نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

نرم افزار حضور و غیاب تحت وب یا ویندوز توسط شرکت ها و بخش های منابع انسانی برای ساده سازی ردیابی زمان ورود و خروج استفاده می شود. سیستم های حضور و غیاب با محاسبه خودکار تمام ساعات کار و همچنین زمان تعطیلات، مرخصی، روزهای بیماری و اضافه کار، داده های حضور و غیاب کل پرسنل شرکت را مدیریت می کنند. نرم افزار حضور و غیاب روش های مختلفی را برای ورود و خروج از جمله دستگاه حضور و غیاب، نرم افزار تحت وب ، تلفن همراه و تبلت ارائه می دهند. سیستم های حضور و غیاب معمولاً با نرم افزار حقوق و دستمزد قابل ادغام هستند تا تمام داده ها و اطلاعات حضور و غیاب کارمندان را مستقیما به آن انتقال دهند.

تعریف دستگاه حضور و غیاب در نرم افزار حضور و غیاب پالیزافزار
تعریف دستگاه حضور و غیاب در نرم افزار حضور و غیاب پالیزافزار

اهمیت ثبت زمان حضور و غیاب در طول انقلاب صنعتی

انقلاب صنعتی Industrial revolution که در آن جوامع روستایی و کشاورزی به جوامع صنعتی و شهری تبدیل شدند، در طی سال های ۱۷۶۰ تا سال ۱۸۴۰ رخ داد. این انقلاب ابتدا در انگلستان آغاز شد و سپس به اروپا و آمریکا راه یافت. برای اولین بار در طی این سال ها ثبت زمان حضور و غیاب کارگران بسیار مهم شد. اولین ساعت حضور و غیاب توسط William Bundy، که جواهرسازی در نیویورک بود اختراع شد. استفاده از این ساعت حضور و غیاب به سرعت در کارخانه ها مورد استقبال شدید قرار گرفت و دفاتر حضور و غیاب کاغذی کم کم حذف شدند.

اولین ساعت حضور و غیاب
اولین ساعت حضور و غیاب

شرایط کار در طول دوران انقلاب صنعتی بسیار شدید و سخت گیرانه اعمال بود، بطوریکه گاهی کارگران و حتی کودکان مجبور بودند 14 روز بدون وقفه و استراحت به طور مداوم کار کنند. سرانجام در سال 1938 میلادی قانون استاندارد کار Fair Labor Standards Act حداکثر ساعات کاری هفته را برابر با 44 ساعت تعیین نمود.

در اواخر قرن بیستم، ساعت های حضور و غیاب کم کم جای خود را به نرم افزار حضور و غیاب دادند که در آن زمان از دستگاه های حضور و غیاب کارتی استفاده می گردید. در آن زمان کارمندان کارت مغناطیس حضور و غیاب خود را در دستگاه حضور و غیاب کارتی میکشیدند، تا دستگاه بارکد کارت را اسکن نماید. پس از آن تکنولوژی RFID اختراع شد که در آن با استفاده از شناسایی فرکانس رادیویی و تگ ها، جهت ثبت تردد کارت را بدون تماس به دستگاه حضور و غیاب نزدیک میکردند.

دلایل خرید نرم افزار حضور و غیاب

  1. با خرید دستگاه حضور و غیاب همراه با نرم افزار حضور و غیاب رایگان می توانید ساعات کاری کارمندان خود را پیگیری کنید، بهره وری را افزایش و غیبت را کاهش دهید.
  2. برنامه کاری برای کارمندان تنظیم کنید و ساعات کاری واقعی آنها را با ساعات مورد انتظار خود مقایسه نمایید. به عنوان مثال می توانید شیفت کاری انجام شده پرسنل را مشاهده نمایید.
  3. برای مدیریت بهتر بهره وری کارمندان، ساعات کاری آنها را به طور مستمر پیگیری کرده و درخواست های آنان را تایید یا رد نمایید.
  4. با بکارگیری نرم افزار حضور و غیاب پالیزافزار امکان نظارت مستقیم بر حضور زمانی و مکانی کارمندان فراهم می گردد.
  5. با ایجاد گروه ها و شیفت های سفارشی در پیکربندی و تنظیمات برنامه می توانید کارمندان را به آنها تخصیص دهید تا مطابق با آن ثبت ورود و خروج خود را انجام دهند. ساعات استراحت، زمان صرف صبحانه با نهار یا میان وعده تعریف نمایید و هر زمان که بخواهید می توانید مجوزها را فعال، غیرفعال و یا به حالت تنظیمات اولیه نرم افزار بر گردانید.
نمایش گرافیکی الگوهای کاری در نرم افزار حضور و غیاب
نمایش گرافیکی الگوهای کاری در نرم افزار حضور و غیاب

ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب

برخلاف روش های سنتی ردیابی زمان کارمندان، مانند کارت های پانچ و برگه های کاغذ، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین امروزی چیزی بیش از توانایی ورود به سیستم هنگام ورود و خروج کارمندان ارائه می دهند. تولید و اختصاص برنامه ها، مدیریت پرداخت حقوق و پیگیری زمان کار کارکنان در کارهای خاص از دیگر ویژگی هایی است که کارفرمایان با بکارگیری نرم افزار حضور و غیاب کسب می کنند.

بهترین نرم افزار حضور و غیاب، نرم افزاری است که بتواند کاملا قابل تنظیم و سفارشی باشد تا کارفرمایان بتوانند متناسب با سیاست ها و ساعت های کاری شرکت خود، زمان دلخواه خود را در نرم افزار حضور و غیاب تنظیم نمایند. این امکانات از پیکربندی و تنظیمات اولیه تا تنظیم مجوزها را شامل می شود. در حقیقت نرم افزار حضور و غیاب انتخابی باید بسیار قابل انعطاف باشد تا بصورت یکپارچه بتواند با سایر نرم افزار ها، نظیر نرم افزار حقوق و دستمزد ادغام گردد.

امکانات نرم افزار حضور و غیاب

  • ثبت زمان کارتزنی ورود و خروج: بیشتر نرم افزار های حضور و غیاب به کارمندان روش های مختلفی برای ثبت هنگام حضور و ترک کار ارائه می دهند. گزینه های محبوب شامل ثبت تردد با استفاده از اثر انگشت، تشخیص چهره، نرم افزار تحت وب و اپلیکیشن های تلفن همراه هستند. برخی از سیستم های حضور و غیاب همچنین امکان ورود و خروج از طریق تلفن، اپل واچ و پیام های متنی را نیز دارند.
  • بیومتریک: اطمینان از عدم ورود و خروج کارمندان بجای همکارانشان یکی از موارد اساسی حائز اهمیت برای برخی از کارفرمایان است. برای جلوگیری از کارتزنی بجای همکاران، بسیاری از دستگاه های حضور و غیاب سطوح مختلف بیومتریک را ارائه می دهند. این آیتم ها شامل مواردی نظیر اثر انگشت، صورت، کف دست، تشخیص گفتار، تشخیص ژست و نحوه راه رفتن می باشد.
  • اپلیکیشن های تلفن همراه: علاوه بر اجازه دادن به کارمندان در جهت ثبت ساعت ورود و خروج از دستگاه های تلفن همراه خود، بسیاری از برنامه های حضور و غیاب تلفن همراه نوعی از ژئوتکنولوژی Geotechnology را ارائه می دهند. ژئوفنسینگ Geofencing یکی از اشکال ثبت ساعت تردد ورود و خروج است که به کارفرمایان اجازه می دهد مختصات مشخصی را برای محل کار و محدوده محل ثبت حضور کارمندان مثلا در منزلشان به عنوان دورکاری، تعیین نمایند. موقعیت جغرافیایی Geolocation گزینه دیگری است که برخی برنامه ها ارائه می دهند. این ویژگی مختصات GPS خاص را در هر بار ورود و خروج کارمند ثبت و ضبط می کند. سپس کارفرمایان می توانند این مختصات را بررسی کنند تا مطمئن شوند پرسنل در آغاز و پایان روز خود در جایی بوده است که قرار بوده باشد.

    بکارگیری تکنولوژی ژئوفنسینگ جهت ثبت ساعت حضور و غیاب
    بکارگیری تکنولوژی ژئوفنسینگ جهت ثبت ساعت حضور و غیاب
  • برنامه ریزی: نرم افزار حضور و غیاب به کارفرمایان اجازه می دهد تا برنامه کاری کارمندان را ایجاد کنند. آنها می توانند شیفت های خاصی و یا عمومی ایجاد کنند و کارمندان را به آن شیفت ها اختصاص دهند، یا می توانند شیفت های خاصی را به ازای هر پرسنل ایجاد کنند.
  • مدیریت PTO: برخی از نرم افزارهای حضور و غیاب به بیزینس ها اجازه می دهد آیتم های حسابداری مربوط به زمان بیماری، زمان تعطیلات و انواع دیگر مرخصی های پرداخت شده ثبت کنند. علاوه بر این، برخی از سیستم های حضور غیاب به کارمندان اجازه می دهند تا در نرم افزار روز مرخصی و یا تشویقی بگذارند و به مدیران اجازه می دهند این درخواست ها را تأیید یا رد کنند.
  • ردیابی شغل: برخی از سیستم ها به کارمندان اجازه می دهند تا چه مدت روی یک پروژه یا موضوع خاص کار کرده اند، ثبت نمایند. این قابلیت یک ابزار ارزشمند برای مشاغلی است که کارمندان را برای زمانی که برای انجام وظایف خود صرف نمودند، از قبیل مشاوران، پیمانکاران و وکلا، دستمزد می دهند.
  • گزارشات کارگری: اکثر سیستم های حضور و غیاب گزارش های دقیق کار را در اختیار سازمان ها قرار می دهند که می تواند نشان دهنده کل ساعات کاری کارکنان و همچنین جزئیات مربوط به پرداخت حقوق و دستمزد باشد.

اهمیت استفاده از نرم افزار حضور و غیاب

معمولا در صنعت های بزرگ برای هر مشاغل گروه های کاری و الگوهای متعددی بسته به نوع شغل پرسنل در نظر گرفته می شود بدیهی است که جمع آوری اطلاعات پرسنل به طور دستی کار بسیار طاقت فرسایی می باشد و ممکن است تا چندین روز به طول بیانجامد. نرم افزار حضور و غیاب ابزاری بسیار دقیق جهت مدیریت و کنترل بر رفت و آمد پرسنل می باشد. استفاده از نرم افزار حضور و غیاب سبب صرفه جویی در هزینه ها شده و از اتلاف زمان جلوگیری می کند.

مزایای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب

  • سرمایه گذاری در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب یا نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز می تواند از جهات مختلف به سود کسب و کار و تجارت شما باشد. داشتن سیستمی در دسترس که به طور دقیق و مداوم زمان کارمندان شما را ردیابی می کند، می تواند در هزینه های کسب و کار شما صرفه جویی کند. پرسنل دیگر نمی توانند ساعات کسر کار و یا ثبت تردد بجای دوستانشان را نادیده بگیرند بلکه باید در مورد ساعات کار خود پاسخگو باشند.
  • نرم افزار حضور و غیاب خودکار به افزایش دقت کمک می کند. ثبت دستی را از بین می برد، که به نوبه خود باعث کاهش خطاها می شود. یک مزیت اضافی در بهبود دقت سیستم های خودکار در مقابل سیستم های دستیابی به ردیابی زمان این است که مشاغل می توانند راحت تر مطابقت خود را با قوانین کار و سایر مقررات تعریف شده در برنامه نشان دهند.
  • مزیت بعدی استفاده از سیستم حضور و غیاب تاثیری است که می تواند بر تیم متخصص منابع انسانی شما بگذارد. یک نرم افزار حضور و غیاب جامع می تواند ساعت های بی شماری از کارکنان منابع انسانی شما را که در غیر اینصورت با حساب کردن ساعت کارمندان و انتقال اطلاعات به یک برنامه نرم افزاری حقوق و دستمزد صرف می کردند، صرفه جویی کند. این امر زمان نیروی منابع انسانی شما را آزاد می کند تا آنها بتوانند روی سایر کارهای مهم دیگر تمرکز کنند.
  • صرفه جویی در مصرف کاغذ و جلوگیری از قطع درختان : در دهه های اخیر که سیستم حضور و غیاب به صورت کاملا دستی انجام می شد، ساعت های ورود و خروج هر پرسنل در برگه های زمانی (Time Sheet) به طور جداگانه برای هر پرسنل ثبت می گردید. جمع آوری و برآورد ساعت کارکرد و محاسبه دستی حقوق پرسنل بسیار کار پیچیده و دشواری بود و گاهی تا چند روز به طول می انجامید. علاوه براین، استفاده ماهانه از کاغذ منجر به تولید هزینه های اضافی برای شرکت می گردید اما امروزه با استفاده از دستگاهها و نرم افزار حضور و غیاب می توان از تولید هزینه های اضافی جهت چاپ برگه ماموریت ، مرخصی و ثبت ساعت تردد جلوگیری نمود.
  • مدیریت آنلاین درخواست ها و گزارش ها : از آنجایی که مدیران معمولا مشغله فراوانی دارند و برای پیگیری برخی امور ملزم به فعالیت در خارج از محل شرکت خود هستند بنابراین استفاده از نرم افزار حضور و غیاب تحت وب می تواند بهترین انتخاب برای این مدل کسب و کارها باشد و دیگر نیازی به حضور مدیران در شرکت احساس نمی شود و مدیران می توانند تنها از طریق یک سیستم کامپیوتر، اپلیکیشن موبایل یا تبلت به صورت آنلاین از آخرین تردد های پرسنل در سازمان مطلع شوند، گزارش خروجی تهیه نمایند.
  • پشتیبانی و در دسترس بودن اطلاعات در هر زمان : نرم افزار حضور و غیاب تحت وب پالیزافزار توسط پلتفرم .NET و پایگاه داده SQL طراحی و توسعه داده شده است. با نصب پایگاه داده بر روی سرور می توان به صورت دوره ای از اطلاعات ورود و خروج پرسنل، نسخه پشتیبان تهیه نمود و هر زمان که نیاز بود اقدام به بازیابی آن نمود.
  • محاسبه دقیق و هوشمند ساعت های کارکرد بدون کوچکترین خطای انسانی : در سیستم های دستی امکان خطا در محاسبه اضافه کار و یا ساعت های تردد به طور فراوان قابل شهود است و این امر سبب ایجاد نارضایتی میان کارمندان و کارفرما می گردد و ممکن است اعتماد میان آنان برای ادعای این اثبات از میان برود و کارمندان ممکن است با احساس ناخوشایند و بی رغبتی به کار خود ادامه دهند اما با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب دیگر هیچ خطای انسانی رخ نمی دهد و سبب ایجاد فضایی امن و مطمئن در محل کار می گردد و رابطه بین پرسنل با مدیران بسیار خشنود کننده و بر پایه اعتماد و صداقت خواهد بود.
  • سهولت کار با نرم افزار حضور و غیاب : هنگامی که پرسنل ساعت تردد خود را از طریق دستگاه حضور و غیاب ثبت می کنند، مدیران و کاربران مجاز می توانند گزارش ترددهای پرسنل خود را به طور آنلاین مشاهده نمایند اما نمایش این اطلاعات به صورت خطی ممکن است برای کاربر کمی خسته کننده به نظر آید. واسط کاربری نرم افزار حضور و غیاب پالیزافزار به نحوی طراحی شده است که امکان نمایش ساعت کارکردهای پرسنل به صورت نمودار گرافیکی و یا جدول را دارد طوریکه تنها در عرض چندین ثانیه با نگاه می توانید گزارش ماهانه پرسنل را مرور نمایید.
  • قابلیت انتقال اطلاعات به نرم افزارهای محاسبه حقوق و دستمزد : در نرم افزار حضور و غیاب مرخصی ها، ماموریت ها و تعطیلات به طور خودکار با توجه به قوانین تعریف شده در برنامه کسر و یا اضافه می گردد و در انتهای هر ماه می توان فایل خروجی خام تردد پرسنل را در فرمت های مختلفی نظیر txt. , dat. و یا اکسل به صورت مستقیم به نرم افزار حقوق و دستمزد منتقل نمود تا پرداخت حقوق کارکنان سر موعد مقرر صورت پذیرد.

پست های مرتبط