در هر بیزینس انواع مختلفی از مرخصی در محل کار وجود دارد. برای کارفرمایان مهم است که یک خط مشی از مرخصی یعنی چه مدت و به چه دلیل برای غیبت کارمندان خود داشته باشند. در این مطلب به بررسی انواع مرخصی ها (که باید در خط مشی مرخصی نرم افزار حضور و غیاب گنجانده شوند) و نحوه مدیریت و پیگیری غیبت ها را بررسی خواهیم کرد و همچنین به بیان چند ایده در مورد چگونگی کاهش غیبت در محل کار خواهیم پرداخت.
8 نوع اصلی مرخصی
به طور کلی انواع مرخصی را می توان به مرخصی اختیاری، غیر ارادی، استحقاقی و بدون حقوق تقسیم کرد.
مرخصی داوطلبانه یا اختیاری (Voluntary) زمانی است که یک کارمند برای غیبت از کار برنامه ریزی می کند، مانند رفتن به تعطیلات. مرخصی غیر ارادی زمانی است که کارمند به دلایل پزشکی، فوت در خانواده و غیره نمی تواند کار کند. برخی از پرداختی های مرخصی توسط کارفرما، برخی توسط دولت و برخی دیگر بر عهده کارمند می باشد.
هر کشوری قوانین خاص خود را دارد که حداقل محدودیت هایی را برای نوع مرخصی و چند روز تحت پوشش کارمند و مواردی نیز توسط دولت تعیین می شود. به عنوان مثال در مورد زمان تعطیلات با حقوق، تفاوت بین کشورها می تواند بسیار بزرگ باشد و در کنار آن، هر شرکتی یک خط مشی مرخصی دارد یا در هر قرارداد کاری، نحوه مدیریت غیبت از کار را تعریف می کند و این سیاست ها می تواند از شرکتی به شرکت دیگر کاملاً متفاوت باشد.
1. مرخصی استعلاجی (بیماری) Sick leave
همانطور که از نام آن پیداست، مرخصی استعلاجی زمانی رخ می دهد که یک کارمند بیمار می شود و برای بهبودی نیاز به زمان دارد. نحوه مدیریت مرخصی استعلاجی توسط قانون در اکثر کشورها تعیین می شود و کارفرما باید مقدار مشخصی مرخصی استعلاجی با حقوق را به کارمند بدهد و در برخی کشورها بسته به میزان مرخصی استعلاجی مورد نیاز و شدت بیماری، دولت بخشی از هزینه ها را جبران می کند.
در برخی کشورها، کارمندان از درخواست مرخصی استعلاجی احساس ناخوشایندی دارند. اما این می تواند نشانه ای از فرهنگ سمی شرکت باشد. در دراز مدت، این می تواند عواقب سلامتی زیادی داشته باشد و منجر به فرسودگی شغلی یا کاهش بهره وری شود. از سوی دیگر، تظاهر به بیمار بودن نقض جدی خط مشی شرکت است.
2. مرخصی تعطیلات Holiday leave
مرخصی تعطیلات زمانی است که کارمند برای تعطیلات شخصی مرخصی می گیرد، خواه مسافرت، رویدادهای خانوادگی یا به طور کلی استراحت باشد.
اکثر شرکت ها یک سیاست سختگیرانه در مورد میزان مرخصی با حقوق و بدون حقوق یک کارمند در سال و همچنین زمان و روند تایید مرخصی دارند. بسیاری از کشورها قوانینی دارند که حداقل میزان مرخصی تعطیلات را در سال اعمال می کنند.
به خصوص در میان کارمندان جوان تر، زمان آزاد کافی و تعادل خوب بین کار و زندگی بخش مهمی از الویت انتخاب کارشان است. از سویی دیگر، گاهی اوقات کارمندان آماده دریافت دستمزد کمتر، در ازای وقت آزاد بیشتر و توانایی کار از راه دور هستند.
بنابراین، برای هر شرکت مهم است که یک خط مش مرخصی تعطیلات مشخص و شفاف داشته باشد که برای کارکنان شفاف و منصفانه باشد. علاوه بر حقوق، تعداد روزهای مرخصی (با حقوق) یکی از متداول ترین متغیرها در فرآیند مذاکره استخدامی است.
3. مرخصی زایمان و پدری Maternity and paternity leave
مرخصی زایمان یکی از مهم ترین مرخصی ها به منظور بهبودی مادر پس از زایمان و مراقبت از نوزاد تازه متولد شده است که تفاوت های قابل توجهی بین کشورها از نظر چند هفته مرخصی زایمان توسط مادر و مواردی که توسط دولت پوشش داده می شود وجود دارد.
کشورهای اتحادیه اروپا بیشترین مرخصی زایمان با حقوق را طی 16 تا 85 هفته دارند، در حالی که ایالات متحده و استرالیا تعداد بسیار کمی مرخصی زایمان با حقوق دارند.
همچنین نباید مرخصی پدری را فراموش کنیم که برای پدران در نظر گرفته شده است تا در هفته های اول با کودک وقت بگذرانند و از همسرشان حمایت کنند. مرخصی پدری معمولا کوتاه‌تر و طی 1 تا 2 هفته است که در برخی کشورها اجباری و در برخی دیگر، آن را به شرکت واگذار می‌کنند.
4. اعیاد رسمی و مذهبی Public and religious holidays
هر کشور تعطیلات رسمی متفاوتی دارد، برخی از آنها مربوط به دولت و برخی دیگر مذهبی هستند. چند نمونه از تعطیلات عمومی در ایران عبارتند از: تعطیلات نوروز، روز طبیعت، عید فطر، ملی شدن صنعت نفت و غیره. به عبارتی دیگر، تعطیلات رسمی و مذهبی روزهای تعطیلی هستند که توسط دولت تعیین می گردد.
مهم است که هر یک از روزهای تعطیل کشور خود را در ابتدای سال در نرم افزار حضور و غیاب مشخص کنید و بر اساس آن برنامه ریزی کنید.
ویدیو تعریف تقویم کاری در نرم افزار حضور و غیاب وب
5. مرخصی سوگواری Bereavement leave
مرخصی سوگواری برای مواردی است که کارمند یکی از عزیزان خود را از دست می دهد. مرخصی سوگواری، جهت رسیدگی به مراسم تشییع جنازه و سایر مسئولیت‌هایی است که با مرتبط با مرگ عزیزان است، انجام می‌شود.
اغلب شرکت ها مرخصی سوگواری یک تا چند روزه را برای کارمندان خود تایید می کنند. در برخی کشورها مرخصی سوگواری اجباری است و در برخی دیگر اینطور نیست.
6. مرخصی به جای یا جبرانی Time off in lieu
مرخصی به جا یا جبرانی به اضافه کاری مرتبط است. همانطور که یک شرکت باید خط مشی برای مرخصی داشته باشد، سیاست اضافه کاری را نیز باید در نظر داشته باشد.
اضافه کاری نیز با استفاده از سیستم حضور و غیاب وب یا ویندوز به راحتی قابل مدیریت است. با در نظر گرفتن این موضوع، برخی از شرکت ها کارکنان را قادر می سازند تا اضافه کاری داشته باشند و آن را با روزهای مرخصی جبران نمایند.
7. مرخصی فرصت مطالعاتی Sabbatical leave
مرخصی فرصت مطالعاتی که بسیار هم محبوب هست، اساسا به معنای استراحت طولانی تر از کار، برای چندین ماه است. اغلب، کارمندان برای انجام سایر علایق یا سرگرمی‌های خود مثلاً برای سفر به دنیا، مطالعه یک موضوع جدید و گاهی اوقات برای بهبودی کامل از دوره‌های طولانی‌تر کار پر استرس به تعطیلات می‌روند که طی 6 تا 12 ماه طول می کشد.
اغلب، شرکت‌ها برای کارمندانی که مدت طولانی‌تری در سازمان کار کرده‌اند، به عنوان پاداشی برای وفاداری و کار خوبی که در گذشته انجام داده‌اند، این نوع مرخصی را پیشنهاد می‌دهند. برخی از شرکت ها مرخصی تعطیلات با حقوق یا با حقوق جزئی را ارائه می دهند و برخی دیگر فقط گزینه مرخصی تعطیلات بدون حقوق را ارائه می دهند.
8. مرخصی بدون حقوق Unpaid leave
برخی از شرکت ها به کارکنان اجازه می دهند مرخصی بدون حقوق بگیرند، به این معنی که غیبت با کاهش حقوق همراه است. معمولا پس از پایان مرخصی های استحقاقی در ماه یا سال پرسنل، از این نوع مرخصی استفاده می شود.
قوانین مرخصی بدون حقوق کارمندان در خط مشی سازمان معمولا فاکتور مهمی محسوب می شود، از جمله اینکه یک کارمند چند روز مرخصی بدون حقوق می تواند بگیرد، نحوه تایید و کسر از حقوق آن به چه صورت است. این مرخصی برای کارمندانی که به دنبال وقت آزاد بیشتری هستند، می توانند مفید باشد.
خط مشی ها و سیاست های مرخصی شرکت
خط مشی مرخصی، یک سند داخلی یک شرکت است که نحوه مدیریت غیبت از محل کار را تعریف می کند. معمولاً در سیاست مرخصی موارد زیر تعریف می شود:
- نوع مرخصی که یک کارمند واجد شرایط آن است
- میزان مرخصی استحقاقی یک کارمند
- نحوه درخواست مرخصی و مراحل تایید آن چگونه است
- رویه ها و عواقب در صورت نقض خط مشی مرخصی
سیاست مرخصی، هم برای کارفرما و هم برای کارمند مهم است، زیرا به وضوح نحوه مدیریت غیبت ها را مشخص می کند.
از یک طرف، با بیمه نامه مرخصی، کارکنان برای مدت مرخصی که استحقاق آن را دارند، بیمه می شوند و از سوی دیگر، کارفرما می تواند محدودیت ها و عواقب در موارد مرخصی تایید نشده را به طور دقیق تعیین کند.
پیگیری انواع مرخصی
هنگامی که یک خط مشی مرخصی به وضوح تعریف کردید، مهم است که مرخصی کارکنان را به طور منظم پیگیری کنید.
با استفاده از سیستم های حضور و غیاب مانند نرم افزار حضور و غیاب تحت وب یا نرم افزار حضور و غیاب جامع پالیزافزار، می توانید به راحتی زمان، مدت و دلایل غیبت کارمندان را مشاهده و تایید نمایید. همچنین می توانید گزارش های دقیقی از پرسنل در سطوح فردی، گروهی یا دپارتمان دریافت کنید.
سوالات متداول
شیفت کاری چیست؟
به هر الگوی رفت و آمد پرسنل یک شیفت کاری می گوییم، یعنی پرسنل چه ساعتی باید به محل کار وارد و چه ساعتی خارج شوند.
مرخصی استحقاقی چیست؟
مرخصی استحقاقی یکی از مرخصی های رایج در سازمان ها است که طبق قوانین وزارت کار به هر پرسنل تخصیص داده می شود. هر کارمند در سال به نسبت کارکرد خود اجازه دارد مدت زمان مشخصی به استراحت پرداخته و حقوق نیز دریافت نماید که این مقدار مرخصی در قانون کار مشخص شده است.
مرخصی استعلاجی چیست؟
در صورتی که دارای شرایط خاص بیماری می باشید و طبق تایید پزشک نیاز به استراحت دارید، می توانید از مرخصی استعلاجی استفاده نمایید. در این صورت از میزان مرخصی اصلی کارمند چیزی کسر نخواهد شد، اما شما باید به دفتر کارگزاری بیمه تامین اجتماعی مراجعه نموده و کارهای اداری مربوط به آن را انجام دهید.