخواست گروهی
  • سپس با توجه به نوع درخواست انتخاب شده، گروه کارکنان را انتخاب نموده و بر دکمه «دریافت لیست» کلیک نمایید. لیست کارکنان گروه انتخاب شده نمایش داده خواهد شد. با استفاده از دکمه «همه» تمام افراد لیست شده انتخاب نمایید. دکمه «هیچکدام» تمام افراد را از حالت انتخاب شده خارج می کند. با دکمه «وارونه» افراد انتخاب شده از حالت انتخاب خارج شده و تمام افرادی که انتخاب نشده بودند در حالت انتخاب قرار می گیرند.
  • سپس با توجه به نوع درخواست، مدت درخواست گروهی را وارد نمایید. مدت درخواست گروهی در درخواست تاخیر سرویس و تاخیر سازمانی در قالب تاریخ و ساعت و در درخواست اضافه کار تشویقی یا کسرکار تنبیهی، به صورت انتخاب یک ماه از سال و مقدار اعمال درخواست می باشد.
  • در صورت نیاز به ارائه اطلاعات بیشتر، از کادر مربوط به توضیحات استفاده نمایید.
  • با کلیک بر دکمه «ثبت» در صورت معتبر بودن اطلاعات ورودی، درخواست گروهی جدید ذخیره شده و به فرم درخواست ها برمی گردیم.
شکل 3- درخواست گروهی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 3- درخواست گروهی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
ویرایش درخواست

برای ویرایش، درخواست مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید. فرمی به صورت باز خواهد شد. پس از اعمال تغییرات مورد دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. در صورتی که اطلاعات تغییر یافته معتبر باشد، درخواست ذخیره شده و به فرم درخواستها بازمی گردیم.

حذف درخواست

برای حذف، درخواست مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «حذف» را انتخاب نمایید.

بررسی درخواست
  • جهت بررسی درخواست های دریافت شده و تعیین وضعیت درخواست به صورت رد یا تایید یا ارجاع درخواست، در فرم اصلی دکمه «بررسی» را کلیک نمایید. فرم «بررسی درخواست» صورت باز خواهد شد. نوع درخواست مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. وضعیت درخواست را انتخاب نموده و دکمه «دریافت لیست» را کلیک نمایید. لیست درخواست ها با توجه به پارامترهای انتخاب شده، نمایش داده می شود. می توانید با استفاده از کلیدهای جهت نما در لیست درخواست ها حرکت نمایید.
  • با انتخاب هر درخواست، اطلاعات مربوط به ثبت کننده درخواست، نوع درخواست و فرد بررسی کننده نمایش داده می شود.
  • بررسی کننده با توجه به سمت خود در چارت سازمانی می تواند وضعیت درخواست انتخاب شده را به یکی سه حالت رد یا تایید یا ارجاع تغییر دهد.
ارجاع درخواست

درخواست مورد نظر را از لیست موجود انتخاب نموده و دکمه «ارجاع» را کلیک نمایید. به صورت پیش فرض، با توجه به چارت سازمانی، درخواست انتخاب شده به مسئول سطح بالاتر ارسال خواهد شد.

تعریف الگوی کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • کارکنان یک سازمان پس از استخدام و شروع بکار، یک الگوی کاری دریافت می کنند. با استفاده از الگوی کاری، الگوی تردد مشخص می گردد. در این نرم افزار امکان تغییر الگوی کاری یک یا چند فرد/ گروه کاری به صورت دائم یا موقت فراهم شده است.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ الگوی کاری
  • شکل 1 لیست الگو(های) کاری سازمان را نشان می دهد. در صورتی که قابلیت چند سازمانی خریداری شده باشد، الگوهای کاری به تفکیک سازمان و تعداد الگو(های) کاری هر سازمان لیست خواهند شد. در این لیست نام الگو، تعداد گروه های کاری و کارکنانی که از آن الگوی کاری استفاده می کنند، نمایش داده می شود. با انتخاب هر الگو از لیست، نمایش گرافیکی الگوی تعریف شده نشان داده می شود. راهنمای رنگ های بکار رفته در تعیین نوع بازه کاری هر الگوی کاری در قسمت پایین «نمایش گرافیکی» قرار گرفته است.
شکل 1- لیست الگوهای کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست الگوهای کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
الگو کاری جدید
  • برای تعریف الگوی کاری جدید، در صفحه اصلی دکمه «جدید» را کلیک نمایید. پنجره ای به صورت شکل 2 باز خواهد شد که با وارد کردن اطلاعات، الگوی کاری جدید ایجاد می شود. در این قسمت مرحله به مرحله تعریف یک الگوی کاری جدید ارائه خواهد شد.
  • ابتدا سازمان مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نموده و نام الگوی کاری مورد نظر را در کادر مربوطه وارد نمایید. در صورتی که یک سازمان در نرم افزار تعریف شده باشد، به صورت پیش فرض انتخاب خواهد شد.
شکل 2- الگوی کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- الگوی کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

در قسمت «طول دوره الگوی کاری» یکی از دو گزینه «دوره ای» یا «هفتگی» را انتخاب نمایید. توجه کنید با انتخاب هر گزینه، فیلدهای موجود در فرم فعال یا غیرفعال خواهند شد. در ادامه توضیحات مربوط به هر گزینه به تفصیل ذکر خواهد شد.

روزکاری

روز کاری، محدوده ایست جهت دربرگرفتن انواع بازه های کاری می باشد. با استفاده از روز کاری، محدوده مجاز در کارتزنی تعیین می گردد. این محدوده می تواند بیشتر از 24 ساعت باشد. برای توضیحات بیشتر به تعریف الگوی کاری دوره ای مراجعه نمایید. در تعریف الگوی کاری هفتگی، روزهای هفته به عنوان روزکاری، از ساعت 00:00 بامداد تا ساعت 23:59، لیست شده و بخش روزکاری، غیرفعال خواهد بود.

بازه کاری
  1. انواع بازه های کاری، نشاندهنده وضعیت کارکرد پرسنل در محدوده هر روزکاری می باشد. بازه های کاری قابل استفاده در این نرم افزار عبارتند از:
  2. 1. موظفی: محدوده موظفی نشان می دهد که پرسنل در چه محدوده ای از شبانه روز ملزم به حضور در سازمان بوده و به ازای مقدار حضور در محدوده موظفی حقوق دریافت خواهد نمود. به همین ترتیب عدم حضور پرسنل در این محدوده، کسرکار محسوب شده و جریمه بهمراه خواهد داشت.
  3. 2. اضافه کار: حضور پرسنل در سازمان و خارج از محدوده موظفی به عنوان اضافه کار در نظر گرفته شده حضور پرسنل در محدوده اضافه کار، اختیاری می باشد. در صورتی که سازمان شما محدوده مجاز در اضافه کاری دارد، نوع بازه کاری اضافه کاری را انتخاب نمایید. بدین ترتیب حضور پرسنل در محدوده مجاز اضافه کاری، طبق قوانین، مشمول تشویق خواهند بود. در غیر اینصورت اگر پرسنل در محدوده ای خارج از موظفی و اضافه کاری در سازمان حضور یابند، حضور فرد بیهوده کاری محسوب شده و تاثیری بر جریمه یا تشویق نخواهد داشت.
  4. 3. اضافه کار اجباری: همانطور که در «اضافه کار» ذکر شد، حضور پرسنل اختیاری بوده و عدم حضور جریمه ای در برنخواهد داشت. با این حال عدم حضور پرسنل در محدوده اضافه کار اجباری، کسرکار محسوب شده و مشمول جریمه خواهد بود. حضور پرسنل در محدوده اضافه کار اجباری، اضافه کار محسوب می شود.
  5. 4. استراحت: محدوده ای برای هر نوع قطع کار به عنوان مثال برای صرف غذا می باشد. بازه کاری استراحت جز بازه های کاری موظفی، اضافه کاری، اضافه کار اجباری نبوده ولی هرگونه حضور در این محدوده، طبق قوانین و درخواست های ارائه شده محاسبه خواهد شد.
    • با استفاده از بخش بازه کاری می توانید الگوی کاری مورد نظر خود را طراحی نموده و پیش نمایش آن را مشاهده نمایید. در شکل 3 یک نمونه از الگوی کاری طراحی شده نشان داده شده است.
شکل 3- طراحی و پیش نمایش الگوی کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 3- طراحی و پیش نمایش الگوی کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
الگوی کاری هفتگی

در الگوی کاری هفتگی هر روز هفته شامل مجموعه ای از بازه های کاری تعریف شده می باشد بطوریکه الگوی هر روز از هفته در تمام هفته ها یکسان بوده و تکرار می شود. فرض کنید برنامه کاری گروه کاری اداری طبق شکل 3 به صورت زیر است:

  • روز شنبه تا دوشنبه- موظفی از ساعت 8:00 تا ساعت 16:00
  • محدوده مجاز اضافه کار اول وقت از ساعت 6:00 تا ساعت 8:00
  • محدوده مجاز اضافه کار آخر وقت از ساعت 16:00 تا ساعت 20:00
  • سه شنبه- موظفی از ساعت 8:00 تا ساعت 13:00
  • استراحت از ساعت 13:00 تا ساعت 14:00
  • موظفی از ساعت 14:00 تا 16:00
  • اضافه کار اجباری از ساعت 16:00 تا 18:00
  • محدوده مجاز اضافه کار اول وقت از ساعت 6:00 تا ساعت 8:00
  • محدوده مجاز اضافه کار آخر وقت از ساعت 18:00 تا ساعت 21:00
  • چهارشنبه- موظفی از ساعت 8:00 تا ساعت 15:30
  • محدوده مجاز اضافه کار اول وقت از ساعت 6:00 تا ساعت 8:00
  • محدوده مجاز اضافه کار آخر وقت از ساعت 15:30 تا ساعت 19:00
  • پنجشنبه- موظفی از ساعت 8:00 تا ساعت 12:00
  • محدوده مجاز اضافه کار اول وقت از ساعت 6:00 تا ساعت 8:00
  • محدوده مجاز اضافه کار آخر وقت از ساعت 12:00 تا ساعت 18:00
  • توصیه می شود قبل از شروع به تعریف الگوی کاری، مانند مثال فوق الگوی کاری سازمان خود را در یک برگه یادداشت کرده سپس اقدام به تعریف الگوی کاری نمایید.
  • برای تعریف الگوی کاری به مدت هفت روز هفته و به صورت 24 ساعت شبانه روز، طبق شکل 4:
    • در یخش «طول دوره الگوی کاری»، گزینه «هفتگی» را انتخاب نمایید. با انتخاب گزینه «هفتگی»، هفت روز هفته به عنوان روزهای کاری در الگوی کاری مورد نظر نمایش داده می شود.
    • برای اضافه کردن انواع بازه کاری در الگوی کاری، بر دکمه «+» (شکل 4- شماره 2) کلیک نمایید.
    شکل 4- الگوی کاری هفتگی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
    شکل 4- الگوی کاری هفتگی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
    اضافه کردن بازه کاری

    قبل از شروع به تعریف الگوی کاری به نکات زیر توجه کنید:

    • ساعت شروع کوچکتر از ساعت پایان باشد.
    • محدوده یک نوع کاری با محدوده نوع کاری دیگر تداخل (همپوشانی) نداشته باشد.
    • امکان ویرایش یک نوع کاری وجود ندارد و باید آن نوع کاری را حذف نموده و مجددا تعریف نمایید. برای حذف کردن انواع بازه کاری در الگوی کاری تعیین شده، بر دکمه «-» (شکل 4- شماره 3) کلیک نمایید.
    • با هر بار کلیک بر دکمه «ثبت» در صورت معتبر بودن اطلاعات، محدوده کاری ذخیره شده و به فرم «الگوی کاری» بازمی گردیم. پیش نمایش نوع کاری انتخاب شده نشان داده خواهد شد.
    • با توجه به این نکات و اطلاعات ذکر شده در مثال فوق، الگوی کاری اداری به صورت زیر تعریف می شود:
  1. روز شنبه- موظفی از ساعت 8:00 تا ساعت 16:00
  2. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» به صورت شکل 5 باز خواهد شد.
  3. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «شنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «موظفی» را انتخاب نمایید.
  4. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «8:00» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «16:00» را وارد نمایید.
  5. دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.

    شکل 5- تعریف محدوده کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
    شکل 5- تعریف محدوده کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  6. روز شنبه- محدوده مجاز اضافه کار اول وقت از ساعت 6:00 تا ساعت 8:00
  7. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» باز خواهد شد.
  8. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «شنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «اضافه کار» را انتخاب نمایید.
  9. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «6:00» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «8:00» را وارد نمایید.
  10. دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
  11. روز شنبه- محدوده مجاز اضافه کار آخر وقت از ساعت 16:00 تا ساعت 20:00
  12. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» باز خواهد شد.
  13. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «شنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «اضافه کار» را انتخاب نمایید.
  14. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «16:00» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «20:00» را وارد نمایید.
    • دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
    • بدین ترتیب الگوی کاری روز «شنبه» تکمیل خواهد شد..
    تکرار روز کاری

    همانطور که در مثال ذکر شده است، الگوی کاری روز «شنبه» در سایر روزهای هفته نیز تکرار می شود. جهت سهولت در تعریف الگوی کاری هفتگی، از دکمه «تکرار» (شکل 6) استفاده نمایید. بدین ترتیب طبق شکل 7، با هربار کلیک دکمه «تکرار» یک کپی از چیدمان انواع بازه کاری روز «شنبه» به روز بعد تخصیص می یابد.

    شکل 6- تکرار الگوی کار یک روز در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
    شکل 6- تکرار الگوی کار یک روز در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
    شکل 7- نمای الگوی کاری هفتگی با استفاده از تکرار در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
    شکل 7- نمای الگوی کاری هفتگی با استفاده از تکرار در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

    توصیه می شود هنگام بررسی یادداشت الگوی کاری مورد نظر سازمان خود به انواع بازه کاری که در روزهای مختلف تکرار شده است توجه نمایید. به مثال ذکر شده برمی گردیم؛ در الگوی کاری اداری محدوده مجاز اضافه کار اول وقت به ازای تمام روزهای ذکر شده از ساعت «6:00» تا ساعت «8:00» تکرار شده است. کافیست یک بار در روز «شنبه» بازه کاری «اضافه کار» را انتخاب کرده و محدوده فوق را وارد نمایید. سپس با استفاده از دکمه «تکرار» این نوع کار به روزهای دیگر کپی شود.

  15. سه شنبه- موظفی از ساعت 8:00 تا ساعت 13:00
  16. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» باز خواهد شد.
  17. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «سه شنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «موظفی» را انتخاب نمایید.
  18. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «8:00» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «13:00» را وارد نمایید.
  19. دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
  20. سه شنبه- استراحت از ساعت 13:00 تا ساعت 14:00
  21. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» باز خواهد شد.
  22. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «سه شنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «استراحت» را انتخاب نمایید.
  23. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «13:00» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «14:00» را وارد نمایید.
  24. دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
  25. سه شنبه- موظفی از ساعت 14:00 تا 16:00
  26. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» باز خواهد شد.
  27. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «سه شنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «موظفی» را انتخاب نمایید.
  28. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «14:00» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «16:00» را وارد نمایید.
  29. دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
  30. سه شنبه- اضافه کار اجباری از ساعت 16:00 تا 18:00
  31. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» باز خواهد شد.
  32. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «سه شنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «اضافه کار اجباری» را انتخاب نمایید.
  33. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «16:00» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «18:00» را وارد نمایید.
  34. دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
  35. سه شنبه- محدوده مجاز اضافه کار آخر وقت از ساعت 18:00 تا ساعت 21:00
  36. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» باز خواهد شد.
  37. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «سه شنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «اضافه کار» را انتخاب نمایید.
  38. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «18:00» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «21:00» را وارد نمایید.
  39. دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
  40. چهارشنبه- موظفی از ساعت 8:00 تا ساعت 15:30
  41. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» باز خواهد شد.
  42. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «چهار شنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «موظفی» را انتخاب نمایید.
  43. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «8:00» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «15:30» را وارد نمایید.
  44. دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
  45. چهارشنبه- محدوده مجاز اضافه کار آخر وقت از ساعت 15:30 تا ساعت 19:00
  46. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» باز خواهد شد.
  47. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «چهارشنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «اضافه کار» را انتخاب نمایید.
  48. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «15:30» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «19:00» را وارد نمایید.
  49. دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
  50. پنجشنبه- موظفی از ساعت 8:00 تا ساعت 12:00
  51. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» باز خواهد شد.
  52. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «پنجشنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «موظفی» را انتخاب نمایید.
  53. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «8:00» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «12:00» را وارد نمایید.
  54. دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
  55. پنجشنبه- محدوده مجاز اضافه کار آخر وقت از ساعت 12:00 تا ساعت 18:00
  56. در بخش بازه کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید. فرم «محدوده کاری» باز خواهد شد.
  57. در این فرم، از لیست روزهای هفته، روز «سه شنبه» را انتخاب نمایید. نوع بازه کاری «موظفی» را انتخاب نمایید.
  58. در کادر مربوط به ساعت شروع بازه کاری مقدار «12:00» و در کادر مربوط به ساعت پایان مقدار «18:00» را وارد نمایید.
    • دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
    • بدین ترتیب الگوی کاری اداری به صورت شکل 8 تعریف و نمایش داده می شود. با کلیک بر دکمه «ثبت» اطلاعات ذخیره شده و به لیست الگوهای کاری سازمان انتخاب شده اضافه خواهد شد.
    شکل 8- الگوی کاری اداری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
    شکل 8- الگوی کاری اداری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
حذف کردن بازه کاری

در بخش «بازه کاری» با کلیک دکمه «-»، فرم «حذف نوع بازه کاری» به صورت شکل 9 باز خواهد شد. در این فرم ابتدا روزکاری مورد نظر را تعیین نمایید. با انتخاب روز کاری، انواع بازه های کاری تعریف شده در آن روز کاری لیست خواهند شد. نوع بازه کاری مورد نظر را انتخاب نموده و برای ذخیره اطلاعات دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.

شکل 9- حذف یک نوع بازه کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 9- حذف یک نوع بازه کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

با کلیک دکمه «ثبت»، در صورت معتبر بودن اطلاعات وارد شده، الگوی کاری جدید ذخیره شده و به فرم «الگوی کاری» بازمی گردیم.

الگوی کاری دوره ای
  • فرض کنید برنامه کاری گروه کاری نگهبانان به صورت زیر است:
  • روز اول و دوم- از ساعت 19:00 روز اول تا ساعت 7:00 روز بعد
  • روز سوم- از ساعت 7:00 تا ساعت 19:00
  • محدوده اضافه کار اول وقت- روز اول و سوم به مدت 2:30 ساعت
  • محدوده اضافه کار آخر وقت- روز دوم و سوم به مدت 1:00 ساعت
  • در الگوی دوره ای با مفهوم «روز کاری» سروکار خواهیم داشت. استفاده از «روز کاری» چند هدف دربردارد:
  1. «روز کاری» ظرفی جهت قرار دادن انواع بازه های کاری می باشد. لازم به ذکر است که «روز کاری» در الگوی کاری دوره ای، برخلاف الگوی هفتگی، محدوده ای بیش از یک روز تقویمی را دربرمی گیرد. در این حالت ممکن است موظفی پرسنل، مانند الگوی کاری نگهبانان، در یک روز تقویمی شروع شده و به روز تقویمی دیگر خاتمه یابد.
  2. با تعریف «روز کاری»، تردد پرسنل به درستی شناسایی خواهد شد. فرض کنید طبق شکل 10 در یک الگوی کاری دوره ای، روز کاری از ساعت 9:00 شروع شده و تا ساعت 23:59 ادامه داشته باشد. بدین ترتیب به راحتی مشخص می شود ترددی که در ساعت 8:30 ثبت شده است مربوط به این روز کاری نمی باشد. به همین ترتیب ترددی که در ساعت 10:30 ثبت شده است، تردد از نوع ورود به سازمان بوده و شروع حضور فرد در سازمان محسوب خواهد شد.
شکل 10- تردد معتبر و نامعتبر با توجه به روز کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 10- تردد معتبر و نامعتبر با توجه به روز کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

جهت تعریف الگوی کاری دوره ای در یخش «طول دوره الگوی کاری»، گزینه «دوره ای» را انتخاب نمایید. با انتخاب این گزینه، بخش «روزکاری» فعال خواهد شد. توجه نمایید بدون تعریف روز(های) کاری در الگوی کاری دوره ای نمی توان بازه های کاری تعریف نمود. لذا اولین مرحله در تعریف الگوی کاری دوره ای، تعریف روزکاری می باشد. پس از تعریف روز کاری، می توان بازه کاری اضافه کرد یا بازه کاری حذف نمود.

اضافه کردن روزکاری

جهت تعریف روز کاری بر دکمه «+» کلیک نمایید فرم «محدوده کارتزنی» به صورت شکل 11 باز خواهد شد. هنگام تعریف اولین روزکاری، ابتدا ساعت شروع را وارد نمایید. سپس محدوده روزکاری را تعیین نمایید. توصیه می شود جهت سهولت در کاربرد نرم افزار، محدوده کاری را مضربی از 24 انتخاب نمایید.

شکل 11- محدوده کارتزنی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 11- محدوده کارتزنی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

با کلیک بر دکمه «ثبت» اطلاعات روز کاری ذخیره شده و به فرم «الگوی کاری» و پیش نمایش محدوده تعیین شده به صورت شکل 12 بازمی گردیم.

شکل 12- پیش نمایش روز کاری در الگوی کاری دوره ای در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 12- پیش نمایش روز کاری در الگوی کاری دوره ای در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

جهت تعریف روز(های) کاری دیگر، مجددا بر دکمه «+» کلیک نموده و اطلاعات مورد نظر را در فرم «محدوده کارتزنی» وارد نمایید. توجه نمایید ساعت شروع روزکاری جدید به صورت خودکار به ساعت پایان روز کاری قبل تنظیم می گردد (شکل 13). کافیست مدت روزکاری جدید را تعیین نموده و دکمه «ثبت» را کلیک نموده و پیش نمایش تغییرات را مشاهده نمایید.

شکل 13- محدوده کارتزنی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 13- محدوده کارتزنی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
حذف کردن روز کاری
  • جهت حذف روز کاری بر دکمه «-» کلیک نمایید. پیام هشداری مبنی از اطمینان از حذف روز کاری نمایش داده خواهد شد. با تایید اطمینان از حذف، آخرین روز کاری حذف خواهد شد.
  • توجه نمایید در صورتی که بازه های کاری در آن روز تعریف شده باشد، با حذف روز کاری آن بازه ها نیز حذف خواهند شد.
بازه کاری در الگوی دوره ای
  • همانطور که ذکر شد ممکن است یک بازه کاری موظفی، مانند آنچه در الگوی کاری نگهبانان ذکر شد، در یک روز تقویمی (مثلا 05/04/1393) شروع شده و به روز تقویمی دیگر (مثلا 06/04/1393) خاتمه یابد. جهت تعریف چنین بازه های کاری در الگوی کاری دوره-ای، در بخش «بازه کاری» بر دکمه «+» کلیک نمایید. در فرم «محدوده کاری»، روزها به ترتیب روزهای کاری تعریف شده در مرحله قبل لیست خواهند شد. روزکاری و بازه کاری مورد نظر را از لیست انتخاب نمایید. در تعیین محدوده بازه کاری انتخاب شده به 24 ساعت یک شبانه روز توجه نمایید.
  • برای شروع بخشی از الگوی کاری نگهبانان را تعریف می کنیم. الگوی کاری روز اول و دوم، از ساعت 19:00 روز اول شروع شده و تا ساعت 7:00 روز بعد (روز کاری دوم) ادامه می یابد. بدین منظور، همانطور که در شکل 14- بالا نشان داده شده است، ساعت شروع موظفی در روزکاری «یکم» از 19:00 شروع شده و بنابر 24 ساعت شبانه روز، ساعت 23:59 به پایان می رسد. در این مرحله دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. با ثبت این بازه کاری، در صورت ارائه مقادیر زمانی صحیح و عدم تداخل بازه های کاری، فرم بسته شده و نمای گرافیکی نمایش داده می شود.
  • جهت تکمیل این الگوی کاری، در بخش «بازه کاری» دکمه «+» را کلیک نموده و این بار در فرم «محدوده کاری»، روزکاری دوم از نوع بازه کاری موظفی را انتخاب می کنیم (شکل 14- پایین). در ادامه مرحله قبل، بنابر 24 ساعت شبانه روز، ساعت شروع این محدوده 00:00 و ساعت پایان را 7:00 وارد نمایید. در این مرحله دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. با ثبت این بازه کاری، در صورت ارائه مقادیر زمانی صحیح و عدم تداخل بازه های کاری، فرم بسته شده و نمای گرافیکی نمایش داده می شود.
شکل 14- تعریف بازه کاری در روز کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 14- تعریف بازه کاری در روز کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

توجه نمایید پس از هر مرحله تعیین بازه کاری، نمای گرافیکی نمایش داده می شود. جهت حذف یک بازه کاری، در بخش «بازه کاری» دکمه «-» را کلیک نمایید. فرم حذف نوع بازه کاری به صورت شکل 15 باز خواهد شد. در این فرم، روز کاری مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. انواع بازه کاری تعیین شده در آن روز کاری لیست خواهند شد. بازه کاری مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. در نمایش گرافیکی، بازه کاری انتخاب شده حذف خواهد شد.

شکل 15- حذف بازه کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 15- حذف بازه کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

پس از تعیین بازه های کاری و ثبت آن، الگوی کاری دوره ای به صورت شکل 16 نمایش داده می شود. برای ذخیره نهایی الگوی کاری تعریف شده بر دکمه «ثبت» کلیک نمایید.

شکل 16- نمای گرافیکی روزکاری و بازه های کاری تعریف شده در الگوی کاری دوره ای در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 16- نمای گرافیکی روزکاری و بازه های کاری تعریف شده در الگوی کاری دوره ای در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
ویرایش الگوی کاری
  • برای ویرایش یک الگوی کاری، الگوی مورد نظر را انتخاب نموده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید. پنجره ای مشابه آنچه در تعریف الگوی کاری جدید معرفی شد، باز خواهد شد. تغییرات مورد نظر مربوط به نام الگو و انواع بازه کاری لازم را اعمال کرده و دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
  • توجه نمایید در صورتی که الگوی مورد نظر در نرم افزار استفاده شده باشد، امکان ویرایش نخواهد داشت. سابقه تخصیص یک الگوی کاری در «لیست الگوهای کاری» از ستون «تعداد گروه کاری» یا «تعداد کارکنان» که در حال حاضر از الگوی کاری استفاده می کنند، مشخص می گردد. لذا الگوی کاری تعریف شده تا قبل از تخصیص قابل ویرایش می باشد.
حذف الگوی کاری
  • برای حذف یک الگوی کاری، الگوی مورد نظر را انتخاب نموده و دکمه «حذف» را کلیک نمایید. پیام هشدار نمایش داده خواهد شد که در صورت اطمینان از حذف الگوی کاری مورد نظر، دکمه «بلی» را کلیک نمایید.
  • توجه کنید امکان حذف الگوی کاری که در سیستم استفاده شده باشد وجود ندارد.
تخصیص فردی
  • توجه نمایید که پرسنل سازمان به صورت پیش فرض از الگوی کاری تخصیص داده شده به گروه کاری خود تبعیت می کنند. برای تخصیص الگوی کاری تعریف شده (جهت تعریف الگوی کاری به الگوی کاری جدید مراجعه نمایید) به یک فرد خاص، دکمه «تخصیص فردی» را کلیک نمایید. فرم تخصیص الگوی کاری فردی به صورت شکل 17 باز خواهد شد. کدپرسنلی فرد مورد نظر را در کادر مربوطه وارد کرده و دکمه «جستجو» را کلیک نمایید. سیستم اطلاعات فرد مورد نظر را، در صورت وجود، نمایش خواهد داد. قسمت پایین فرم، سابقه تخصیص الگو(های) کاری به صورت دائم یا موقت را نشان می دهد.
  • جهت تخصیص الگوی کاری جدید به پرسنل مورد نظر دکمه «جدید» را کلیک نمایید. بدین ترتیب فیلدهای موجود در قسمت تخصیص الگوی کاری فعال خواهند شد. الگوی کاری مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب کرده و تاریخ شروع اعمال الگوی کاری انتخاب شده را وارد نمایید. در صورتی که الگوی کاری مورد نظر به صورت موقت به فرد تخصیص داده می شود، گزینه «الگوی کاری موقت» را انتخاب نمایید. سپس تاریخ پایان تخصیص موقت الگوی کاری را در کادر مربوطه وارد نمایید.
  • در صورتی که الگوی کاری انتخاب شده از نوع «دوره ای» باشد، می توانید متناسب با شروع تخصیص الگوی کاری در روز تقویمی مورد نظر، آفست انتخاب نمایید. توجه نمایید مقدار آفست هر الگوی کاری، حداکثر به تعداد روزهای کاری آن الگو می باشد.
شکل 17- فرم تخصیص الگوی کاری فردی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 17- فرم تخصیص الگوی کاری فردی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • در انتها دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. سیستم وقوع دو مورد را در تخصیص الگوی کاری بررسی می کند:
  • مورد اول مربوط به روزهای کاری می باشد. سیستم، روزهای کاری موجود در الگوی کاری انتخاب شده را با تقویم گروه کاری پرسنل مورد نظر بررسی می کند. در صورتی که روزکاری شامل موظفی با روز تعطیل تعریف شده در تقویم تداخل داشته باشد، سیستم پیام هشدار مبنی بر تبدیل آن موظفی به اضافه کار اجباری نمایش خواهد داد. در صورت تایید پیام نمایش داده شده، هنگام انجام محاسبات، موظفی آن روزکاری به عنوان اضافه کار اجباری در نظر گرفته شده و اطلاعات الگوی کاری تخصیص داده شده به لیست سوابق تخصیص اضافه خواهد شد. در صورت عدم تایید، به فرم بازگشته و می توانید اطلاعات وارد شده را بازبینی نمایید.
  • در صورت تخصیص الگوی کاری هفتگی، سیستم تاریخ شروع تخصیص را بررسی می کند. در صورتی که تاریخ شروع تخصیص الگوی کاری، ابتدای هفته (روز شنبه) نباشد پیام هشدار نمایش داده می شود. راهبر می تواند انتخاب نماید که آفست شروع تخصیص، توسط برنامه انجام شود. یا برنامه تاریخ شروع تخصیص را به تاریخ ابتدای هفته تغییر دهد.
  • جهت ویرایش الگوی کاری تخصیص داده شده، الگوی مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید. توجه نمایید امکان ویرایش الگوی کاری دائم به موقت یا برعکس (موقت به دائم) وجود ندارد. در این قسمت صرفا تاریخ شروع، تاریخ پایان (در تخصیص الگوی کاری موقت)، آفست الگوی کاری دوره ای قابل ویرایش می باشد. به منظور ذخیره تغییرات اعمال شده، دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. پس از انجام بررسی های لازم توسط سیستم، الگوی کاری ذخیره شده یا پیام هشدار مشابه مرحله تخصیص الگوی کاری جدید، نمایش داده خواهد شد.
  • جهت حذف الگوی کاری تخصیص داده شده، الگوی مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه «حذف» را کلیک نمایید.
شکل 18- تخصیص الگوی کاری موقت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 18- تخصیص الگوی کاری موقت در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
تخصیص گروهی
  • توجه نمایید که پرسنل سازمان به صورت پیش فرض از الگوی کاری تخصیص داده شده به گروه کاری خود تبعیت می کنند. در این بخش نحوه تخصیص الگوی کاری ذکر خواهد شد.
  • به منظور تخصیص الگوی کاری به یک گروه کاری، در صفحه اصلی بر دکمه «تخصیص گروهی» کلیک نمایید. فرمی به صورت شکل 19 باز خواهد شد. سازمان مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. در صورتی که تنها یک سازمان در سیستم تعریف شده باشد، به صورت پیش فرض انتخاب خواهد شد. با انتخاب سازمان، گروه های کاری تعریف شده در آن سازمان لیست خواهند شد. گروه کاری مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نموده و بر دکمه «بررسی» کلیک نمایید. سیستم، در صورت وجود، سابقه الگو(های) کاری تخصیص داده شده به گروه مورد نظر را نمایش می دهد.
  • برای تخصیص الگوی کاری، در پانل سمت راست فرم، بر دکمه «جدید» کلیک نمایید. بدین ترتیب بخش تخصیص الگوی کاری فعال می شود. الگوی کاری مورد نظر را از لیست ارائه شده انتخاب نمایید. (جهت تعریف الگوی کاری به الگوی کاری جدید مراجعه نمایید) تاریخ شروع اعمال تخصیص الگوی کاری انتخاب شده را در کادر مربوطه وارد نمایید. در صورت انتخاب الگوی کاری دوره ای، آفست تخصیص الگوی کاری فعال می شود. در صورت نیاز آفست تخصیص الگوی کاری انتخاب شده به گروه کاری مورد نظر را انتخاب نمایید.
  • جهت ذخیره اطلاعات تخصیص الگوی کاری، دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. سیستم وقوع دو مورد را در تخصیص الگوی کاری بررسی می کند:
  • مورد اول مربوط به روزهای کاری می باشد. سیستم، روزهای کاری موجود در الگوی کاری انتخاب شده را با تقویم گروه کاری پرسنل مورد نظر بررسی می کند. در صورتی که روزکاری شامل موظفی با روز تعطیل تعریف شده در تقویم تداخل داشته باشد، سیستم پیام هشدار مبنی بر تبدیل آن موظفی به اضافه کار اجباری نمایش خواهد داد. در صورت تایید پیام نمایش داده شده، هنگام انجام محاسبات، موظفی آن روزکاری به عنوان اضافه کار اجباری در نظر گرفته شده و اطلاعات الگوی کاری تخصیص داده شده به لیست سوابق تخصیص اضافه خواهد شد. در صورت عدم تایید، به فرم بازگشته و می توانید اطلاعات وارد شده را بازبینی نمایید.
  • مورد دوم مربوط به آفست شروع تخصیص الگوی کاری می باشد. برای توضیحات بیشتر به آفست مراجعه نمایید.
شکل 19- تخصیص الگوی کاری به گروه کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 19- تخصیص الگوی کاری به گروه کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
بازنشانی

به منظور دریافت اطلاعات جدید از دکمه «بازنشانی» استفاده نمایید.

آفست
  • با توجه به شکل 20 فرض کنید تاریخ شروع تخصیص یک الگوی کاری هفتگی از تاریخ 22/07/1393 روز سه شنبه باشد. در اینصورت الگوی کاری هفتگی تعریف شده باید جابجا شود تا الگوی کاری روز سه شنبه بر روز سه شنبه هفته منطبق گردد.
  • برنامه به صورت اتوماتیک انطباق روزهای هفته و روزهای الگوی کاری هفتگی را بررسی کرده و در صورت عدم انطباق پیام هشدار نمایش داده می شود. متن پیام به این صورت می باشد: «تاریخ شروع تخصیص الگوی کاری، اول هفته نمی باشد، اگر میخواهید آفست توسط برنامه تنظیم شود، دکمه بله و اگر میخواهید تاریخ تخصیص به ابتدای هفته جاری تغییر کند، دکمه خیر را انتخاب نمایید.»
  • با انتخاب دکمه «بلی» برنامه به صورت اتوماتیک آفست تخصیص الگوی کاری هفتگی را تنظیم خواهد کرد. در مثال شکل 20 آفست تخصیص با 3 مقداردهی شده است.
  • با انتخاب دکمه «خیر» برنامه به صورت اتوماتیک تاریخ شروع تخصیص الگوی کاری هفتگی را به ابتدای هفته جاری تنظیم خواهد کرد. در مثال شکل 20 تاریخ شروع تخصیص الگوی کاری به 19/07/1393 روز شنبه، تغییر خواهد کرد.
شکل 20- تعیین آفست در تخصیص الگوی کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 20- تعیین آفست در تخصیص الگوی کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

تعریف عناوین سازمانی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • نحوه دسترسی: تعاریف/ تنظیمات/ عناوین سازمانی
  • شکل 1 لیست عناوین سازمانی تعریف شده در سازمان را نشان می دهد. در صورتی که قابلیت چند سازمان در نرم افزار فعال باشد، لیست عناوین سازمانی براساس سازمان های موجود گروه بندی می گردد.
شکل 1- لیست عناوین سازمانی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست عناوین سازمانی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • با کلیک دکمه «جدید» فرم «عناوین سازمانی» به صورت شکل 2 باز می شود. در این شکل سازمان مورد نظر در تعریف عنوان سازمانی را انتخاب کرده و نام مورد نظر را در کادر مربوط به «نام» وارد نمایید. در صورتی که یک سازمان در نرم افزار تعریف شده باشد، بصورت پیش فرض انتخاب خواهد شد. با کلیک بر دکمه «ثبت» اطلاعات ورودی ذخیره شده و به فرم تنظیمات برمی گردیم.
  • برای ویرایش، عنوان سازمانی مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «ویرایش» را انتخاب نمایید. فرمی مشابه شکل 2 باز شده و اطلاعات عنوان سازمانی نمایش داده می شود. پس از انجام ویرایش مورد نظر، دکمه «ثبت» را انتخاب نمایید.
  • برای حذف، عنوان سازمانی مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «حذف» را انتخاب نمایید.
شکل 2- تعریف عنوان سازمانی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- تعریف عنوان سازمانی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

تعریف سرویس ایاب و ذهاب در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • در صورتی که سازمان از سرویس ایاب و ذهاب استفاده می کند، می توانید سرویس(های) مورد نظر را در نرم افزار تعریف نمایید. هنگام تعریف پرسنل، سرویس مورد استفاده فرد مشخص خواهد شد. در صورت وجود تاخیر در سرویس ایاب و ذهاب، درخواستی مبنی بر «تاخیر سرویس» برای مجموعه پرسنلی که از آن سرویس استفاده می کنند، صادر شده و تاخیر موجه اعلام می گردد.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ تنظیمات/ سرویس ایاب و ذهاب
  • شکل 1 لیست سرویس های تعریف شده در سازمان را نشان می دهد.
شکل 1- لیست سرویس ایاب و ذهاب در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست سرویس ایاب و ذهاب در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

برای تعریف سرویس ایاب و ذهاب در سازمان بر دکمه «جدید» کلیک نمایید. فرم «سرویس ایاب و ذهاب» به صورت شکل 2 باز می شود. سازمان مورد نظر را انتخاب نموده و نام سرویس را در کادر وارد نمایید. با کلیک دکمه «ثبت» اطلاعات سرویس جدید ذخیره شده و به فرم تنظیمات برمی گردیم.

شکل 2- تعریف سرویس ایاب و ذهاب در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- تعریف سرویس ایاب و ذهاب در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • برای ویرایش یک نوع مرخصی، مرخصی مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید.
  • برای حذف یک نوع مرخصی، مرخصی مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «حذف» را کلیک نمایید.

تعریف کارکنان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • کارکنان یا پرسنل یک موسسه یا شرکت به افرادی گفته می شود که در استخدام آن موسسه بوده و می‌توانند به ازای کار خود دستمزد دریافت نمایند. در نرم افزار حضور و غیاب، کارکنان یک سازمان، کاربران اصلی محسوب می شوند که با نرم افزار تعامل داشته و از آن استفاده می کنند.
  • پس از ثبت اطلاعات کارکنان در نرم افزار، ثبت ورود و خروج آنان به سازمان آغاز می شود. جهت افزودن کارکنان یا اعمال تغییر در قوانین، گروه کاری، سازمان و مشاهده سابقه کار فرد به فرم «کارکنان» مراجعه نمایید.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ کارکنان
  • شکل 1 به تفکیک گروه کاری لیست کارکنان را نشان می دهد. در صورتی که قابلیت چند سازمانی تهیه شده باشد، کارکنان به تفکیک سازمان و گروه کاری لیست خواهند شد. در «لیست گروه کاری سازمان» (سمت چپ) نام گروه کاری و تعداد کارکنان فعال آن گروه نمایش داده می شود. با کلیک بر هر سطر از این لیست، اطلاعات کارکنان در «لیست کارکنان» (سمت راست) نمایش داده می شود.
  • برای اضافه کردن پرسنل جدید، می توانید به یکی از دو طریق زیر عمل نمایید:
    • • با استفاده از دکمه «جدید» در صفحه اصلی «کارکنان»
    • در این روش کارکنان به صورت نفر به نفر به نرم افزار اضافه می شود.
  • • با استفاده از دکمه «دریافت اطلاعات» در صفحه اصلی «کارکنان»
    • در این روش اطلاعات کارکنان در قالب یک فایل متنی دریافت شده و پس از تکمیل اطلاعات مورد نیاز به صورت فرم های هدایت کننده راهبر (ویزارد) به نرم افزار اضافه می شوند. در صورت تهیه قابلیت دریافت اطلاعات، می توانید از این روش استفاده نمایید.
شکل 1- لیست کارکنان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست کارکنان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
کارکنان جدید
  • به منظور اضافه کردن یک پرسنل جدید به سازمان، در صفحه اصلی دکمه «جدید» را کلیک نمایید. پنجره ای بصورت شکل 2 با سربرگ-های اطلاعات شخصی، اطلاعات سازمانی، اطلاعات ارتباطی، قوانین فردی، اطلاعات راهبردی باز خواهد شد که با وارد کردن اطلاعات، پرسنل جدید به نرم افزار اضافه می شود
  • با توجه به اینکه این اطلاعات در پردازش ترددهای انجام شده مورد استفاده قرار می گیرد، در انتخاب و وارد کردن اطلاعات دقت نمایید.
اطلاعات شخصی
  • در این سربرگ اطلاعات شخصی را وارد نمایید. این اطلاعات شامل نام، نام خانوادگی، نام پدر، کد ملی، تاریخ تولد، جنسیت، وضعیت تاهل، وضعیت جسمانی و آخرین مدرک تحصیلی می باشد. در صورت تمایل می توانید تصویر پرسنل را نیز به نرم افزار اضافه کنید.
  • توجه نمایید در صورت عدم ارائه کدملی یا ارائه کدملی نامعتبر، امکان ثبت پرسنل جدید وجود ندارد. کدملی باید یک مقداری عددی، ده رقمی و واقعی باشد.
شکل 2- پرسنل جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- پرسنل جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
اطلاعات سازمانی

این سربرگ شامل فیلدهای زیر می باشد:

  • سازمان: سازمان مورد نظر را از لیست سازمان های تعریف شده در نرم افزار انتخاب نمایید. در صورتی که تنها یک سازمان در نرم افزار تعریف شده باشد، به صورت پیش فرض انتخاب خواهد شد. انتخاب این فیلد اجباری است.
  • سرویس ایاب و ذهاب: در صورتی که سرویس ایاب و ذهاب در نرم افزار تعریف شده باشد، لیست سرویس(ها) نمایش داده می شود. سرویس مورد استفاده پرسنل را از لیست موجود انتخاب نمایید.
  • ناحیه تردد: متناسب با سازمان انتخاب شده، لیست نواحی تردد تعریف شده نمایش داده می شود. ناحیه مورد استفاده پرسنل را از لیست نمایش داده شده انتخاب نمایید. انتخاب این فیلد اجباری است.
  • محل خدمت: محل خدمت در نرم افزار حضور و غیاب به دفتر، اداره یا ساختمانی اطلاق می شود که کارکنان به منظور انجام وظیفه مراجعه می کنند. متناسب با ناحیه تردد انتخاب شده، لیست محل خدمت تعریف شده نمایش داده می شود. محل خدمت پرسنل مورد نظر را از لیست نمایش داده انتخاب نمایید. انتخاب این فیلد اجباری است.
  • نوع شناسایی: با توجه به نوع دستگاه، نوع شناسایی کارکنان هنگام ثبت تردد را انتخاب نمایید.
  • کدپرسنلی: متناسب با سیاست سازمان، کدپرسنلی به صورت ترکیبی از ارقام یا حروف را در کادر تعیین شده وارد نمایید. وارد کردن این فیلد اجباری است.
  • سمت سازمانی: با توجه به آنچه در چارت سازمانی تعریف شده، سمت سازمانی پرسنل مورد نظر را انتخاب نمایید. انتخاب این فیلد اجباری است.
  • عنوان سازمانی: عنوان سازمانی پرسنل مورد نظر را از لیست نمایش داده شده انتخاب نمایید. انتخاب این فیلد اجباری است.
  • شماره کارت: در صورتی که نوع شناسایی کارکنان هنگام ثبت تردد توسط کارت انجام می گیرد، در این قسمت شماره کارت تخصیص یافته به پرسنل را انتخاب نمایید.
  • نوع استخدام: نوع استخدام ارتباط کارکنان با محل کارشان را نشان می دهد. انواع استخدام که به صورت پیش فرض در نرم افزار تعریف شده عبارتند از رسمی و قراردادی. سایر نوع استخدام های تعریف شده نیز به این لیست اضافه خواهند شد. نوع استخدام پرسنل مورد نظر را از لیست نمایش داده شده انتخاب نمایید. انتخاب این فیلد اجباری است.
  • گروه کاری: گروه کاری یک نوع تقسیم بندی کارکنان متناسب با تخصص یا مجموعه قوانین می باشد. گروه کاری پرسنل مورد نظر را از لیست نمایش داده شده انتخاب نمایید. انتخاب این فیلد اجباری است.
  • گروه کاری موقت: در صورتی که پرسنل گروه کاری موقت داشته باشد، در این قسمت نمایش داده خواهد شد.
  • تاریخ شروع بکار: تاریخ شروع بکار پرسنل را در کادر تعیین شده وارد نمایید. شایان ذکر است تاریخ شروع بکار کارکنان متناسب با مجموعه قوانین گروه کاری تعیین شده اعتبار سنجی می شود. یعنی تاریخ شروع بکار فرد باید از تاریخ تعریف گروه کاری یا تغییر مجموعه قوانین گروه کاری انتخاب شده در مرحله قبل، بزرگتر باشد. وارد کردن این فیلد اجباری است.
  • توجه کنید هنگام وارد کردن تاریخ، سال را به صورت چهار رقمی وارد نمایید.
  • سطح دسترسی: با توجه به آنچه در سطح دسترسی تعریف شده، مقدار دسترسی پرسنل به بخش های مختلف نرم افزار تعیین می شود. سطح دسترسی پرسنل را از لیست نمایش داده شده انتخاب نمایید. انتخاب این فیلد اجباری است.
  • شماره حساب بانکی
اطلاعات ارتباطی

در این سربرگ اطلاعات مربوط به رایانامه، آدرس و شماره تماس پرسنل، اعم از تلفن همراه، تلفن منزل، تلفن اضطراری، را وارد نمایید.

قوانین فردی

درصورتی که تاریخ شروع به کار و گروه کاری انتخاب شده در سربرگ اطلاعات سازمانی معتبر باشند، لیست قوانین کار در این سربرگ نمایش داده می شود. در صورتی که قابلیت قوانین اختصاصی فردی تهیه شده باشد، راهبر می تواند قوانین مختص پرسنل تعیین نماید.

اطلاعات راهبری
  • در این سربرگ برای پرسنل مورد نظر نام کاربری و رمز عبور تعریف می شود. توجه کنید نام کاربری منحصربفرد باشد.
  • در ادامه نوع نقش و میزان تسلط پرسنل انتخاب می گردد. توجه کنید گزینه های ارائه شده در لیست زیر با توجه به سطح تسلط راهبر مسئول تعریف و ویرایش پرسنل نمایش داده می شود.
  • کاربر- صرفا امکان ورود به نرم افزار، مشاهده اطلاعات تردد و کارکرد و ثبت درخواست خواهد داشت.
  • راهبر گروه کاری با انتخاب نوع نقش راهبر گروه کاری، لیست گروه های کاری تعریف شده در سازمان نمایش داده می شود. راهبر از لیست نمایش داده شده، گروه(های) کاری مورد نظر را انتخاب خواهد کرد.
  • راهبر محل خدمت- با انتخاب نوع نقش راهبر محل خدمت، لیست محل های خدمت تعریف شده در سازمان نمایش داده می شود. راهبر از لیست نمایش داده شده، محل(های) خدمت مورد نظر را انتخاب خواهد کرد.
  • مدیر- این میزان تسلط صرفا توسط مدیر کل نرم افزار قابل مشاهده و انتخاب می باشد. با انتخاب نوع نقش مدیر، لیست سازمان های تعریف شده در سازمان نمایش داده می شود. راهبر از لیست نمایش داده شده، سازمان(های) مورد نظر را انتخاب خواهد کرد.
  • هنگام تعیین سطح دسترسی و نوع نقش پرسنل به تناسب این دو گزینه دقت نمایید.
  • با کلیک دکمه «ثبت»، در صورت معتبر بودن اطلاعات وارد شده، پرسنل جدید ذخیره شده و به فرم «کارکنان» بازمی گردیم.
ویرایش پرسنل

برای ویرایش یک پرسنل، فرد مورد نظر را انتخاب نموده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید. پنجره ای مشابه آنچه در تعریف پرسنل جدید معرفی شد (شکل 2) باز خواهد شد. تغییرات لازم را اعمال کرده و دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.

  • امکان ویرایش سازمان، گروه کاری و نوع استخدام (تاریخ شروع بکار و اتمام کار) در این قسمت وجود ندارد. بدین منظور به ترتیب به «تغییر سازمان» (در صورت فعال بودن چند سازمانی)، «تغییر گروه» و «سابقه خدمت» مراجعه نمایید.
  • امکان تغییر قوانین و تغییر رمز عبور در این قسمت وجود ندارد. بدین منظور به ترتیب به «تغییر قوانین» و «بازنویسی رمز عبور» مراجعه نمایید.
حذف پرسنل

برای حذف یک پرسنل، فرد مورد نظر را انتخاب نموده و دکمه «حذف» را کلیک نمایید. پیام هشدار نمایش داده خواهد شد که در صورت اطمینان از حذف پرسنل مورد نظر، دکمه «بلی» را کلیک نمایید.

بازنشانی

به منظور دریافت اطلاعات جدید از دکمه «بازنشانی» استفاده نمایید.

بازنویسی رمز عبور

در صورتی که کاربر رمز عبور خود را فراموش کرده باشد، باید به راهبر مربوطه مراجعه نماید تا رمز عبور بازنویسی گردد. بدین منظور در صفحه اصلی بر دکمه «بازنویسی رمز» کلیک نمایید. فرم «بازنویسی رمز عبور» به صورت شکل 3 باز خواهد شد. با وارد کردن کدپرسنلی فرد در کادر تعیین شده و کلیک دکمه «جستجو»، اطلاعات پرسنل نمایش داده می شود. با کلیک بر دکمه «بازنویسی رمز عبور»، رمز عبور فرد به مقدار کدملی وی بازنویسی و ذخیره خواهد شد.

شکل 3- بازنویسی رمز عبور کاربران در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 3- بازنویسی رمز عبور کاربران در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
جستجو
  • به منظور مشاهده اطلاعات کارکنان به صورت پروفایل، در صفحه اصلی دکمه «جستجو» کلیک نمایید. پنجره ای به صورت شکل 4 با سربرگ های اطلاعات پرسنلی، اطلاعات سازمانی و اطلاعات کارکرد باز خواهد شد. کدپرسنلی مورد نظر را در کادر تعیین شده وارد کرده و دکمه «جستجو» را کلیک نمایید. در صورت وجود پرسنلی با کد وارد شده، اطلاعات در سربرگ های ذکر شده نمایش داده می شود. سربرگ اطلاعات پرسنلی شامل نام، نام خانوادگی، کدملی و ... نمایش داده می شود.
  • سربرگ اطلاعات سازمانی همه اطلاعات مرتبط به سازمان، سمت، نوع استخدام، تاریخ شروع بکار، تاریخ اتمام کار، محل خدمت، گروه کاری (اعم از دائم و موقت)، الگوی کاری (اعم از دائم و موقت) و ... نمایش می دهد.
  • جهت مشاهده نحوه کارکرد پرسنل انتخاب شده در ماه جاری به سربرگ «اطلاعات کارکرد» مراجعه نمایید. این قسمت مقدار حضور، اضافه کار، کسرکار، شبکاری، مرخصی استحقاقی استفاده شده، مرخصی ذخیره، مانده مرخصی، مرخصی استعلاجی، مرخصی بدون حقوق و ماموریت روزانه- ساعتی فرد از ابتدای ماه کاری تاکنون را نشان می دهد.
شکل 4- جستجوی کارکنان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 4- جستجوی کارکنان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
سابقه خدمت
  • تغییر وضعیت استخدام در نرم افزار حضور و غیاب به صورت انفرادی و گروهی انجام می گیرد. در ادامه انواع وضعیت های استخدام و شرح عملکرد این دو حالت به تفصیل توضیح داده می شود. با توجه به نیاز خود می توانید نوع تغییر وضعیت را انتخاب نمایید.
  • پس از ثبت پرسنل جدید و ورود وی به محدوده سازمان، بنابر فعالیت های مختلف در یکی سه وضعیت استخدامی «در حال خدمت»، «اتمام خدمت» یا «معلق» قرار می گیرد. با توجه به شکل 5 انواع فعالیت های مجاز در حوزه تغییر وضعیت استخدام کارکنان عبارتند از:
  • ویرایش استخدام جاری: جهت تغییر تاریخ شروع بکار یا تاریخ اتمام کار فرد یا گروه این وضعیت را انتخاب نمایید. این وضعیت عموما در نوع استخدام قراردادی جهت افزایش یا کاهش مدت قرارداد کاربرد دارد. در صورتی که مدت قرارداد جدید بازه مجاز باشد، پرسنل در وضعیت «در حال خدمت» قرار دارد. در غیراینصورت به «اتمام خدمت» تغییر وضعیت خواهد یافت.
  • انفصال از خدمت: به ازای استخدام هر فرد در سازمان مربوطه تاریخ شروع بکار و اتمام کار مشخص می گردد. در صورتی که پرسنل قبل از تاریخ اتمام کار، اعلام عدم همکاری نموده و از مجموعه سازمانی خارج شود به وضعیت انفصال از خدمت تغییر می کند.
  • تمدید استخدام: در صورتی که مدت قرارداد پرسنل پایان یافته یا قبل از اتمام مدت قرارداد انفصال خدمت داشته باشد، جهت شروع بکار مجدد وی وضعیت تمدید استخدام را انتخاب کرده و تاریخ شروع و اتمام مدت استخدام را تعیین نمایید. توجه کنید تاریخ شروع بکار باید بزرگتر از تاریخ انفصال از خدمت یا اتمام قرارداد باشد.
  • لغو تمدید (انصراف استخدام جاری): در صورت اشتباه کاربری و ثبت «تمدید قرارداد»، با استفاده از «لغو تمدید» اطلاعات را به حالت قبل برگردانید.
  • تعلیق از خدمت: تعلیق در لغت به معنای بلاتکلیف رها کردن می باشد. در حالت تعلیق فرد در ردیف کارمند بوده ولی کارمند کامل نیست. به عبارت دیگر، وضعیت قطعی آن بعد از مدت زمانی به یکی از دو حالت انفصال از خدمت یا بازگشت به خدمت تغییر خواهد نمود.
  • لغو تعلیق: در صورت اشتباه کاربری و ثبت «تعلیق»، با استفاده از «لغو تعلیق» اطلاعات را به حالت قبل برگردانید.
شکل 5- نمودار تغییر وضعیت استخدام کارکنان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 5- نمودار تغییر وضعیت استخدام کارکنان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • شکل 6 تغییر وضعیت استخدام بصورت انفرادی را نشان می دهد. کدپرسنلی مورد نظر را در کادر تعیین شده و دکمه «جستجو» را کلیک نمایید. در صورتی که کدپرسنلی وارد شده در نرم افزار ثبت شده باشد، اطلاعات پرسنل شامل اطلاعات سازمانی و سابقه کارکرد پرسنل در سازمان به ازای وضعیت های مختلف استخدام نمایش داده می شود.
  • در قسمت پایین فرم، تغییرات مورد نظر جهت تغییر وضعیت، تغییر نوع استخدام و در صورت نیاز تعیین تاریخ شروع بکار و اتمام کار را اعمال نمایید. جهت ذخیره تغییرات اعمال شده دکمه «ثبت» را کلیک نمایید.
شکل 6- تغییر وضعیت استخدام انفرادی کارمندان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 6- تغییر وضعیت استخدام انفرادی کارمندان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

در صورتیکه نیاز به تغییر وضعیت چند کارمند به یک وضعیت مشخص دارید از سربرگ «تغییر وضعیت گروهی» استفاده نمایید. شکل 7 تغییر وضعیت استخدام بصورت گروهی را نشان می دهد. بدین منظور ابتدا سازمان سپس گروه کاری مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه «جستجو» را کلیک نمایید. لیست کارکنان گروه انتخاب شده به همراه وضعیت فعلی استخدام و محل خدمت آنان نمایش داده می شود. افراد مورد نظر را از لیست موجود انتخاب نمایید. در قسمت پایین فرم، تغییرات مورد نظر جهت تغییر وضعیت، تغییر نوع استخدام و در صورت نیاز تعیین تاریخ شروع بکار و اتمام کار را اعمال نمایید. جهت ذخیره تغییرات اعمال شده دکمه «ثبت» را کلیک نمایید

شکل 7- تغییر وضعیت استخدام گروهی کارمندان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 7- تغییر وضعیت استخدام گروهی کارمندان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
تغییر گروه کاری
  • توجه کنید کارکنانی که وضعیت استخدام آنان «درحال خدمت» نباشد امکان تغییر گروه کاری نخواهند داشت.
  • تغییر گروه کاری در نرم افزار حضور و غیاب به صورت دائم و موقت انجام می گیرد. در ادامه شرح عملکرد این دو حالت به تفصیل توضیح داده خواهد شد.
  • جهت تغییر گروه کاری یک پرسنل، در صفحه اصلی دکمه «تغییر گروه» را کلیک نمایید. فرم «تغییر گروه کاری کارمند» به صورت شکل 8 باز خواهد شد. کدپرسنلی فرد مورد نظر را در کادر تعیین شده وارد نموده و دکمه «جستجو» را انتخاب نمایید. اطلاعات سازمانی و سوابق گروه های کاری پرسنل نمایش داده می شود.
  • با کلیک بر دکمه «جدید» قسمت تعیین گروه کاری جدید فعال خواهد شد. گروه کاری مقصد را از لیست ارائه شده انتخاب نموده و تاریخ شروع اعمال تغییر را وارد نمایید. در صورتی که گروه کاری جدید به صورت موقت به پرسنل تخصیص داده خواهد شد، گزینه «گروه کاری موقت» را انتخاب کرده و تاریخ پایان تخصیص گروه کاری موقت را تعیین نمایید. پس از تکمیل اطلاعات تغییر، دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. پس از ذخیره اطلاعات، لیست سوابق گروه کاری بروزرسانی شده و تخصیص گروه کاری جدید به لیست اضافه خواهد شد.
شکل 8- تغییر گروه کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 8- تغییر گروه کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
تغییر قوانین
  • در صورتی که قابلیت اختصاصی سازی قوانین فردی تهیه شده باشد، می توانید مجموعه قوانین کار را متناسب با هر فرد تغییر دهید. بدین منظور جهت اختصاصی سازی قوانین فردی، در صفحه اصلی دکمه «تغییر قوانین» را کلیک نمایید. فرم «تغییر قوانین» به صورت شکل 9 باز خواهد شد. کدپرسنلی فرد مورد نظر را در کادر تعیین شده وارد نموده و دکمه «جستجو» را انتخاب نمایید. اطلاعات سازمانی و سوابق پروفایل قوانین فردی پرسنل نمایش داده می شود.
  • با کلیک بر هر سطر از «لیست تغییرات قوانین» جزئیات بیشتر قوانین و مقادیر ثبت شده نمایش داده خواهد شد. جهت تعریف پروفایل قانون جدید، بر دکمه «جدید» کلیک نموده و تاریخ شروع اعمال تغییرات قانون را در کادر تعیین شده وارد نمایید. دکمه «بررسی» را کلیک نمایید تا پروفایل فعلی قوانین نمایش داده شود. طبق شرح قوانین در قانون کار، تغییرات مورد نظر را در پروفایل جدید وارد کرده و برای ذخیره اطلاعات دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. در صورت عدم بروز خطای اعتبارسنجی قوانین تغییر یافته، تغییرات ذخیره خواهد شد.
شکل 9- تغییر قوانین کارمند در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 9- تغییر قوانین کارمند در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
تغییر سازمان
  • جهت تغییر سازمان یک پرسنل، در صفحه اصلی دکمه «تغییر سازمان» را کلیک نمایید. فرم «تغییر سازمان» به صورت شکل 10 باز خواهد شد. کدپرسنلی فرد مورد نظر را در کادر تعیین شده وارد نموده و دکمه «جستجو» را کلیک نمایید. اطلاعات سازمانی پرسنل نمایش داده می شود.
  • در ادامه تاریخ قطع همکاری پرسنل از سازمان مبدا را مشخص نمایید. به صورت پیش فرض این تاریخ به تاریخ روز جاری در کادر ذکر شده است. لذا توجه نمایید تاریخ قطع همکاری برای روزهای آتی قابل ثبت می باشد.
  • سازمان مقصد را از لیست سازمان های موجود انتخاب نمایید. متناسب با سازمان انتخاب شده، گروه کاری مقصد، ناحیه تردد مقصد، محل خدمت جدید پرسنل در سازمان مقصد را انتخاب نمایید. با توجه به چارت سازمانی سازمان جدید، سمت پرسنل را انتخاب کرده و برای ذخیره اطلاعات دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. در صورت عدم بروز خطای داده انتخاب شده، اطلاعات تغییر سازمان ذخیره شده و به فرم «کارکنان» بازمی گردیم.
شکل 10- تغییر سازمان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 10- تغییر سازمان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
دریافت اطلاعات کارکنان

در صورتی که قابلیت دریافت اطلاعات تهیه شده باشد، می توانید مجموعه اطلاعات کارکنان سازمان را در قالب فایل متنی دریافت کرده و به اطلاعات نرم افزار حضور و غیاب اضافه نمایید. بدین منظور در صفحه اصلی دکمه «دریافت اطلاعات» را کلیک نمایید. فرم «ویزارد دریافت اطلاعات کارکنان» به صورت شکل 11 باز خواهد شد که در قالب فرم های هدایت کننده راهبر، مجموعه کارکنان را دریافت کرده، اطلاعات مورد نیاز را تکمیل نموده و به نرم افزار اضافه می کند.

شکل 11-ویزارد دریافت اطلاعات کارکنان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 11-ویزارد دریافت اطلاعات کارکنان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 12- بارگزاری فایل متنی حاوی اطلاعات کارکنان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 12- بارگزاری فایل متنی حاوی اطلاعات کارکنان در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

انواع مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • بنابر قانون کار، کارکنان حق استفاده از مرخصی استحقاقی دارند. در صورت نیاز به تعریف مرخصی اختصاصی سازمان، نرم افزار امکان تعریف انواع مرخصی دارد. انواع مرخصی تعریف شده در این بخش از نوع مرخصی استحقاقی می باشند.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ تنظیمات/ انواع مرخصی
  • شکل 1 لیست انواع مرخصی اختصاصی تعریف شده در سازمان را نشان می دهد.
شکل 1- لیست انواع مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست انواع مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

برای تعریف انواع مرخصی بر دکمه «جدید» کلیک نمایید. فرم «انواع مرخصی» به صورت شکل 2 باز خواهد شد. نام نوع مرخصی مورد نظر را در کادر مربوطه وارد نمایید. در ادامه مدت مرخصی مورد نظر برحسب ساعت یا روز را تعیین نمایید. در مرحله بعد، مقدار تکرار مرخصی تعریف شده در بازه زمانی متناسب با آنچه در مرحله قبل (روز یا ساعت) انتخاب شده است، تعیین نمایید. با کلیک دکمه «ثبت» در صورت معتبر بودن اطلاعات ورودی، نوع مرخصی جدید ذخیره شده و به فرم تنظیمات برمی گردیم.

شکل 2- انواع مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- انواع مرخصی در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • برای ویرایش یک نوع مرخصی، مرخصی مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید.
  • برای حذف یک نوع مرخصی، مرخصی مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «حذف» را کلیک نمایید.

تعریف گروه کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • گروه کاری یک تقسیم بندی دیگر در اختیار راهبران قرار می دهد. بدین صورت که کارکنان متناسب با تخصص خود یا متناسب با هدفی که در سازمان دنبال می کنند، در گروه های کاری طبقه بندی می شوند،؛ مثل گروه کاری حسابداری، گروه اداری، گروه انبارداری و ...
  • توجه نمایید کارکنان هر گروه کاری، تقویم، قوانین و الگوی کاری مختص خود خواهند داشت. در این نرم افزار امکان تغییر گروه کاری یک یا چند فرد به صورت دائم یا موقت فراهم شده است.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ گروه کاری
  • شکل 1 لیست گروه (های) کاری سازمان را نشان می دهد. در صورتی که قابلیت چند سازمانی خریداری شده باشد، گروه های کاری به تفکیک سازمان لیست خواهند شد. در این لیست نام گروه، تعداد کارکنان فعال آن گروه و تقویم جاری مورد استفاده نمایش داده می شود.
شکل 1- لیست گروه های کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست گروه های کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
گروه کاری جدید
  • برای تعریف گروه کاری جدید، در صفحه اصلی دکمه «جدید» را کلیک نمایید. پنجره ای بصورت شکل 2 با گزینه های زیر باز خواهد شد که با وارد کردن اطلاعات، گروه کاری جدید ایجاد می شود.
  • نام گروه کاری مورد نظر را در کادر مربوطه وارد نموده و سازمان مورد نظر را انتخاب نمایید. در صورتی که یک سازمان در نرم افزار تعریف شده باشد، به صورت پیش فرض انتخاب خواهد شد.
  • تقویم کاری گروه جدید را از لیست مربوطه انتخاب نمایید. در صورت نیاز به توضیحات بیشتر از کادر مربوط به «شرح» استفاده نمایید
  • در ادامه می توانید در قسمت «لیست قوانین گروه» تغییرات مورد نظر قوانین گروه کاری جدید را اعمال نمایید. برای توضیحات بیشتر قوانین کار به قانون کار مراجعه نمایید.
  • با کلیک دکمه «ثبت»، در صورت معتبر بودن اطلاعات وارد شده، گروه کاری جدید ذخیره شده و به فرم «گروه کاری» بازمی گردیم.
شکل 2- تعریف گروه کاری جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- تعریف گروه کاری جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
ویرایش گروه

برای ویرایش یک گروه کاری، گروه مورد نظر را انتخاب نموده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید. پنجره ای مشابه آنچه در تعریف گروه کاری جدید معرفی شد (شکل 2) باز خواهد شد. تغییرات مورد نظر مربوط به نام گروه و توضیحات لازم را اعمال کرده و دکمه «ثبت» را کلیک نمایید. توجه کنید در قسمت ویرایش، اطلاعات مربوط به قوانین کار قایل ویرایش نمی باشد. جهت ایجاد تغییر در قوانین گروه کاری به «تغییر قوانین» مراجعه نمایید.

حذف گروه
  • برای حذف یک گروه کاری، گروه مورد نظر را انتخاب نموده و دکمه «حذف» را کلیک نمایید. پیام هشدار نمایش داده خواهد شد که در صورت اطمینان از حذف گروه کاری مورد نظر، دکمه «بلی» را کلیک نمایید.
  • توجه کنید امکان حذف گروه کاری که در سیستم استفاده شده باشد وجود ندارد.
تنظیمات

با کلیک بر دکمه تنظیمات، به قانون کار منتقل خواهید شد.

بازنشانی

به منظور دریافت اطلاعات جدید از دکمه «بازنشانی» استفاده نمایید.

تغییر تقویم
  • همانطور که در تعریف گروه کاری ذکر شد، هر گروه کاری یک تقویم کاری اختصاصی دارد. تاریخ شروع استفاده از تقویم کاری به تاریخ تعریف گروه کاری مقداردهی می شود. در صورت نیاز به تخصیص تقویم جدید یا ویرایش تقویم موجود از «تغییر تقویم» استفاده نمایید.
  • با کلیک بر دکمه «تغییر تقویم» پنجره ای به صورت شکل 3 باز خواهد شد. این فرم شامل اطلاعات گروه کاری و سابقه تخصیص تقویم کاری می باشد. توجه کنید فیلدهای مربوط به انتخاب تقویم کاری و تاریخ شروع تخصیص غیرفعال می باشد.
شکل 3- تغییر تقویم در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 3- تغییر تقویم در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

جهت تخصیص تقویم کاری جدید به گروه کاری مورد نظر، دکمه «جدید» را کلیک نمایید (شکل 4- راست). با کلیک بر دکمه «جدید»، فیلدهای مربوط به انتخاب تقویم و تاریخ شروع تخصیص فعال خواهند شد. پس از انتخاب تقویم کاری و وارد کردن تاریخ شروع، با کلیک بر دکمه «ثبت» (شکل 4- چپ) اطلاعات مربوط به تخصیص ذخیره خواهد شد.

شکل 4- تخصیص تقویم جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 4- تخصیص تقویم جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • برای ویرایش تقویم گروه، تقویم مورد نظر را از لیست سابقه تخصیص انتخاب نموده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید. پس از اعمال تغییرات مورد نظر با کلیک بر دکمه «ثبت» اطلاعات جدید را ذخیره نمایید.
  • برای حذف تقویم گروه، تقویم مورد نظر را از لیست سابقه تخصیص انتخاب نموده و دکمه «حذف» را کلیک نمایید. پیام هشدار نمایش داده خواهد شد که در صورت اطمینان از حذف تقویم گروه مورد نظر، دکمه «بلی» را کلیک نمایید.
  • طبق شکل 5 پس از ذخیره اطلاعات، سابقه تخصیص تقویم بروز شده و نمایش داده خواهد شد.
شکل 5- بروز رسانی سابقه تخصیص تقویم کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 5- بروز رسانی سابقه تخصیص تقویم کاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
تغییر قوانین
  • همانطور که در تعریف گروه کاری ذکر شد، هر گروه کاری یک مجموعه قوانین کاری اختصاصی دارد. تاریخ شروع اعمال قوانین کار به تاریخ تعریف گروه کاری مقداردهی می شود. در صورت نیاز به تخصیص مجموعه قانون جدید یا ویرایش قوانین موجود از «تغییر قوانین» استفاده نمایید.
  • با کلیک بر دکمه «تغییر قوانین» پنجره ای به صورت شکل 6 باز خواهد شد. این فرم شامل اطلاعات گروه کاری و سابقه تخصیص قانون کار می باشد. با کلیک بر هر سطر از سوابق تخصیص، لیست قوانین نمایش داده می شود. توجه کنید فیلد مربوط به تاریخ شروع تخصیص غیرفعال می باشد.
شکل 6- تغییر پروفایل قوانین در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 6- تغییر پروفایل قوانین در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

جهت تخصیص مجموعه قانون کار جدید به گروه کاری مورد نظر، دکمه «جدید» را کلیک نمایید. با کلیک بر دکمه «جدید»، فیلد مربوط به تاریخ شروع اعمال مجموعه قانون کار فعال خواهد شد. حال دکمه «بررسی» را کلیک نمایید تا لیست قوانین به صورت قابل ویرایش نمایش داده شود. طبق شکل 7 پس از ویرایش مجموعه قوانین کار، با کلیک بر دکمه «ثبت» اطلاعات مربوط به تخصیص ذخیره خواهد شد.

شکل 7- تعیین پروفایل قانون جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 7- تعیین پروفایل قانون جدید در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • برای ویرایش قوانین گروه، پروفایل قانون مورد نظر را از لیست سابقه تخصیص انتخاب نموده و دکمه «ویرایش» را کلیک نمایید. پس از اعمال تغییرات مورد نظر با کلیک بر دکمه «ثبت» اطلاعات جدید را ذخیره نمایید.
  • برای حذف پروفایل گروه، پروفایل قوانین مورد نظر را از لیست سابقه تخصیص انتخاب نموده و دکمه «حذف» را کلیک نمایید. پیام هشدار نمایش داده خواهد شد که در صورت اطمینان از حذف پروفایل قوانین گروه مورد نظر، دکمه «بلی» را کلیک نمایید.

تعریف ناحیه تردد در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب

  • با استفاده از تعریف ناحیه تردد می توان دستگاه های موجود در سازمان را دسته بندی نمود.
  • نحوه دسترسی: تعاریف/ تنظیمات/ ناحیه تردد
  • شکل 1 لیست نواحی تردد تعریف شده در سازمان های موجود را نشان می دهد.
شکل 1- لیست نواحی تردد در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 1- لیست نواحی تردد در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
  • با کلیک دکمه «جدید» فرم «ناحیه تردد» به صورت شکل 2 باز می شود. در این شکل سازمان مورد نظر در تعریف ناحیه تردد را انتخاب شده و نام مورد نظر را در کادر مربوط به «نام» وارد نمایید. در صورت نیاز به توضیحات بیشتر، می توانید از کادر مربوط به «شرح» استفاده نمایید. با کلیک بر دکمه «ثبت» اطلاعات ورودی ذخیره شده و به فرم تنظیمات برمیگردیم.
  • «ویرایش» را انتخاب نمایید. فرمی مشابه شکل 2 باز شده و اطلاعات ناحیه تردد نمایش داده می شود. پس از انجام تغییرات مورد نظر، دکمه «ثبت» را انتخاب نمایید.
  • برای ویرایش، ناحیه تردد مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه
  • برای حذف، ناحیه تردد مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و دکمه «حذف» را انتخاب نمایید. توجه کنید امکان حذف ناحیه تردد استفاده شده در سیستم وجود ندارد.
شکل 2- تعریف ناحیه تردد در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
شکل 2- تعریف ناحیه تردد در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب