مدیریت زمان در محل کار یک چالش بسیار داغ و بحث بر انگیز است. حواس پرتی ها، اختلالات، ایمیل ها، جلسات، مهلت های پایانی پروژه ها، درخواست های مشتریان و اولویت های کاری همگی لیستی از مواردی هستند که اگر آنها را مدیریت کنید، می توانید به راحتی بر تمام آنها غلبه کنید و شما در این راه تنها نیستید. بسیاری از مردم نیز در اطراف شما هستند که مشتاقانه تلاش می کنند تا مسئولیت های محول شده به آنان را به بهترین وجه ممکن انجام دهند و برای کسانی که متعهد به انجام وظایفشان نیستند استرس، فشار و احساس غرق شدن نتیجه کاملا آشنایی است. بهبود مدیریت زمان در محل کار به اندازه ای که فکر می کنید سخت نیست و می تواند دستاوردهای بزرگی به همراه خود داشته باشد.
جهت تعیین مديريت زمان در محل کار، می توان سه معیار مهم را مشخص نمود:
- بهره وری: چقدر شما کار را پیش می برید.
- عملکرد: نسبت به وظایف خود به چه میزان کار را به موقع تحویل می دهید؟
- ادراک: نسبت به کاری که انجام می دهید چه حسی دارید؟
هر دلیلی که برای انجام وظایف خود دارید، مدیریت زمان بهتر در محل کار به این معناست که شما پیوسته تلاش خود را جهت بهبود بهره وری و عملکرد خود انجام می دهید. ارج نهادن به زمان در جهت کسب نتایج سودمند نیازمند چندین راهنمایی و تکنیک های اساسی می باشد که در ادامه به بیان آنها خواهیم پرداخت.
راهکار های مدیریت زمان در محل کار
همیشه برنامه پیشرو داشته باشید
یکی از بدترین چیزهایی که باعث می شود کل روزتان را از دست بدهید، بیدار شدن بدون برنامه است. شما به جای تمرکز بر روی آنچه که باید انجام شود، بی هدف به سر می برید و به مسائل بی اهمیت توجه می کنید. به همین دلیل همیشه سعی کنید با استفاده از یکی از این گزینه های زیر برنامه ریزی مشخصی داشته باشید:
- شب قبل: قبل از اینکه بخوابید 15 دقیقه زمان گذاشته و لیستی از موارد مهم خود را برای فردا تهیه کنید.
- اولین چیز در صبح: در اوایل صبح 3 یا 4 مورد مهم را که باید امروز در طول روز انجام شوند بنویسید و با برنامه در محل کار خود حاضر شوید تا بتوانید به حداکثر بهره وری خود دست یابید.
در ابتدا مهمترین کارها را انجام دهید
این قانون طلایی مدیریت زمان است. هر روز دو یا سه وظیفه مهم را شناسایی کنید و در ابتدا آنها را انجام دهید. هنگامی که شما به انجام کارهای مهم می پردازید در حقیقت روز موفقیت آمیزی را پیش رو خواهید داشت. پس از انجام آنها شما می توانید روی وظایف دیگرتان سوییچ نموده یا حتی آنها را به فردا موکول نمایید زیرا شما سه کار ضروری مربوط به امروزتان را انجام داده اید. در هنگام کار حتی الامکان سعی کنید به چیز دیگری فکر نکنید تلفن همراه خود را به دور از چشم و در حالت سکوت قرار دهید. سعی کنید محیط آرامی را برای کار کردن انتخاب نمایید.
طبقه بندی کردن کارهای مربوط به هم
تصور کنید شما تا آخر هفته باید دو پروژه برنامه نویسی تحویل دهید، سه مقاله بنویسید و دو ویدئو تدوین نمایید. برای درک این کار به هر ترتیبی که احساس می کنید، وظایف مشابه را دسته بندی کنید و آنها را به صورت متوالی انجام دهید. به جای اینکه مدام بر روی کارهای مختلف سوییچ کنید، کارها را بر اساس نوعشان طبقه بندی کنید. وظایف مختلف به انواع تفکر مختلف نیاز دارند، بنابراین منطقی است که اجازه دهید ذهن شما با جریان فعلی خود به راه بیفتد و به جای تغییر غیرضروری به چیزی که واقعا نیاز دارد هدایت شود.
ایجاد سیستم های سازماندهی
سازماندهی موجب صرفه جویی زیادی در زمان می شود و برای پیاده سازی پیچیده نیستند. یک سیستم ثبت برای اسناد ایجاد کنید اطمینان حاصل کنید که همه داده های شما حتی زمان ورود و خروج شما به درستی ثبت می شوند. جهت این کار می توانید از دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک به همراه نرم افزار حضور و غیاب استفاده نمایید.
استفاده از تقویم آنلاین
از یک تقویم آنلاین مانند Google Calendar و یا Apple Calendar استفاده کنید. از دیرباز تقویم به عنوان یک ابزار اساسی برای مدیریت زمان بوده است. اگرچه تقویم های آنلاین جای تقویم های کاغذی را گرفتنه اند اما بزرگترین مزیت آن این است که می توانید از چندین دستگاه به آن دسترسی پیدا کنید، به راحتی جلسات و قرار ملاقات ها را برنامه ریزی کنید، یادآوری ها در شیفت های زمانی مختلف و وقایع تکراری ماهانه را تنظیم کنید.
یک لیست کاری تهیه کنید
تمام اهداف و پروژه ها از قسمت های کوچکتر تشکیل شده اند که باید برای رسیدن به هدف پروژه انجام شوند. لیستی از تمام کارهای مربوط به هر پروژه را مشخص و ساعات انجام آن را تعیین نمایید که در چه مدت زمانی باید انجام شود. این کار علاوه بر حفظ تمرکز، باعث ایجاد انگیزه می شود تا بتوانید کارهایی را که انجام داده اید و نداده اید را به طور واضح ببینید زیرا در همان زمان که شما مشغول انجام کار هستید ممکن است وقفه هایی رخ دهد که شما را از تکمیل وظایف تان باز دارد.
" نه " گفتن را یاد بگیرید
به طور ذاتی ما نمی خواهیم که کسی را ناراحت کنیم. متعهد بودن به زمان می تواند به ما آموزش دهد که چگونه وظایف اصلی مان را مد نظر قرار داده و زمان خود را مدیریت کنیم. هدف شما باید تنها انجام تعهداتی باشد که می دانید برای آن فرصت دارید و موظف به انجام آن هستید. اگر شما از قبل یک لیستی از کارها برای انجام دادن داشته باشید، می توانید کمک به همکارانتان را به اوقات فراغت موکول نمایید.
زمان استراحت کوتاهی بین کارها و جلسات در نظر بگیرید
بلافاصله پرش از یک کار به کار بعدی ممکن است به نظر شما بهترین استفاده از وقت باشد، اما در واقع اثر متضادی دارد. ما برای اینکه ذهن مان را مجدد شارژ و آماده نگه داریم به استراحت کوتاهی نظیر قدم زدن، حرکات کششی و یا تفکر به سایر موضوعات غیرکاری نیاز داریم. علاوه بر این، مغز انسان تنها می تواند برای حدود 90 دقیقه بر روی یک موضوع متمرکز بماند. بدون استراحت کوتاه بین وظایف بعید است که بتوانید با همان تمرکز و انگیزه اولیه به کار خود ادامه دهید.
از کمالگرا بودن در هر زمینه ای دست بردارید
ما اغلب به پروژه ها اجازه می دهیم که بیش از آنچه که برای آن زمان در نظر گرفته ایم طول بکشند این هم به دلیل آن است که برخی افراد کمال گرا هستند و بیش از اندازه درگیر جزئیات کار می شوند. همیشه کمال گرا بودن در همه چیز خوب نخواهد بود. این بدین معنی است که شما تمام وقت خود را تنها بر روی یک کار متمرکز می کنید و چند بار در طول روز به آن رجوع می کنید وسایر کارهایتان را به تعویق می اندازید. بنابراین کمال گرا بودن در همه موارد را متوقف کنید تا بتوانید به پیش بردن کارهایتان کمک کنید.
تعیین محدودیت زمانی برای تکمیل کار
Charles Duhigg، نویسنده کتاب "قدرت عادت" The Power of Habit ، اصطلاح "عادت های اصلی" را بیان می کند. به عبارت ساده، او عادت هایی را ذکر می کند که می توانند زندگی شما را تغییر دهند(مانند ورزش کردن، توجه به غذاهایی که می خورید، روال روزانه، مدیتیشن و ...) با انجام این موارد عادت های خوب جایگزین عادت های بد شده و می توانند عادت های خوب دیگری را به همراه خود بیاورند. در نتیجه، شما سالم تر، متمرکز تر و مناسب تر در محل کار خود حاضر خواهید شد.
مزایای برنامه ریزی و مدیریت زمان
مزایای بسیاری در مدیریت مناسب زمان وجود دارند که در زندگی حرفه ای می تواند به شما در موارد زیر کمک نماید:
ارائه کار با کیفیت بهتر
به عنوان یک کارمند بکار گرفته شده، انتظار می رود که کیفیت و استانداردهای خاصی را در کار خود ارائه نمایید. با استفاده مناسب از زمان و اولویت بندی فعالیت ها، به آسانی می توانید کیفیت بالایی در کار خود ارئه نمایید. همچنی اولویت بندی و تمرکز بر وظایف مهم با حفظ آنها در بالاترین اولویت، شما را قادر می سازد تا با توجه و تمرکز کامل به آنها عمل کنید. از این رو، کیفیت کار همیشه بهبود یافته و مستمر ثمر خواهد بود.
استرس و اضطراب کمتر
زمان هایی وجود دارد که کارکنان به علت کار زیاد احساس هیجان می کنند. این کار نه تنها مانع از بهره وری شما می شود و بر سلامت شما تاثیر منفی می گذارد بلکه استرس بیش از حد و فشار خون بالا می تواند منجر به بیماری های قلبی، افسردگی، چاقی و غیره شود. دانستن آنچه که باید در زمان مناسب انجام دهید، می تواند استرس و تنش های غیر ضروری زندگی شما را کاهش دهد.
بهبود کیفیت زندگی
مهارت های مدیریت زمان موثر نه تنها به حرفه ای بودن در محل کار کمک می کند، بلکه شما می توانید در خارج از شرکت هم آن را در زندگی خود بهبود ببخشید. اگر شما بتوانید با استفاده از زمانبندی همه موارد را تحت کنترل خود نگه دارید، در این صورت وقت بیشتری برای تمرکز بر روی زندگی شخصی و روابط خود خواهید داشت. دانستن این واقعیت که وظایف و فعالیت ها همگی در مسیر درست خود در حال اجرا شدن هستند، احساس آرامش در زندگی شخصی شما به وجود خواهد آورد و همانطور که احساس آرامش بدون هیچ گونه استرسی دارید، کیفیت زندگی خود را به طور خودکار بهبود بخشیده اید.
فرصت های بیشتر و رشد حرفه ای
به اتمام رساندن کارها در زمان مشخص شده نه تنها کارآیی شما را افزایش خواهد داد، بلکه به شما کمک می کند شهرت خوبی در محل کارتان کسب کنید. هنگامی که مدیران می دانند شما همیشه وظایف خود را در زمان مقرر شده انجام می دهید، می تواند تبلیغ خوبی برای فرصت های کاری جدید به شمار بیاید.
مهارت مدیریت زمان به شما کمک می کند تا وظایف تان را در اسرع وقت با کیفیت انجام دهید. بدون برنامه ریزی کارایی کلی شما اغلب بر روی وظایف بی اهمیت انجام می شود که چندان ضروری نیستند، درحالیکه مهارت های مدیریت زمان به شما امکان می دهد تا کارهایی را که از نظر زمانی مهم و فوری هستند مشخص نموده و در ابتدا آنها را به طور موثر انجام دهید.